高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策

1、    高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策    耿歡歡摘 要：高校檔案管理主要記載了高校師生在校期間工作、學(xué)習(xí)、生活及參加各種社會實(shí)踐活動的信息。高校檔案管理的完整性，給學(xué)校師生未來的工作、生活奠定基礎(chǔ)，是國家聘用人才的主要依據(jù)。隨著社會的不斷進(jìn)步，高校檔案的管理要求越來越精細(xì)，故而高校檔案管理是高校不可忽視的工作。關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策隨著國家經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對高校人才的需求不斷增加。而聘用人才不能單單靠一份個人簡歷，要結(jié)合高校的檔案記錄，才能深入的了解應(yīng)聘人員在校期間的工作、學(xué)習(xí)、生活，了解他們的優(yōu)缺點(diǎn)，才能給聘用單位作出正確的人才聘用。由于各種

2、因素的影響，導(dǎo)致高校檔案管理存在許多漏洞，直接影響著高校師生未來的工作及生活。本文針對高校檔案管理現(xiàn)狀及其對策進(jìn)行探討。一、高校檔案管理的必要性每個高校都建立自己的檔案管理，主要記錄了高校師生在校期間的學(xué)習(xí)、工作、經(jīng)歷，記錄了高校師生的優(yōu)缺點(diǎn)，對人才選拔、升遷有著非常重要的意義。每個師生在校期間，參加的各種社會實(shí)踐活動，獲得的各種國家認(rèn)可的獎勵，考取的各種證件，都給他們未來的工作做好準(zhǔn)備，而這些事跡都要靠高校檔案來管理記錄。眾多高校檔案記錄著教職工的每個先進(jìn)教學(xué)及奮斗事跡，為學(xué)校的教學(xué)做榜樣，給其他師生起到模范的作用，促進(jìn)了高校教學(xué)和檔案管理工作的發(fā)展。二、高校檔案管理現(xiàn)狀（一）重視度不夠現(xiàn)今

3、的國家就業(yè)政策呈現(xiàn)多樣化，這給高校師生就業(yè)帶來很多機(jī)遇，對高校檔案的管理則帶來了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。很多高校只是重視學(xué)校的教育教學(xué)管理，忽視了對學(xué)校師生的檔案管理，忽略了高校檔案管理對高校師生升遷、就業(yè)的重要意義。對高校師生在校期間只記錄教學(xué)、學(xué)習(xí)，未對師生的專業(yè)知識進(jìn)行培訓(xùn)、考核，致使大多師生只是死讀書，無法應(yīng)用書本專業(yè)知識。此外，因高校的重視度不夠，致使部分高校師生在離校好長時間后，仍不了解自己檔案存放在何處，更不知道具體去向，影響了高校師生今后參與的招聘、定級、提職及工作調(diào)動等。（二）高校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低許多高校的檔案管理人員都是一些準(zhǔn)備退休或者不宜教學(xué)的老師，他們要么是年齡大，要么是孕婦

4、，要么是特殊照顧人員。這些人員對高校檔案管理的業(yè)務(wù)不熟練，管理方式老化，對先進(jìn)管理方式的學(xué)習(xí)能力差，嚴(yán)重制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。（三）管理制度落后、設(shè)施簡陋一些高校的檔案管理還停留在手寫記錄階段，對高校檔案管理的制度不完善，制度落后，導(dǎo)致高校檔案材料隨意存放，容易丟失。而檔案保存設(shè)施簡陋，檔案室的防火、防潮、防霉、防盜保護(hù)措施不齊全，致使檔案存放時間久后出現(xiàn)記錄模糊、檔案丟失、檔案錯亂等現(xiàn)象，對高校檔案管理工作的開展加大難度。（四）檔案更新不及時隨著高校的不斷發(fā)展，高校的人數(shù)有增無減，加大了高校檔案管理的工作量。隨著新學(xué)期的開始，新生的入學(xué)，畢業(yè)生的離校，教師工作崗位的變化，不管是退休、

5、升遷、工作調(diào)動，都需要在檔案里做好記錄。工作量的增加，使得高校只做好新生檔案的建立，忽略了離校生及教師檔案的更新，未能及時通知畢業(yè)生就業(yè)后檔案的轉(zhuǎn)移，制約了檔案管理工作的發(fā)展。三、高校檔案管理現(xiàn)狀的改進(jìn)對策（一）建立健全的高校檔案管理體制結(jié)合高校檔案管理的工作量，及國家對高校檔案工作的要求，建立健全的符合本校的檔案管理體制，在日常檔案管理工作過程中，不斷完善體制，保證高校檔案的及時性、準(zhǔn)確性，為高校師生今后招聘、評級、調(diào)動做好保障。（二）檔案管理方法的改進(jìn)隨著高校的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理方法無法跟上高校發(fā)展的步伐，而且單單紙質(zhì)的記錄容易造成檔案的丟失。在現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)上，增加電腦檔案的錄

6、入、保存，再打印成紙質(zhì)保存，可以提高檔案的管理水平，又可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳閱檔案，減少檔案管理的工作量。（三）檔案管理人員素質(zhì)的提高隨著高校發(fā)展的需求，檔案管理人員的專業(yè)技能要求越來越嚴(yán)格，熟練程度要越來越高。為了保證高校檔案管理工作的開展，高校要結(jié)合國家對高校檔案管理的要求，對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，增加管理人員對檔案工作的熟練度，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。優(yōu)秀的高校檔案管理人員必須具有較高的素質(zhì)及職業(yè)修養(yǎng)，做到業(yè)務(wù)精通。而且高校的檔案管理人員要求穩(wěn)定，通過積極的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)及檔案專業(yè)理論知識學(xué)習(xí)，提高檔案管理人的綜合素質(zhì)，并運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)及先進(jìn)設(shè)備技術(shù)，提高檔案管理水平，使高校檔案管理

7、自動化。（四）全員參與，及時更新檔案信息高校的檔案信息，可以給高校教學(xué)帶來指導(dǎo)，這就要求高校的全體師生都要參與到高校檔案管理中來。通過全體師生的宣傳，舉辦相關(guān)檔案管理的活動，來提高全體師生對學(xué)校檔案管理工作的認(rèn)知及配合，促使教職工積極將有價值的教學(xué)實(shí)例歸檔到檔案中，對師生參與的社會實(shí)踐活動及時歸檔。完整的高校檔案，可以促進(jìn)高校師生今后的發(fā)展，以及高校的發(fā)展。四、結(jié)語高校檔案管理工作是學(xué)校的一項(xiàng)重要工作，對高校歷史發(fā)展有著巨大的記載意義，給學(xué)校未來的人員起到激勵作用。隨著高校的發(fā)展，檔案管理工作要不斷的科學(xué)化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案充分體現(xiàn)高校師生的價值，促進(jìn)高校教育事業(yè)的發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1羅寶勇.美國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)研究j.蘭臺世界，2010（10）.2霍雄飛.就業(yè)服務(wù)視角