檔案人員上崗培訓(xùn)資料

1、檔案人員上崗培訓(xùn)資料 企業(yè)事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)題型：單選 20 題，多選 10 題，判斷 10 題，簡答 4 題，論述 2 題1、 文件材料的概念： 企業(yè)事業(yè)單位文件材料是企業(yè)事業(yè)單位在各項工作和活動中直接產(chǎn)生和形成的 反映生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)等各方面情況的各種信息記錄材料。上述表述揭示了企業(yè)事業(yè)單位文件材料的本質(zhì)屬性以及企業(yè)事業(yè)單位文件產(chǎn)生形成的特點， 它的含義可以從以下四個方面去理解： （一）文件材料的本質(zhì)屬性是信息記錄材料； （二）文件材料記錄的信息是原生信息；（三）文件材料的信息記錄內(nèi)容廣泛； （四）文件材料的信息記錄方式多樣（包括文字、圖表、聲像、機讀）2、檔案的概念： 企事業(yè)單位檔案

2、是企業(yè)事業(yè)單位現(xiàn)行使用完畢或告地段落的具有保存價值的各種文件材料。它揭示了檔案與文件材料在本質(zhì)上的聯(lián)系及特點和形成規(guī)律。其含義從三個方面去理解： （一）從事物屬性方面揭示了檔案與文件材料之間的本質(zhì)聯(lián)系；（二）從存在條件方面揭示了檔案是具有保存價值的文件材料；（三）從發(fā)展過程方面揭示了檔案是現(xiàn)行使用完畢或告一段落的文件材料。3、 企事業(yè)單位文件材料與檔案的聯(lián)系與區(qū)別（1） 、文件材料與檔案的聯(lián)系具體體現(xiàn)在四個方面：（一）種類多樣（二）專業(yè)性能（三）主體突出（四）價值明顯（2） 、文件材料與檔案的區(qū)別? 企業(yè)事業(yè)單位文件材料與檔案之間的相互區(qū)別主要體現(xiàn)在以下三個方面：p8 （一）更改補充方面（注意

3、：文件材料具有更改漸全性，檔案則具有原始性）（二）制備數(shù)量方面（三）單元組合方面4、文字材料文字材料是以文字為主體，配合數(shù)字，圖表等，用來記錄和表達有關(guān)信息的文件材料。企事業(yè)單位的文字材料主要有三種：（一）綜合管理性文件材料；（二）科技文字材料；（三）其他文字材料二、圖樣材料圖樣材料是指按照有關(guān)制圖標準方法，用專門的線條、符號等繪制的圖形。p11 企業(yè)事業(yè)單位的圖樣材料主要有三種（一）綜合管理性圖樣材料（二）科技圖樣材料1、產(chǎn)品圖樣； 2、施工圖樣； 3、設(shè)備圖樣； 4、其他圖樣5、表式材料：表式材料是以表格的形式，用線條、文字和數(shù)據(jù)編制而成的反映某種事物概況的簡明文件材料。企業(yè)事業(yè)單位表式材

4、料主要為三大類：（一）綜合性表式材料（二）科技表式材料（產(chǎn)品表式材料、基建表式材料、設(shè)備儀器表式材料）（三）其他表式材料（會計、干部職工）6、特種材料特種材料是以感光材料、磁性材料等特殊材料為載體，以攝像、錄音、刻錄等為記錄手段，產(chǎn)生和形成的文件材料。7、文件材料的作用企業(yè)事業(yè)單位文件材料的作用是指文件材料在現(xiàn)行使用階段的作用，也即文件材料傳遞、運轉(zhuǎn)、承辦和使用過程中所發(fā)揮的作用。企業(yè)事業(yè)單位文件材料在現(xiàn)行使用階段的作用也被稱之為企業(yè)事業(yè)單位文件材料的現(xiàn)行作用。? 從總體上來說主要體現(xiàn)在以下四個方面：p14 （一）依據(jù)作用（二）執(zhí)行作用（三）推動作用（四）記實作用8、 檔案的作用 ：? 企業(yè)事

