機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的問題與對策

1、    機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的問題與對策    李延哲摘 要：近年來，我國的機(jī)關(guān)工作發(fā)展迅速，機(jī)關(guān)檔案是我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位留存文檔的一種記錄方式，在機(jī)關(guān)工作中占有非常重要的地位。檔案工作的源頭就是收集，只有將檔案資料收集起來才能實現(xiàn)集中統(tǒng)一保管，因此檔案的收集工作非常重要。本文從機(jī)關(guān)檔案工作的重要性入手，分析了現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的主要問題，然后有針對性地提出對策，以期為機(jī)關(guān)檔案收集工作的改進(jìn)出謀劃策。關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案收集工作;存在的問題;對策doi：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.087檔案工作是維護(hù)歷史真實

2、面貌、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的一項重要事業(yè)。廣義的檔案工作包含著檔案事業(yè)管理和檔案資源管理這兩個職能不同而又密切相關(guān)的工作。檔案事業(yè)管理包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作。檔案資源管理是對各種形態(tài)的檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等。狹義的檔案工作主要指檔案資源管理。本文中所指的檔案工作是指狹義上的檔案工作。1 機(jī)關(guān)檔案工作的重要性檔案工作亦稱檔案管理，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，同時這也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作專業(yè)性、技術(shù)性都比較強，時間跨度也非常大，所以檔案管理工作一直都是機(jī)關(guān)事業(yè)

3、單位內(nèi)控管理的一項重點工作。眾所周知，機(jī)關(guān)事業(yè)單位是黨和國家的相關(guān)職能部門，是社會各項事務(wù)的重要管理者，也是服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、改善民生的重要服務(wù)者，所以機(jī)關(guān)檔案工作也就更加重要了，尤其是進(jìn)入新時代以來，隨著我國進(jìn)入全面深化改革的深水區(qū)和攻堅期，各項改革任務(wù)繁重、措施頻出，真實記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動的檔案工作重要性更加凸顯。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在正常運轉(zhuǎn)、進(jìn)行公務(wù)活動的過程中不斷形成的檔案資料，不僅僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動的真實記錄和再現(xiàn)，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作查考的重要依據(jù)，同時也為后期的宣傳教育提供了很好的素材。所以對于這些檔案資料我們一定要注意開展收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯

4、和研究以及提供利用等工作，使機(jī)關(guān)檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用。2 檔案收集工作存在的問題近年來，隨著全社會檔案意識的不斷增強，在檔案部門工作人員的不懈努力下，檔案收集工作的質(zhì)量不斷提升，取得了長足進(jìn)展，為檔案工作的開展乃至最終有效利用打下了堅實的基礎(chǔ)。但是，在實際工作中，檔案收集工作仍然存在一些問題，離檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的要求還有一定距離。2.1 業(yè)務(wù)部門歸檔問題1）歸檔缺乏主動性。各業(yè)務(wù)部門普遍歸檔意識不強，把歸檔看作是檔案部門的硬性任務(wù)，沒有把“要我歸檔”變?yōu)椤拔乙獨w檔”。這樣容易導(dǎo)致部分部門該歸檔的文件、資料等久拖不歸，也可能造成一些零散文件、“賬外”文件、專門文件、重大活動文件等不能按規(guī)定及時

5、歸檔，使歸檔文件不齊全、不完整。2）歸檔存在突擊性。在日常工作中，許多部門都把歸檔當(dāng)作一時、一陣的事，存在應(yīng)付心理，沒有養(yǎng)成平時收集的習(xí)慣，只在每年要求集中歸檔時，突擊性地搜集各種歸檔文件、資料等，容易造成錯漏。比如一些重大活動完成后不及時裝訂檔案資料，而是等到要歸檔時“臨時抱佛腳”，既影響歸檔效率又影響歸檔質(zhì)量。3）歸檔具有隨意性。歸檔的隨意性大，一些該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。對保管期限的把握不嚴(yán)謹(jǐn)，沒有經(jīng)過認(rèn)真權(quán)衡把握檔案價值就確定保管期限。只注重文書檔案歸檔，而對音像檔案、實物檔案等其他形態(tài)的檔案則歸檔較少。2.2 檔案工作部門問題1）檔案管理制度不完善。很多單位或部門雖然建

