合同管理系統(tǒng)-總體介紹

1、中國石油天然氣中國石油天然氣集團(tuán)集團(tuán)公司公司合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng)合同管理系統(tǒng)項(xiàng)目組2007 年 3 月1 提綱提綱 1、項(xiàng)目綜述 2、系統(tǒng)特點(diǎn) 3、系統(tǒng)簡介 4、功能介紹 5、系統(tǒng)演示 6、Q&A2 1 項(xiàng)目綜述項(xiàng)目綜述1.1 項(xiàng)目概況1.2 項(xiàng)目遠(yuǎn)景1.3 業(yè)務(wù)目標(biāo)1.4 業(yè)務(wù)范圍1.5 項(xiàng)目計劃3 1.1 項(xiàng)目概況項(xiàng)目概況2006 年 4 月初，根據(jù)法律事務(wù)部及信息管理部的指示，啟動 “中國石油天然氣集團(tuán)公司合同管理系統(tǒng)”項(xiàng)目，具體內(nèi)容如下n深入了解需求，確定系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)n在股份公司合同管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善擴(kuò)充提升，滿足集團(tuán)合同管理的要求n系統(tǒng)實(shí)施采用先試點(diǎn)、再推廣n統(tǒng)

2、一設(shè)計開發(fā)，集中部署4 1.2 項(xiàng)目遠(yuǎn)景項(xiàng)目遠(yuǎn)景利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營思想，在中國石油天然氣集團(tuán)公司內(nèi)實(shí)現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化和信息化通過合同網(wǎng)上管理，最大限度地縮短各單位或部門之間的距離，提高工作效率，降低運(yùn)作成本，規(guī)避法律風(fēng)險 通過對動態(tài)的信息匯總分析，服務(wù)管理，提升管理5 1.3 業(yè)務(wù)目標(biāo)業(yè)務(wù)目標(biāo)通過信息化手段，規(guī)范集團(tuán)公司合同管理，完善和落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度，優(yōu)化或再造現(xiàn)有工作流程，提高工作效率，推動整個集團(tuán)公司合同管理水平的進(jìn)一步提升n全過程：覆蓋合同管理的各個環(huán)節(jié)n統(tǒng)一化與個性化：統(tǒng)一開發(fā)，體現(xiàn)公司合同管理的統(tǒng)一要求，同時考慮地區(qū)企業(yè)管理個性與差異，強(qiáng)化統(tǒng)一

3、規(guī)則下的靈活定制功能，滿足不同單位和用戶的不同需求n創(chuàng)新高效：根據(jù)管理需求，對現(xiàn)有工作流程和管理體系進(jìn)行改進(jìn)完善和提升。在確保規(guī)范運(yùn)行的前提下，最大限度地簡化工作流程，提高工作效率6 1.4 業(yè)務(wù)范圍業(yè)務(wù)范圍系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)合同的立項(xiàng)、選商、申報、審查、簽訂、履行、查詢統(tǒng)計等全過程網(wǎng)上管理系統(tǒng)使用的范圍涵蓋總部機(jī)關(guān)、控股、全資公司、直屬企業(yè)及下屬各二級、三級等以下單位系統(tǒng)運(yùn)行后，將為集團(tuán)公司、地區(qū)企業(yè)及其各下屬單位實(shí)現(xiàn)合同的一體化管理提供網(wǎng)上工作平臺及管理平臺7 1.5 項(xiàng)目安排項(xiàng)目安排系統(tǒng)開發(fā)與完善：06年4月-8月集團(tuán)公司試點(diǎn)：06年9月-07年2月地區(qū)企業(yè)推廣培訓(xùn)：07年3月底-4月初地區(qū)企

4、業(yè)試運(yùn)行：07年4月-07年7月地區(qū)企業(yè)正式運(yùn)行：07年8月-07年12月8 2 系統(tǒng)特點(diǎn)系統(tǒng)特點(diǎn)2.1 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)模塊2.2 合同管理規(guī)范化與差異化2.3 合同文本管理2.4 合同履行管理2.5 合同查詢分析功能2.6 統(tǒng)一的域認(rèn)證9 2.1 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)模塊系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)模塊合同管理系統(tǒng)包括：合同立項(xiàng)、合同選商、合同相對人管理、合同申報、合同審查審批、合同簽訂、合同履行、合同歸檔、簽約授權(quán)管理九個主要業(yè)務(wù)模塊。10 2.2 合同管理規(guī)范化與差異化合同管理規(guī)范化與差異化 系統(tǒng)提供方便、靈活的設(shè)置功能，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)地區(qū)企業(yè)及對下屬單位的規(guī)范化與差異化管理n 應(yīng)用字典設(shè)置、系統(tǒng)設(shè)置（開關(guān)）n