5、業(yè)單位檔案的作用是企業(yè)事業(yè)單位文件材料經(jīng)過歸檔、進入“保存階段”后所發(fā)揮的作用。企業(yè)事業(yè)單位檔案的作用主要有以下三個方面：（一）資源作用（二）憑證作用（三）查考作用9、文件材料的整理：是指依照一定的原則和方法，對現(xiàn)行使用完畢后暫時存儲的零散文件材料進行鑒別、組卷和編目等處理過程。文件材料的積累：是指在企業(yè)事業(yè)單位文件材料現(xiàn)行作用實現(xiàn)以后，人們通過一定的方式，將其適當(dāng)集中并妥善保存的過程。范圍是企事業(yè)單位各項工作中應(yīng)產(chǎn)生和形成的各種文件材料的條目匯總。10、文件材料的歸檔： 企業(yè)事業(yè)單位文件材料的歸檔是指按照歸檔制度的要求，將經(jīng)過整理的企業(yè)事業(yè)單位文件材料移交檔案部門保存的過程。11、收文的閱辦

6、階段有分文、傳閱、擬辦和批辦四個環(huán)節(jié)。收文的承辦階段有承辦、催辦、注辦三個環(huán)節(jié)。12、科技文件材料的運轉(zhuǎn)（一）產(chǎn)品圖樣和工藝文件的運轉(zhuǎn)p62 11 環(huán)節(jié)分為 4個階段1、收進階段（底圖整理和移交驗收）2、配套準備階段（曬制藍圖、加蓋印章、整理發(fā)放登記和歸檔保存） 3、使用階段（現(xiàn)場使用和更改）4、回收階段（舊圖回收和舊圖銷毀）13、基本建設(shè)工程項目施工文件材料的運轉(zhuǎn) 9 環(huán)節(jié)分為 4 個階段1、收發(fā)階段（收進驗收、登記分發(fā)）2、使用階段（調(diào)劑使用、現(xiàn)場收集、變更匯總） 3、整理階段（材料整理和竣工材料編制）4、移交歸檔（材料移交和歸檔保存）14、企業(yè)事業(yè)單位文件材料的整理就是將企業(yè)事業(yè)單位零散

7、的需要進一步系統(tǒng)化的文件材料進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。15、綜合管理文件材料的組卷方法有按問題組卷、按作者組卷、按名稱組卷、按時間組卷和按地區(qū)組卷五種。16、綜合管理性文件材料組成的案卷，一般題名的結(jié)構(gòu)為：“作者內(nèi)容名稱”三段式。17、案卷編目的主要內(nèi)容包括編寫頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、編制案卷封面、編制備考表和編制案卷背脊。18、案卷的裝訂方法 ：三針一線裝訂要求：結(jié)實、美觀大方19、歸檔檢查的主要內(nèi)容：（1） 、檢查歸檔文件材料的質(zhì)量是否符合要求（2） 、檢查歸檔文件材料是否完整齊全（3） 、檢查歸檔文件材料是否經(jīng)過系統(tǒng)整理20、各種文件的歸檔時間p103綜合管理

8、文件材料的歸檔時間一般在第二年的上半年內(nèi)由各部門向交歸檔。科技文件材料的歸檔時間（5 種）1、按項目結(jié)束時間歸檔 2 、按工作階段歸檔 3 、按子項目結(jié)束時間歸檔 4 、按年度歸檔 5 、隨時歸檔會計文件材料的歸檔時間一般在會計年度終了后， 暫由企事業(yè)單位財務(wù)會計部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管。干部職工文件材料的歸檔時間一般應(yīng)在辦理完比后10 天或半個向檔案部門移交歸檔。21、檔案工作的內(nèi)容：檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的檢索、檔案的編研、檔案的利用、檔案的統(tǒng)計22、檔案工作規(guī)章制度的制訂要求1、綜合性 2、系統(tǒng)性 3、適用性23、檔案保管工作的物質(zhì)條件：1、檔案

