淺析醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施

1、2018-02-02 22:25:12 辦公室業(yè)務(wù) 2018 年 1 期馬崇訓(xùn)【摘要】對(duì)于醫(yī)院而言，每一份檔案都可能成為后續(xù)工作的借鑒案例。然而，縱觀當(dāng)下，大部 分醫(yī)院未采取與時(shí)俱進(jìn)措施管理檔案，檔案管理還有較多問題尚待解決，如何優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理， 使之更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，是醫(yī)院亟須解決的問題?！娟P(guān)鍵詞】醫(yī)院：檔案管理；與時(shí)俱進(jìn)在i矢院資源庫(kù)中，檔案是非常珍貴的資源。它不僅包含i矢療病歷，還涉及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財(cái)務(wù) 等各項(xiàng)資料，故其在醫(yī)院管理中具有不可或缺的關(guān)鍵作用。進(jìn)入21世紀(jì)后，醫(yī)院逐步引入了檔案管 理信息化系統(tǒng)，大大提高了檔案管理水平，推動(dòng)各部門更好地通過優(yōu)質(zhì)檔案開展和關(guān)工作。因此

2、，醫(yī) 院有必耍加大力度強(qiáng)化檔案管理，切實(shí)跟進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)療需求，進(jìn)-步健全醫(yī)院的有關(guān)社會(huì)功能。一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題（一）檔案管理制度不夠完善。現(xiàn)階段，我國(guó)大部分醫(yī)院已構(gòu)建自家專屬檔案管理部門，并針 對(duì)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求制定了一些工作規(guī)范，但完善程度明顯偏低。究其原因，主要是醫(yī)院檔案 管理只是形式化的、應(yīng)付檢查的操作。部分醫(yī)院則受限于口身規(guī)模，沒有建立檔案管理部門和相關(guān)制 度。一些小型醫(yī)院雖建立了檔案管理部門，但卻未根據(jù)陜?cè)簩?shí)際建設(shè)檔案管理制度，生搬碩套現(xiàn)象嚴(yán) 重，導(dǎo)致制.度實(shí)用性極差。醫(yī)院未建立健全的管理制度的后果是，檔案資料的完整性減弱，真實(shí)性降 低，連帶i矢院檔案的實(shí)用質(zhì)量

3、下降，致使i矢院檔案管理無法跟進(jìn)時(shí)代要求。（二）醫(yī)院相關(guān)人員責(zé)任心不足，綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院不重視開展檔案管理的表現(xiàn)有：首先， 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員暫未意識(shí)到優(yōu)化完善檔案管理的重要作用,以至于其具體管理工作存在敷衍了 事的情況，如不認(rèn)真填寫檔案資料信息，隨意辦理借出借入手續(xù)，不對(duì)檔案記錄進(jìn)行審批等，導(dǎo)致工 作人員在審核時(shí)頻頻出錯(cuò)，檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，使醫(yī)院各部門、醫(yī)務(wù)員乃至患者無法及時(shí)調(diào)取完 整正確的檔案。搜索相關(guān)原患糾紛的新聞，發(fā)現(xiàn)存在醫(yī)院無法提供患者檔案資料而導(dǎo)致申訴失敗的案 例，這也說明，檔案管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，極有可能損害醫(yī)院的有序發(fā)展。其次，最近兒年，大部分醫(yī)院 越來越重視引進(jìn)信息化系統(tǒng)

4、來輔助檔案管理，但由于有關(guān)工作人員技能索質(zhì)不高，對(duì)信息化系統(tǒng)不了 解，專業(yè)知識(shí)也欠缺，無法及時(shí)適應(yīng)信息化環(huán)境，導(dǎo)致醫(yī)院無法迅速發(fā)揮信息化系統(tǒng)作用改善檔案管 理工作。（三）檔案信息化管理建設(shè)不完善?，F(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)大部分i矢院缺乏與時(shí)俱進(jìn)的精神，究其原因 主要在于i矢院管理層還未潔醒地意識(shí)到應(yīng)用信息化手段進(jìn)行檔案管理的作用，相關(guān)設(shè)施也尚待優(yōu)化。 如軟硬件設(shè)備落后，互聯(lián)網(wǎng)搭建亟待健全，管理人員不能熟練應(yīng)用信息化手段處理問題等。加上醫(yī)院 構(gòu)建的檔案管理體制不夠先進(jìn)，機(jī)制完善度偏低，管理人員年齡偏大r對(duì)信息化操作適應(yīng)力差，導(dǎo)致 檔案管理所需人才欠缺，相關(guān)管理建設(shè)也就無法按照預(yù)期創(chuàng)新發(fā)展。二、促進(jìn)i矢院檔案

5、管理工作與時(shí)倶進(jìn)的對(duì)策（-）轉(zhuǎn)變管理理念，提高檔案意識(shí)。當(dāng)前，檔案管理人員綜合素質(zhì)低，優(yōu)化管理檔案的意識(shí) 不強(qiáng)，管理模式傭化是導(dǎo)致醫(yī)院無法有效提升檔案管理水平的關(guān)鍵原因?；诖?，醫(yī)院應(yīng)該切實(shí)緊跟 新時(shí)期要求做好檔案管理工作。所以，醫(yī)院若要突破現(xiàn)階段的檔案管理難題，必須要加大力度優(yōu)化現(xiàn) 下實(shí)行的檔案管理模式，緊跟時(shí)代提出的新管理理念，不斷增強(qiáng)相關(guān)工作人員的檔案管理總識(shí)，強(qiáng)化 其責(zé)任感與服務(wù)能力。這也要求i矢院要針對(duì)檔案管理構(gòu)建科學(xué)合理的管理程序與制度，確保陜?cè)簷n案 能完整有序地得到分類保存，便丁醫(yī)院各部門、各醫(yī)務(wù)人員能及時(shí)調(diào)閱臨床醫(yī)療、人事、科研成果等 檔案為自身工作服務(wù)，創(chuàng)造新工作成果或增加更