5、流程定義（個性化本單位審查審批流程）11 2.3 合同文本管理合同文本管理加強(qiáng)合同文本管理，提供合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫、合同在線編輯及版本對照，實(shí)現(xiàn)安全打印12 2.4 合同履行管理合同履行管理實(shí)現(xiàn)合同履行全面管理，通過信息靜態(tài)填報與動態(tài)審批管理，加強(qiáng)監(jiān)督、跟蹤、提示功能n提供產(chǎn)品（服務(wù)）/收款n驗(yàn)收/付款申請n付款提示n合同變更n合同解除n違約情況申報n合同終止13 2.5 合同查詢分析功能合同查詢分析功能通過查詢功能，系統(tǒng)使用者可以迅速查出所需的合同n各模塊查選n基礎(chǔ)查詢通過統(tǒng)計功能，系統(tǒng)使用者可以方便快捷地得到所需的統(tǒng)計報表、數(shù)字n圖形報表nExcel報表n自定義報表 （僅對地區(qū)）14 2.6

6、統(tǒng)一的域認(rèn)證統(tǒng)一的域認(rèn)證用戶帳號基于中國石油的AD(活動目錄)中的用戶管理 ，本系統(tǒng)不再另行開發(fā)用戶認(rèn)證模塊 。用戶在本系統(tǒng)中的權(quán)限，必須由本系統(tǒng)的管理員來委派和控制 注：中石油集團(tuán)公司（CNPC）目前的AD用戶帳號即為中國石油電子郵件的用戶名15 3、系統(tǒng)簡介、系統(tǒng)簡介 系統(tǒng)的使用范圍 系統(tǒng)覆蓋的主要業(yè)務(wù) 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程 系統(tǒng)的主要功能模塊 操作說明 界面說明16 3.1 系統(tǒng)的使用范圍系統(tǒng)的使用范圍集團(tuán)公司合同管理系統(tǒng)適用于集團(tuán)公司及其所屬企事業(yè)單位，只要有權(quán)限處理本單位合同業(yè)務(wù)的人員及其所在單位（部門），都有可能成為合同管理系統(tǒng)的用戶。具體范圍包括：集團(tuán)公司總部機(jī)關(guān)及其附屬單位、直屬企事

7、業(yè)單位、全資企業(yè)（含國有獨(dú)資公司和合并全資企業(yè)）、控股公司，以及上述單位的各下級單位。參股企業(yè)原則上不在系統(tǒng)的適用范圍之內(nèi)，但不排除參股企業(yè)自愿將本系統(tǒng)作為其合同業(yè)務(wù)的管理平臺。 17 3.2 系統(tǒng)覆蓋的主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)覆蓋的主要業(yè)務(wù)1、合同簽訂前的管理（包括立項(xiàng)確認(rèn)、選商方式管理、合同相對人管理、長期授權(quán)）2、合同簽訂中的管理（包括合同申報、審查審批、單項(xiàng)授權(quán)、簽訂記載）3、合同簽訂后（履行）的管理（包括支出合同的驗(yàn)收、付款審查；收入合同的收款、提供產(chǎn)品或服務(wù)審查、合同變更、解除及違約審查）4、合同綜合管理（電子歸檔、信息統(tǒng)計、信息分析）18 3.3 合同系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程合同系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程19 3

8、.4 系統(tǒng)的主要功能模塊系統(tǒng)的主要功能模塊（1）合同立項(xiàng)（2）合同選商 （3）合同申報（4）合同審查審批（5）合同簽訂（6）合同履行（7）合同歸檔（8）簽約授權(quán)（9）相對人管理（10）查詢統(tǒng)計（11）個人工作助理（12）應(yīng)用管理（13）系統(tǒng)管理 13個主要的功能模塊完成合同管理的主要業(yè)務(wù)20 3.5 操作界面操作界面21 3.6 界面說明界面說明區(qū)域說明n區(qū)域1：顯示合同管理系統(tǒng)的標(biāo)題n區(qū)域2：用戶登錄前顯示用戶登錄信息；用戶登錄后顯示系統(tǒng)菜單n區(qū)域3：用戶登錄前顯示系統(tǒng)公告及公開信息；用戶登錄后為用戶的工作區(qū)n區(qū)域4：顯示系統(tǒng)的版權(quán)信息隱藏/顯示菜單n用戶登錄后是默認(rèn)隱藏的，單擊頁面左方的“