9、庫房 2、檔案裝具 3、檔案保護設(shè)備 4、包裝材料24、檔案收集工作的概念p142 企業(yè)事業(yè)單位檔案收集工作是指企業(yè)事業(yè)單位檔案部門按照有關(guān)制度的規(guī)定，接受企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)部各部門應(yīng)歸檔的文件材料，各所屬單位應(yīng)移交的檔案和征集散存在社會上的對本單位有用的文獻資料的一項工作。25、收集內(nèi)容： 1、接收各部門移交歸檔的文件材料。2、接收所屬單位的檔案3、接受撤消單位的檔案 4 、征集與單位有關(guān)的零散文件。26、檔案分類類目的設(shè)置中，同位類的設(shè)置應(yīng)采用同一劃分標準。27、案卷號是企業(yè)事業(yè)單位檔案每個保管單位的排列順序號。28、檔號編制必須符合以下三項具體要求：唯一性、合理性、穩(wěn)定性。29、檔號的核心部

10、分是類號（分類號）和案卷號30、檔案統(tǒng)計的基本要求 ：準確性、及時性、科學(xué)性31、檔案鑒定的原則：整體性、全面性、歷史性、發(fā)展性四個方面的原則32、 企業(yè)事業(yè)單位檔案鑒定的基本方法是直接鑒定法，其基本做法是直接審閱企業(yè)事業(yè)單位檔案， 從檔案的內(nèi)容、 形式等方面， 對決定和影響檔案價值的各種因素進行綜合分析和判斷，最終確定檔案的保存價值。p225 33、鑒定工作一般要求：第一、要認真執(zhí)行國家檔案行政管理部門制定的有關(guān)企業(yè)事業(yè)單位檔案鑒定工作的規(guī)定和標準。第二、要有嚴格的組織領(lǐng)導(dǎo)，要組織由企業(yè)事業(yè)單位負責(zé)人、有關(guān)管理人員、技術(shù)人員和檔案人員共同參加的鑒定小組。第三、要嚴格執(zhí)行企業(yè)事業(yè)單位檔案作廢、

11、銷毀的審批手續(xù)，檔案的銷毀要十分慎重。34、企業(yè)事業(yè)單位檔案利用工作的要求有： （簡答）1、明確服務(wù)方向，堅定服務(wù)思想。2、熟悉檔案了解需要。3、研究利用工作的特點和規(guī)律，了解利用效果。4、正確處理利用和保密的關(guān)系 5 、正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系。35、 企業(yè)事業(yè)單位檔案利用信息反饋的途徑和方法：（簡答）1、建立檔案利用情況登記制度；2、開展檔案利用信息反饋交流活動3、疏通聯(lián)系渠道，主動征集用戶利用情況。4、檔案人員在提供檔案利用服務(wù)時直接面詢 5 、建立檔案利用信息反饋檔案36、 企業(yè)事業(yè)單位檔案檢索工具的主要功能有：存儲功能、交流功能、查檢功能。p24437、? 常見的一次加工編研

12、成果發(fā)文匯集、專題匯編、圖樣匯編、文集38、常見的二次加工編研成果大事記、組織沿革、數(shù)據(jù)匯編39、常見的三次加工編研成果手冊、年鑒、（簡答） 41、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作全面質(zhì)量管理的內(nèi)容：1、制訂檔案工作全面質(zhì)量管理的責(zé)任制。 2、形成一整套正確、完整、統(tǒng)一的檔案工作質(zhì)量標準。3、確定檔案工作的定量管理方法。4、建立檔案工作全面質(zhì)量管理的信息交流體系。 5、建設(shè) 6 一支高素質(zhì)、有技術(shù)的檔案工作隊伍。（論述） 42、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的基本原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級治理；維護企業(yè)事來單位檔案的完整與安全；便于企業(yè)事業(yè)單位和社會對檔案的利用。維護企業(yè)事業(yè)單位檔案的完整；有三個 方面的詳細要求；企業(yè)事

