黑河學院檔案信息化建設工作方案

1、黑河學院檔案信息化建設工作方案根據(jù)黑龍江省檔案局關于加強全省機關企事業(yè)單位檔案信息化建設的意見、黑河市人民政府關于加強全市檔案信息化建設的意見（黑市政字200847號）和關于貫徹落實黑河市人民政府關于加強檔案信息化建設的意見通知（黑市檔發(fā)200816號）等文件的有關精神，結合我院檔案工作實際，為加強我院檔案信息化建設，特制定本方案。一、指導思想以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，貫徹落實科學發(fā)展觀，以檔案信息資源建設為核心，以加強電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡建設為基礎，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，努力適應信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，逐步實現(xiàn)黑河學院檔案資源數(shù)字化、信息服務網(wǎng)

2、絡化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，充分發(fā)揮信息化在檔案工作發(fā)展中的重要作用，為全院的教育教學工作提供優(yōu)質、快捷的檔案信息服務。二、建設目標根據(jù)上述指導思想，全院各系（中心）、處、室、科檔案信息化建設應堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準，立足創(chuàng)新、有序推進，突出重點、分級建設、安全保密、注重實效”的原則，到“十一五”末，逐步建立起全院檔案信息數(shù)據(jù)庫；全面開展網(wǎng)上查詢檔案信息服務；建立起檔案信息化標準體系和安全保障體系；建立起較強的檔案信息管理人才隊伍；完成電子文件中心建設；力爭室藏檔案數(shù)字化。三、工作任務（一）檔案信息化基礎設施建設1、全面推進全院各檔案管理相關部門計算機和網(wǎng)絡技術應用水平，使全院立檔單

3、位應用計算機管理檔案的普及率達到100，計算機及配套設施逐步統(tǒng)一。2、要完成內(nèi)部檔案局域網(wǎng)建設，實現(xiàn)與黑河學院校園網(wǎng)聯(lián)通，力爭與市電子政務外網(wǎng)（政務辦公網(wǎng)絡平臺）聯(lián)通。3、全院各系（中心）、各有關部門都要把檔案信息化建設納入本系（中心）、本部門的總體規(guī)劃，要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，大力推進檔案信息化基礎設施建設，完成檔案數(shù)字化工作，充分發(fā)揮檔案室的各項功能和作用。（二）檔案信息資源建設1、目錄中心建設（1）加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。提高檔案檢索利用效率和服務質量。學院檔案科要在兩年內(nèi)完成館藏案卷級目錄錄入，5年內(nèi)完成檔案文件級目錄錄入，盡快實現(xiàn)全部館藏檔案目錄計算機檢索。（2）規(guī)范

4、檔案移交程序。全院各檔案管理相關部門在向學院檔案室移交檔案時，必須同時移交高校檔案管理統(tǒng)一推廣使用的“南大之星”檔案管理軟件生成的機讀文件數(shù)據(jù)庫。2、全文數(shù)據(jù)庫建設（1）積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。學院檔案室要從館藏珍貴檔案入手，開展檔案數(shù)字化工作，對館藏照片、錄音錄像檔案進行數(shù)字化轉化工作，建立相關的全文數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。（2）加強電子文件歸檔管理。根據(jù)新形勢下檔案管理要求，檔案室要根據(jù)電子檔案接收、保管、利用的技術方法，加強對學院電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導，保證有保存價值的電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。（3）學院檔案

5、科要結合工作需要，在學校開展檔案信息化管理系統(tǒng)應用，制定電子文件收集、整理、歸檔、存儲應用工程管理模式，開展網(wǎng)上業(yè)務檢查、指導和數(shù)據(jù)接收工作。（4）按照電子文件與紙質文件并存的原則，實行電子文件和紙質文件歸檔雙軌制。全院立檔單位在向檔案室移交2008年以后檔案時，必須將紙質文件和電子文件同步移交，缺一不可。（5）積極推進檔案數(shù)字化進程，提高檔案利用效率。從2008年起，學院檔案數(shù)字化加工工作爭取納入學院目標管理，分步實施，逐步完成。學院檔案科應積極采取措施，有計劃、有步驟地對館藏的檔案資料進行數(shù)字化技術處理，力爭在“十一五”期間完成任務。（三）檔案管理應用系統(tǒng)建設檔案管理應用系統(tǒng)建設要遵循“規(guī)

6、范、先進、實用”的原則，既要滿足當前工作需要，又要兼顧信息技術發(fā)展的趨勢。1、進一步加大檔案管理軟件推廣工作力度，提高檔案管理技術和應用水平。從2008年起，全院各部門要統(tǒng)一使用“南大之星”檔案管理軟件系統(tǒng)，適應高校檔案信息化發(fā)展的要求，保證檔案信息交換和實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。2、加強檔案信息建庫入網(wǎng)工作。學院檔案室要按照市檔案局的要求，把檔案數(shù)據(jù)庫作為學院重要信息資源，納入全院電子政務的總體格局中，逐步構建黑河學院檔案文獻數(shù)據(jù)庫。3、充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。向全院師生提供網(wǎng)上查詢和使用服務，進一步發(fā)揮檔案信息資源的服務作用。

