EXCEL的操作說(shuō)明

1、EXCEL的操作第一講 知識(shí)點(diǎn)1、負(fù)數(shù)：符號(hào)+數(shù)字、（數(shù)字）2、分?jǐn)?shù)：0+空格+分子/分母3、年份：2011-02-03或者2011/02/034、當(dāng)前日期：ctrl+分號(hào)5、當(dāng)前時(shí)間：ctrl+shift+分號(hào)6、設(shè)置序列：“工具”下的“選項(xiàng)”，選“自定義序列”，然后就可以在右邊的空白處自行設(shè)置新的序列。設(shè)置時(shí)，輸入一項(xiàng)之后，就要敲回車鍵，接著輸入下一個(gè)，然后再回車。7、輸入一大串?dāng)?shù)字時(shí)，如身份證號(hào)碼時(shí)，先輸入一個(gè)英文狀態(tài)下的“”，然后再輸入數(shù)字，最后敲回車即可。8、填充：選定一塊區(qū)域，在第一單元格內(nèi)輸入內(nèi)容，然后按ctrl+回車鍵，整個(gè)區(qū)域就均被剛才第一個(gè)單元格中輸入的內(nèi)容所填充。第二講

2、數(shù)據(jù)的有效性1、 作用：限定單元格中數(shù)據(jù)的取值范圍，超出范圍就自動(dòng)給出提示。2、 選定單元格數(shù)據(jù)的有效性（1） “設(shè)置”選項(xiàng)卡：設(shè)置有效范圍 （A序列 ；B整數(shù)）（2） “輸入信息”選項(xiàng)卡：在輸入前給輸入者以提示，告訴輸入者輸入的大致內(nèi)容，如標(biāo)題為“性別”，輸入信息為男或女。（3） “出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡：輸入無(wú)效數(shù)據(jù)后顯示錯(cuò)誤信息（4） 刪除數(shù)據(jù)有效性：選定單元格“數(shù)據(jù)”“有效性”單擊左下角的“全部刪除”第三講 表格編輯一、 自動(dòng)套用格式（1） 作用：將計(jì)算機(jī)中已有的格式應(yīng)用到當(dāng)前表格（2） 方法：選定當(dāng)前的表格格式自動(dòng)套用格式選擇要應(yīng)用的表格樣式單擊“選項(xiàng)”選擇應(yīng)用的范圍（包括數(shù)字、邊框、行列

3、寬等）確定。二、 美化表格選定單元格/格式/單元格/選擇不同的選項(xiàng)卡（1）“數(shù)字”選項(xiàng)卡：設(shè)置數(shù)字，例如常規(guī)、數(shù)字、貨幣、會(huì)計(jì)專用、日期、百分比、文本等。（2）“對(duì)齊”選項(xiàng)卡：設(shè)置水平對(duì)齊、垂直對(duì)齊、方向、豎排文字、合并單元格、自動(dòng)換行（把單元格內(nèi)所有內(nèi)容顯示出來(lái)）等。（3）“字體”選項(xiàng)卡：設(shè)置字體、字號(hào)、顏色、特殊效果等。（4）“邊框”選項(xiàng)卡：選擇線條顏色、線型等。（5）“圖案”選項(xiàng)卡：選擇顏色、圖案等。三、行、列的調(diào)整1、插入行、列選中要插入的行（列）數(shù)“插入”/行（列）確定注意：插入的新行在選中的行的上邊，插入的新列在選中的列的左邊。2、刪除行、列選中要?jiǎng)h除的行或列“編輯”“刪除”3、設(shè)

4、置行高、列寬方法一：選定行或列，格式，行或列，設(shè)置數(shù)值方法二：光標(biāo)置于行號(hào)或列號(hào)分界處，拖動(dòng)即可3、 最合適的行高、列寬方法一：選定行（列）格式 行（列）最合適的行高（列寬）。方法二：光標(biāo)置于行號(hào)（列號(hào)）分界處4、 隱藏行、列（1） 選擇要隱藏的行（列） 格式 行（列） 隱藏（2） 工具/保護(hù)/保護(hù)工作表/設(shè)置密碼/確定四、條件格式1、作用：設(shè)立不同的條件范圍，符合條件的數(shù)據(jù)以不同格式進(jìn)行顯示2、方法：選定單元格格式條件格式選擇條件輸入范圍單擊格式進(jìn)行格式設(shè)置確定單擊“添加”重復(fù)前面相同的操作/確定注：最多只能設(shè)置三種條件格式，將數(shù)據(jù)以四種格式顯示。 第四講 公式一、 公式1、 公式的定義：以

