淺談科研項目實施過程中的合同管理

1、    淺談科研項目實施過程中的合同管理    任潔+劉倩+石華【摘 要】合同管理在科研項目管理中占有非常重要的意義，是項目實施的重要依據(jù)，做好項目實施過程中的合同管理工作對項目的順利開展及驗收有著非常重要的意義。本文主要探討科研項目實施過程中有關(guān)合同管理方面的內(nèi)容，以加強科研管理部門對科研合同的有效控制?！娟P(guān)鍵詞】合同管理；科研項目；控制0 引言科研項目是科研院所業(yè)務(wù)的主要支撐，如何提高科研項目管控水平，確保科研項目穩(wěn)步推進實施是科研部門日常工作的重點。而合同管理是科研項目的重要依據(jù)，因為科研項目都是以任務(wù)合同書的形式訂立的，可以當做是一個合同來管理；

2、而每一項科研項目的實施又是由無數(shù)個分包合同組成的，因此有效的合同管理可以為科研管理提供有效參考，以提高科研項目管控水平。這對科研單位的科研計劃管理和科研項目的預(yù)算管理有著指導(dǎo)性意義。1 科研項目實施中合同管理面臨的問題1.1 合同信息缺乏準確性、實時性合同管理貫穿于內(nèi)部業(yè)務(wù)展開的整個過程，完善的合同管理是科研院所健康運作的重要標志。采用傳統(tǒng)的手工管理方式，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，低下的數(shù)據(jù)利用率和不斷膨脹的數(shù)據(jù)量，造成信息不集中、實時性不強，導(dǎo)致工作效率不高、費時費力等問題1。1.2 合同管理與財務(wù)管理脫節(jié)科研項目實施中的合同經(jīng)費支出采用的是項目負責人審批、合同管理部

3、門審批、財務(wù)管理部門審批、領(lǐng)導(dǎo)審批共同負責管理監(jiān)督的機制。由于管理制度不順暢，合同管理部門和財務(wù)管理部門之間缺乏有效的溝通手段和必要的共享平臺，數(shù)據(jù)缺乏有效的組織，造成合同管理和財務(wù)經(jīng)費管理脫節(jié)。如何妥善處理好這兩者之間的關(guān)系，保證合同管理與財務(wù)管理有機結(jié)合，是值得考慮的問題2。1.3 科研計劃統(tǒng)計無數(shù)據(jù)支持以往的科研計劃統(tǒng)計依靠于手工匯總的紙質(zhì)化階段，統(tǒng)計工作往往是由合同管理部門通過對一線部門的合同整理匯總而成，這種傳統(tǒng)的手工統(tǒng)計方式準確率及效率都很低下，影響科研計劃上報的真實性。而且由于統(tǒng)計的方式單一，造成信息匯總困難，難以提供有效的反饋信息，無法滿足合同分類型統(tǒng)計及查找，因此無法為一些工

4、作提供必要的支持。另外從科研課題立項到完成、成果的社會影響及其轉(zhuǎn)化效益等情況，都離不開科研統(tǒng)計提供的數(shù)據(jù)，科研投入與產(chǎn)出的分析都需要可靠的數(shù)據(jù)3。2 基于用友系統(tǒng)的合同管理模式由于科研項目是科研院所業(yè)務(wù)的主要支撐，以往科研項目實施中的合同管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下科研管理發(fā)展的需要，而且隨著信息化水平不斷提高，利用網(wǎng)絡(luò)和信息化手段提高管理效率是必要趨勢，因此我們將用友軟件與科研項目管理相結(jié)合，探索出一種新的有效的合同管理模式，提升了科研項目實施過程中的合同管理能力，從而大大提高了科研項目管理水平。合同管理主要包含兩方面的管理對象：一是，科研單位所簽訂的科研計劃任務(wù)書；二是，在每一項科研項目具

5、體實施中所簽訂的各項分包合同。其中科研計劃任務(wù)書是在科研項目確定后，由科研項目承擔單位對科研項目的目的、意義進行介紹，對完成該科研項目的具體措施、方法和研究進度作出計劃安排的技術(shù)文書，是一種報告體科技應(yīng)用文，它是科研項目承擔單位向上級主管部門申報立項的重要文件，而科研計劃任務(wù)書的統(tǒng)計數(shù)據(jù)是科研單位科研水平的重要體現(xiàn)，只有對這些科研項目的信息進行有效管理才能使得統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確，只有充分利用這些信息才能對科研項目做到有效管理。更為重要的是，每項科研項目都有著相應(yīng)的預(yù)算管理，如何對項目支出做到全局把控，必須依靠于有效的合同管理工作。因為每一份分包合同體現(xiàn)的是都是相應(yīng)預(yù)算的支出，因此對合同管理到位，就可