7、4、積極促進全院檔案信息資源共享。以學院檔案網(wǎng)站為主體，利用全院統(tǒng)一的網(wǎng)絡出口與其他地區(qū)檔案網(wǎng)站鏈接，形成方便快捷、四通八達的檔案工作信息網(wǎng)。四、主要保障措施（一）加強領導，完善制度成立由孫先民為組長、孫作勤、楊宏、宋立權為副組長、黨政辦公室、組織部、宣傳部、學工部、監(jiān)察審計處、財務處、人事處、保衛(wèi)處、外事處、總務處、基建辦、教務處、科研處、網(wǎng)絡中心、繼續(xù)教育學院（電大）以及各系（中心）等相關部門負責同志為成員的黑河學院檔案信息化建設領導小組。領導小組下設辦公室，負責全院檔案信息化建設的組織協(xié)調工作，由秦巖兼任辦公室主任，學院檔案科全體成員負責具體工作，以確保黑河學院檔案信息化建設有計劃、有步

8、驟的順利實施。建立嚴格的領導責任制，要求各系（中心）、各有關部門確定本系（中心）、本部門的信息化建設領導小組，配備政治素質好，業(yè)務水平高、具有現(xiàn)代化管理技能的專（兼）職檔案管理人員，按照黑河市人民政府關于加強全市檔案信息化建設的意見（黑市政字200847號）文件提出的具體要求及電子文件歸檔與管理規(guī)范的有關規(guī)定，有計劃的做好檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、電子文件歸檔等工作；建立嚴格的責任追究制，誰主管，誰負責，嚴格貫徹執(zhí)行檔案法，制定具體的操作辦法和措施，保證檔案信息化建設的順利進行。（二）加大投入，積極推進檔案信息化建設是一項大投入、長積累、晚見效的工作，全院各有關部門要強化檔案信息化基礎設施建設，要積

9、極做好檔案信息化建設的資金籌措工作，保障檔案檔案信息化建設的資金需求。學院財務部門要給予大力支持，根據(jù)檔案法的要求，將學院檔案信息化建設所需經(jīng)費納入預算范圍，必須為學院檔案室購置與其信息化建設相配套的計算機、高速掃描儀、光盤刻錄機等基礎設備，做到專職檔案工作人員每人獨立操作使用一臺微機。（三）加強規(guī)范，統(tǒng)一標準1、嚴格執(zhí)行標準規(guī)范，嚴格把好案卷的質量關。要嚴格執(zhí)行國家檔案局頒布的電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）進行檔案數(shù)字化加工。對已進館的檔案，要分期分批進行數(shù)字化加工。今后學院各部門在向學院檔案室移交檔案時，由各部門檔案工作的負責人組織相關人員對電子文件、機讀目錄數(shù)據(jù)庫

10、和紙質檔案先行自檢，待學院檔案科有關負責人驗收合格后方可接收進學院檔案室。2、學院檔案管理部門要依照檔案法和電子公文歸檔管理暫行辦法，制定具體的操作辦法和措施，規(guī)范和指導全院檔案信息化建設的運行、管理和維護工作，保障學院檔案信息化建設規(guī)范化、標準化和制度化。要按照省教育廳要求，統(tǒng)一使用“南大之星”高校檔案管理軟件，確保檔案數(shù)據(jù)結構和管理模式規(guī)范統(tǒng)一。（四）加強培訓，提高素質學院要全面加強檔案信息化業(yè)務培訓，將電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術納入培訓內(nèi)容，要積極引進信息化建設人才，培養(yǎng)和造就一批懂信息技術，熟悉檔案業(yè)務的復合型人才。全院各專（兼）職檔案人員都必須經(jīng)過檔案信息化專業(yè)知識的培訓，不

11、斷提高運用現(xiàn)代化技術管理檔案的技能水平，按照檔案信息化建設的要求不斷更新觀念，學習新知識，掌握新技能，樹立為廣大師生服務的意識。為適應新時期檔案信息化工作的需要，提高檔案員自身的業(yè)務能力，應多創(chuàng)造外出學習的機會，多取經(jīng)，開闊視野。（五）分步實施，加快數(shù)字化步伐學院檔案科及各有關部門要全面加強電子文件和檔案數(shù)據(jù)庫建設。加快館藏檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設，學院檔案管理要從提高檔案管理現(xiàn)代化水平、方便利用者出發(fā)，做好原有館藏檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設工作的同時，加強機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設，逐步實現(xiàn)手工檢索向計算機全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便。對20012002年檔案要完成文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設。2003年以后的檔案進行全文數(shù)據(jù)庫建設，即從2003年開始，對本單位形成的永久、長期、30年保管的檔案要通過統(tǒng)一的檔案管理軟件進行原格式電子文件存儲，沒有原文的本單位發(fā)文和應歸檔的收文要按照統(tǒng)一格式掃描后進行鏈接。備份后的光盤數(shù)據(jù)隨紙質檔案一起接收進學院檔案室。（六）加強檔案信息安全保障體系建設1、逐步完善檔案信息安全管理制度。要嚴格遵守檔案法和計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定等相關法律法規(guī)，加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；嚴格按照中共黑河市委辦公室黑河市人民政府辦公室關于推進我市電子