5、等號(hào)開(kāi)頭，由數(shù)據(jù)、運(yùn)算符號(hào)構(gòu)成的用于計(jì)算結(jié)果的等式。2、 輸入：選定一個(gè)單元格作為結(jié)果單元格，以等式開(kāi)頭，依次輸入數(shù)據(jù)、運(yùn)算符，敲回車鍵即可。注意：（1）輸入公式時(shí)，一般在英文狀態(tài)下輸入 （2）數(shù)據(jù)可以是具體數(shù)值，也可以是單元格地址 （3）結(jié)果單元格：用于存放公示顯示結(jié)果的單元格 （4）引用單元格：公式中出現(xiàn)的被引用的單元格二、運(yùn)算符號(hào)（1）算術(shù)運(yùn)算符：%，+，*，/，（2）比較運(yùn)算符：=，< >，<=，>=，>，<（3）文本運(yùn)算符：& 例如，在一個(gè)表格中，分別有顏色、材質(zhì)、衣服種類這三個(gè)描述性征時(shí)，如何把這三者放在一起？輸入:=“白色”&“

6、的”& “棉布”&“褲子”，然后回車就可以在該單元格中看到：“白色的棉布褲子”（4）引用運(yùn)算符聯(lián)合運(yùn)算符：使用逗號(hào)“,”,將多個(gè)（非連續(xù)的）單元格聯(lián)合為一個(gè)整體。區(qū)域運(yùn)算符：使用冒號(hào)“：”，將連續(xù)性的矩形區(qū)域中所用的單元格進(jìn)行引用三、單元格的引用1、相對(duì)引用（1）相對(duì)地址：如A1，B2（2）特點(diǎn)：當(dāng)復(fù)制公式時(shí)，單元格的地址會(huì)隨結(jié)果單元格的位置的改變而發(fā)生相應(yīng)的改變2、絕對(duì)引用（1）絕對(duì)地址：如$A$1,$C$4（2）特點(diǎn)：當(dāng)復(fù)制公式時(shí)，單元格的地址不會(huì)隨著結(jié)果單元格位置的改變而發(fā)生相應(yīng)的變化。 第五講 函數(shù)一、 函數(shù)的定義由excel提供的可供直接調(diào)用的一種特征公式。1、 函數(shù)

7、的組成：函數(shù)名（參數(shù)）（1） 函數(shù)名：可以使用小數(shù)輸入，確定后自動(dòng)成為大寫(xiě)（2） 小括號(hào)：必不可少的（3） 參數(shù)：計(jì)算和處理的必要條件、類型或內(nèi)容。因函數(shù)不同，有時(shí)有參數(shù)，有時(shí)沒(méi)有參數(shù)，如today（）。2、 使用方法方法一：選定單元格，直接在編輯欄中輸入方法二：選定結(jié)果單元格/插入/函數(shù)方法三：選定結(jié)果單元格/單擊fx二、常規(guī)函數(shù)sum(求和)，average（平均值），max(最大值)， min（最小值）,count（計(jì)數(shù)）三、 條件運(yùn)算函數(shù)1、countif (條件計(jì)算)使用格式為：=countif(引用的數(shù)據(jù)范圍，“條件”)如=countif(A1:A2:A3:A4:A5,”>=

