企業(yè)如何展開工作分析

1、如何開展工作分析 從工作分析的方法的了解,到工作分析的原則指導(dǎo)下,按科學(xué)步驟開展,并介紹一些工作分析常見問題與對策(一)工作分析五大方法詳解 工作分析的方法大體分為以下幾種：一、 觀察法 觀察法是指工作分析人員通過對員工正常工作的狀態(tài)進行觀察，獲取工作信息，并通過對信息進行比較、分析、匯總等方式，得出工作分析成果的方法。觀察法適用于體力工作者和事務(wù)性工作者，如搬運員、操作員、文秘等職位，而不適用于主要是腦力勞動的工作。 由于不同的觀察對象的工作周期和工作突發(fā)性所有不同。所以觀察法具體可分為直接觀察法、階段觀察法和工作表演法。 1直接觀察法 工作分析人員直接對員工工作的全過程進行觀察。直接觀察適

2、用于工作周期很短的職務(wù)。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個周期，工作分析人員可以一整天跟隨著保潔員進行直接工作觀察。 2階段觀察法 有些員工的工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進行觀察。比如行政文員，他需要在每年年終時籌備企業(yè)總結(jié)表彰大會。工作分析人員就必須在年終時再對該職務(wù)進行觀察。有時由于時間階段跨度太長，工作分析工作無法拖延很長時間，這時采用“工作表演法”更為合適。 3工作表演法 對于工作周期很長和突發(fā)性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發(fā)事件需要處理，如盤問可疑人員等，工作分析人員可以讓保安人員表演盤問的過程，來

3、進行該項工作的觀察。在使用觀察法時，工作分析人員應(yīng)事先準備好觀察表格，以便隨時進行記錄。條件好的企業(yè)，可以使用攝像機等設(shè)備，將員工的工作內(nèi)容記錄下來，以便進行分析。另外要注意的是，有些觀察的工作行為要有代表性，并且盡量不要引起被觀察者的注意，更不能干擾被觀察者的工作。二、 問卷調(diào)查法 工作分析人員首先要擬訂一套切實可行、內(nèi)容豐富的問卷，然后由員工進行填寫。問卷法適用于腦力工作者、管理工作者或工作不確定因素很大的員工，比如軟件設(shè)計人員、行政經(jīng)理等。問卷法比觀察法更便于統(tǒng)計和分析。要注意的是，調(diào)查問卷的設(shè)計直接關(guān)系著問卷調(diào)查的成敗，所以問卷一定要設(shè)計得完整、科學(xué)、合理。 國外的組織行為學(xué)專家和人力

4、資源管理專家研究出了多種科學(xué)的，也很龐大的問卷調(diào)查方法。其中比較著名的有： 1工作分析調(diào)查問卷(PAQ) 工作分析調(diào)查問卷是美國普渡大學(xué)(Purdue University)的研究員麥考米克等人研究出的一套數(shù)量化的工作說明法。PAQ有194個問題，分為六個部分：資料投入、用腦過程、工作產(chǎn)出、人際關(guān)系、工作范圍、其他工作特征。 2閾值特質(zhì)分析方法(TTA) 勞普茲(Lopez)等人在1981年設(shè)計了“閾值特質(zhì)分析”(TTA)問卷。特質(zhì)取向的研究角度是試圖確定那些能夠預(yù)測個體工作成績出色的個性特點。TTA方法的依據(jù)是：具有某種人格特性的個體，如果職務(wù)績效優(yōu)于不具有該種特質(zhì)者，并且特質(zhì)的差異能夠通過

