某建筑集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定

1、城開(kāi)集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定（暫行）一、目的為規(guī)范集團(tuán)各項(xiàng)目工程檔案文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一工程檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)，確保工程現(xiàn)場(chǎng)資料的收集完整、安全管理和有效利用， 并使工程現(xiàn)場(chǎng)管理資料全過(guò)程具有可追溯性，提高公司的檔案管理水平，依據(jù)<<建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范>>GB/T50328-2001和城開(kāi)集團(tuán)文件編寫(xiě)程序,制定本規(guī)定。二、適用范圍集團(tuán)各項(xiàng)目部及相關(guān)部門(mén)。三、檔案室職責(zé)1、按有關(guān)規(guī)定有計(jì)劃地分別收集各部門(mén)檔案文件，各部門(mén)定期協(xié)調(diào)檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。2、凡已辦理完畢的工程準(zhǔn)備階段的文件資料，集團(tuán)檔案室要求各相關(guān)部門(mén)均應(yīng)在五日內(nèi)遞交集團(tuán)檔案室立卷、歸檔。監(jiān)理文件、施

2、工文件、可以每月25日前上傳電子文件清單，竣工時(shí)上報(bào)公司存檔，竣工備案文件（紙質(zhì)）要求項(xiàng)目上報(bào)公司一份存檔。檔案形成部門(mén)詳見(jiàn)附表一。3、立卷、歸檔的要求：各部門(mén)資料管理員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)把資料整理完畢，并上交公司檔案室，檔案室負(fù)責(zé)立卷、歸檔。4、各相關(guān)部門(mén)檔案管理人員向集團(tuán)檔案室移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。5、檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)目已歸檔文件，建立對(duì)應(yīng)的電子文檔，便于分類(lèi)管理和查閱。四、檔案管理程序1、歸檔時(shí)間及要求1.1 各相關(guān)部門(mén)資料管理員把本部門(mén)工程準(zhǔn)備階段的文件，完成后五日內(nèi)上報(bào)集團(tuán)檔案室辦備案，各類(lèi)圖紙（施工圖紙、配套工程圖紙、景觀工程圖紙等），有工程服務(wù)部

3、下發(fā)到各相關(guān)部門(mén)，其中竣工圖紙（施工圖紙、配套工程圖紙、景觀工程圖紙等）及備案文件在竣工驗(yàn)收結(jié)束后由項(xiàng)目部檢查合格后移交公司工程服務(wù)部，項(xiàng)目施工檔案資料竣工驗(yàn)收后移交集團(tuán)檔案室。1.2 資料管理員把部門(mén)文檔及時(shí)歸類(lèi)，監(jiān)理文件、施工文件5日內(nèi)上通過(guò)OA工程檔案文件審批流程，并把紙質(zhì)的工程文件上集團(tuán)檔案室。1.3 集團(tuán)檔案室資料管理員每月負(fù)責(zé)檢查各部門(mén)資料歸檔情況，并把檢查情況列入績(jī)效考核。2、分類(lèi)2.1 分類(lèi)、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，做到分類(lèi)科學(xué) 、組卷合理、層次分明、檢索便利。盡量以工程項(xiàng)目為單位組卷。2.2 檔案分類(lèi)按材質(zhì)分為：紙質(zhì)檔

4、案和電子檔案。檔案分類(lèi)按階段分為：工程準(zhǔn)備階段（立項(xiàng)文件、建設(shè)用地拆遷文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招標(biāo)文件、合同文件）、監(jiān)理文件（監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知、監(jiān)理竣工總結(jié)、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告）、施工文件（設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定文件、現(xiàn)場(chǎng)簽證文件、工程管理文件、進(jìn)度文件、預(yù)決算文件）、竣工文件（施工許可文件、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、質(zhì)量合格文件、地基與基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)驗(yàn)收文件、合同價(jià)款結(jié)算文件、竣工圖）。3、編號(hào)檔案編號(hào)由項(xiàng)目代號(hào)、分類(lèi)號(hào)、文件順序號(hào)構(gòu)成，表示方法如下：項(xiàng)目代號(hào)+分類(lèi)號(hào)+文件順序號(hào)編碼SC(1、2、3)KCXHLMZ含義水城(一、二、三期)康城祥和里馬寨編碼ZJSB含義工程準(zhǔn)備階段監(jiān)