6、立了相應(yīng)的檔案管理制度，但并不健全。針對文書檔案提的要求多，對科技檔案、專門檔案相對忽視，尤其是音像檔案、電子檔案的收集歸檔沒有得到有效重視。對于哪些該歸檔、哪些不在歸檔范圍，操作性還有待增強。針對檔案工作的考核細(xì)則較少，甚至有的單位沒有將檔案工作納入年度績效考核內(nèi)容。2）檔案工作人員主觀能動性不強。檔案工作人員認(rèn)為自己所從事的工作不被單位領(lǐng)導(dǎo)重視，在工作中處于消極態(tài)度，采取“坐、等、靠”的方式，日常工作、活動中產(chǎn)生的資料形成“你交我收、坐等上門”的封閉工作狀態(tài)，對其他部門主動跟蹤指導(dǎo)不多，常使一些有價值的資料失去收集的機(jī)會。3 機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑3.1 提高信息技術(shù)利用率通過各類

7、媒體終端、手機(jī)、平板等，利用各類應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作。在此過程中要注意不同的檔案管理機(jī)制，有著不同的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，因此在構(gòu)建信息網(wǎng)路系統(tǒng)的時候，要依照相應(yīng)的資源體系來進(jìn)行。另外，在進(jìn)行合理的操作數(shù)據(jù)庫選擇上，應(yīng)保證對基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障，通過其相應(yīng)的時間調(diào)整，從而確保對信息傳遞的精確性保障。對于數(shù)字檔案的規(guī)格管理，其實際的數(shù)據(jù)目錄，其實際的服務(wù)體驗，也有了較大的成本規(guī)劃。最重要的是利用信息技術(shù)，來規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價值的文獻(xiàn)、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以使用不可擦除型光盤，以免計算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時導(dǎo)致信息的丟失。3.2 培養(yǎng)全能型人才隊伍首先，單位要給檔案管理

8、人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會和平臺，通過開展專項講座、學(xué)習(xí)交流會，既能讓管理人員鞏固原有知識，也能向其灌輸、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念，以此來提高他們的專業(yè)水平。其次，要重視科學(xué)技術(shù)的教育和培訓(xùn)工作。當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入了知識時代、信息時代，只有擁有豐富的知識和技術(shù)，才能有立足之地，才能在社會中充分發(fā)揮出自己的價值。因此單位要根據(jù)檔案管理工作的實際情況向管理人員普及相關(guān)學(xué)科知識。比如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，同時還要加大對工作人員的技術(shù)培養(yǎng)，讓他們學(xué)習(xí)如何設(shè)置安全保密系統(tǒng)、嚴(yán)格監(jiān)管計算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容等技能，從而有效避免計算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體

9、上提升檔案隊伍的管理水平。3.3 完善管理機(jī)制首先，機(jī)關(guān)單位要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，重視檔案管理的作用和價值，廣泛宣傳其重要性，將工作理念從“對物服務(wù)”轉(zhuǎn)向“對人服務(wù)”，深入開發(fā)利用檔案資源，全方位搞好深層次、多元化的服務(wù)。其次，單位要依照系統(tǒng)的檔案管理歸檔技術(shù)架起檔案信息的利用標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一強化的檔案服務(wù)管理理念，逐步改善檔案的更新頻次，形成統(tǒng)一準(zhǔn)確的檔案信息狀態(tài)。最后，要根據(jù)單位的實際情況以及檔案管理的實際特點，制定出對應(yīng)的管理制度，要明確各管理人員的職責(zé)范圍、責(zé)任履行以及考核的標(biāo)準(zhǔn)。尤其是要把檔案材料的積累工作納入檔案管理的績效考核中。這樣有助于管理人員明確自己的工作方向，承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，有助于檔案管理活動的有序化、規(guī)范化和制度化。4 結(jié)語做好機(jī)關(guān)檔案工作的重要性不言而喻，檔案收集工作是整個檔案工作流程的起點，面對機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的檔案意識薄弱、保障和配合不到位、工作人員業(yè)務(wù)能力有待提高等問題，我們要有針對性地提高機(jī)關(guān)干部特別是檔案管理工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力，提高他們的責(zé)任心，同時做好檔案利用工作，以利用促收集，只有這樣，才能將