提高工作效率之時(shí)間管理ppt課件

1、如何提高任務(wù)效率 2021-03效率的定義o效率就是運(yùn)用對(duì)的方法，在最短的時(shí)間內(nèi)把對(duì)的事情做好。 效率管理的中心問題 o目的管理：是指做對(duì)的事情。首先必需保證前進(jìn)的方向是正確的。假設(shè)方向都錯(cuò)了，跑得越快，錯(cuò)得越遠(yuǎn)。o方法管理：是指找到并運(yùn)用對(duì)的方法。假設(shè)找不到最好的方法，或運(yùn)用了錯(cuò)誤的方法，一定發(fā)明不了最高的效率。o時(shí)間管理：是指有方案地利用時(shí)間，在最短的時(shí)間或預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，把事情做好。 o時(shí)間就是生命，效率就是成果。我們要珍惜時(shí)間，充實(shí)本人，完善本人，用實(shí)際證明本人的努力，用效率證明本人的勝利。o坦率說，要追求勝利和杰出，效率非常重要。由于人生本來就很短暫，除去三分之一睡覺、求學(xué)、吃飯等時(shí)間

2、后，真正用來任務(wù)的時(shí)間屈指可數(shù)。即使我們?cè)俾斆鳎偾趧冢僭O(shè)一天只完成了一件事情，只處理了一個(gè)問題，勝利即使到來，也一定是姍姍來遲的。o思索：對(duì)于想勝利的我們?cè)撊绾翁岣呷蝿?wù)效率，盡量讓勝利提早到來呢？時(shí)間管理 時(shí)間的特性o供應(yīng)毫無彈性；o無法蓄積； o無法取代； o無法失而復(fù)得；o 人生最珍貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)，一項(xiàng)為哪一項(xiàng)頭腦，一項(xiàng)為哪一項(xiàng)時(shí)間。o 計(jì)算一下我們所剩下的可以用來任務(wù)的時(shí)間。o o 時(shí)間游戲時(shí)間管理的方法o以目的為導(dǎo)向o六點(diǎn)優(yōu)先任務(wù)制-價(jià)值2.5萬美金的時(shí)間管理方法o如何區(qū)分緊急、重要-“四限象法以目的為導(dǎo)向 1、設(shè)立明確的目的： 寫出年度的幾個(gè)目的，找出一個(gè)中心目的，并依次陳列重要性

3、，然后按照他的目的設(shè)定一些詳細(xì)的方案，他的關(guān)鍵就是按照方案進(jìn)展。 2、進(jìn)展目的切割： 1 年度目的切割成季度目的，列出清單，每一季度要做哪一 些事情； 2 季度目的切割成月目的，并在每月初重新再列一遍，碰到 有突發(fā)事件而更改目的的情形便及時(shí)調(diào)整過來； 3每一個(gè)星期天，把下周要完成的每件事列出來；4每天晚上把第二天要做的事情列出來。 o時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間管理的重點(diǎn)不在管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。間。o 故 事 美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯舒瓦普，為本人和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專家艾維李尋求協(xié)助，希望李能賣給他一套思想方法，通知他如何在短短的時(shí)間里完成更多

4、的任務(wù)。 艾維李說：“好！我10分鐘就可以教他一套至少提高效率50%的最正確方法。“他把明天必需求做的任務(wù)記下來，不一會(huì)兒，舒瓦普就在一張白紙上寫滿了他要完成的任務(wù)。艾維李說：“請(qǐng)把他以為最重要六項(xiàng)任務(wù)挑出來，然后按重要程度編上號(hào)碼，最重要的排在首位，依次類推，早上一上班，馬上從第一項(xiàng)任務(wù)做起，不斷做到完成為止，然后審視一下剩下任務(wù)的重要程度，用同樣的方法對(duì)待第二項(xiàng)任務(wù)，第三項(xiàng)任務(wù)直到他下班為止。即使他花了一整天的時(shí)間才完成了第一項(xiàng)任務(wù)，也沒關(guān)系，只需它是最重要的任務(wù)，就堅(jiān)持做下去。每一天都要這樣做。在他對(duì)這種方法的價(jià)值堅(jiān)信不疑之后，叫他的公司的人也這樣做。 “這套方法他情愿試多久就試多久，然

5、后他以為對(duì)他有協(xié)助話，就給我寄張支票，并填上他以為適宜的數(shù)字。 舒瓦普經(jīng)過實(shí)際，以為這個(gè)思想方式很有用，不久就填了一張25,000美圓的支票給艾維李。舒瓦普后來堅(jiān)持運(yùn)用艾維李教給他的那套方法，五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個(gè)鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為全美最大的不需求外援的鋼鐵消費(fèi)企業(yè)。舒瓦普常對(duì)朋友說：“我和整個(gè)團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持揀最重要的事情先做，我以為這是我的公司多年來最有價(jià)值的一筆投資！ 六點(diǎn)優(yōu)先任務(wù)制o寫下一天中全部要做的全部事情。 o按事情的重要順序，分別從“1到“6標(biāo)出六件最重要的事情。 o每天一開場(chǎng)，請(qǐng)他全力以赴做標(biāo)號(hào)為“1的事情，直到它被完成或被完全預(yù)備好，然后再審視一下剩余的任務(wù)的排序，全