5、理文件施工文件竣工文件其中分類(lèi)號(hào)包括三級(jí)目錄，詳見(jiàn)附錄一。例如：SC3Z040401表示水城三期工程準(zhǔn)備階段施工合同中序號(hào)為01的文件4、裝訂4.1 文字材料以件為單位裝訂，裝訂前要取下金屬裝訂物，采取三孔線裝形式裝訂，裝訂線在左邊。不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。不得大于A4幅面。且要求裝訂邊及底邊對(duì)齊。 4.2 圖紙一律不裝訂，但案卷內(nèi)大于A4幅面的圖紙要全部折疊成A4幅面，折疊方式采用反折式手風(fēng)琴折疊法（反面在外），圖標(biāo)欄在圖紙縱向右下角。4.3 案卷裝訂一般采用卷盒、卷夾兩種形式。工程準(zhǔn)備階段文件、竣工圖考慮后期使用方式以卷盒裝定為主，監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件以卷夾分別裝

6、訂成冊(cè)，一冊(cè)不夠的分兩側(cè)或多冊(cè)，案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm。5、借閱5.1本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間，不得超過(guò)半個(gè)月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。5.2 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。5.3 查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙

7、，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。5.4 查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。五 檔案保密制度1、檔案工作人員必須樹(shù)立高度的保密觀念，遵守公司的各項(xiàng)保密制度。2、凡涉及不宜公開(kāi)的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。4、對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷(xiāo)毀清單，經(jīng)主管

8、領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人銷(xiāo)毀，并簽名注銷(xiāo)。六、本作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)解釋附件：1、工程檔案分類(lèi)及保管期限表2、卷內(nèi)文件目錄3、備考表 4、文件資料移交單 5、收文登記臺(tái)賬 6、發(fā)文登記臺(tái)賬 附錄1工程檔案分類(lèi)表及歸檔范圍一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目序號(hào)歸 檔 文 件形成部門(mén)保管期限 工程準(zhǔn)備階段文件（Z）立項(xiàng)文件(01)01項(xiàng)目建議書(shū)審批意見(jiàn)工程服務(wù)部永久02可行性研究報(bào)告審批意見(jiàn)工程服務(wù)部永久03項(xiàng)目評(píng)估資料工程服務(wù)部永久用地征地拆遷文件(02)01選址意見(jiàn)通知書(shū)工程服務(wù)部永久02拆遷安置意見(jiàn)、協(xié)議、方案工程服務(wù)部長(zhǎng)期03國(guó)有土地使用證工程服務(wù)部永久04建設(shè)用地工程服務(wù)部永久05建設(shè)工程規(guī)劃許

9、可證工程服務(wù)部永久06施工許可證工程服務(wù)部永久07預(yù)售許可證營(yíng)銷(xiāo)部永久勘察設(shè)計(jì)文件(03)01工程地質(zhì)勘察報(bào)告工程服務(wù)部永久02工程文物勘察報(bào)告工程服務(wù)部永久03工程測(cè)量成果報(bào)告工程服務(wù)部永久04設(shè)計(jì)方案審查意見(jiàn)書(shū)工程服務(wù)部永久05施工圖審批意見(jiàn)書(shū)（建筑結(jié)構(gòu)、人防、消防、環(huán)保、節(jié)能等行政部門(mén)）工程服務(wù)部永久06工程報(bào)建工程服務(wù)部短期07招投標(biāo)備案工程服務(wù)部短期08質(zhì)量監(jiān)督備案工程服務(wù)部短期合同文件(04)01勘察設(shè)計(jì)委托合同招標(biāo)辦長(zhǎng)期02施工承包合同招標(biāo)辦長(zhǎng)期03監(jiān)理委托合同招標(biāo)辦長(zhǎng)期04甲供、甲分包合同招標(biāo)辦長(zhǎng)期05市政合同（水、電、氣、暖、雨污水）招標(biāo)辦長(zhǎng)期06景觀施工合同招標(biāo)辦長(zhǎng)期07采