6、多社會(huì)效益，全面提升檔案的利用水平。除此z外， 鑒于信息化技術(shù)日漸普及，檔案管理個(gè)性化要求提高，醫(yī)院應(yīng)要求工作人員積極學(xué)習(xí)新技術(shù)新系統(tǒng)， 與時(shí)俱進(jìn)，使檔案管理逐漸適應(yīng)新時(shí)代需求。（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)。若要推動(dòng)醫(yī)院檔案管理逐步趨向 時(shí)代化，必須要加大力度提髙管理人員的技術(shù)能力。具體來看，首先，要鼓勵(lì)工作人員積極了解、學(xué) 習(xí)并熟悉專業(yè)化的檔案管理知識(shí)，全面掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，用信息化操作提高佚院檔案管理效 率，切實(shí)滿足實(shí)際的檔案管理工作霊求。其次，醫(yī)院應(yīng)在條件允許的情況下對(duì)檔案管理員進(jìn)行專業(yè)知 識(shí)、專業(yè)技能培訓(xùn)，特別是信息化處理技術(shù)以及和對(duì)較先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)

7、，使檔案管理員充分掌 握現(xiàn)代化信息處理技能，有力地提升檔案管理效率和檔案利用率。最后，醫(yī)院有關(guān)管理部門應(yīng)注重宣 傳檔案管理的重要性，增強(qiáng)每位醫(yī)務(wù)人員科學(xué)歸置檔案的憊識(shí)，鼓勵(lì)醫(yī)務(wù)人員從自身做起，門覺主動(dòng) 維護(hù)好檔案，以促進(jìn)i矢院i矢療衛(wèi)生事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。這也有利于增強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任感，不斷規(guī)范檔 案管理流程，優(yōu)化檔案管理規(guī)范，提高檔案整理效率，進(jìn)而使檔案使用者能夠一起參與進(jìn)來，進(jìn)一步 優(yōu)化檔案的完整性，增強(qiáng)檔案的真實(shí)性，切實(shí)發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。（三）實(shí)行醫(yī)院檔案手工管理與信息管理一體化。高科技時(shí)代，信息化管理技術(shù)不斷發(fā)展，并 逐漸與醫(yī)院手工操作的檔案管理匸作融合了起來，轉(zhuǎn)變成了醫(yī)院管理檔案、促進(jìn)

8、檔案管理規(guī)范化的重 要手段。其主要表現(xiàn)有：首先，在信息化管理技術(shù)的支持下，檔案管理人員可實(shí)時(shí)把握不同部門、不 同科室當(dāng)前的檔案管理情況，并借助系統(tǒng)劃分檔案類型，進(jìn)而構(gòu)建起先進(jìn)的檔案管理資源庫(kù)。英次， 信息化系統(tǒng)的引進(jìn)有利于進(jìn)一步健全檔案的電子化建設(shè)，使電子文件得到妥善管理和利用。最后，管 理部門可借助電子系統(tǒng)生成、優(yōu)化調(diào)整、存儲(chǔ)和隨時(shí)調(diào)閱電子檔案，并構(gòu)建規(guī)范化的制度，使紙質(zhì)與 電了檔案得到有效協(xié)調(diào)，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案的手動(dòng)管理能逐步和信息管理實(shí)現(xiàn)一體化，確保醫(yī)院檔案 能為相關(guān)管理工作提供良好的服務(wù)支持。（四）積極開發(fā)檔案資源，提高檔案的利用率。優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的最高目標(biāo)是使醫(yī)院各部門 工作盡可能

9、得到充分的資源支持。這也耍求檔案管理工作人員耍積極增強(qiáng)口身的檔案服務(wù)能力，全方 位提升檔案管理水平，開發(fā)、挖掘、整合、優(yōu)化檔案資源，并積極應(yīng)用管理系統(tǒng)為口身服務(wù)。同時(shí)， 在空余時(shí)間，醫(yī)院應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化館藏建設(shè)，優(yōu)化調(diào)整 檔案類型，使不同部門、不同單位的檔案?jìng)€(gè)性化需求都能得到有效滿足。由此，檔案利用水平、檔案 價(jià)值都將得到有效提升，進(jìn)而促使醫(yī)院的檔案管理逐步趨向跨越式發(fā)展。三、結(jié)語在醫(yī)院管理工作中，檔案管理是不可或缺的環(huán)節(jié)。i般而言，檔案管理的質(zhì)量直接影響了醫(yī)院 的發(fā)展穩(wěn)定狀態(tài)。然而，當(dāng)前，大部分醫(yī)院都未完善門身的檔案管理事項(xiàng)，這需要相關(guān)管理人員增強(qiáng) 檔案管理意識(shí)，明確檔案管理的重要作用，并在實(shí)際工作屮采取多種可行性措施優(yōu)化改進(jìn)檔案管理流 程，加大力度培訓(xùn)檔案管理員的綜合素養(yǎng)，使之盡可能增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。同時(shí)，要積極推進(jìn)檔案管 理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的循環(huán)利用，切實(shí)為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源支持，促進(jìn)醫(yī) 院達(dá)成預(yù)期發(fā)展目標(biāo)?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1譚清平，李豐華.基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究j.世界最新醫(yī)學(xué)信息 文摘，2016, 16 (04) : 182-183.劉惠民.醫(yī)院文