公文寫作常見錯誤

1、公文寫作常見錯誤盡管國務(wù)院、國電公司的公文處理辦法及國家標(biāo)準(zhǔn)公 文格式對公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定在我 們一些電力企業(yè)尤其是基層部門寫作公文還經(jīng)常存在各種各樣的 錯誤。究其原因主要有：對上述規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉也沒有好好 學(xué)習(xí)基本上是個門外漢;對最新的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不了解仍然沿用舊 的、不規(guī)范的寫法;寫作態(tài)度不夠認(rèn)真沒有嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn) 的要求去做;文字表達(dá)能力較差又沒有反復(fù)推敲認(rèn)真修改。明確 了錯誤原因就可以根據(jù)自已的具體情況有的放矢地加以解決避免 寫作錯誤的產(chǎn)生。下面對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介 紹:一、文種不明即從公文的標(biāo)題上看不出屬于哪種公文。例如“關(guān)于接待

2、德 國XXX公司總裁訪問的事”這一標(biāo)題就沒有表明是“函”是 “請示”還是“通知”；而國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法明確規(guī) 定："公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文 種類一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)?！庇秩纭皡R報(bào)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作”這 一標(biāo)題不僅沒有文種連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與 目的或者把它改為公文類的“xxxx（發(fā)文單位）關(guān)于電力標(biāo)準(zhǔn) 化工作的報(bào)告"或者改為事務(wù)類的“xxxx（發(fā)文單位）電力標(biāo) 準(zhǔn)化工作總結(jié)”。二、生造文種一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體拼湊在一起不 倫不類例如“關(guān)于XXX的請示報(bào)告”；另一種情況是把某些事務(wù) 文書或規(guī)章制度類文書當(dāng)作機(jī)關(guān)

3、公文那樣直接行文例如把“計(jì) 劃”、“安排"、“總結(jié)”、“制度"、“細(xì)則”等直接作為公 文印發(fā)。第一種情況容易改正只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個文種把另一 個刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類、規(guī)章 制度類文書要像正式公文那樣行文下行的可以采用“通知”文種 用以下方式行文：（1）規(guī)章制度類文書以“印發(fā)"形式行文。如XX省電力有限 公司關(guān)于印發(fā)XX省電力有限公司公文處理規(guī)則的通知 把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件一起行文。（又國家電力公司公文 處理辦法第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度以'國電內(nèi)規(guī)' 字號印發(fā)由法律事務(wù)部審核編號?！睋?jù)此規(guī)章制度類文書也

4、可以 不用“通知”文種而直接行文但字號及審核編號部門應(yīng)按規(guī)定。）（2）事務(wù)文書以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)"的形式行文（上級、同級 或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”下級單位上報(bào)的則用“批轉(zhuǎn)”）。如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX電業(yè)局1999年工作計(jì)劃的通知將1999年工作 計(jì)劃作為通知的附件行文。如果是上行公文可用“報(bào)告”行文把要報(bào)送的事務(wù)文書、規(guī) 章制度類文書作為附件。三、錯用文種錯用文種的情況更為常見大致有以下幾種：(1) 把“請示"誤為“報(bào)告”。例如關(guān)于XX電廠國有資產(chǎn) 評估立項(xiàng)的報(bào)告其內(nèi)容是申請對現(xiàn)有國有資產(chǎn)進(jìn)行評估立項(xiàng)應(yīng) 使用“請示”卻誤用為“報(bào)告”。(2) 濫用“通知” o即把本該用“決定”、“

5、規(guī)定”、“辦 法”、“通報(bào)"的誤為“通知”。(3) 濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提 出某些請求批準(zhǔn)或辦理的事項(xiàng)時(shí)不用本該使用的平行文種“函” 特地用“請示”這一上行文種認(rèn)為這樣做是尊重對方好辦事。這 種做法破壞了行文規(guī)則必須改正。(4) “批復(fù)"誤用為“通知"或“函”。對下級的“請示"必 須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)但有的公文卻寫成關(guān)于批復(fù) XXXX的通知(或函)應(yīng)改為關(guān)于XXXX的批復(fù)。(5) “函"誤用為“批復(fù)"。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸 屬單位請求審批的有關(guān)事項(xiàng)時(shí)本該用平行文“函”卻寫成關(guān)于 XXX (單位