10、購(gòu)合同招標(biāo)辦長(zhǎng)期08其他合同招標(biāo)辦長(zhǎng)期招投標(biāo)(05)01監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)、施工招投標(biāo)文件招標(biāo)辦長(zhǎng)期02供應(yīng)商招投標(biāo)文件招標(biāo)辦長(zhǎng)期03中標(biāo)通知書(shū)招標(biāo)辦長(zhǎng)期監(jiān)理文件（J）監(jiān)理規(guī)劃(01)01監(jiān)理規(guī)劃項(xiàng)目部長(zhǎng)期02監(jiān)理細(xì)則項(xiàng)目部長(zhǎng)期監(jiān)理總結(jié)(02)01監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要項(xiàng)目部長(zhǎng)期02監(jiān)理通知單項(xiàng)目部長(zhǎng)期03監(jiān)理月報(bào)項(xiàng)目部長(zhǎng)期04監(jiān)理竣工總結(jié)項(xiàng)目部長(zhǎng)期05質(zhì)量評(píng)估報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期進(jìn)度控制(03)01項(xiàng)目總進(jìn)度計(jì)劃項(xiàng)目部長(zhǎng)期02開(kāi)工/復(fù)工審批表項(xiàng)目部長(zhǎng)期03工程延期報(bào)告及審批項(xiàng)目部長(zhǎng)期施工文件（S）設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定(01)01圖紙會(huì)審紀(jì)要項(xiàng)目部/總工室長(zhǎng)期02圖紙、竣工圖項(xiàng)目部/總工室長(zhǎng)期03設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定

11、項(xiàng)目部/總工室長(zhǎng)期04現(xiàn)場(chǎng)簽證項(xiàng)目部/總工室長(zhǎng)期工程管理文件(02)01專(zhuān)項(xiàng)方案評(píng)審記錄工程管理部/項(xiàng)目部短期02質(zhì)量停檢點(diǎn)檢查工程管理部/項(xiàng)目部短期03專(zhuān)項(xiàng)工程管理檢查工程管理部/項(xiàng)目部短期04整改通知單工程管理部/項(xiàng)目部長(zhǎng)期05停工通知單工程管理部/項(xiàng)目部長(zhǎng)期06工程管理月報(bào)工程管理部短期預(yù)決算文件(03)01工程款報(bào)審與支付文件工程造價(jià)部短期02總包、分包預(yù)算書(shū)工程造價(jià)部短期03設(shè)計(jì)變更、簽證報(bào)審與簽認(rèn)工程造價(jià)部短期04工程竣工決算書(shū)審核意見(jiàn)書(shū)工程造價(jià)部長(zhǎng)期竣工備案文件（B）施工許可(01)01建設(shè)單位法人委托書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期02建筑工程施工許可證（副本）項(xiàng)目部長(zhǎng)期工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)(02)0

12、1鄭州市工程質(zhì)量實(shí)施監(jiān)督通知單項(xiàng)目部長(zhǎng)期02鄭州市工程質(zhì)量監(jiān)督登記表項(xiàng)目部長(zhǎng)期03工程參建單位質(zhì)量責(zé)任制一覽表項(xiàng)目部長(zhǎng)期04工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期05工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期06施工圖紙審查批準(zhǔn)書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期07施工圖紙審查意見(jiàn)項(xiàng)目部長(zhǎng)期質(zhì)量合格文件(03)01勘察部門(mén)對(duì)地基及處理的驗(yàn)收文件項(xiàng)目部長(zhