視頻會議系統(tǒng)管理辦法

1、附件:中交XXXC程局有限公司視頻會議系統(tǒng)管理辦法第一條 為規(guī)范中交XXXC程局有限公司（以下簡稱公司）視頻會議系 統(tǒng)的管理，保證公司視頻會議系統(tǒng)的正常運行，特制定本辦法。本辦法適用于公司總部及公司所屬各單位使用公司視頻會議系統(tǒng)的管理。第二條公司視頻會議系統(tǒng)是指公司總部公司所屬各單位工程項目部（專業(yè)分公司）之間互聯(lián)互通的視頻即時通訊平臺。第三條視頻會議采取兩種方式（一）租用外部視頻會議系統(tǒng)服務器；（二）使用自建視頻會議系統(tǒng)服務器。第四條 公司以租用外部視頻會議系統(tǒng)服務器為主，使用自建視頻會議系統(tǒng)服務器為輔。第五條使用會議系統(tǒng)的單位包括公司總部（部門） 、 公司所屬各單位。第六條視頻會議是提高工

2、作效率，適應節(jié)約、便利辦公的有效方式，各單位應積極利用視頻會議系統(tǒng)召開會議、組織講座和培訓等，充分發(fā)揮其效能。第七條 公司辦公室是公司視頻會議系統(tǒng)的管理部門，公司企業(yè)發(fā)展部信息中心為公司視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門。公司所屬各單位應明確視頻會議系統(tǒng)的具體管理部門及其職責，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員。各單位的每個部門都必須要有2名以上的人員（以下稱視頻會議系統(tǒng)協(xié)助員）能夠熟練使用視頻會議系統(tǒng)，并能夠進行簡單的故障排除。第八條視頻會議的日常操作及保養(yǎng)按照視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范（ 附件1） 的要求進行。第九條會議發(fā)起單位申請使用公司總部視頻會議系統(tǒng)須經(jīng)公司辦公室批準，按以下程序辦理。（一）會議發(fā)起單位（

3、部門）提前2 個以上工作日在協(xié)同辦公平臺的會議管理申請會議室。視頻會議的聯(lián)調(diào)工作，主要涉及音頻、視頻和幻燈片準備等，由召開會議的單位（部門）負責，信息化管理部門提供必要的協(xié)助；（二）除了總部發(fā)起的會議外，各單位使用公司自建視頻會議系統(tǒng)，應提前申請，以免沖突；（三）緊急情況下，會議發(fā)起單位可先將視頻會議有關(guān)信息告知公司辦公室和信息中心，并在會后補辦相關(guān)手續(xù)。第十條 會議期間故障處理（一）如分會場視頻會議終端出現(xiàn)故障，分會場系統(tǒng)管理員應盡快予以排除，并避免影響會議的正常進行。系統(tǒng)管理員應詳細記錄故障處理情況；（二）如租用的視頻會議系統(tǒng)出現(xiàn)故障，主會場系統(tǒng)管理員應及時通知各分會場系統(tǒng)管理員改用公司自

4、建視頻會議系統(tǒng)。第十一條會議發(fā)起單位召開視頻會議前，必須在協(xié)同平臺的會議管理中發(fā)出視頻會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、聯(lián)調(diào)時間、會議議程和會議要求等內(nèi)容，并提前告知信息化管理部門。第十二條會議發(fā)起單位如有電子匯報材料演示，必須在會議前做優(yōu)化處理，并使用視頻會議系統(tǒng)進行測試；在會議開始前十分鐘自行將材料上載到視頻服務器，以防視頻會議系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定現(xiàn)象，影響會議正常進行。電子匯報材料內(nèi)容要求格式簡潔，禁止使用與會議無關(guān)的圖片、視頻和語音資料，詳見視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范（附件 1） 。第十三條會前準備（一）主會場系統(tǒng)管理員應在各分會場開始準備前檢查和調(diào)整會議室燈光、音響狀態(tài)，進入值機狀態(tài)；（二

