辦公室主任角色定位和素質修養(yǎng)全新

1、辦公室主任角色定位和素質修養(yǎng)辦公室是單位中的綜合部門，起著承上啟下、溝通協(xié)調的中樞作用，是聯(lián)系基層、聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶，也是展示單位形象的窗口。辦公室工作任務龐雜、責任重大，不僅要參與政務、處理事務，還要協(xié)調關系、做好服務。如何搞好辦公室工作與辦公室主任能力和素質密不可分。一、辦公室主任的角色定位辦公室主任的工作性質從根本上說，具有輔助性和服務性以及協(xié)調性等多重性的特點。輔助性是側重于辦公室主任本人的工作責任和地位而言；服務性則側重于辦公室主任的思想意識、職業(yè)道德、工作方式、方法來說的；協(xié)調性則是辦公室主任對內對外、對上對下的工作關系，前兩者相對于領導而言，后者相對于工作職責，這些工作性質決

2、定了辦公室主任的工作特點，這些特點貫穿于辦公室主任工作的始終。就工作而言，它最突出的特點具有以下多重性，即：角色的多重性、工作要求的多重性、工作能力的多重性。（一）角色的多重性所謂角色多重性，是指人們對某種社會地位、身份和職責的一種看法，也是人們對具有特定身份的人的行為期望。這里所說的角色多重性，主要是指辦公室主任在組織協(xié)調或群體活動中通過各種工作關系所體現(xiàn)出的權利、義務規(guī)范和行為模式。辦公室主任相對于單位的領導他既是下級又是參謀助手或者說有時又可充當半個秘書角色部門領導、是核心、是部門凝聚力的主要源泉；相對于本單位的其它部門，他既是督促落實領導的各項工作要求的執(zhí)行者，又是協(xié)調各部門之間的中介

3、和橋梁；相對于其它單位，他又是一位迎賓待客的接待者，并要求做到舉止得體、熱情周到、不卑不亢的主人風范形象。所有這些也就決定了辦公室主任角色的多重性。當然，在不同的場合、時間、事由，其代表的角色也就可能有所不同。（二）要求的多重性辦公室本身是由其屬性所決定的，而作為辦公室主任所代表的角色也就多重性。因此，對主任在工作上的要求與其它部門負責人的要求也就不盡相同，這是因其部門的工作性質和主任本人的工作職責所決定的。辦公室主任的工作要求大體上體現(xiàn)在以下六個方面，即：被動性與主動性相結合；經常性與突擊性相結合；事物性與政務性相結合；領導性與群眾性相結合；綜合性與專業(yè)性相結合；管理性與服務性相結合。這六個

4、方面既是矛盾的統(tǒng)一體，又是職責與能力的具體要求。對這些矛盾和職責都需要辦公室主任去兼顧并處理好， 不能顧此失彼。（三）能力的多重性能力的多重性是相對于辦公室主任本人的工作能力而言，它是由其工作職責所決定的。要使辦公室的功能得到較好的發(fā)揮，辦公室主任就必須具備綜合能力的多重性。例如：對上準確把握領導意圖的能力；對下善于運籌落實的能力；對內除要有管理能力外，還要具備對本單位業(yè)務知識的了解和掌握；對外還要具備一定的協(xié)調溝通能力等等。這些能力的多重性要求， ；相對于辦公室內部來說他又是作為辦公室主任應該盡可能地集之于一身。只有這樣工作才能運籌自如，得心應手。二、辦公室主任的素質修養(yǎng)作為單位 "

5、;大管家 "和單位領導 " 左右手 "的辦公室主任， 他的素質高低直接影響著辦公室工作乃至整個單位工作的好壞。另一方面，受其工作性質和特點以及工作職責等多方面的客觀因素制約，辦公室主任更應該提高自身素質，加強個人修養(yǎng)，提升業(yè)務水平，特別是著力提高五個方面的素質修養(yǎng)。（一）政治素質政治素質在辦公室主任日常工作中起著極其重要的作用。辦公室主任只有具備了良好的政治素質，才能更好地吸引人才、領導下屬，才能提高工作的原則性、預見性、系統(tǒng)性和創(chuàng)造性，保證各項工作沿著正確的路線健康發(fā)展，不斷取得成功。辦公室主任的政治素質是諸多素質中的核心，起著決定和主導的作用，它有力地決定和影

