時間管理及時間自然法則與時間分析

1、n認(rèn)識時間障礙 n認(rèn)識時間的重要性n認(rèn)識時間的本質(zhì)特征n樹立卓越時間管理理念n明確時間管理的五個步驟n確認(rèn)和區(qū)分不同類型的任務(wù)n制定有效的日程表n向卓越的企業(yè)家學(xué)習(xí)n向優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人學(xué)習(xí)n向優(yōu)秀的輔導(dǎo)員學(xué)習(xí)EDWARD W CARTET 是是BROADWAY HALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長，他從1946年年成立成立4間店，到間店，到1968年為止共擁有年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”（財富雙周刊）上談到有關(guān)時間管理的問財富雙周刊）上談到有關(guān)時間管理的問題：題： “對我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，對我們

2、大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時間。對我來說，我就不會將自己就是如何去使用自己的時間。對我來說，我就不會將自己的時間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情的時間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會自己去做。做。”墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托米爾克 1、 我使用的最重要方法是制訂每天工作計劃。現(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。2、首先完成第一號事項，然后再去進(jìn)行第二號事項。過去則不是這樣，我那時往往將重要事項延至有空的時候去做。我沒有認(rèn)識到次要的事項竟

3、占用了我的全部時間。現(xiàn)在我把次要事項都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂。我感到非常滿意，同時，我能夠按時下班而不會心中感到不安。 3、 我認(rèn)為，研討會后出現(xiàn)的一個最重要變化是，我更明確地確定了各項目標(biāo)。過去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對各項目標(biāo)有了明確認(rèn)識，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。 4、對我有極大幫助的另一點是現(xiàn)在就辦的概念。我有意識地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實際上，推銷中心參加研討會的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無章的辦

4、公桌和人為的混亂列為第二號浪費時間因素。 美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖豱美國第二大電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司。他怎么會有時間和客戶溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來擔(dān)任這項工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通？仍然可以掌握到客戶需求。庫拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。因為他有授權(quán)，所以他才有更多的時間。 時間管理其實就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要名人管理時間的秘密 一、時間的本質(zhì)1、時間是最稀缺的資源 “時間是最稀有的資源；管理不了時間，其他的一切也都無從管理了?！? -彼得彼得杜拉克（杜拉克（Peter Pete

5、r DruckerDrucker) )2、時間是慷慨而公平的資源n金錢、勞動力和其他資源在這個世界上是不均等的n金錢對所有管理者是慷慨的和平等的n每個人每星期共擁有168小時，其中56小時在睡眠中度過，21小時在吃飯和休息中度過，剩下的91個小時由個人支配的（每天13小時）3、時間價值啟示n不同能夠的對象時間價值是不同的，時間管理的偏好也有所不同分析一：計算時間價值分析一：計算時間價值年薪年薪每天價值每天價值每小時價值每小時價值每分鐘價值每分鐘價值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.39550

6、00227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.6585000351.243.90.73100000413.251.70.86每天工作每天工作8 8小時，每年小時，每年242242個工作日個工作日價值啟示價值啟示n你的每一天、每一小時、每一分鐘都有你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大的價值很大的價值n錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一分鐘擠出來的分鐘擠出來的n浪費多少時間，就會浪費多少錢浪費多少時間，就會浪費多少錢n規(guī)劃時間，讓有限的時間產(chǎn)生最大的效規(guī)劃時間，讓有限的時間產(chǎn)生最大的效益和收益益和收益4、時間自

7、然法則總結(jié)、時間自然法則總結(jié)P Pa ar rk ki in ns so on ns s L La aw w( (帕帕金金森森原原則則) )時時間間象象一一根根彈彈筋筋：設(shè)設(shè)立立期期限限P Pa ar re et to os s P Pr ri in nc ci ip pl le e( (帕帕雷雷托托原原則則) )80%的的結(jié)結(jié)果果來來源源20%努努力力C Co on nc ce en nt tr ra at ti io on n E En ni ig gm ma as s( (注注意意力力之之謎謎) )注注意意力力需需要要及及時時恢恢復(fù)復(fù)I In nt te er rn na al l E

8、En ne er rg gy y L Le ev ve el ls s(內(nèi)內(nèi)在在能能量量水水平平)有有效效地地利利用用你你的的生生物物鐘鐘E Ef ff fe ec ct ti iv ve e & & E Ef ff fi ic ci ie en nt t( (效效能能與與效效率率) )做做正正確確之之事事，做做好好它它（表三）5、時間浪費分析工作日寫實n參見案例時間浪費分析表（時間浪費分析表（1）浪費原因浪費原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是嚴(yán)重度嚴(yán)重度分分1至至5級，級，5為最嚴(yán)重為最嚴(yán)重任務(wù)目標(biāo)不清信息不足領(lǐng)導(dǎo)決定拖延同事拖延溝通有去無回機(jī)械工作太多需要閱讀的資料太多