5、）視頻會議開始前，會議主辦及承辦單位必須派人到主會場做好會務安排和協(xié)調(diào)工作，并全程參與聯(lián)調(diào)工作；（三）各參會單位在接到會議通知后，應根據(jù)會議通知中的聯(lián)調(diào)時間安排及有關(guān)要求，準時參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時，各分會場系統(tǒng)協(xié)助員應逐項檢查系統(tǒng)狀況是否符合會議要求。調(diào)試正常后不得改變視頻會議系統(tǒng)終端狀態(tài)；（四）會議開始前一小時，各分會場的視頻會議系統(tǒng)協(xié)助員應到達工作崗位開始值機。主會場系統(tǒng)協(xié)助員出示視頻會議現(xiàn)場導播表（附件2） ，并進行會議試運行。若會前 10分鐘仍無法正常參加會議的分會場不得在公共會議室調(diào)試，須改用公司“自建視頻會議系統(tǒng)服務器”為各單位設置的虛擬會議室自行調(diào)試；（五）如召開緊急會議，各參會單位

6、系統(tǒng)管理員應在接到通知后立即到達主（分）會場現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進入正常運行狀態(tài)，并應在聯(lián)調(diào)后立即開始值機。第十四條會議期間（一）各參會單位應在會場的明顯位置設置本單位的名稱標牌，重要會議還應在會場懸掛會標；（二）各單位應確保會議期間會議室的燈光、音響狀況良好；（三）系統(tǒng)管理員應堅守崗位，確保電話聯(lián)絡暢通，隨叫隨應；（四）視頻會議系統(tǒng)協(xié)助員應根據(jù)會議需要，及時切換會場畫面，隨時關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應有的畫面；（五）不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息；（六）除視頻會議操作人員之外，無關(guān)人員一律不得進入設備操作區(qū),不得操作與視頻會議有關(guān)的設備；（七）各分會場不發(fā)言時，應

7、將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；（八）參會人員應避免隨意走動。第十五條會議結(jié)束后，待主會場退出視頻會議系統(tǒng)后，各分會場方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員應及時填寫視頻會議效果記錄表（附件3） ，并報公司企業(yè)發(fā)展部信息中心。第十六條會議的文檔、錄音、 錄像資料應根據(jù)有關(guān)檔案要求妥善保存和處理，未經(jīng)會議、培訓主辦部門領(lǐng)導批準，不得對外公布有關(guān)信息。第十七條各單位系統(tǒng)管理員應定期對其視頻會議系統(tǒng)進行自檢，保證其正常穩(wěn)定運行，同時做好對系統(tǒng)協(xié)助員的培訓和服務工作。第十八條公司總部系統(tǒng)管理員應對自建視頻會議服務器定期升級修補系統(tǒng)漏洞，定期查殺病毒，保證服務器正常運行第十九條 各單位應明確視頻會議系統(tǒng)管理員，同時在視頻

8、會議室設置 值班電話。視頻會議系統(tǒng)管理部門的領(lǐng)導和系統(tǒng)管理員的姓名及聯(lián)系方式 （包括辦公電話、移動電話、電子郵箱及視頻會議室電話）如發(fā)生變更， 應及時通知上級信息化主管部門。第二十條 本辦法由公司企業(yè)發(fā)展部負責解釋，各單位應結(jié)合實際，參 照本辦法制定本單位視頻會議管理辦法。第二H一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。1：中交XXXC程局有限公司視頻會議系統(tǒng)操作規(guī)范1、 準備工作（一）會前24小時檢查網(wǎng)絡，保持內(nèi)、 外網(wǎng)絡穩(wěn)定暢通。根據(jù)深圳視高視頻會議系統(tǒng)的要求，視頻終端對本地區(qū)網(wǎng)絡服務商機房ping 值不得大于10ms連續(xù)ping值20次不得中斷。每100用戶10洞絡帶寬tcp總數(shù)不得大于1000,

9、udp總數(shù)不得大于3000每用戶tcp數(shù)不得大于15, udp數(shù)不得大于5。不能達到上述要求的建議使用視頻會議專用網(wǎng)絡，專網(wǎng)專用，分會場至少2Mt寬，主會場至少4M帶寬。（二）會前24小時內(nèi)必須升級殺毒軟件，并全盤殺毒；修復系統(tǒng)漏洞，清除所有惡評插件及其它無用插件，清理系統(tǒng)垃圾，清理使用痕跡。禁用殺毒軟件、視頻會議系統(tǒng)和輸入法以外的所有開機啟動項。（要求必須安裝正版殺毒軟件）；（三）各單位在召開視頻會議前1 天，自行進入指定“虛擬會議室”（下簡稱會議室）進行測試；會前 30分鐘， 各分會場需進入指定會議室進行會前的聯(lián)調(diào)測試；（四）視頻會議系統(tǒng)調(diào)試完畢后，要求保持設置；（五）幻燈片制作要求統(tǒng)一格