6、)XXX (事項(xiàng))的批復(fù)。(6) 誤用處分事項(xiàng)公文文種。“決定”和“通報(bào)”均可用于處 分事項(xiàng)。處分“決定”是行政處分的正式文件要裝入被處分人的 檔案；批評性“通報(bào)”主要起教育警醒作用不裝入檔案。批評性“通報(bào)”可以帶附件（即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報(bào)告）處分“決 定”不能帶。處分“決定” 一般讓有關(guān)人員知曉即可；批評性“通 報(bào)”要發(fā)送到下屬各單位甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因 此應(yīng)該根據(jù)處分事項(xiàng)具體情況正確選用以避免誤用文種。四、越級行文國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“一般不得越級請示 和報(bào)告”。因此除了特別緊急的情況上行文都應(yīng)按隸屬關(guān)系向上 一級機(jī)關(guān)（單位）行文逐級上報(bào)。即使因特珠情況必須越級

7、行文也 應(yīng)同時(shí)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)（單位）。但是在有些基層單位所寫 的公文還經(jīng)常出現(xiàn)越級上報(bào)的問題必須堅(jiān)決糾正。五、格式不全公文格式中規(guī)定的各個組成部分有許多是每一份公文都不可 缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中該標(biāo)識的要素沒有 標(biāo)識就是格式不全（如缺少發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo) 題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等）。糾正這類錯誤的唯 一辦法就是認(rèn)真檢查看到底有哪些部分該寫而沒寫然后將殘缺的 部分補(bǔ)寫上去。六、發(fā)文字號混亂發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)（單位）代字、年份、序號。年 份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱用六角括號“ 1 ） ” 括入;序號不編虛位（即1不編為001）

8、不加“第"字。發(fā)文字號混 亂的表現(xiàn)主要有：項(xiàng)目不完整；年份用中文數(shù)碼標(biāo)識或只標(biāo)兩位數(shù) 不用六角括號而用圓括號“（）"、方括號“”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤要根據(jù)具體情況一一改正。七、標(biāo)題不準(zhǔn)確具體表現(xiàn)在：公文標(biāo)題沒有準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容 有時(shí)甚至題不對文；標(biāo)題太長甚至超過了 50字；有的則過簡致使題 意不清;標(biāo)題中隨意使用標(biāo)點(diǎn)符號而實(shí)際上按規(guī)定“公文標(biāo)題中除 法規(guī)、規(guī)章加書名號外一般不用標(biāo)點(diǎn)符號”；長標(biāo)題的排布不合理 不美觀沒有做到回行時(shí)詞意完整排列對稱間距恰當(dāng)。所有這些公 文寫作中常見的標(biāo)題方面錯誤必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。八、主送單位不規(guī)范主送單位

9、應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱左側(cè)頂格標(biāo)起; 若主送單位較多標(biāo)到行末后回行也應(yīng)頂格；各單位名稱中間用頓號 最后一個單位名稱后標(biāo)全角冒號；若涉及多方面機(jī)關(guān)單位同級的按 黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標(biāo)識上的錯誤 主要有：單位名稱不規(guī)范；各單位排列順序混亂；多行排列時(shí)在單 位名稱處斷開而不是書寫至行末才回行；回行不頂格。對這些錯誤 的標(biāo)識方法應(yīng)注意糾正。九、抄送單位不規(guī)范抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同這兩方面 的錯誤與改正方法也同上所述。但標(biāo)識時(shí)應(yīng)左空1字回行時(shí)要與 冒號后的抄送單位（即空4字而非空1字處）對齊各單位間用逗號 隔開最后一個單位后標(biāo)句號。這四點(diǎn)不同于主送單位的標(biāo)識方法 常見的標(biāo)識錯誤也往往在此應(yīng)予改正。此外不少單位的公文仍沿 用過去的“對上用'抄報(bào)'對下用'抄送'”的標(biāo)識法這也是不 規(guī)范的須統(tǒng)一改為“抄送”。十、成文日期不規(guī)范最常見的錯誤有：用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識“0”誤標(biāo)為“0”或“零”年份不用全稱標(biāo)識位置不規(guī)范等等。應(yīng)根據(jù)國家行政機(jī) 關(guān)公文格式（見本書附錄三）的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真改正。十一、序號、數(shù)字、計(jì)量單位不規(guī)范公文中的序號按規(guī)定分四個層次"一"、“（一）”、“1. "、“（1