6、以對項目的整體支出有了全面把控。2.1 合同管理的準備階段合同管理部門在合同管理實施前，將歷年合同管理中存在的問題進行了分析及總結(jié)，在合同管理軟件實施前對合同類型進行分類，并對每一類合同下進行相應(yīng)設(shè)置?？蒲泻贤鳛槭湛詈贤譃閲壹夗椖俊⑹∈屑夗椖考捌渌?；分包合同作為出款合同分為采購合同、外協(xié)加工合同、測試化驗合同等，使得合同分類清晰，便于管理。同時根據(jù)合同金額對合同進行分組管理（根據(jù)合同金額分為a、b、c三類），根據(jù)合同金額制定相應(yīng)的審批制度，審批流程見圖1，并有效分配管理時間及精力，使得合同管理做到有的放矢。2.2 合同管理的執(zhí)行階段2.2.1 新建合同當合同簽訂生效時，在合同管理軟件中新

7、建一個合同，錄入合同相關(guān)內(nèi)容，包括名稱、性質(zhì)、所屬合同組、合同類型、對方單位、負責人等基本信息。因此合同信息以標準化的形式存在于系統(tǒng)中，為后期合同信息的數(shù)據(jù)共享及有效利用奠定了良好的基礎(chǔ)。2.2.2 合同的履約管理科研項目中的合同管理要求組織專業(yè)化管理，在科研項目具體實施中，由于實際情況或計劃失誤發(fā)生變化，可能使項目考核指標與合同實施偏離，如果沒有采取相應(yīng)措施，會影響科研項目進展。通過對合同監(jiān)督與履約跟蹤，對合同履行情況分析，找出偏差的地方， 以便及時采取措施補救，最終順利的完成合同需求4，從而完成科研項目考核指標。2.2.3 合同的變更管理由于科研項目實施是一個動態(tài)的過程，受客觀因素和項目實

8、施的影響，合同雙方會根據(jù)需要在協(xié)商的基礎(chǔ)上進行相應(yīng)的改動和調(diào)整，因此合同變更管理是一個非常必要的環(huán)節(jié)，合同變更是指修改和變化原合同內(nèi)容，經(jīng)過雙方蓋章方能有效變更。2.3 合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析通過把用友系統(tǒng)和項目管理想結(jié)合，可以直接看到項目中各項經(jīng)費的支出情況，便于一線部門查看該項目預(yù)算額度的開銷及剩余情況。其次可以以各種口徑統(tǒng)計合同數(shù)據(jù)，并及時反饋給一線部門，以便他們工作的開展。3 結(jié)語3.1 加強過程監(jiān)督，實現(xiàn)科研項目全程管理通過對合同的統(tǒng)一要求，使得合同信息以標準化形式存儲，實現(xiàn)了合同管理部門和財務(wù)部門的數(shù)據(jù)共享，使管理呈現(xiàn)動態(tài)化。這樣使得合同編碼唯一，統(tǒng)一了合同編碼與財務(wù)項目編號的一一對應(yīng)，解決了長期以來合同信息與經(jīng)費信息無法實時對應(yīng)的問題，方便了管理部門與一線部門可以實時掌握項目的到款及支出情況，促進了經(jīng)費的合理使用，為經(jīng)費管理提供有效支持，實現(xiàn)項目的全過程管理。3.2 加強數(shù)據(jù)利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)有效統(tǒng)計通過將用友系統(tǒng)應(yīng)用到科研項目管理過程中，可以提供出動態(tài)的、準確的合同信息，使得合同數(shù)據(jù)及時準確，合同管理部門能夠隨時獲取最新數(shù)據(jù)，一線部門可以了解項目進展，大大提高了統(tǒng)計信息的時效性、準確性和共享性，縮短了科研項目計劃統(tǒng)計上報工作的時間，大大提高了效率。【參考文獻】1張龍.中國某公司合同管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)d.山東大學(xué).2劉沐，謝素萍，皮新玲，劉碩.從科研項目管理現(xiàn)狀淺談項目