辦公S培訓(xùn)教材PPT課件

1、文件管理文件管理5S5S是什么是什么如何做好如何做好5S5S第1頁/共61頁第一部分文件管理第2頁/共61頁文件管理文件信息及其承載媒體媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。一組文件，如若干個(gè)規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求第3頁/共61頁文件管理記錄闡明所取得的結(jié)果或提供所闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件完成活動的證據(jù)的文件記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。通常記錄不需要

2、控制版本。第4頁/共61頁文件管理文件文件分類分類重要度重要度保存期限保存期限來源來源版本版本緩急緩急第5頁/共61頁文件管理管理管理技巧技巧分門別類程序化規(guī)范專業(yè)化專人負(fù)責(zé)索引專門化第6頁/共61頁文件管理簽字以舊換新文件文件收發(fā)收發(fā)可追溯性認(rèn)可蓋章生效連貫性有效性授權(quán)第7頁/共61頁第二部分5S是什么第8頁/共61頁5S是什么是什么整理整理整頓整頓清掃清掃清潔清潔素養(yǎng)素養(yǎng)5S區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。將要物規(guī)范放置，使尋找時(shí)間為零。使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。保持前3個(gè)S，制度化，規(guī)范化。形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。第9頁/共61頁演演變變5S是什么是什么第10頁/共61頁5S是一

3、種管理需要全員的積極參與和長時(shí)間的堅(jiān)持不懈每日每日堅(jiān)持5S管理，一點(diǎn)一滴持續(xù)的改善5S是什么是什么第11頁/共61頁企業(yè)形象企業(yè)形象5S是什么是什么第12頁/共61頁可以及時(shí)拿到需要的東西隨時(shí)確認(rèn)自己的工作是否按計(jì)劃執(zhí)行保證工作順利進(jìn)展整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費(fèi)，提高工作效率5S是什么是什么第13頁/共61頁第三部分如何做好 5S第14頁/共61頁整理含義含義將將需要的需要的和和不需要的不需要的物品物品明確分開明確分開， 并并處理處理不需要的不需要的物品。物品。目的目的騰出空間騰出空間防止誤用防止誤用第15頁/共61頁5S 差！5S 好！好！現(xiàn)場檢查現(xiàn)場檢查第16頁/共61頁要領(lǐng)要領(lǐng)

4、馬上要用的暫時(shí)不用的長期不用的要區(qū)分要區(qū)分對待對待! !第17頁/共61頁要領(lǐng)要領(lǐng)將需要的物品的數(shù)量將需要的物品的數(shù)量降降到最低程度到最低程度例如：減少文具使用數(shù)量減少文件保存數(shù)量減少電話使用時(shí)間縮短會議時(shí)間第18頁/共61頁要領(lǐng)要領(lǐng)對可有可無的物品，應(yīng)堅(jiān)決處理掉，決不手軟!第19頁/共61頁要領(lǐng)要領(lǐng)為何會有這么多廢品？分析分析檢查檢查改善改善第20頁/共61頁提問 1、圖片中存在什么問題？ 3、會產(chǎn)生什么樣的影響？ 4、我們應(yīng)該怎樣做？ 2、為什么會產(chǎn)生這樣的問題？第21頁/共61頁整頓含義含義將將需要的需要的物品，物品，擺放擺放成誰都成誰都清楚清楚并并便于便于使用使用的狀態(tài)。的狀態(tài)。即尋找

5、時(shí)間為零即尋找時(shí)間為零目的目的工作場所一目了然工作場所一目了然消除找尋物品的時(shí)間消除找尋物品的時(shí)間井井有條的工作秩序井井有條的工作秩序第22頁/共61頁確定物品確定物品放置場所放置場所第23頁/共61頁物品分類物品分類擺放擺放第24頁/共61頁進(jìn)行標(biāo)識進(jìn)行標(biāo)識第25頁/共61頁*連接線標(biāo)識影繪表示（形跡管理）第26頁/共61頁問題點(diǎn)第27頁/共61頁問題點(diǎn)第28頁/共61頁提問提問第29頁/共61頁管理責(zé)任者管理此架責(zé)任者姓名架子表示標(biāo)簽表示架子種類的標(biāo)簽柜子內(nèi)表示標(biāo)簽用此標(biāo)簽表示下段的內(nèi)容文件柜如何整頓？第30頁/共61頁要領(lǐng)要領(lǐng)徹底整理，徹底整理，只留下需要的只留下需要的物品物品第31頁/

6、共61頁合理利用空間，合理利用空間，100%定位放置定位放置要領(lǐng)要領(lǐng)根據(jù)根據(jù)種類、空間、區(qū)域、防護(hù)種類、空間、區(qū)域、防護(hù)規(guī)定擺放方法規(guī)定擺放方法第32頁/共61頁要領(lǐng)要領(lǐng)利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)識第33頁/共61頁第34頁/共61頁第35頁/共61頁清掃含義含義經(jīng)常清掃保持清潔，經(jīng)常清掃保持清潔， 將各個(gè)角落的臟物清理掉將各個(gè)角落的臟物清理掉 目的目的保持良好的工作情緒保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質(zhì)穩(wěn)定品質(zhì)達(dá)到零故障、零損耗達(dá)到零故障、零損耗第36頁/共61頁如何清掃？如何清掃？看不見的地方，也要徹看不見的地方，也要徹底打掃干凈。底打掃干凈。經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污

