會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)第4章總賬

1、第4章 總賬管理系統(tǒng)4.1 總賬管理系統(tǒng)概述4.2 總賬管理系統(tǒng)初始化4.3 總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理4.4 賬簿查詢4.5 總賬管理系統(tǒng)期末處理總賬管理系統(tǒng)概述o地位n會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)o功能n總賬初始化總賬初始化n憑證管理憑證管理n出納管理出納管理n賬簿管理賬簿管理n輔助核算管理輔助核算管理n月末處理月末處理總賬管理系統(tǒng)概述o總賬管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系薪資管理薪資管理固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)資金管理資金管理應(yīng)收應(yīng)付應(yīng)收應(yīng)付記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證總總 賬賬存貨核算存貨核算成本管理成本管理記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證其他

2、費(fèi)用其他費(fèi)用 賬證賬證余額表余額表決策支持決策支持會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表財(cái)務(wù)分析財(cái)務(wù)分析總賬管理系統(tǒng)概述o總賬管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程總賬日常業(yè)務(wù)處理總賬日常業(yè)務(wù)處理框中所包含的框中所包含的項(xiàng)目已經(jīng)在企項(xiàng)目已經(jīng)在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)中業(yè)應(yīng)用平臺(tái)中設(shè)置完成設(shè)置完成總賬管理系統(tǒng)概述o總賬管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程總賬期末處理總賬期末處理總賬初始化總賬初始化總賬管理系統(tǒng)概述o總賬管理系統(tǒng)的應(yīng)用流程開始下月業(yè)務(wù)開始下月業(yè)務(wù)總賬日常業(yè)務(wù)處理總賬日常業(yè)務(wù)處理總賬管理系統(tǒng)初始化o選項(xiàng)設(shè)置n必要性o為了最大范圍地滿足不同企業(yè)用戶的信息化應(yīng)用需求，總賬作為通用商品化軟件的核心子系統(tǒng)，是通過內(nèi)置大量的選項(xiàng)參數(shù)提供面向不同企業(yè)應(yīng)用的解決方案。

3、企業(yè)可以根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行選擇，以確定符合個(gè)性特點(diǎn)的應(yīng)用模式。 o軟件越通用，意味著系統(tǒng)內(nèi)置的參數(shù)越多，系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置決定了企業(yè)的應(yīng)用模式和應(yīng)用流程。 n參數(shù)分類o憑證、賬簿、憑證打印、預(yù)算控制、權(quán)限、會(huì)計(jì)日歷、其他總賬管理系統(tǒng)初始化o選項(xiàng)設(shè)置-憑證總賬管理系統(tǒng)初始化o選項(xiàng)設(shè)置-憑證n制單控制o制單序時(shí)控制：n該類憑證最后一張憑證日期=憑證日期=系統(tǒng)日期o支票控制n兩個(gè)前提：使用銀行科目制單；選用的結(jié)算方式設(shè)置了票據(jù)管理n達(dá)成目的：對(duì)錄入的支票號(hào)提供登記或報(bào)銷的功能o赤字控制n控制對(duì)象：資金及往來科目或全部科目n達(dá)成目的：填制憑證時(shí)，相關(guān)科目的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時(shí)，系統(tǒng)給予提示o可以使用應(yīng)收

4、受控科目n即在總賬中也可以使用設(shè)置了客戶往來的科目制單總賬管理系統(tǒng)初始化o選項(xiàng)設(shè)置-憑證n憑證控制o現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項(xiàng)目n填制憑證時(shí)使用了“在指定科目中被指定為現(xiàn)金流量的科目”系統(tǒng)要求指定現(xiàn)金流量項(xiàng)目及金額o自動(dòng)填補(bǔ)憑證斷號(hào)n新增憑證時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)查找本月的第一個(gè)斷號(hào)作為該憑證的憑證號(hào)o憑證錄入時(shí)結(jié)算方式及票據(jù)號(hào)必錄n在填制憑證時(shí)如果使用了銀行科目，則必須錄入結(jié)算方式及票據(jù)號(hào)。 總賬管理系統(tǒng)初始化o選項(xiàng)設(shè)置-憑證打印n合并憑證顯示、打印o選擇此項(xiàng)，在填制憑證、查詢憑證、出納簽字和憑證審核時(shí)，憑證按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并顯示，在明細(xì)賬顯示界面提供是否“合

