公司文件管理規(guī)定流程及相關表格

1、公司文件管理規(guī)定流程及相關表格公司文件管理規(guī)定流程一、目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確 性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中 所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、 聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、 行政中心：1）負責公司檔案的集中管理

2、和制度執(zhí)行及檢查工作， 并負責督促指導部門檔案管理2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案 的安全；指導公司的檔案管理工作。5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。2、其他各部門相關人員:1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政中心；2）向行政中心移交合同或文件資料原件或復印件；3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務管理部負責按國家

3、財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；3、各部門主管人員1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置。4、 各中心總監(jiān)/副總1）負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制移交目 錄每季度向行政中心移交。a）歸檔范圍及移交時間b）檔案資料的標識行政中心及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c）檔案資料的日常管理： 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內

4、或 制作專門光盤進行編號保存。 文件、合同資料要登記詳細信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。 文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊 排放在文件/檔案柜中。d）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內,不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必 須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、

5、 摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；e）檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部 門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政中心人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目 錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并 存檔永久保存。2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決 定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；本公司與其他單位來往的文書及權益文書等;公司領導的批示

6、、指示等;重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；外出公務活動(如學習、考察、調查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料；財務檔案資料；(14)各種實物檔案；(15)其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件 等必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)