7、穢。不產(chǎn)生灰塵、污穢。第37頁/共61頁電源插座電腦側(cè)面主機(jī)座第38頁/共61頁要領(lǐng)要領(lǐng)自己動手，不依賴外人( (所有部門、人員都一起執(zhí)行) )第39頁/共61頁清 掃 責(zé) 任 分 區(qū)A1 區(qū)(張)B1區(qū)(趙)C1區(qū)(王)C2區(qū)(沈)C3區(qū) (李)A2區(qū)(胡) E1區(qū)(賈)D1區(qū)(霍)要領(lǐng)要領(lǐng)第40頁/共61頁清潔含義含義將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底， 并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。目的目的成功慣例和制度成功慣例和制度是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)企業(yè)文化開始形成企業(yè)文化開始形成第41頁/共61頁第42頁/共61頁連續(xù)不斷的進(jìn)行連續(xù)不斷的進(jìn)行 整理、整頓、整理

8、、整頓、 清掃清掃活動活動要領(lǐng)要領(lǐng)第43頁/共61頁花時(shí)間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度要領(lǐng)要領(lǐng)第44頁/共61頁要領(lǐng)要領(lǐng)每天保持每天保持5S5S評價(jià)的心情，評價(jià)的心情，不斷改善辦公不斷改善辦公5S5S第45頁/共61頁素養(yǎng)含義含義對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。并養(yǎng)成一種習(xí)慣。目的目的讓員工遵守規(guī)章制度讓員工遵守規(guī)章制度培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才鑄造團(tuán)隊(duì)精神鑄造團(tuán)隊(duì)精神第46頁/共61頁問 候、禮 貌 語您好!早上好!下午好!大家好!語言第47頁/共61頁著裝第48頁/共61頁要點(diǎn)：要點(diǎn)：1.2.3.4.第49頁/共

9、61頁持續(xù)推動持續(xù)推動4S4S活動直至活動直至習(xí)慣化習(xí)慣化 嚴(yán)格嚴(yán)格遵守遵守公司的公司的規(guī)章制度規(guī)章制度 不斷地不斷地培養(yǎng)責(zé)任感培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識、改變意識 充滿熱情充滿熱情的開始每一天的的開始每一天的工作工作 要領(lǐng)要領(lǐng)第50頁/共61頁要主動整理、整頓傳真？ 傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們的工作都是非常重要的。 不管是不是發(fā)給我的傳真，我都應(yīng)該認(rèn)真對待。 主動把我認(rèn)識的人的傳真送過去，以便同事可以及時(shí)得到客戶的寶貴信息。第51頁/共61頁打印前，我們應(yīng)該做什么？ 確認(rèn)打印機(jī)是否正常工作。確認(rèn)打印機(jī)是否正常工作。 小故障請按照提示排除。 無法解決時(shí)，請及時(shí)與管理員聯(lián)系。 確認(rèn)打印紙。

10、確認(rèn)打印紙。 及時(shí)更換所需的紙型，以免產(chǎn)生作廢文件。 發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時(shí)，請及時(shí)丟到紙簍內(nèi)。 發(fā)現(xiàn)紙張快用完時(shí)，請及時(shí)領(lǐng)取。第52頁/共61頁小組討論第53頁/共61頁辦公室5S5S活動早上5S1、檢查你的著裝狀況著裝狀況和清潔度清潔度2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來將掉在地上的物品都撿起來3、整理和徹底清潔桌面清潔桌面4、檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置文件放回他們應(yīng)該放置的地方5、扔掉不需要的物品扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6、檢查文件柜、書架檢查文件柜、書架等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來第54頁/共61頁辦公室5S5S活動下班前5S1、實(shí)施早上早上5

11、S5S活動的所有內(nèi)容活動的所有內(nèi)容2、用抹布擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備3、固定固定可能脫落的標(biāo)簽標(biāo)簽4、清潔地面清潔地面5、傾倒傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾垃圾6、檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上。第55頁/共61頁文文 件件 的的 5S5S整理把文件區(qū)分為必要把文件區(qū)分為必要( (有效有效) )和不要和不要( (過期無效過期無效) )的的無效和不需要的文件及時(shí)回收或銷毀無效和不需要的文件及時(shí)回收或銷毀整頓清掃清潔素養(yǎng)將文件分門別類保存將文件分門別類保存制作目錄索引，便于查找制作目錄索引，便于查找防潮、防塵、防蟲防潮、防塵、防蟲定期修補(bǔ)維護(hù)定期修補(bǔ)維護(hù)專人管理、專人管理、責(zé)任分明責(zé)任分明文件管理制度、程序文件管理制度、程序使用完后及時(shí)歸位使用完后及時(shí)歸位愛護(hù)文件，節(jié)省用紙愛護(hù)文件，節(jié)省用紙按規(guī)定要求制定發(fā)行文件資料按規(guī)定要求制定發(fā)行文件資料第56頁/共61頁小測試整理整理是把是把_物品與物品與_物品區(qū)分物品區(qū)分開來，并處理開來，并處理_物品。物品。整頓整頓是將是將_物品，擺放成物品，擺放成_的的狀態(tài)。狀態(tài)。即尋找時(shí)間為零。即尋找時(shí)間為零。清掃清掃