5、標準化的心理測驗反映出來，那么就可以確定該特質(zhì)為完成這一工作所需的個體特質(zhì)之一。 3職業(yè)分析問卷(OAQ) 美國控制數(shù)據(jù)經(jīng)營咨詢企業(yè)在1985年設(shè)計了職業(yè)分析問卷，對工作進行定量的描述。OAQ是一個包括各種職業(yè)的任務(wù)、責(zé)任、知識技能、能力以及其他個性特點的多項選擇問卷。例如，在OAQ中，軟件職務(wù)被規(guī)劃分為19種責(zé)任、310個任務(wù)和105個個性特點。然而，一般中小企業(yè)很難利用這些研究成果來進行問卷調(diào)查。我們可以根據(jù)企業(yè)的實際情況，來自行制定工作分析問卷，這樣效果可能會更好些。三、 面談法 也稱訪談法，它是通過工作分析人員與員工面對面的談話來收集職務(wù)信息資料的方法。在面談之前，工作分析人員應(yīng)該準備

6、好面談問題提綱，以保證在面談時能夠按照預(yù)定的計劃進行。面談法對工作分析人員的語言表達能力和邏輯思維能力有較高的要求。工作分析人員要能夠控制住談話的局面，既要防止談話跑題，又要使談話對象能夠無所顧及的侃侃而談。工作分析人員要及時準確的做好談話記錄，并且避免使談話對象對記錄產(chǎn)生顧忌。面談法適合于腦力職務(wù)者，如開發(fā)人員、設(shè)計人員、高層管理人員等。 麥考米克于1979年提出了面談法的一些標準，它們是： 1所提問題要和工作分析的目的有關(guān)； 2工作分析人員語言表達要清楚、含義準確； 3所提問題必須清晰、明確，不能太含蓄； 4所提問題和談話內(nèi)容不能超出被談話人的知識和信息范圍；5所提問題和談話內(nèi)容不能引起被

7、談話人的不滿，或涉及被談話人的隱私。采用面談法，應(yīng)注意規(guī)避以下問題：1. 職務(wù)分析人員對某一工作的固有觀念影響其進行正確的判斷；2. 問題回答者出于自身利益的考慮而不合作，或有意無意夸大自己所從事工作的重要性、復(fù)雜性，導(dǎo)致工作信息失真；3. 面談法不能單獨作為信息收集的方法，只適用與其他方法一起使用。四、 典型事件法 典型事例法是對實際工作中具有代表性的工作行為進行描述。如果職位工作內(nèi)容過于繁雜，應(yīng)該挑具有代表性的員工和典型的時間進行觀察，從而提高工作分析的效率。比如把文秘人員的打字、收發(fā)文件等一系列行為收集起來進行歸納分類，得到有關(guān)工作內(nèi)容、職責(zé)方面的信息。這種方法可直接描述任職者在工作中的

8、具體活動，因此可以揭示工作的動態(tài)性。由于所分析的工作可以觀察和衡量，所以用這種方法獲得的資料適用于大部分工作。但是收集歸納事例并且把它們分類需消耗大量時間。另外，根據(jù)定義，事例所描述的是具有代表性的工作行為，這樣可能會遺漏一些不顯著的工作行為，難以非常完整地把握整個工作實體。五、 工作日志法是由員工本人自行進行的一種工作分析方法。事先由工作分析人員設(shè)計好詳細的工作日志單，讓員工按照要求及時地填寫職務(wù)內(nèi)容，從而收集工作信息。需注意的是，工作日志應(yīng)該隨時填寫，比如以10分鐘、15分鐘為一個周期，而不應(yīng)該在下班前一次性填寫，這樣是為了保證填寫內(nèi)容的真實性和有效性。工作日志法最大的問題是日志內(nèi)容的真實

9、性問題。六、 其他方法 1參與法 也稱職務(wù)實踐法。顧名思義，就是工作分析人員直接參與到員工的工作中去，扮演員工的工作角色，體會其中的工作信息。參與法適用于專業(yè)性不是很強的職務(wù)。參與法與觀察法、問卷法相比較，獲得的信息更加準確。要注意的是，工作分析人員需要真正地參與到工作中去，去體會工作，而不是僅僅模仿一些工作行為。 2材料分析法 如果工作分析人員手頭有大量的工作分析資料，比如類似的企業(yè)已經(jīng)做過相應(yīng)的工作分析，比較適合采用本辦法。這種辦法最適合于新創(chuàng)辦的企業(yè)。 3專家討論法專家討論法是指請一些相關(guān)領(lǐng)域的專家或者經(jīng)驗豐富的員工進行討論，來進行工作分析的一種方法。這種方法適合于發(fā)展變化較快，或職位職