5、并顯示”的選項(xiàng)。憑證錄入時(shí)結(jié)算方式及票據(jù)號(hào)必錄n打印憑證頁腳姓名o決定在打印憑證時(shí)，是否自動(dòng)打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名?？傎~管理系統(tǒng)初始化o選項(xiàng)設(shè)置-權(quán)限n制單權(quán)限控制到科目o單位有多個(gè)制單人，張三負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷，限制張三可以使用的科目為費(fèi)用類科目和現(xiàn)金科目n制單權(quán)限控制到憑證類別 o限制某個(gè)操作員只能填制某個(gè)類別的憑證n操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制 o系統(tǒng)可以對(duì)不同級(jí)別的人員進(jìn)行制單金額大小的控制，例如財(cái)務(wù)主管可以對(duì)10萬元以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)制單，一般財(cái)務(wù)人員只能對(duì)5萬元以下的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)制單，這樣可以減少由于不必要的責(zé)任事故帶來的經(jīng)濟(jì)損失。總賬管理系統(tǒng)初始化o選項(xiàng)設(shè)置-權(quán)限n憑證審核控制到操作

6、員 o如果需要指定某具有憑證審核權(quán)限的操作員只能審核某些制單人填制的憑證，則應(yīng)選擇該選項(xiàng)。n出納憑證必須經(jīng)由出納簽字 o出納憑證是指憑證上包含現(xiàn)金或銀行科目的憑證。涉及現(xiàn)金收付的業(yè)務(wù)是企業(yè)需要重點(diǎn)關(guān)注的業(yè)務(wù)，如果選擇該項(xiàng)，憑證處理流程為：填制憑證-出納簽字-審核憑證-記賬。n憑證必須經(jīng)由主管會(huì)計(jì)簽字 o如果企業(yè)中規(guī)定所有憑證都必須由主管會(huì)計(jì)簽字才能作為記賬依據(jù)，則應(yīng)選中該項(xiàng)。n允許修改、作廢他人填制的憑證 o如果制單人填制的憑證有誤，該選項(xiàng)決定其他人員如審核人員發(fā)現(xiàn)憑證有誤時(shí)是否允許修改或作廢。 總賬管理系統(tǒng)初始化o準(zhǔn)備期初數(shù)據(jù)n為什么？o很多企業(yè)多年一直采用手工核算方式，采用計(jì)算機(jī)信息管理后

7、，為了保證手工業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的銜接，繼承歷史數(shù)據(jù)，保證業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性，要將截止到目前為止手工核算的余額過入到計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中作為期初數(shù)據(jù)，才能保持業(yè)務(wù)的完整性?？傎~管理系統(tǒng)初始化o總賬期初余額準(zhǔn)備n準(zhǔn)備總賬各科目的期初數(shù)據(jù)o年初建賬n準(zhǔn)備各賬戶上年年末的余額作為新一年的期初余額。如某企業(yè)選擇2007年1月啟用總賬系統(tǒng)，則只需要整理該企業(yè)2006年12月末各賬戶的期末余額作為2007年1月初的期初余額，因?yàn)楸灸隂]有累計(jì)數(shù)據(jù)發(fā)生，因此月初余額同時(shí)也是2007年年初余額。o年中建賬n準(zhǔn)備各賬戶啟用會(huì)計(jì)期間上一期的期末余額作為啟用期的期初余額，而且還要整理自本年度開始截止至啟用期的各賬戶累計(jì)發(fā)

8、生數(shù)據(jù)。例如，某企業(yè)2006年8月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2006年7月末各科目的期末余額及1-7月的累計(jì)發(fā)生額整理出來，作為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額?？傎~管理系統(tǒng)初始化o總賬期初余額準(zhǔn)備n準(zhǔn)備輔助賬各科目的期初數(shù)據(jù)o如果科目設(shè)置了某種輔助核算，那么還需要準(zhǔn)備輔助項(xiàng)目的期初余額。n如何準(zhǔn)備？o應(yīng)收賬款按客戶整理o應(yīng)付賬款按供應(yīng)商整理o個(gè)人往來按職員整理總賬管理系統(tǒng)初始化o總賬期初余額錄入n末級(jí)科目的余額可以直接輸入。n非末級(jí)科目的余額數(shù)據(jù)由系統(tǒng)根據(jù)末級(jí)科目數(shù)據(jù)逐級(jí)向上匯總而得。n科目有數(shù)量外幣核算時(shí)，在輸入完本位幣金額后，還要輸入相應(yīng)的數(shù)量和外幣信