10、式，可參考使用基本模版；內(nèi)容精練，段落清晰，小標題能反映主題，能明示重點；有效運用現(xiàn)代化數(shù)理統(tǒng)計工具，充分用數(shù)據(jù)、圖表等反映管理工作、項目實施的過程、問題及結(jié)果；插入的圖片要與主題內(nèi)容相符，禁止設置動畫效果；幻燈片電子文檔控制在 1 兆以內(nèi)。2、 主會場管理（一）主屏幕顯示幻燈片、主持人和無幻燈資料的公司總部發(fā)言人；（二）次屏幕顯示公司所屬各單位分會場及所屬各單位發(fā)言人；（三）會議采用“集中管理模式”，以便有效地控制會議的進程；（四）會議由主會場主持人根據(jù)會議議程提示會議協(xié)助員進行控制操作；（五）會議室管理員可對分會場指定發(fā)言人發(fā)言（設置主席）和取消發(fā)言（取消主席）；（六）視頻區(qū)設定顯示9 分

11、頻圖像或16 分頻圖像，不要同時顯示25分頻及以上圖像。3、 分會場管理（一）與會人員集中前排就座，領(lǐng)導班子成員集中于中間位置，攝像效果盡可能覆蓋整體會場，并隨著會議議程突出中心位置或發(fā)言人；（二）會場應安裝兩個攝像頭，設置兩個視頻終端，分別顯示幻燈片和發(fā)言人；（三）會議期間禁止隨意關(guān)閉和移動攝像頭；（四）為了保證主會場和發(fā)言分會場的音頻、視頻質(zhì)量，減輕視頻會議服務器和網(wǎng)絡的負荷，要求只保留主會場和發(fā)言分會場的視頻圖像（本地圖像已在窗口左下方顯示），關(guān)閉其他旁聽分會場視頻圖像；（五）發(fā)言方分會場主持人應根據(jù)本方發(fā)言人的方位提示操作人員調(diào)整攝像頭方向，以便其他會場觀看;（六）發(fā)言完畢，發(fā)言分會場

12、應通知主會場主持人，以便控制會議進程；（七）旁聽會議的分會場操作人員根據(jù)發(fā)言方的變更，即時關(guān)閉發(fā)言 完畢的分會場視頻圖像，并切換顯示即將發(fā)言分會場的視頻圖像；（八）各分會場在經(jīng)過主會場同意的前提下，可以“錄制會議”，未經(jīng)同意不得錄制會議。四、會議期間管理（一）各分會場系統(tǒng)管理員應堅守崗位，確保電話聯(lián)絡通暢，隨叫隨應；（二）各分會場應在會場的明顯位置設置本單位的名稱標牌，主要領(lǐng) 導要設置桌簽；重要會議還應在會場懸掛會標；（三）在會議進行過程中，為避免相互影響，禁止分會場顯示與當前發(fā)言無關(guān)的其他旁聽會場視頻圖像；（四）發(fā)言人在發(fā)言時，應保持身體、話筒和語音的穩(wěn)定，不發(fā)言時, 應將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)；

13、（五）”文字交流區(qū)”不得發(fā)布與會議無關(guān)的信息；（六）不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息，避免使用遠端攝像頭 控制；（七）各會場應避免人員的頻繁走動，參會人員應正對攝像頭，保持 坐姿端正，關(guān)閉手機或置于震動狀態(tài)。五、日常保養(yǎng)（一）嚴禁帶電插拔任何連接線、帶電清潔和維護設備；（二）嚴禁用手轉(zhuǎn)動攝像頭，嚴禁震動和擠壓設備，特別是攝像頭；（三）設備應放置在固定位置，盡量避免移動和插拔連接線；（四）嚴禁隨意更改設備的系統(tǒng)設置；（五）攝像頭使用完畢應注意防塵；（六）設備電源應有接地端；（七）視頻終端、攝像頭、主機、話筒、分頻器等要專用，并由專人 管理。（八）注意更換無線話筒、遙控器電池，長期不用則應取出電池。附件4:中交XXX工程局有限公司視頻會議現(xiàn)場導播表階段時間會議流程