13、業(yè)單位檔案的各種門類應(yīng)當(dāng)完整；完整率達100%;每個門類的各 個項目（或課題、年度等）應(yīng)當(dāng)完整；完整率達100%;每個項目（或課題、年度）的所有文件材料應(yīng)當(dāng)完整；完整率要達到100% ?便于企業(yè)事業(yè)單位和社會對企業(yè)事業(yè)單位檔案的利用。檔案工作基本原則的內(nèi)在關(guān)系：第一；統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級治理是企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的組織原則；它決定了企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的詳細組織治理形式?第二維護企業(yè)事業(yè)單位檔案的完整與 安全是企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的基本要求；它體現(xiàn)了企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量要求?第三便于企業(yè)事業(yè)單位和社會對企業(yè)事業(yè)單位檔案的有效利用是企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的根本目的；它突出了企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的服

14、務(wù)性。43、企業(yè)檔案編研的性質(zhì)（論述）1、開發(fā)性檔案編研屬于信息再加工、再創(chuàng)造的一項工作內(nèi)容。編研的開展，可根據(jù)實際需要，使相關(guān)的檔案信息進一步系統(tǒng)化，實現(xiàn)檔案信息由分散和原始的狀態(tài)向集約化狀態(tài)的轉(zhuǎn)移。2、科學(xué)性編研是以信息和信息編輯為主要內(nèi)容的，2 者都有較強的科學(xué)性。1）對企業(yè)檔案信息的研究；2）對所選材料進行編輯加工；“研究”與“編輯”是關(guān)于科學(xué)性統(tǒng)一體的兩個側(cè)面，離開了科學(xué)的研究就談不上科學(xué)的編輯加工；離開了科學(xué)的編輯加工，就無法體現(xiàn)科學(xué)研究的最終成果?？茖W(xué)性貫穿于檔案編研的始終。3、實用性企業(yè)檔案編研不同于公共檔案館的編研工作，后者的主要目的在于公布檔案，而企業(yè)檔案編研一般都是針對企

15、業(yè)的某項具體需要而開展的。因此，企業(yè)檔案編研的任何一個選題，均應(yīng)以現(xiàn)實利用需求為前提。4、條件性開展企業(yè)檔案編研，要受到一系列條件因素的影響和制約。1）必須擁有特定的材料主體，即企業(yè)檔案。2）企業(yè)檔案部門在開展編研的過程中，必須明確自己對企業(yè)檔案信息處置和公布的權(quán)限，嚴格遵守有關(guān)保密、知識產(chǎn)權(quán)、專利權(quán)、技術(shù)市場等的法律、法規(guī)。3）開展檔案編研，要對編研人員的整體素質(zhì)和編研工作技能進行有計劃的培訓(xùn)，提高對檔案信息的識別、加工能力和政策水平。4）必須將這一工作內(nèi)容列入企業(yè)檔案部門的工作計劃。44：企業(yè)檔案編研的意義（論述）1、開展檔案編研，有助于企業(yè)信息流的良性循環(huán)信息流是企業(yè)生命線的重要組成部分，其運轉(zhuǎn)狀況直接影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。2、有助于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的改善和加強編研的開展須依賴于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)和成果。這有助于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的進一步完善。3、有助于促進企業(yè)文化建設(shè)編研不僅在企業(yè)物質(zhì)文明建設(shè)中發(fā)揮重要作用，對精神文明建設(shè)也具有一定意義，主要體現(xiàn)在企業(yè)檔案編研對企業(yè)文化建設(shè)的促進作用上。一方面為企業(yè)文化建設(shè)提供了依據(jù)和生動真實的教材，另一方面其