ERP系統(tǒng)崗位責任管理制度

1、ERP系統(tǒng)運行管理制度第一章 總 則第一條 ?為規(guī)范公司企業(yè)資源規(guī)劃（以下簡稱 ERP）系統(tǒng)的管理，特制定本制度。 第二條 ?各部門的職責管理除公司規(guī)定外，與 ERP系統(tǒng)相關的職責皆按本制度執(zhí)行。 第三條 公司 ERP系統(tǒng)分為財務會計 （ 總賬模塊、應收賬款、應付賬款、固定資產、賬表管 理、出納管理 ） 、管理會計（成本管理）、供應鏈（合同管理、銷售管理、采購管理、 委外管理、質量管理、庫存管理、存貨核算、售后服務） 、生產制造（物料清單、 需求計劃、生產訂單、車間管理） 、人力資源（人事管理、薪資管理）五大類二十 一個模塊。 根據系統(tǒng)職能的設置， 各部門嚴格按照本部門 ERP工作職責進行業(yè)務

2、處 理及 ERP系統(tǒng)相關數據的提供。第四條 ?ERP項目管理小組由各模塊部門數據輸入及審核人員、 主管、ERP系統(tǒng)管理員及公 司領導層組成，對整個 ERP 項目的管理負總責。其中項目領導小組由總經理任組 長，各部門經理、主管組成項目領導小組，對項目的實施管理負領導責任，通過 調配和協(xié)調各項資源為系統(tǒng)順利運行提供保障。 ERP系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)日常運行 的管理、監(jiān)督、檢查工作，協(xié)調解決各模塊運作過程中遇到的各種問題，為項目 的實施提供技術支持和保障。第五條 ?各部門主管是本模塊的部門負責人，負責聯絡 ERP系統(tǒng)管理員解決本模塊最終操 作用戶提出的與系統(tǒng)有關的所有問題。第六條 ?各部門主管必須結合

3、本部門情況組織制定出部門內 ERP業(yè)務操作文檔，以及操作 注意事項和常見問題解答， 用于各崗位操作參考書和培訓新進員工， 并在使用過程 中使系統(tǒng)不斷趨向完善。第七條 ?操作員在操作過程中如遇到問題應先查詢操作手冊，如不能解決，再聯系部門主 管和系統(tǒng)管理員解決，解決問題后將新的問題和解決方法加入操作手冊。第八條 ?ERP系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高度上下級的關聯性， ERP系統(tǒng)各崗位人 員都同時是上層數據的使用者又是下層數據的提供者。 對上層數據， 如發(fā)現錯誤必 須向相關人員報告并暫停與此有關的工作，并跟蹤問題解決情況，直至數據正確； 同時做好自己這部分數據， 為下層操作人員提供服務， 解答

4、下層數據使用者提出的 質疑，確保數據正確。 所有人員如發(fā)現錯誤不能知錯不報、 將錯就錯，使錯誤擴散。 如發(fā)現自身操作失誤應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正。第九條 ERP 系統(tǒng)各崗位人員必須按照 ERP系統(tǒng)的流程和要求及時、準確、全面地完成本部 門 ERP業(yè)務工作，提供相關部門 ERP系統(tǒng)相關數據和報表第十條 ?ERP系統(tǒng)各崗位人員應保管好自己的權限，如因帳號和密碼被人盜用造成數據錯 誤的，所造成的后果由本人承當，由系統(tǒng)管理員處罰。第十一條 ?ERP系統(tǒng)各級相關人員，均應嚴格遵守本規(guī)則各項規(guī)定。第二章 部門崗位職責第十二條 ERP系統(tǒng)管理員主要職責：1、解決各部門在 ERP業(yè)務操作當

5、中遇到的問題， 協(xié)調各部門保證 ERP系統(tǒng)的正常運行， 跟蹤和監(jiān)督各部門 ERP操作是否按照 ERP業(yè)務規(guī)則執(zhí)行。2、參與規(guī)劃各部門 ERP操作人員的權限設置并負責增加、修改、刪除 ERP操作人員的 權限。3、負責日常維護 BOM資料、工藝資料、物料編碼、模塊參數設置等。4、保證 CAXA用- 友中間庫中的 BOM和工藝數據正常導入 ERP，如有異常及時聯系 ERP 供應商協(xié)助解決。5、編寫各部門業(yè)務及審批流程，制作流程圖領導同意后并發(fā)放到部門各崗位執(zhí)行。6、負責新模塊上線的全程實施跟蹤，提出并解決新模塊的上線后的遇到的問題。7、新模塊上線后負責培訓相關部門 ERP的操作流程。8、定期向領導匯