6、響著其他素質的形成和發(fā)展，反映綜合素質的高低。（二）道德品質修養(yǎng)辦公室主任的道德品質素質除了要遵循一般的道德標準以外，因受其角色定位和思想意識性質的決定，作為部門領導特別是辦公室主任要時刻清楚自己的角色，擺正自己的位置，把握好言行分寸，處理好各方面的關系。在主觀上要排除個人榮辱，要先人后己，處處比別人多付出，無私才能有德。無論是對上或者對下，都要做到心懷坦蕩，一視同仁，以身作則，不斷錘煉人格。三）心理素質辦公室主任一點要學會控制自己的情緒，帶頭保持積極向上的精神狀態(tài)。在生活中，要豁達開朗樂觀向上，妥善處理人際關系，豐富生活情趣，適時調整心態(tài)，矯正行為坐標。在工作中，不僅要熱愛自己的工作，更要努

7、力施展才智，正確對待工作中的矛盾沖突，把工作著力點放在如何干好、干出特色上來，力爭做到讓各方面基本滿意，自己的心態(tài)才踏實。（四）工作能力素質在政治素質、道德素質、心理素質等條件等同的情況下，辦公室主任能力素質的高低，直接影響到其他工作效率的高低和工作業(yè)績的好壞。作為辦公室主任首先要具有當好參謀助手的能力，做到思維敏捷，足智多謀。其次，在工作中應該具備對領導工作意圖的理解能力和妥善處理問題的能力。在職權范圍內能熟練掌握和運用各種規(guī)章制度去抓好工作，事事想在前，處處做在前。第三，還應具有綜合協(xié)調能力，發(fā)揮樞紐和橋梁作用，努力成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。第四，辦公室主任還有要具有在各種場合

8、下的應酬能力。對內具有親和力，對外要有協(xié)調技巧。工作中既有溫和的一面，又要有處理問題果斷的一面。（五）理論知識素質辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強的整體性和綜合性。這種工作特點決定了辦公室主任必須具備豐富的知識和較高的文化素質。理論知識包括政治理論和業(yè)務知識以及現(xiàn)代科學文化技能等。一是政治理論修養(yǎng)。作為一個辦公室主任應該對黨和國家的方針、政策等政治理論有所掌握；對社會現(xiàn)象的理解和認識要比較敏銳和深刻，特別是自己的獨到見解要上升到一定的理論高度。二是業(yè)務素質的修養(yǎng)。辦公室主任應盡可能地多掌握本工作范圍內的業(yè)務方面的知識，善于積累有關業(yè)務方面的工作經驗和基礎資料，不斷充實自己提升業(yè)務素質。三是

9、現(xiàn)代科學技能素質的修養(yǎng)。作為辦公室主任應帶頭學習和掌握現(xiàn)代科學知識和技能，用所掌握的現(xiàn)代科學理論知識指導工作，運用現(xiàn)代科學技能提高工作質量和工作效率。三、辦公室主任如何加強自身修養(yǎng)（一）善于定位“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識，把握好各種角色的轉換。對本單位的領導，辦公室主任要時刻注意維護領導的威信和權威性，及時準確地落實領導決策，恰到好處地處理好上下級和部門之間的工作關系。但要堅持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必須有下級服從上級的組織觀念，要想方設法支持領導的工作，協(xié)助領導做好群眾的思想工作，及時給領導反饋信息。對于本單位的各股室來說

10、，辦公室主任應當是個承上啟下、有威信、值得信賴的參謀和協(xié)調者。如果沒有清醒的角色意識，就不能取得領導的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合，工作上就沒有號召力。同時，辦公室作為對外交流的窗口，辦公室主任還應妥善處理好對外交往的關系，維護好本單位的形象。（二）善于思考面對千頭萬緒的事務和各種紛繁復雜的人際關系，辦公室主任遇事時須反應靈敏，同時要冷靜沉著，善于思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對于來自四面八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應該是個過濾器，要學會思考分析，把有用的信息及時反饋給領導參考，提供給各部門應用。遇到棘手的事，要養(yǎng)成深入調查研究的習慣，做到有理有據