10、責(zé)還未定型的企業(yè)。由于企業(yè)沒有現(xiàn)成的觀察樣本，所以只能借助專家的經(jīng)驗來規(guī)劃未來希望看到的職務(wù)狀態(tài)。上述這些工作分析方法既可單獨使用，也可結(jié)合使用。由于每個方法都有自身的優(yōu)點和缺點，所以每個企業(yè)應(yīng)該根據(jù)本企業(yè)的具體情況進行選擇。最終的目的是一致的：得到盡可能詳盡、真實的職務(wù)信息。(二) 工作分析的原則及信息收集一、工作分析原則1.系統(tǒng)原則 在對某一工作進行分析時，要注意該工作與其他工作的關(guān)系以及該工作在整個組織中所處的地位，從總體上把握該工作的特征及對人員的要求。 2.動態(tài)原則 工作分析的結(jié)果不是一成不變的。要根據(jù)戰(zhàn)略意圖、環(huán)境的變化、業(yè)務(wù)的調(diào)整，經(jīng)常性地對工作分析的結(jié)果進行調(diào)整。 3.目的原則

11、 (1) 在工作分析中，要明確工作分析的目的。 (2) 工作分析的目的不同，其側(cè)重點也不同。 (3) 工作分析中，要根據(jù)工作分析的目的，確定工作分析的側(cè)重點。 4.經(jīng)濟原則 工作分析本著經(jīng)濟性原則，根據(jù)工作分析的目的，采用合理的方法。 5.職位原則 工作分析的出發(fā)點應(yīng)從職位出發(fā)，分析職位的內(nèi)容、性質(zhì)、關(guān)系、環(huán)境以及人員勝任特征，即完成這個職位工作的從業(yè)人員需具備什么樣的資格與條件而不是分析在崗的人員如何。 6.應(yīng)用原則 應(yīng)用原則是指工作分析的結(jié)果，即職位描述與工作規(guī)范，要用于企業(yè)管理的相關(guān)方面。工作分析一旦形成工作說明書后，管理者就應(yīng)該把它應(yīng)用企業(yè)管理的各個方面。無論是人員招聘、選拔培訓(xùn)，還是

12、考核、激勵，都需要嚴格按工作說明書的要求來做。 二、工作分析所需信息的類型及收集要求 1.工作分析中需收集的資料類型 ：（1）工作活動：工作活動和過程； 活動記錄（例如以膠片形式）； 所采用的程序；個人責(zé)任； （2）定位于員工的活動：人的行動，如有關(guān)工作的身體動作和溝通； 針對方法分析的基本動作；對身體的工作要求，如體力耗費； （3）所采用的機器、工具、設(shè)備和輔助工具：機器類型、損耗；生產(chǎn)工具的復(fù)雜性； （4）與工作相關(guān)的有形和無形內(nèi)容 ：所涉及或應(yīng)用的知識（如會計知識）； 加工的原材料； 制造的產(chǎn)品和提供的服務(wù)； （5）工作業(yè)績： 錯誤分析； 工作標準； 工作計量，如完成任務(wù)的時間； （6）

13、工作環(huán)境：工作日程表； 財務(wù)和非財務(wù)獎勵； 工作條件； 組織和社會的環(huán)境；（7）工作對個人的要求： 個人因素，如個性和個人興趣愛好； 所需要的學(xué)歷和培訓(xùn)程度； 工作經(jīng)驗。 2.在進行工作分析時，需要搜集大量的信息。工作分析者要明確工作的實際職責(zé)并收集上述的各種類型的資料。請注意工作活動、面向員工的活動、機器類型、工具、設(shè)備和輔助工作。 3.這些信息以后將被用來幫助確定所需要的工作技能。 4.工作分析者還應(yīng)注意與工作相關(guān)的有形的和無形的信息，諸如所需要的知識，所要加工的原料，所要生產(chǎn)的產(chǎn)品，所從事的服務(wù)等。 5.一些工作分析體系還要明確工作標準。例如，在確定完成一項任務(wù)所需時間時就需要進行工作計