6、報 ERP系統(tǒng)的使用情況。第十三條 技術部（生產制造模塊 BOM資料和工藝資料）主要職責：1、保證 CAXA圖文檔、工藝資料的正確、完整，目的是使其能順利導入 ERP，如發(fā)現 錯誤相關責任人能夠及時修改。2、生產反饋單能當天給予處理建議并通知 ERP系統(tǒng)管理員修改 ERP的生產訂單，保證 生產業(yè)務正常運行。3、保證技術通知單及時下發(fā)后通知 ERP系統(tǒng)管理員更新 BOM資料和工藝資料。 第十四條 采購部（合同管理模塊和采購管理模塊）主要職責：1、保證本部門相關的 ERP業(yè)務能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業(yè)務操作。2、負責維護 ERP采購合同編號和供應商檔案。3、負責錄入及審核 ER

7、P外購合同、外協(xié)合同、委外合同的全部內容，保證與已簽訂 紙質合同評審、價格評審、合同內容一致。4、假如與供應商簽訂的是代管合同必須保證已生效的紙質預庫存協(xié)議和與ERP一致，無預庫存協(xié)議的相關責任由其本部門來承擔。5、負責錄入及審核 ERP采購訂單，保證下發(fā)給供應商的采購訂單與 ERP一致。6、負責錄入 ERP到貨單和審核 ERP的退貨單， 確保實際到貨或退貨數量、 金額與 ERP 一致，如有差異及時溝通供應商協(xié)商解決并通知其相關部門。7、錄入代管館長負責錄入 ERP采購發(fā)票， 確保供應商所提供的發(fā)票內容和 ERP一致。8、負責錄入付款申請單并且嚴格執(zhí)行 ERP付款申請單審批流。否則不予其付款。

8、9、按照 ERP安全庫存預警缺件明細及時補貨。10、每月末錄入和審核 ERP代管掛賬確認單并負責與供應商進行預庫存對賬， 定期上 報領導 ERP合同、訂單、到貨單、付款的截止執(zhí)行情況，統(tǒng)計需關閉的合同、訂 單、到貨單經領導同意后關閉。11、負責培訓本部門內系統(tǒng)操作員的采購業(yè)務流程及系統(tǒng)操作，并進行監(jiān)督管理。 第十五條 銷售部 （合同管理模塊、銷售管理模塊和 CRM）主要職責：1、保證本部門相關的 ERP業(yè)務能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業(yè) 務操作。2、負責維護 ERP銷售合同編碼、客戶檔案。3、負責錄入及審核 ERP銷售合同、 銷售訂單的全部內容， 保證與已簽訂紙質銷售合同 內容

9、一致。4、負責錄入和審核 ERP發(fā)貨單，確保實際發(fā)貨與 ERP一致。5、負責錄入 ERP銷售發(fā)票，確保本公司所開發(fā)票信息與 ERP一致。6、銷售合同條款約定的期限內沒有開票， ERP 發(fā)出商品明細必須與客戶簽訂代儲協(xié) 議保證已生效的紙質協(xié)議和與 ERP一致，無代儲協(xié)議責任由其本部門來承擔。7、根據 ERP銷售分析報表情況，督促業(yè)務員催收貨款。8、銷售人員錄入 CRM工作日志、銷售階段、總結報告，部門領導監(jiān)督核實CRM錄入的工作進展是否與實際一致。9、根據 CRM匯總信息、部門領導提取有關決策信息并下達銷售人員執(zhí)行第十六條 質量部（質量管理模塊）主要職責：1、保證本部門相關的 ERP 業(yè)務能夠及

10、時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業(yè) 務操作。2、負責審核 ERP上游部門報檢的來料報檢單、產品報檢單等相關報檢單據。3、負責錄入和審核來料檢驗單、產品檢驗單、在庫檢驗單等相關檢驗單據。4、負責 ERP檢驗單據的所填寫內容與實際檢驗過程一致。5、負責出具 ERP 不良品處理單的處理方式報檢部門必須嚴格執(zhí)行質量提出的處理方 式。6、負責 ERP售后三包件鑒定的審批。第十七條 庫存管理（物流部）主要職責：1、保證本部門相關的 ERP業(yè)務能夠及時、準確、完整的運行，不影響下游部門的業(yè)務 操作。2、負責 ERP到貨單、產成品入庫單、調撥單的審核。3、負責錄入和審核采購入庫單、 材料出庫單、形態(tài)轉換

11、單、 其他入庫單、其他出庫單、 銷售出庫單等相關單據。4、負責錄入并確保相關出入庫單據和特殊單據的收發(fā)類別正確， 如發(fā)現自身操作失誤 應及時通知受影響部門，并采取相應措施及時糾正。5、嚴格禁止手工錄入相關出入庫單據， 手工錄入需在備注欄說明原因經領導簽字同意 后方可處理。6、定期負責從 ERP盤點業(yè)務輸出庫存賬面數明細然后進行實物盤點。7、如發(fā)現 ERP有一物多碼或一碼多物的存貨時以及其他異常情況， 要及時將信息反饋 給 ERP系統(tǒng)管理員。第十九條 生產管理模塊 （生產部）主要職責：1、負責檢查計劃物料 BOM、關鍵物料清單的完整性、準確性；2、負責根據生產計劃，錄入整機生產計劃單，自制件生產