6、力以赴做標(biāo)號(hào)為“2的事情，以此類推。 o六點(diǎn)優(yōu)先任務(wù)制集中表達(dá)了“要事第一時(shí)間管理方法的原那么，被管理學(xué)界喻為“價(jià)值2.5萬美金的時(shí)間管理方法。 優(yōu)先任務(wù)制工具表 序號(hào)序號(hào)今日事務(wù)今日事務(wù)量化目的量化目的完成形狀詳細(xì)描畫完成形狀詳細(xì)描畫12345678910第四象限第四象限不緊急不緊急不重要不重要第三象限第三象限緊急緊急不重要不重要第二象限第二象限 不緊急不緊急重要重要 第一象限第一象限 緊急緊急 重要重要 重要 不重要緊急 不緊急四象限四象限法解析四象限法解析忙碌瑣碎的事忙碌瑣碎的事處置文件等函件處置文件等函件浪費(fèi)性時(shí)間浪費(fèi)性時(shí)間逃避性活動(dòng)逃避性活動(dòng)呵斥干擾的訪問、呵斥干擾的訪問、信件、報(bào)告

7、信件、報(bào)告某些會(huì)議某些會(huì)議許多迫在眉睫的急事許多迫在眉睫的急事符合他人期望的事符合他人期望的事預(yù)備任務(wù)預(yù)備任務(wù)預(yù)防措施、方案預(yù)防措施、方案人際關(guān)系的建立人際關(guān)系的建立真正的再發(fā)明才干真正的再發(fā)明才干增進(jìn)本人的才干增進(jìn)本人的才干重要緊急情況重要緊急情況迫切問題迫切問題限期完成的會(huì)議或任務(wù)限期完成的會(huì)議或任務(wù) 緊急 不緊急重要 不重要“四象限法的 要 點(diǎn)o重要而緊急的事馬上做，盡快完成，普通這類事不會(huì)占用我們太多時(shí)間。o主要精神和時(shí)間放在處置重要但不緊急的事情上，這類事情普通決議著我們總目的的完成和未來的開展。o緊急而不重要的事，要學(xué)會(huì)說“不或請(qǐng)他人代做。o不重要也不緊急的事，盡量不去做。o o

8、重要不緊急的任務(wù)是日常任務(wù)的主導(dǎo) 不論是任務(wù)、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，只做重要而且是必要的義務(wù) ,我們就不會(huì)迷失方向、且總能完成最終目的。 作為一名職業(yè)經(jīng)理人，他的任務(wù)大部分時(shí)間是用在規(guī)劃、組織、用人、指點(diǎn)、控制上。 作為一名銷售經(jīng)理，他的任務(wù)能夠就是把產(chǎn)品的知識(shí)教授給屬下，規(guī)劃未來的銷售方案，走訪一些重要的顧客，把下級(jí)的一些意見反映給上級(jí)等。 作為一個(gè)銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打約見客戶，然后預(yù)備銷售的工具以及資料，到客戶那去，向客戶引見產(chǎn)品，最后簽署定單。 只做重要及必要的義務(wù) 剛收的一些對(duì)銀行帳單、公司訂閱的一些有關(guān)銷售方面的雜志信件待處置 一位重要客戶的來電，因其中有一個(gè)數(shù)據(jù)有待確認(rèn)，確認(rèn)后

9、對(duì)方才干開車消費(fèi) 寫一份公司剛開發(fā)出來的新產(chǎn)品的銷售方案 宣傳部通知，參與一個(gè)節(jié)約環(huán)保會(huì)議，希望本部門能提出一些好的建議，會(huì)議5分鐘后開場(chǎng) 有一位不速之客在等候，希望能向他引見他們公司新開發(fā)的“路路通手機(jī)軟件 有幾位重要客戶因近期較忙，曾經(jīng)有近兩個(gè)月沒有跟對(duì)方聯(lián)絡(luò)了，需求聯(lián)絡(luò)一下感情ABCFED重要而緊急重要而不緊急重要而不緊急緊急而不重要不重要不緊急緊急而不重要DACEFB這是一位銷售部門經(jīng)理一天要做的任務(wù)，他應(yīng)該先處置哪些事？理由是什么？缺乏輕重緩急之分缺乏輕重緩急之分短少方案短少方案不授權(quán)不授權(quán)無效的會(huì)議無效的會(huì)議缺乏組織缺乏組織個(gè)人間的沖突個(gè)人間的沖突對(duì)時(shí)間估計(jì)的缺乏對(duì)時(shí)間估計(jì)的缺乏試圖根據(jù)記憶來做事試圖根據(jù)記憶來做事沒有才干說沒有才干說 “不不拖延拖延時(shí)間浪費(fèi)的圈套時(shí)間浪費(fèi)的圈套時(shí)間管理程度自測(cè) 選擇“從不記0分，選擇“有時(shí)記1分，選擇“經(jīng)常記2分，選擇“總是記3分。 1、我在每個(gè)任務(wù)日之前都能為方案中的任務(wù)做些預(yù)備。2、凡是可交派下屬他人去做的，我都交派下去。3、我利用任務(wù)進(jìn)度表來規(guī)定任務(wù)義務(wù)與目的。4、我盡量一次性處置終了每份文件。5、每天列出應(yīng)辦事項(xiàng)清單，按重要順序陳列并依次辦理。6、盡量逃避干擾性、不速之客來訪以及忽然約會(huì)。7、我試著按照生理節(jié)拍變動(dòng)有規(guī)律的來安排我的任務(wù)。8、我的日程表留有盤