14、量研究。對于工作內(nèi)容，分析者要研究的是工作任務(wù)時間安排、物質(zhì)和非物質(zhì)形式的激勵以及工作條件。由于工作的完成經(jīng)常與其他因素有關(guān)，因此還得注意組織及社會的環(huán)境。最后還要確認與工作相關(guān)的具體學(xué)歷、培訓(xùn)及工作經(jīng)驗要求。(三) 工作分析的步驟 在做工作分析時，一般按照以下六個步驟來進行。 一、確定工作分析信息的用途 在開始要明確工作分析所獲得的信息將用于何種目的。因為工作分析所獲得信息的用途直接決定了需要搜集何種類型的信息，以及使用何種技術(shù)來搜集這些信息。 有些技術(shù)對于編寫工作說明書和為空缺的工作崗位甄選員工是極為有用的，例如，同在工作崗位上的員工進行面談，讓他們自己說出自己所從事的工作的任務(wù)是什么，以

15、及他們自己所負有的責(zé)任有哪些。而另一些工作分析技術(shù)，則不能提供上面所需要的那種描述性信息，因而無法滿足編寫工作描述這一任務(wù)的需要，但它所提供的信息卻有助于對每一種工作進行量化排序，可以使得我們對各種工作進行對比，因此，在確定工作報酬時，這種工作分析技術(shù)就十分有用了。 二、搜集與工作有關(guān)的背景信息 尋找那些可得到的與工作有關(guān)的背景信息，如組織圖、工作流程圖和工作說明書等。組織圖顯示出了當前工作與組織中的其他工作是一種什么樣的關(guān)系，以及它在整個組織中處于一種怎樣的地位。組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確表明了誰應(yīng)當向誰匯報工作，以及工作的承擔(dān)者將同誰進行信息交流等等。 在組織

16、圖中只能簡單地獲知工作流動的方向，而工作流程圖則提供了與工作有關(guān)的更為詳細的信息。需要提到的是，如果有現(xiàn)成的工作說明書的話，它將是你審查并重新編寫工作說明書的一個很好的起點。 三、選擇有代表性的工作進行分析 當需要分析的工作有很多且它們彼此較為相似的時候，不必要對工作逐個進行分析，那將非常耗費時間，選擇典型工作進行分析顯然是十分必要同時也是比較合適的。 四、搜集工作分析的信息 通過搜集有關(guān)工作活動、工作對員工行為的要求、工作條件、工作對人員自身條件（如個人特點與執(zhí)行工作的能力等）的要求等方面的信息，進行實際的工作分析。 五、同承擔(dān)工作的人共同審查所搜集到的工作信息 工作分析提供了與工作的性質(zhì)和

17、功能有關(guān)的信息。而通過工作分析所得到的這些信息只有與從事這些工作的人員，以及他們的直接主管人員進行核對才有可能不出現(xiàn)偏差。核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整，同時也有助于確定這些信息能否被所有與被分析工作相關(guān)的人所理解。此外，由于工作描述是反映工作承擔(dān)者的工作活動的，所以這一審查步驟實際上還為這些工作的承擔(dān)者提供了一個審查和修改工作描述的機會，而這無疑會有助于贏得大家對所搜集到的工作分析資料的認可。 六、編寫工作說明書和工作規(guī)范 在完成工作分析后開始編寫工作說明書和工作規(guī)范。工作說明書就是對有關(guān)工作職責(zé)、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進行的