11、地處理問題，不能盲目、簡單地上推下卸，不加思考、簡單行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成規(guī)定的工作以外，要善于動腦筋、敢于創(chuàng)新思路，提高工作效率，為領導分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習慣，才能在處理問題、化解矛盾時做到游刃有余，切實為領導分擔壓力，為群眾排憂解難。（三）善于學習辦公室主任工作范圍既包括政務，又包括事務；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點決定了辦公室主任要學習的東西很多，因此就必須養(yǎng)成善于學習的好習慣。 學習的關鍵在于 "善"字上，因為人的精力和時間是有限的， 加上辦公室的工作紛繁復雜， 因此要學會利用好 "善" 字。一方面

12、要學會合理利用時間，另一方面要學會適應形勢，要結合實際需要學。同時，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時，要及時對上級政策性和指導性的文件先 " 飽眼福 "認真學習領會，不要隨意一覽了之。只要不斷學習和補充新知，調整自己的知識結構，提高自己的工作能力，才能遇事不驚，沉著冷靜，適應工作需要，跟上時代發(fā)展的步伐，為領導當好參謀。 （四）善于“超脫”辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時候。因此辦公室主任更應該努力學會 "超脫 "，給自己營造一個良好的工作環(huán)境。

13、 一要按照重點工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理安排時間，做到重點工作重點抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發(fā)揮副職的作用，調動本部門其他人員的積極性，用其所長。三要在部門內建立起規(guī)范、高效的工作秩序，使其部門內下屬各盡其責，相互配合，提高工作效率，也是辦公室主任獲得"超脫 "的有效方法之一。公司辦公室主任管理建議公司辦公室承擔著參與領導班子對重大問題的討論和決策、招投標、檔案文件合同管理、會議、接待等工作，是信息傳遞、政策落實、上下內外溝通的窗口，是為公司運營起輔助作用的綜合部門。如果我作為公司辦公室主任，我

14、開展工作的計劃如下：一、充分深入地了解公司情況，找準自己的工作定位了解公司的信息主要包括：公司的發(fā)展遠景、發(fā)展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化等；公司的主營業(yè)務各部門各項工作和流程、以及工作技能技巧，組織結構，公司的整體運作，以及公司目前狀況等。在了解了公司的遠景和發(fā)展戰(zhàn)略等基本情況、深入領會了自己的工作職責的基礎上，對自己的工作進行定位，按照職位對公司的重要程度來明確工作重點，并就這些工作重點制定工作計劃方案和備選方案。二、具體工作業(yè)務開展（一）、公文、檔案、信息管理；加強政務工作效率，推進電子政務平臺建設。推薦使用 OA 辦公系統(tǒng)或相關 ERP 操作軟件，簡化流程。公文處理要求及時高效、嚴格保密、

15、歸口統(tǒng)一；凡公司在各項工作和活動中形成的、辦理完畢具有保存價值的各種載體的文件均應收集齊全，由各部門內勤人員進行系統(tǒng)整理后向辦公室移交，兼職檔案員負責歸納整理；同時要建立健全公司檔案的收進、移出、保管、利用等情況的統(tǒng)計。應主動積極地組織和參與各種調查研究，做好信息的收集、篩選，傳輸工作，把調查中獲得的大量第一手材料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項工作任務和進行決策的有利因素與不利因素，及時向領導反饋。（二）、招投標、合同管理；公司屬于生產型企業(yè)，大批訂單紛至沓來，不管是采購還是銷售，都需要加以規(guī)范，以保證公司的利益，因此合同簽訂和后續(xù)管理極為重要?！叭齽?/p>

16、”（即：法務、財務、業(yè)務）介入公司經濟活動，成立五人談判小組，無論是商務談判還是招投標等重大經濟活動及凡涉及到價格的談判，談判小組必須介入，爭取在合同的談判過程中爭取主動，爭取到有利的地位，更好的為公司經濟活動保駕護航。建立的合同臺賬，負責監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況；（三）、督辦管理；為保證企業(yè)各項管理工作落實到位、政令暢通，提高工作效率，保證上級指示、公司決策的貫徹落實，按時完成領導交辦的工作，建議啟用督辦機制。綜合管理部設督辦員，負責對公司督辦范圍內的工作進行檢查、協(xié)調、督促。負責在各項工作任務的完成節(jié)點，向承辦部門下督辦單 ，跟蹤任務的完成情況與進度。人力資源部負責將督辦工作納入績效考核內容。