9、別人的打斷干擾電話缺乏時間計劃習(xí)慣開會秘書太漂亮人員能力不足授權(quán)不足自我紀(jì)律不夠來訪客人太多培訓(xùn)新員工缺優(yōu)先順序時間浪費分析表（2）浪費原因浪費原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是嚴(yán)重度嚴(yán)重度分分1至至5級，級，5為最嚴(yán)重為最嚴(yán)重“救火”現(xiàn)象臨時會議要找人時找不到垃圾電子郵件檔案管理太差疲勞缺流程照顧辦公室內(nèi)同事關(guān)系缺工作焦點缺管理工具找我?guī)兔Φ娜颂嗳比耸稚眢w不夠好同時有太多目標(biāo)太喜歡說話，話匣子常開個性無法拒絕別人做決定太倉促辦公室士氣太低時間浪費分析表（3）浪費原因浪費原因是否存在是否存在Y是是/N不是不是嚴(yán)重度嚴(yán)重度分分1至至5級，級，5為最嚴(yán)重為最嚴(yán)重常犯錯常犯一樣的錯誤返工太多秘

10、書工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)有責(zé)無權(quán)同事員工個人問題太多大家講關(guān)系，不能就事論事人來瘋，好熱鬧凡事自己來凡事大家來越級匯報聆聽習(xí)慣不夠時間浪費分析n哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？n哪些是內(nèi)在（你）造成的？n哪些外在因素是你可控制的？n哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？6、時間的 管理切入點重要結(jié)論（一） 時間難管，因為它是由個人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動機(jī)一樣，時間運用的主導(dǎo)權(quán)在個人。組織無法把它由個人身上取走，集中再分配。 組織可以通過手段強迫一個人的身體，但無法強迫一個人的時間運用。n 時間是個性化的n 個人時間價值與組織時間價值存在巨大落差時間怎么管？時間的唯一管理杠桿 時間與情緒、注意力、動機(jī)同屬

11、管理“高抗體”，但是，時間有一項其他高抗體所不具備的特性： 時間是可度量的，度量的標(biāo)準(zhǔn)是人類一致的：n每個人都有表；n每個人的一小時都是60分鐘；n每個人的一分鐘都是60秒。重要結(jié)論（二） 時間的唯一管理方式，就是把時間的絕對度量性，與組織的目標(biāo)掛鉤，然后去管理這個掛鉤。n 時間本身是管不住的-無論你高興與否，手表都在走動；n “時間管理”或“管理時間”用語誤導(dǎo)，正確的說法是： 用時間的絕對可度量性作杠桿，管理一切其他的事務(wù)。時間如何與目標(biāo)掛鉤？企業(yè)資源企業(yè)資源金錢人力腦力設(shè)備辦公場地產(chǎn)品企業(yè)部門企業(yè)部門財務(wù) 市場 技術(shù) 產(chǎn)品生產(chǎn) 人力資源 法務(wù) 行政企業(yè)目標(biāo)企業(yè)目標(biāo)盈利成長市場占有率二、二、

12、認(rèn)識時間障礙認(rèn)識時間障礙時間殺手的分類時間殺手的分類有形有形 ( ( 自覺的自覺的) ) 接聽 電話接聽 電話 打電 話打電 話 會議會議 打擾打擾 官僚 作風(fēng)官僚 作風(fēng) 溝通 不足溝通 不足 辦公 室政 治辦公 室政 治 資源 不足資源 不足 閱讀 文件 及郵 件閱讀 文件 及郵 件 交通 堵塞交通 堵塞時間殺手的分類時間殺手的分類您的問題是什么？您的問題是什么？1.2.3.4.5.三、有效的時間管理步驟n價值觀是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時間安排的最基本的因素。n我們有不同的價值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個性的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行時間管理的基礎(chǔ)。n工作？家庭？友誼？愛情？健康？n價值觀決定目標(biāo)排序 目

13、標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈! !為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？成功就等于目標(biāo)，成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。其他的一切都是這句話的注解。美國潛能大師伯恩美國潛能大師伯恩崔西語崔西語為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？哈佛大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長期的目標(biāo)為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長期的目標(biāo) 為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？社會的最底層，抱怨整個世界社

14、會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士長期目標(biāo)長期目標(biāo): :n個人目標(biāo)- 是否有關(guān)于健康, 休閑和營養(yǎng)等的目標(biāo)?n事業(yè)目標(biāo)短期目標(biāo)短期目標(biāo)項目計劃( 例如推行 新系統(tǒng))日常運作計劃 ( 編寫每月生產(chǎn)報告)每周的行事安排每日的需要完成的工作nMBOMBO法法n“ “ 剝洋蔥法剝洋蔥法”n“多叉樹法多叉樹法”分分 解解 目目 標(biāo)標(biāo)nS Specific -pecific - 明確的明確的nM Measurableeasurable - 可以量度的可以量度的nA Achievablechievable - 可以達(dá)成的可以達(dá)成的nR Realisticealistic