18、書面描述。工作規(guī)范則是全面反映工作對從業(yè)人員的品質(zhì)、特點、技能以及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。有時候，工作說明書和工作規(guī)范書分成兩份文件來寫，有時候則合并在一份工作說明書之中。(四) 工作分析的常見問題及解決對策 企業(yè)在進行工作分析時，會遇到一些問題，這里將一一介紹并提供相應(yīng)解決方法。 一、員工恐懼 員工恐懼，是指由于員工害怕工作分析會對其已熟悉的工作環(huán)境帶來變化或者引起自身利益的損失，而對工作分析小組成員及其工作采取不合作甚至敵對的態(tài)度。1.一般而言，如果在工作分析過程中，工作分析小組遇到以下一些現(xiàn)象，我們就認為存在員工恐懼： （1）訪談過程中，員工對工作分析小組的工作有抵觸情緒，不

19、支持其訪談或調(diào)查工作； （2）員工提供有關(guān)工作的虛假情況，故意夸大其所在崗位的實際工作責(zé)任、工作內(nèi)容，而對其他崗位的工作予以貶低。 2.要成功地實施工作分析，就必須首先克服員工對工作分析的恐懼，從而使其提供真實的信息。一個較為有效的解決方法就是盡可能將員工及其代表納入到工作分析過程之中。 （1）在工作分析開始前，向員工說明以下內(nèi)容： a.實施工作分析的原因； b.工作分析小組成員組成； c.工作分析都會對員工產(chǎn)生何種影響； d.員工提供的信息資料對工作分析的重要性； e.工作分析小組可以做出書面承諾：企業(yè)不會因工作分析的結(jié)果而解雇任何員工，也不會降低員工的工資水平。 （2）在工作分析實施過程中

20、和工作完成后，及時向員工反饋工作的階段性成果和最終結(jié)果。 二、動態(tài)環(huán)境 動態(tài)環(huán)境指的是由于外部社會經(jīng)濟的變化發(fā)展，引起企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，從而引發(fā)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、工作構(gòu)成、人員結(jié)構(gòu)等的變動。主要有：外部環(huán)境的變化、企業(yè)生命周期的變化、員工能力和需求層次的提高等。針對動態(tài)環(huán)境帶給工作分析的問題，一般有兩種途徑解決：一是年度工作分析，二是適時工作分析，三是定期工作分析。1.年度工作分析。具體步驟是： （1）在工作分析間隔期內(nèi)，各部門主管準確、詳細記錄本部門的工作變化情況； （2）在工作分析實施月（周），各部門主管對一年內(nèi)工作變動情況進行匯總，并征詢本部門員工的意見； （3）工作分析實施前，人力資源

21、部制定初步計劃并發(fā)文給各部門主管，要求其在一定時間期限內(nèi)，遞交本部門工作變化情況匯總表； （4）人力資源部對各部門的工作變化情況表進行整理匯總，并據(jù)此制定工作分析的詳細計劃，包括具體實施步驟，工作分析小組成員的配置等等； （5）工作分析的具體實施； （6）編寫工作分析結(jié)果職務(wù)說明書和工作規(guī)范； （7）工作分析結(jié)果的反饋。 2.適時工作分析，即讓部門主管隨時上交本部門工作中的變化情況，并隨時進行工作分析。具體步驟是： （1）部門主管發(fā)現(xiàn)本部門工作有所變化或有必要進行改變時，即以書面形式遞交人力資源部； （2）人力資源部常設(shè)組織工作分析小組，根據(jù)該部門主管要求，實施工作分析； （3）編寫職務(wù)說明書

22、和工作規(guī)范； （4）工作分析結(jié)果的反饋。 3.定期工作分析，即將年度工作分析和適時工作分析結(jié)合起來，靈活安排工作分析的時間。 三、 工作分析契約工作分析契約指的是企業(yè)管理者和員工認為工作分析的結(jié)果職位說明書和工作規(guī)范在某種程度上相當于一種契約：職位說明書規(guī)定了員工的主要工作內(nèi)容和職責(zé)權(quán)限，員工會據(jù)此認為只要做好契約范圍內(nèi)的工作就行；工作規(guī)范中則表明了從事該工作員工的任職資格，而這經(jīng)常被管理者認為是現(xiàn)職者所具有的知識、技術(shù)和能力。 工作分析契約的具體表現(xiàn)及其影響： （1）主管人員交待給下屬某項臨時工作時，卻遭遇下屬的拒絕，理由是職位說明書中并未列出該項工作內(nèi)容； （2）下屬想承擔(dān)更多責(zé)任時，也會