9、息。n科目有輔助核算時(shí)，不能直接輸入該賬戶的期初余額，而是必須輸入輔助賬的期初余額。輔助賬余額輸入完畢后，自動(dòng)帶回總賬。累計(jì)發(fā)生額可以直接輸入?？傎~管理系統(tǒng)初始化o總賬與輔助賬的關(guān)系科目名稱科目名稱方向方向幣別幣別/計(jì)量計(jì)量年初余額年初余額1-啟用月累計(jì)啟用月累計(jì)借方發(fā)生額借方發(fā)生額1-啟用月累計(jì)啟用月累計(jì)貸方發(fā)生額貸方發(fā)生額期初余額期初余額現(xiàn)金現(xiàn)金(1001) 借借7,256,157.39 7,254,000.00 14,195.89 應(yīng)收賬款應(yīng)收賬款(1131) 借借 60,000.00 20,000.00 157,600.00 日日 期期憑證號(hào)憑證號(hào)客客 戶戶摘摘 要要方向方向金額金額業(yè)

10、務(wù)員業(yè)務(wù)員票票 號(hào)號(hào)票據(jù)日期票據(jù)日期2006-06-25華 宏 公華 宏 公司司期 初 數(shù)期 初 數(shù)據(jù)據(jù)借借99600孫健孫健2006-07-10昌新貿(mào)昌新貿(mào)易公司易公司期 初 數(shù)期 初 數(shù)據(jù)據(jù)借借 58000孫健孫健總賬管理系統(tǒng)初始化o期初試算平衡n期初數(shù)據(jù)輸入完畢后應(yīng)進(jìn)行試算平衡。如果期初余額試算不平衡，可以填制、審核憑證，但不能進(jìn)行記賬處理。因?yàn)槠髽I(yè)信息化時(shí)，初始設(shè)置工作量大，占用時(shí)間比較長，為了不影響日常業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，故允許在初始化工作未完成的情況下進(jìn)行憑證的填制。n憑證一經(jīng)記賬，期初數(shù)據(jù)便不能再修改?？傎~管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理n填制憑證n憑證復(fù)核n憑證記帳n修改憑證n作廢憑

11、證n沖銷憑證n憑證查詢n憑證匯總o出納管理n出納簽字n現(xiàn)金/銀行日記賬查詢n資金日?qǐng)?bào)n支票登記簿n銀行對(duì)賬總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n表頭o憑證類別：滿足設(shè)置憑證時(shí)的限制類型o憑證編號(hào)：按憑證類別按月自動(dòng)順序編號(hào)o憑證日期：默認(rèn)登錄系統(tǒng)時(shí)的業(yè)務(wù)日期o附單據(jù)數(shù)：該記賬憑證后所附的原始單據(jù)數(shù)n表體o摘要：每個(gè)記錄行都要有摘要o會(huì)計(jì)科目：必須選擇末級(jí)科目o金額：保持借貸平衡，紅字金額輸入負(fù)數(shù)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-銀行賬要求輸入輔助核算：結(jié)算方式票號(hào)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-銀行賬如果該結(jié)算方式設(shè)置了

12、“票據(jù)管理”標(biāo)志，需要進(jìn)行“票號(hào)登記”總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-外幣系統(tǒng)自動(dòng)帶出匯率輸入外幣金額系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算人民幣總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-數(shù)量輸入數(shù)量和單價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算金額總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-客戶往來輸入客戶相關(guān)信息總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-供應(yīng)商往來輸入供應(yīng)商相關(guān)信息總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-部門輸入部門信息總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-個(gè)人往來輸入

13、個(gè)人信息總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-填制憑證n業(yè)務(wù)特征：輔助核算-項(xiàng)目核算輸入項(xiàng)目信息總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-憑證復(fù)核n出納簽字o前提：n在總賬系統(tǒng)選項(xiàng)中選擇了“出納憑證必須由出納簽字”n在會(huì)計(jì)科目指定科目中制定了現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目o出納簽字可以在審核憑證之前，也可以在其之后n主管簽字o前提：在總賬系統(tǒng)選項(xiàng)中選擇了“憑證必須由主管簽字”n審核憑證o是必須環(huán)節(jié)o制單人與審核人不能為同一人o可以單張審核也可以成批審核總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-憑證記賬n前提o期初余額試算平衡o憑證已審核o上月已經(jīng)結(jié)賬n過程o選擇記賬范圍o顯示記賬報(bào)告o自動(dòng)記賬o記賬過程一旦中斷

14、系統(tǒng)可自動(dòng)恢復(fù)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-恢復(fù)記賬n激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”o在對(duì)賬界面Ctrl+Hn取消記賬o“憑證”-“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”n恢復(fù)最近一次記賬前狀態(tài)n恢復(fù)到月初狀態(tài)（只有主管有權(quán)）o注意事項(xiàng)n己結(jié)賬月份的數(shù)據(jù)不能取消記賬總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-修改憑證n修改方式o無痕跡修改n對(duì)象：尚未審核和簽字的憑證（已審核、簽字的憑證需要取消審核、簽字）n在填制憑證中找到要修改的憑證直接修改o有痕跡修改n對(duì)象：已記賬憑證n紅字沖銷法或補(bǔ)充更正法n修改內(nèi)容o憑證類別和憑證號(hào)不能修改n能否修改他人填制的憑證取決于系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-作廢/刪除憑證n對(duì)