15、- 實際可行的實際可行的nT Time Boundime Bound - 有時間性的有時間性的計劃目標(biāo)計劃目標(biāo)n命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如如 果果 沒沒 有有 目目 標(biāo)標(biāo)時間管理樹形圖時間管理樹形圖核心價值核心價值目標(biāo)設(shè)置目標(biāo)設(shè)置次要任務(wù)次要任務(wù)主要任務(wù)主要任務(wù)區(qū)分優(yōu)先工作區(qū)分優(yōu)先工作重要又緊急 危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的計劃重要但不緊急 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā) 新機(jī)會 規(guī)劃，休閑不重要但緊急 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的問題 受歡迎的活動不重要又不緊急 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動n花時間最

16、多的事情？n第四象限的雜亂瑣事沒有壓力n第三象限的日常事務(wù)會響的轱轆有油喝n高效時間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握時間的主動權(quán)，保持生活的平衡，減少未來可能出現(xiàn)的危機(jī)發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù)n發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項任務(wù)，你現(xiàn)在的情況將得到改善。如：學(xué)生干部培訓(xùn)、樓的文化建設(shè)n維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可以維持你現(xiàn)在的情況。例如，每個月向?qū)W工部門上報困難學(xué)生情況、繳水電費和辦公費用n發(fā)展任務(wù)通常由你的目標(biāo)衍生而來n可以作為一項挑戰(zhàn)n需要多加考慮最重要的是我們必須常常把最重要的事列最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要為最重要The main thing is to

17、keep the main The main thing is to keep the main thing the main thing at all timesthing the main thing at all times- 哲學(xué)家 施格蘭你是怎樣你是怎樣安排任務(wù)及安排任務(wù)及編排時間計劃？編排時間計劃？一、年度計劃甘特圖二、周計劃執(zhí)行事項清單 史蒂芬 柯維博士“與時間有約”TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單執(zhí)行事項清單本周目標(biāo)本周任務(wù)次序星期一_月_日星期二_月_日星期三_月_日星期四_月_日星期五_月_日星期六_月_日1. 今天任務(wù)次序今天任務(wù)次序2. 3. 4. 5. 6. 7

18、. 約會/承諾8. 8888889. 99999910. 10101010101011. 11111111111112. 12121212121213. 11111114. 22222215. 33333316. 44444417. 55555518. 666666TO DO LIST - TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單執(zhí)行事項清單四、四、怎樣怎樣可以增加可以增加你的生產(chǎn)力你的生產(chǎn)力? ? 1. 1. 你的辦公桌你的辦公桌n你的工作環(huán)境是怎么樣? n有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作環(huán)境改善工作環(huán)境n將所有可以吸引你視線的東西全挪開n將你每天必須用的文具放在

19、上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)n將你要用的器材放在容易找到的地方n把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方n將一些你知道不會作出反應(yīng)的信件拋棄n 利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境改善工作環(huán)境2. 2. 歸檔歸檔n所有的文件和書信應(yīng)只分成三類: 馬上處理只作參考?xì)w檔歸檔系統(tǒng)歸檔系統(tǒng)n一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOWn 一些你需要這個星期完成的工作 - FILEn 一些你需要歸檔的文件 - FILEn 有空才閱讀的書本 - READn 需要傳閱的文件 - PASS ONn 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS3. 3. 如何處理電

20、話如何處理電話/ / 電郵電郵n如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴(yán)重性, 以確保對方回電n打電話之前, 要把事情重點寫下來n 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細(xì)解釋的時間n備有有關(guān)文件n 自設(shè)時限4. 4. 處理會議處理會議n每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: n 我是否一定要出席這個會議n 會議之前應(yīng)派發(fā)議程n 說明開會的目的n 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題n 最好設(shè)定一個時限, 以方便各人安排工作5. 5. 授權(quán)授權(quán)授權(quán)的定義和原因n委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經(jīng)理的責(zé)

21、任以及決策權(quán)利有關(guān)n 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時間的有力武器n 委派授權(quán)可以增強一個經(jīng)理的聰明才智 授授 權(quán)權(quán) 應(yīng)應(yīng) 有有 的的 心心 態(tài)態(tài) ? ?n 把工作授權(quán)給下級, 應(yīng)該存在一個給下屬發(fā)展的機(jī)會n 它不是用來懲罰下級n 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情授權(quán)的形態(tài)授權(quán)的形態(tài)n主要可以分成兩種形態(tài)： 委派授權(quán)技巧委派授權(quán)技巧n解釋所分配工作的重要性n訂出需要的結(jié)果n詢問下屬的意見及疑問應(yīng)守的規(guī)則應(yīng)守的規(guī)則n訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定n達(dá)到完成工作限期的共識n訂出跟進(jìn)時間表n肯定成就, 提高士氣如何介定哪些工作委派如何介定哪些工作委派? ?你必須自己做你應(yīng)該做,但有些人可以幫助你你可以做,但如果其他人有機(jī)會也可以做其他人應(yīng)該做,但情況緊急時你可以幫他其他人必須做委派授權(quán)技巧委派授權(quán)技巧n解釋所分配工作的重要性n訂出需要的結(jié)果n訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定n達(dá)到完成工作限期的共識n詢問下屬的意見及疑問n訂出跟進(jìn)時間表n肯定成就, 提高士氣6. 6. 要懂得說