8、60”)2、sumif (條件求和)使用格式為：=sumif(條件區(qū)域，“條件”，“運(yùn)算范圍”)如=sumif(性別，“男”，“語(yǔ)文科目”)四、 日期函數(shù)1、 today ：顯示當(dāng)前日期2、 datedif：計(jì)算指定起始日和結(jié)束日之間的天數(shù)間隔使用格式：=datedif（起始日期，結(jié)束日期，“指定日期的計(jì)算方式）（1） y: 計(jì)算日期內(nèi)的整年數(shù)（2） m：計(jì)算日期內(nèi)的整月數(shù)（3） d：計(jì)算日期內(nèi)的整天數(shù)五、 排名次函數(shù)1、 rank：返回一個(gè)數(shù)值在一組數(shù)值中的排位2、 使用格式：=rank(單元格地址，數(shù)據(jù)范圍，升序/降序)其中，0表示按降序排列，1表示按升序排列，降序排列時(shí)0可以省略。六、

9、條件函數(shù)1、 if：根據(jù)條件判斷，顯示不同結(jié)果2、 使用格式：=if（條件表達(dá)式，條件成立，條件不成立）3、 例題：（1） 總分大于300時(shí)顯示合格，總分小于或等于300時(shí)顯示差。格式為：=if（引用的總分單元格地址>300,”優(yōu)秀”，”差”）（2） 總分大于350，顯示優(yōu)，總分小于300，顯示差，其他顯示良。 格式為：=if（引用的總分單元格地址>350,”優(yōu)秀”，if（引用的總分單元格地址<300,”差“，“良”） 第六講 數(shù)據(jù)處理（一）一、 數(shù)據(jù)庫(kù)簡(jiǎn)介1、 數(shù)據(jù)庫(kù)定義：按一定的組織方式結(jié)合在一起的數(shù)據(jù)集合。2、 術(shù)語(yǔ)（1） 記錄：數(shù)據(jù)庫(kù)除第一行外的每一行稱之為記錄。（2

10、） 字段：數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一列（3） 字段名：數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一行3、 建立數(shù)據(jù)庫(kù)：編輯單元格，建立工作表的過(guò)程。注意：（1）一張工作表中應(yīng)避免建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。如果一定要建立多個(gè)，數(shù)據(jù)庫(kù)之間至少保留一個(gè)空行或空列。 （2）一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)之間不要存在空行或空列。4、記錄單的操作選定數(shù)據(jù)庫(kù)中任一單元格 數(shù)據(jù) 記錄單（1） 添加記錄：?jiǎn)螕簟靶陆ā卑粹o，輸入數(shù)據(jù)（2） 查找記錄：?jiǎn)螕簟皸l件” 輸入查找條件/單擊“表單”單擊下一條或上一條按鈕產(chǎn)看符合條件的記錄。（3） 修改記錄（4） 刪除記錄二、篩選1、定義：設(shè)定一定條件，顯示符合條件的記錄，隱藏不符合條件的記錄。2、分類（1）自動(dòng)篩選：只能一次對(duì)一個(gè)條件進(jìn)

11、行篩選（2）高級(jí)篩選：可以同時(shí)對(duì)多個(gè)條件進(jìn)行篩選3、使用方法（1）方法：選中數(shù)據(jù)庫(kù)中任意單元格/數(shù)據(jù)/篩選/自動(dòng)篩選/單擊字段名后的下拉按鈕設(shè)置特定值的篩選前十個(gè)自定義：可以自定義篩選條件全部（2）取消自動(dòng)篩選選中數(shù)據(jù)清單內(nèi)的任意單元格/ 數(shù)據(jù)/ 篩選/ 自動(dòng)篩選4、 高級(jí)篩選（1） 方法：第一步就是要建立一個(gè)條件區(qū)域（條件區(qū)域與元數(shù)據(jù)區(qū)域之間至少有一個(gè)空行或空列），如下表所示，然后菜單欄中“數(shù)據(jù)”中的“篩選”中的下拉菜單“高級(jí)篩選”選項(xiàng)，再分別選擇“列表區(qū)域”，“條件區(qū)域”，確定（2） 取消高級(jí)篩選：數(shù)據(jù)/篩選/單擊篩選例題源數(shù)據(jù)姓名性別語(yǔ)文數(shù)字英語(yǔ)張三女887576李四男856886王五女