23、遭主管的拒絕，理由同樣是其職位說明書中并未列出該項工作職責(zé)，而且因為職位說明書中所列出的任職資格常常會被認為就是該崗位現(xiàn)職員工所有的知識層次、技術(shù)水平和能力水平，因此員工并不具備承擔(dān)更多責(zé)任的能力要求； 解決此問題的一個方法是在編寫職位說明書時，體現(xiàn)周全性、完備性。在工作主要內(nèi)容一欄可以加入“完成上級指定的其它工作”一條，這樣員工就不能再輕易拒絕臨時分派的工作任務(wù)。在工作規(guī)范的“注”中說明任職資格只是從事該工作的最低基本要求，是員工的知識、技能的最低界限，這樣，主管也不能以此為由拒絕員工承擔(dān)更多責(zé)任的請求。附件: 工作分析調(diào)查問卷這一問卷的目的是通過了解您所在的職位的基本情況，以幫助您更加清晰

24、地認識您的工作，同時有助于您進一步改善工作。問卷的題目沒有正確和錯誤的區(qū)別，需要您根據(jù)工作中的實際情況認真填寫。問卷的填寫和結(jié)果的使用并不會對您本人或您的工作造成任何不利影響?；拘畔⑿彰詣e 年齡學(xué)歷專業(yè)擔(dān)任本職位時間更高一級領(lǐng)導(dǎo)是什么職位？比如：事業(yè)部總經(jīng)理1. 請您填寫下列管理關(guān)系圖。 您的直接上級是什么職位？比如：部門經(jīng)理 您目前擔(dān)任什么職位？屬于哪個部門？與您職位相同的人有幾個？ 您的直接下屬都包括哪些職位、各有多少人？ 2. 職位的總體目標（1）請通過思考以下問題來概括：您目前所在的職位當初設(shè)置的目的是什么？如果不設(shè)這個職位，哪些工作目標將無法實現(xiàn)？（2）職位總體目標填寫的標準模式

25、為：為了，在的指導(dǎo)下（影響下），（做）（工作）?；蛘撸涸诘闹笇?dǎo)下（影響下），（做）（工作），確保（實現(xiàn)）。（3）請將您的職位的總體目標填寫在下面的空格里。3. 工作的職責(zé)ü 請在下面的表格中填寫您所在職位的主要職責(zé)，以及在各項職責(zé)上應(yīng)達到的目標（要達到什么結(jié)果？即任務(wù)完成后應(yīng)產(chǎn)生什么樣的效果？）ü 您可以按照您的主要工作流程進行排序。如工作之間缺乏必要的流程關(guān)系，您也可以按工作職責(zé)的重要性進行排序。ü 對于占用時間較少、偶而發(fā)生的工作可以在最后用“其他工作”表示。ü 例如：某公司文印員職位的一項職責(zé)： 按主要工作流程排序按各項職責(zé)重要程度排序主要職責(zé)（每一項工作職責(zé)都可分為兩個部分：Ø行為動詞，如：組織、審查、擬定、購置、聯(lián)絡(luò)，等等；Ø工作本身，即經(jīng)過歸類的任務(wù)）工作應(yīng)達到的目標3維護公司文印設(shè)備保證機器的正常運轉(zhuǎn)按主要工作流程排序按各項職責(zé)重要程度排序主要職責(zé)（每一項工作職責(zé)都可分為兩個部分：行為動詞，如：組織、審查、擬定、購置、聯(lián)絡(luò)，等等；工作本身，即經(jīng)過歸類的任務(wù)）工作應(yīng)達到的目標4.工作聯(lián)系：您目前的工作需要和公司內(nèi)部及外部哪些部門或職位進行聯(lián)系？通常是因為什么工作