淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

1、    淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策    鄭晶晶摘要：檔案管理一直以來(lái)都備受關(guān)注，在現(xiàn)如今的信息化時(shí)代，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理可以在很大程度上提高管理員的工作效率與管理質(zhì)量。但從另外一個(gè)方面來(lái)分析，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且工作量較大的工作，雖然現(xiàn)在利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理很方便，但其信息量之大也在管理的過(guò)程中帶來(lái)了很多的問(wèn)題需要我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)和解決。所以，對(duì)實(shí)際的管理工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行剖析，通過(guò)各種途徑找到解決方案來(lái)提高現(xiàn)階段檔案信息化管理的安全性至關(guān)重要。關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問(wèn)題及對(duì)策在進(jìn)入信息化時(shí)代后，我國(guó)的各行各業(yè)在各方面的檔案管理中由之前

2、的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為互聯(lián)網(wǎng)信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理無(wú)紙化。在以大數(shù)據(jù)為支撐背景的情況下，大小企業(yè)的檔案管理逐漸建立起自己的信息化體系，在方便管理、提高工作效率的優(yōu)點(diǎn)下，也存在著許多潛在的問(wèn)題等待我們?nèi)ソ鉀Q，如果我們忽略這些問(wèn)題，那么在今后信息時(shí)代檔案管理的發(fā)展之路上會(huì)很艱難。因此，本文主要從在實(shí)際進(jìn)行檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，進(jìn)而提出相應(yīng)的對(duì)策加以解決。1信息時(shí)代檔案管理面臨的問(wèn)題1.1檔案管理員能力不足在近些年，我國(guó)迅速步入信息化時(shí)代，雖然各行業(yè)在緊跟時(shí)代的發(fā)展，但很多企業(yè)在工作人員培訓(xùn)方面都存在很多相似之處。例如在檔案管理中，雖然企業(yè)已經(jīng)采用信息化管理，但這對(duì)檔案管理員在計(jì)算機(jī)技術(shù)、

3、網(wǎng)絡(luò)安全等方面都是高標(biāo)準(zhǔn)要求。實(shí)際工作中普遍存在的現(xiàn)象是對(duì)管理員培訓(xùn)不到位，一些老員工接受新知識(shí)和新技能的能力降低，這就導(dǎo)致管理員在技術(shù)管理方面能力不足，在檔案管理過(guò)程中碰到問(wèn)題時(shí)無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決，這在一定程度上降低了檔案管理的安全性，不利于信息化檔案管理的發(fā)展。1.2檔案資料收集不全面檔案管理由紙質(zhì)版管理向信息化管理過(guò)渡的過(guò)程中，最常出現(xiàn)的問(wèn)題之一是檔案資料丟失，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案信息重新登記的時(shí)候出現(xiàn)檔案信息不全的問(wèn)題。由于之前的檔案都是進(jìn)行紙質(zhì)版管理，并且檔案在本身信息量大、種類多的情況下，若管理員在檔案收集時(shí)不注意、不細(xì)心，那么在進(jìn)行檔案登記時(shí)很容易會(huì)發(fā)生丟失、遺漏等問(wèn)題。這種問(wèn)題除了自

4、然無(wú)法避免的檔案損壞之外，主要與檔案管理員的工作素養(yǎng)以及工作態(tài)度有很大的關(guān)系，所以，提高管理員的工作熱情與責(zé)任感是十分重要的。1.3檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差一些剛進(jìn)行檔案信息化管理的機(jī)構(gòu)，還沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致對(duì)檔案管理用到的基礎(chǔ)設(shè)施投資少，不重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)不到其該具備的安全性與可靠性，無(wú)法滿足實(shí)際生活中人們對(duì)檔案的需求。尤其在現(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時(shí)代，若做不到檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善，這將會(huì)對(duì)人們的檔案帶來(lái)不容小覷的危害，會(huì)讓一些不法分子乘虛而入。檔案管理建設(shè)的信息化基礎(chǔ)較低，也在一定程度上大大降低了檔案管理的質(zhì)量。2信息時(shí)代應(yīng)對(duì)檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的對(duì)策2.1完善檔案管理