9、Applications”圖標(biāo)可以顯示菜單 n再次單擊菜單上方的”左箭頭”圖標(biāo)可以隱藏菜單 22 4、功能介紹、功能介紹4.1 合同立項(xiàng)4.2 合同選商4.3 合同申報4.4 合同審查審批4.5 合同簽訂4.6 合同履行4.7 合同歸檔4.8 合同相對人管理4.9 簽約授權(quán)管理23 4.1 合同立項(xiàng)合同立項(xiàng)為合同管理提供立項(xiàng)相關(guān)的項(xiàng)目及其它背景信息 選商方式審查審批，如果本單位選擇使用選商方式的審查，則對選商方式進(jìn)行審查審批 24 4.2 合同選商合同選商招標(biāo)、談判子模塊的啟用，均可根據(jù)各單位的實(shí)際情況進(jìn)行選擇。對相關(guān)選商方式進(jìn)行管理，重點(diǎn)是招標(biāo)。根據(jù)各單位對招標(biāo)業(yè)務(wù)工作需求，將招標(biāo)信息填報分

10、為簡版和完全版。選商的審查審批選商結(jié)果信息填報25 4.3 合同申報合同申報根據(jù)立項(xiàng)信息或選商結(jié)果起草合同文本，完善合同信息后，進(jìn)入審查審批階段 26 4.4 合同審查審批合同審查審批根據(jù)合同相關(guān)信息，定義合同審查審批的流程。支持退回、抄送以及流程重設(shè)。記錄合同審查審批過程信息，對合同的每一次修改保留版本，并支持文本對照。 27 4.5 合同簽訂合同簽訂打印合同并記錄相關(guān)信息根據(jù)合同相關(guān)信息選擇授權(quán)簽約人簽訂合同并記錄簽訂、生效和成立信息蓋章并記錄相關(guān)信息支持電子蓋章和水印功能28 4.6 合同履行合同履行主要功能包括付款、合同變更、合同解除、合同違約情況申報、合同終止、收款信息、驗(yàn)收、提供產(chǎn)

11、品或服務(wù)。提供付款、合同變更、合同解除、合同違約情況申報、合同終止、提供產(chǎn)品或服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的審查審批。收款信息和驗(yàn)收情況能夠準(zhǔn)確錄入。29 4.6.1 驗(yàn)收驗(yàn)收靜態(tài)記錄驗(yàn)收時間、驗(yàn)收部門及參與人員和驗(yàn)收意見等信息。30 4.6.2 付款付款合同生效后就進(jìn)入了履行狀態(tài)，有關(guān)合同實(shí)際履行的情況，由履行承辦人向系統(tǒng)提出的相應(yīng)的申請來確定付款申請都可從本人的代辦工作中進(jìn)入承辦人起草了一份申請可進(jìn)行臨時保存，若發(fā)現(xiàn)申請有誤還允許刪除該申請 若合同標(biāo)的金額確定,則系統(tǒng)將給出總金額和已付金額提交的付款申請必須走履行付款審批流程付款審批通過后,必須由財務(wù)人員填寫實(shí)際付款金額后方算本環(huán)節(jié)結(jié)束31 4.6.3 提

12、供產(chǎn)品或服務(wù)提供產(chǎn)品或服務(wù)申請的步驟與付款申請類似，只缺少了財務(wù)部門填寫付款信息一步 申報提交后也都要經(jīng)過審批確認(rèn)32 4.6.4 收款收款靜態(tài)記錄收款性質(zhì)、應(yīng)收金額、實(shí)收金額、對方付款單位和我方收款單位等信息。33 4.6.5 合同變更合同變更申請的步驟與付款申請類似，只缺少了財務(wù)部門填寫付款信息一步 申報提交后也都要經(jīng)過審批確認(rèn)34 4.6.6 合同解除合同解除申請的步驟與付款申請類似，只缺少了財務(wù)部門填寫付款信息一步 申報提交后也都要經(jīng)過審批確認(rèn)35 4.6.7 違約情況申報違約情況申報申請的步驟與付款申請類似，只缺少了財務(wù)部門填寫付款信息一步 申報提交后也都要經(jīng)過審批確認(rèn)36 4.6.8 合同終止合同終止承辦人在填寫履行結(jié)果信息時，有一個選項(xiàng)“是否合同終止”，系統(tǒng)默認(rèn)為否，即合同還沒有履行完，若選擇是，當(dāng)單擊“確定”按鈕后，這份合同將標(biāo)記為履行終止對于標(biāo)記為履行終止的合同在填寫合同終止時間及終止說明提交后，合同將轉(zhuǎn)到歸檔 37 4.7 合同歸檔合同歸檔合同臨時存檔：合同在系統(tǒng)的某個環(huán)節(jié)（非合同終止）需要臨時存檔，可以在這里進(jìn)行刪除或者回轉(zhuǎn)將合同歸到合同管理系統(tǒng)檔案庫與檔案管理系統(tǒng)接口，進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的預(yù)歸檔38 4.8 合同相對人管理合同相對人管理實(shí)現(xiàn)合同相對人的網(wǎng)上管理4.8.1 市場準(zhǔn)入（賣方）4.8.2 客戶授信（買方）39 4.