12、、委外加工計劃單和試制整機零部件的生產計劃單；3、負責整機上線、在制、入庫信息的時時統(tǒng)計，并根據生產能力調整生產訂單；4、負責確定零部件的自制、外購、委外加工的屬性。5、負責已下達的生產訂單 BOM子件的更改。職責要求：1、根據生產能力，分批、合理下達整機生產訂單，所有生產訂單必須帶有ERP系統(tǒng)中的訂單號下發(fā)到分廠、倉庫、成品庫等部門。2、跟蹤生產訂單的完成情況，及時調整訂單或增加臨時生產訂單。3、分機型匯總整機自制件的加工清單，提供給相關部門，并及時更新。4、區(qū)分不同生產訂單的成品歸集中心，按照 ERP業(yè)務流程要求填寫相關單據。 第二十條 車間管理（分廠）主要職責：1、制定分廠內部的車間生產

13、、領料、現場及人員的管理制度，組織人員領料、用料 的手續(xù)、流程的培訓；2、合理組織生產部下達的生產、整改任務，各工位按照生產訂單號在倉儲部領料， 有關成品車、半成品車的相關變動（出庫、入庫）要及時通知成品庫庫管員。3、生產工位配合倉庫發(fā)料， 并對在本工位存放的物料進行管理， 定期與倉庫核對庫 外的零部件的使用情況。4、在生產過程中遇到的部件不合理、 工序裝配問題等情況應及時與相關部門協(xié)調解 決。5、嚴格按照 ERP系統(tǒng)制定的整機及自制件流程進行生產。第二十一條 服務配件管理（服務部、配件公司）主要職責：1、提前做好服務備件的準備工作，并根據各備件庫的要貨情況合理發(fā)放備件；2、負責所管配件庫房的

14、日常管理、盤點對賬；3、負責服務舊件的回收、管理，組織相關部門進行處理；4、負責配件在 ERP系統(tǒng)調撥、銷售的業(yè)務處理；第二十二條 財務管理模塊 （財務部） （一）總賬管理員主要職責：1、負責總賬模塊的科目維護更新，分帳設置管理；2、檢查每日事務處理，并將集成事務處理過帳到財務模塊核對科目總賬；3、結算會計期間，打印資產負債表、損益表等財務報表；4、指導其他崗位的日常操作，檢查錯誤日志，和IT 相關人員解決問題；5、提出財務管理報表規(guī)劃；6、針對實施過程中出現的問題，結合的特點，提出合適的財務解決方案，并能促進 該方案的順利執(zhí)行；7、就生產、采購、銷售過程中的問題提出意見，與相關部門保持有效溝

15、通以達到解 決問題的目的；三）成本管理員主要職責：1、制定公司成本核算管理制度；2、維護成本核算要素，如系統(tǒng)價格，生產成本，費用歸集方案；3、及時過帳生產事務處理并檢查集成結果；4、及時就生產結果中出現的異常情況提出意見并跟進解決過程；5、指導公司報廢物料過程及在系統(tǒng)中的數據歸集。四）應付賬款管理員主要職責：1、負責審核采購訂單的價格，并維護系統(tǒng)物料采購單價；2、及時跟進采購員和倉儲部處理已收貨的記錄；3、月結時跟進采購員和倉儲部出具已處理的入庫單、未處理但已收貨的收貨單報告；4、及時檢查收貨記錄處理后數據集成的正確性， 及時錄入已處理的收貨記錄對應的進 項稅暫估；5、檢查對各供應商應付賬余額

16、，確保能反映真實的往來。五）應收賬款管理員主要職責：1、負責審核結算單的單價、扣點、金額等，發(fā)現錯誤及時通知銷售發(fā)票處理員，并指 導糾正；2、及時打印銷售發(fā)票，間隔期不超過 1 天；3、過賬集成銷售數據至財務子系統(tǒng)；4、及時處理應收賬款： 根據客戶匯款， 輸入客戶回款，并及時分配回款至各銷售發(fā)票；發(fā)票管理，銷售更正處理，保證客戶余額的準確性；5、每日對帳并存檔，發(fā)現問題及時解決、糾正；6、如發(fā)現財務基礎數據不正確或有疑問，應及時通知財務數據管理員。 （六）固定資產管理員主要職責：1、做好固定資產的帳目、調用、檢查、核對、督促維修等工作；2、嚴格按照固定資產管理程序執(zhí)行， 必須做好固定資產數量和