5、體系檔案管理體系對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)十分重要。完善檔案管理體系主要是對(duì)檔案管理員的工作制度以及對(duì)檔案管理規(guī)范化的完善。在對(duì)管理員管理中，第一要加強(qiáng)對(duì)管理員所需技能和知識(shí)的相關(guān)培訓(xùn)，要實(shí)現(xiàn)線上培訓(xùn)，線下實(shí)際操作，這樣才能夠使管理員真正學(xué)會(huì)如何對(duì)信息化檔案進(jìn)行管理，并且才能針對(duì)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探索和解決。第二要對(duì)管理員工作管理制度做出相應(yīng)改變，制定更加具體的措施，例如，可以對(duì)管理員實(shí)施獎(jiǎng)罰來(lái)改善管理員管理檔案的現(xiàn)狀。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)分類，可以方便人們隨時(shí)查詢相關(guān)檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。2.2加強(qiáng)檔案內(nèi)容的管理各類檔案經(jīng)過(guò)紙質(zhì)版管理的階段后步人信息化管理，

6、這在一定程度上大大提高檔案管理的安全性，在此期間，要十分重視檔案內(nèi)容的管理。首先是進(jìn)行各類檔案資料的搜索以便于檔案的登記，這是檔案管理最為重要的階段，只有在進(jìn)行登記時(shí)對(duì)相關(guān)資料收集全面，才能夠在后期的管理中發(fā)揮信息化管理的最大優(yōu)勢(shì)，因此在對(duì)檔案資料進(jìn)行搜索時(shí)應(yīng)該盡最大努力做到不漏記、少記。其次是在登記結(jié)束后對(duì)檔案的管理。管理員需要對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)分類與整理，在更大程度上實(shí)現(xiàn)它的利用價(jià)值，為人們帶來(lái)便利。2.3加大資金投入力度在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，最重要的是對(duì)一切設(shè)備以及人員等各方面的資金投入。第一是在基礎(chǔ)設(shè)施方面，購(gòu)買檔案管理所需的硬件和軟件設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理是基于電腦為硬件基礎(chǔ)和后臺(tái)數(shù)

7、據(jù)庫(kù)為軟件基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)的。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提下，應(yīng)購(gòu)買足夠的電腦供管理員使用，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中使用到的數(shù)據(jù)庫(kù)也應(yīng)該具備足夠大的空間對(duì)檔案信息進(jìn)行存放，數(shù)據(jù)庫(kù)必須要具備較強(qiáng)的兼容性和空間，所以需要耗費(fèi)一定的資金去購(gòu)買較好的數(shù)據(jù)庫(kù)。在另一方面，對(duì)檔案管理員的薪酬分配應(yīng)該做出相應(yīng)的調(diào)整，對(duì)一些管理能力強(qiáng)，工作認(rèn)真的管理員實(shí)施獎(jiǎng)金分發(fā)，這可以在一定程度上調(diào)動(dòng)管理員的工作積極性。最后，在管理員技能培訓(xùn)方面要進(jìn)行投資，通過(guò)相關(guān)培訓(xùn)使管理員具有檔案管理工作應(yīng)該具備的專業(yè)素養(yǎng)以及工作素質(zhì)，使管理員對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)有詳細(xì)的了解與學(xué)習(xí)，能夠?qū)n案信息化管理所用到的設(shè)備熟練操作。在機(jī)械設(shè)備以及管理員培訓(xùn)方面進(jìn)行相應(yīng)的資金投入，在提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高工作效率。3結(jié)束語(yǔ)時(shí)代在進(jìn)步，人們生活的各方面都在緊追時(shí)代的腳步，檔案管理信息化是近些年來(lái)新發(fā)展起來(lái)的管理模式，在以后發(fā)展的道路上面臨的困難還有很多，現(xiàn)在需要做的就是在檔案信息化發(fā)展的前期打好基礎(chǔ)。無(wú)論是在人員管理方面還是在基礎(chǔ)設(shè)備方面，都應(yīng)該考慮到各