12、867080趙六男948975條件區(qū)域 語(yǔ)文性別>86男三、排序1、作用：使記錄按照某種條件進(jìn)行排列顯示2、分類：?jiǎn)涡信帕?、多行排?、單行排列：使用工具欄上的“升序“或”降序“4、多行排列：數(shù)據(jù)/排列/選擇關(guān)鍵字（最多使用三個(gè)關(guān)鍵字作為依據(jù)）第七講 數(shù)據(jù)處理（二）一、 合并運(yùn)算1、 作用：將其他數(shù)據(jù)合并到當(dāng)前工作表中2、 合并引用設(shè)置：源數(shù)據(jù)具有相同的排列順序和位置時(shí)，才可使用合并運(yùn)算（1） 選擇結(jié)果單元格的位置（2） 單擊合并計(jì)算目標(biāo)區(qū)域左上角的單元格（3） 數(shù)據(jù)/合并計(jì)算函數(shù)選合并計(jì)算方式引用位置分別選定合并數(shù)據(jù)（不含標(biāo)題即表名稱）/添加3、 建立至數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接如果源數(shù)據(jù)被修改時(shí)，

13、自動(dòng)更新合并計(jì)算，就選取，否則就不選取。注意：若源數(shù)據(jù)不按順序排列，但使用相同的標(biāo)志，則選中：“標(biāo)題位置“中的”首行“和”最左列“。二、分類匯總1、作用：按某個(gè)字段對(duì)所有記錄進(jìn)行分類，相同記錄的某些字段進(jìn)行匯總的計(jì)算2、使用（1）分類：選中一列（分類字段）升序或降序排列（2）匯總：?jiǎn)螕羧我粏卧?數(shù)據(jù)/分類匯總/選擇分類字段 選擇匯總方式/選擇匯總項(xiàng)/確定3、刪除：?jiǎn)螕羧我粏卧?數(shù)據(jù)/分類匯總/全部取消三、數(shù)據(jù)透視表1、定義：能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)以多層表格的形式進(jìn)行表達(dá)，便于從各個(gè)方面多角度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行觀察2、組成：頁(yè)字段、行字段、列字段、數(shù)據(jù)字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)3、創(chuàng)建（1）選定“數(shù)據(jù)庫(kù)”/”數(shù)據(jù)”/”數(shù)據(jù)

14、透視表和數(shù)據(jù)透視圖”（不包括標(biāo)題欄）(2)將”所需創(chuàng)建的報(bào)表類型”修改寫(xiě)“數(shù)據(jù)透視圖（數(shù)據(jù)透視表）”/單擊“下一步”（3）選擇源數(shù)據(jù)的區(qū)域/完成（4）根據(jù)需要設(shè)置：頁(yè)字段、行字段、列字段、數(shù)據(jù)字段（使用“數(shù)據(jù)透視表字段列表工具欄”，方法是用鼠標(biāo)拖動(dòng)到Excel圖中XYZ軸。）4、 使用數(shù)據(jù)透視表（1） 篩選：分別根據(jù)頁(yè)字段、行字段、列字段（2） 排列：右單擊“排列字段”，選擇“字段設(shè)置”，單擊“高級(jí)”，設(shè)置自動(dòng)排序選項(xiàng)（遞增或遞減），確定。（3） 刷新：數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)來(lái)源于數(shù)據(jù)表格，不能直接修改。當(dāng)源數(shù)據(jù)被修改后，數(shù)據(jù)透視表光標(biāo)定位在要刷新的數(shù)據(jù)透視表內(nèi) 數(shù)據(jù)/更新數(shù)據(jù)或右單擊任一單元格/更新數(shù)據(jù)或工具欄中“！”5、 刪除數(shù)據(jù)透視選定整個(gè)數(shù)據(jù)透視表/編輯/清除/全部四、圖表1、創(chuàng)建圖表插入/圖表/選擇圖表類型/選擇數(shù)據(jù)區(qū)域和系列產(chǎn)生的位置 選擇圖表選項(xiàng)/ 選擇圖表位置/確定2、修改圖表（1）更改圖表類型選定圖表/ 圖表/ 圖表類型/ 選擇/ 新類型/ 確定（2）更改系列位置選定圖表/ 單擊圖表工具欄上的“按行”或“按列”按鈕選定圖表/圖表/數(shù)據(jù)源/ 選擇（3）更改圖表選項(xiàng)選定