17、質量的驗收， 并對固定 資產入庫前編號，建立固定資產管理卡片，定期與資產的帳目核對，做到帳、卡、 物相符，保證帳帳相符、帳物相符 （時間、名稱、單價、數量、金額、保管人等 ） 。3、做好固定資產調動和部門保管員移交手續(xù)， 人員調動時， 應辦理移交手續(xù)， 并列出 資產移交清冊，交接雙方和監(jiān)交人簽字，固定資產落實專人負責，定人定位保管。4、認真協(xié)助各部門或個人建立固定資產保管分帳， 并經常督促檢查帳目情況， 發(fā)現問 題及時協(xié)同解決。5、做好每年的固定資產增、減和固定資產結存表。本單位增、 減變動時，必須按照一 定的程序進行，手續(xù)不全的不得隨意增、減變動部門資產。6、凡報廢、報損的財產，一律按規(guī)定程

18、序辦理有關手續(xù)，任何部門不得擅自處理。7、固定資產檢查中法相的問題及時解決， 保證固定資產損壞能及時維修， 讓其充分發(fā) 揮使用效益；8、完成固定資產布置的其他工作（含突發(fā)性、監(jiān)時性工作） 。第二十三條 系統(tǒng)管理（ ERP管理員）主要職責：1、負責系統(tǒng)權限分配；2、負責系統(tǒng)日常管理、維護和備份；3、負責解答其它用戶按程序提交的技術性問題4、協(xié)助其它部門主管制定各種方案、制度；5、負責協(xié)調公司內部資源，配合各部門主管推進系統(tǒng)實施；第三章 操作管理制度第二十四條 嚴格執(zhí)行 ERP系統(tǒng)管理員設置權限， 所有操作員的操作權限必須經由主管領導 和副總會計師特批后授予權限；第二十五條 所有部門必須嚴格遵守公

19、司編碼規(guī)則制度，嚴禁私自創(chuàng)建、改變編碼； 第二十六條 除軟件供應商實施人員外其他操作人員一律不允許不準修改數據庫結構或登 錄數據庫操作；第二十七條只有 ERP操作人員才能上機使用，其他人員一律不能上機。上機人員必須經過 業(yè)務培訓合格后方可上機。第四章 系統(tǒng)維護制度第二十八條第二十九條第三十條第三十一條第三十二條第三十三條第三十四條第三十五條第三十六條第三十七條第三十八條第三十九條第四十條第四十一條第四十二條系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)的管理維護。 建立維護監(jiān)督機制，系統(tǒng)維護工作嚴禁單人操作。在確定系統(tǒng)管理員的同時， 必須制定維護監(jiān)督人，以保證系統(tǒng)安全。實行維護記錄制度。為積累經驗和明確責任，維護人員應對

20、每次維護內容進行詳細記錄。內容包括：維護目的、措施、時間維護人和監(jiān)督人簽字。重大項目的維護（如：設備更新、擴充及系統(tǒng)升級）由系統(tǒng)管理員提出書面報 告和實施方案，主管領導批準后實施。實施前需做好系統(tǒng)數據的備份。實行聯網的部門要采購各種措施保障上網數據的安全性。嚴密控制好數據庫 及服務器的口令。具有版權的信息系統(tǒng)的源程序及設計文檔有系統(tǒng)管理員保管。 操作人員應每天保持設備及環(huán)境的清潔整齊，每周對設備進行保養(yǎng)； 任何人員不得擅自對系統(tǒng)文件進行刪除或修改，定期對系統(tǒng)進行病毒檢查；ERP 系統(tǒng)所涉及到的相關部門對于業(yè)務流程中的不知道如何處理的突發(fā)事件， 與其他部門業(yè)務銜接、溝通問題時，應及時反應給系統(tǒng)管理員； 系統(tǒng)管理員要經常到 ERP系統(tǒng)的各個部門， 檢查系統(tǒng)運行情況以及出現的問題 等；建立故障報告制度，系統(tǒng)運行或軟件操作中發(fā)生故障，如屬簡單故障由系統(tǒng) 管理員現場解決， 現場無法解決的， 由系統(tǒng)管理員進行故障登記， 聯系軟件供 應商解決。第五章 危機預防及應急處理辦法數據備份： IT 主管必須定期進行相關數據備份，每天做一次增量備份、每星 期做一次完整備份、 每月一次歸檔備份并驗證備份數據的正確性； 完全備份和 歸檔備份資料必須和系統(tǒng)分開存放。IT 主管定期檢查服務器等關鍵設備運行情況，做好運行日志記錄，發(fā)現問題 要及時處理； 同時通過對關鍵部件采用冗余技術， 保證系