15、象o未審核未簽字憑證n規(guī)定o作廢憑證不能修改、不能審核o應(yīng)參與記賬，否則月末無法結(jié)賬n刪除憑證o對(duì)作廢憑證進(jìn)行“整理”即可刪除總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-沖銷憑證n對(duì)象o已記賬憑證n方式o手工編制o系統(tǒng)自動(dòng)編制總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o憑證管理-查詢憑證豐富的查詢條件總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o出納管理n現(xiàn)金/銀行日記賬/資金日?qǐng)?bào)n支票登記簿o前提n設(shè)置了銀行賬n將結(jié)算方式設(shè)置為票據(jù)管理o支票領(lǐng)用o支票報(bào)銷總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o出納管理-現(xiàn)金日記賬總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o出納管理-支票登記簿總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o出納管理n銀行對(duì)賬o錄入銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)o錄入銀行對(duì)賬單o銀行對(duì)賬

16、n自動(dòng)對(duì)賬n手工對(duì)賬o查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表o核銷銀行賬o長期未達(dá)賬審計(jì)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o銀行對(duì)賬-輸入銀行對(duì)賬期初總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o銀行對(duì)賬-自動(dòng)對(duì)賬總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o出納管理n銀行對(duì)賬o錄入銀行對(duì)賬期初數(shù)據(jù)o錄入銀行對(duì)賬單o銀行對(duì)賬n自動(dòng)對(duì)賬n手工對(duì)賬o查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表o核銷銀行賬o長期未達(dá)賬審計(jì)總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢n基本會(huì)計(jì)賬簿查詢o總賬o發(fā)生額余額表n采用計(jì)算機(jī)記賬的單位，可用發(fā)生額余額表代替總賬o明細(xì)賬o序時(shí)賬o日記賬n現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬在出納管理中查詢o多欄賬n先定義，再查詢總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢-發(fā)生額余額表總賬管理系統(tǒng)

17、日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢-原材料明細(xì)賬總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢-管理費(fèi)用多欄賬總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢n輔助核算賬簿查詢o個(gè)人核算n個(gè)人核算主要進(jìn)行個(gè)人借款、還款管理工作，及時(shí)地控制個(gè)人借款，完成清欠工作。個(gè)人核算可以提供個(gè)人往來明細(xì)賬、催款單、余額表、賬齡分析報(bào)告及自動(dòng)清理核銷已清賬等功能。o部門核算n部門核算主要為了考核部門收支的發(fā)生情況，及時(shí)地反映控制部門費(fèi)用的支出，對(duì)各部門的收支情況加以比較分析，便于部門考核。部門核算可以提供各級(jí)部門的總賬、明細(xì)賬，以及對(duì)各部門收入與費(fèi)用進(jìn)行部門收支分析等功能?？傎~管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢-個(gè)人往來兩清總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o

18、賬簿查詢-部門收支分析總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢n輔助核算賬簿查詢o項(xiàng)目核算n項(xiàng)目核算用于收入、成本、在建工程等業(yè)務(wù)的核算，以項(xiàng)目為中心為使用者提供各項(xiàng)目的成本、費(fèi)用、收入、往來等匯總與明細(xì)信息，以及項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告等。o客戶核算和供應(yīng)商核算n客戶核算和供應(yīng)商核算主要進(jìn)行客戶和供應(yīng)商往來款項(xiàng)的發(fā)生、清欠管理工作，及時(shí)掌握往來款項(xiàng)的最新情況?？梢蕴峁┩鶃砜畹目傎~、明細(xì)賬、催款單、對(duì)賬單、往來賬清理、賬齡分析報(bào)告等功能。如果用戶啟用了應(yīng)收款管理系統(tǒng)和應(yīng)付款管理系統(tǒng)的話，可以分別在這兩個(gè)系統(tǒng)中對(duì)客戶往來款和供應(yīng)商往來款進(jìn)行更為詳細(xì)地核算與管理。總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢-客戶往來賬齡分析總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理o賬簿查詢-項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分析總賬管理系統(tǒng)期末處理o自動(dòng)轉(zhuǎn)賬n外部轉(zhuǎn)賬：其他系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)傳遞的憑證o工資：工資費(fèi)用分配，相關(guān)費(fèi)用計(jì)提o固定資產(chǎn)：固定資產(chǎn)增減變動(dòng)、計(jì)