17、 （四）、會議、接待管理；準備好議題；做好會議記錄；已形成決定的，整理好書面材料，需有關部門執(zhí)行的，會后形成文件下發(fā)執(zhí)行；會議討論中遇到的疑難問題，組織人員進行調查研究，提出解決方案。接待工作應遵循“節(jié)約、對等、周到”的原則。節(jié)約：招待來賓一律從簡，不鋪張浪費，不重復宴請，控制陪餐人數。對等：各職能部門對口接待，遇有綜合性接待時，辦公室負責予以協(xié)調，保證接待行為規(guī)范有效，實行“誰組織接待誰簽單”的原則。涉外賓客的接待、重大活動招待、上級機關主要領導視察、由董事長總經理邀請的客人，由辦公室負責牽頭，相關部門配合，共同做好接待工作。周到：各接待部門應全程接待，時間安排銜接周密，接待方式恰當。 （五

18、）、車輛管理；公務車實行司機負責制，單車費用核算控制。指定司機負責車輛的管理、保養(yǎng)、維修、審驗等事宜。建立公務車單車管理檔案，實施單車費用獨立管理。（六）、食堂管理；餐廳管理實行“主管負責制” ，即由餐廳負責人對本餐廳飯菜質量、衛(wèi)生狀況、就餐環(huán)境、員工紀律等全面負責，并對發(fā)生的問題承擔相應責任。嚴把采購關，原材料采購需填報請購單 ，由廚師長、食堂負責人、辦公室主任確認后方可進行，并備案；采購完后由廚師長及食堂負責人進行驗收；每月對食堂出入庫進行盤點。廚房人員實行衛(wèi)生分片包干制，做到分擔區(qū)掛牌，衛(wèi)生天天達到標準，明確衛(wèi)生責任，真正落實衛(wèi)生制度。餐廳工作人員實行投訴意見考核評分管理，分為二部分：服

19、務性投訴及菜品質量、衛(wèi)生投訴，與月度工資掛鉤。 （七）、宿舍管理；宿舍嚴格實行半軍事化管理。確保員工宿舍安全、有序、整潔、舒適、衛(wèi)生。設立兼職宿舍管理員，負責員工宿舍的安全、秩序、物業(yè)、衛(wèi)生管理，定期抽查。建立宿舍內部衛(wèi)生值日制度， 由室長安排， 同寢室人員輪流值日； （八）、保潔、綠化管理；辦公室派專人負責廠區(qū)保潔、綠化工作，每日要填寫環(huán)境衛(wèi)生日檢查記錄表認真做好保潔工作的監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，監(jiān)督每日保潔工作的全過程。搞好廠區(qū)花木的維護保養(yǎng)，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，設專人對花草進行施肥、施水，防治病蟲害，適時修剪。每日填寫綠化養(yǎng)管記錄表設定保潔、綠化工作處理單，嚴格執(zhí)行監(jiān)管職能。 三

20、、綜合管理及協(xié)調機制辦公室主任要出色地履行自己的各項職責，必須注意和不斷改進工作方法，從而充分發(fā)揮作用。（一）要總攬全局，抓好大事，突出重點，兼顧一般。 辦公室主任不論工作多忙，都要始終站在全局的高度上，注意處理全局與局部的關系，重點與一般的關系，分清主次緩急， 鎮(zhèn)定自若地處理好每一項工作。 因此，統(tǒng)籌規(guī)劃是關鍵。（二）管理制度化辦公室是聯(lián)系上下、協(xié)調左右、連接內外的橋梁和紐帶，部門的工作任務重，頭緒多、內容雜。為了確保辦公室各項工作有序可循，規(guī)范有序，就需要為辦公室的管理工作建立一套切實可行的規(guī)章制度，將辦公室的各項辦事規(guī)程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納入管理規(guī)范之中，使辦公室的工作有章可循、有法可依。（三）精細化管理我們要以構建和諧團隊為目標，營造寬松和諧、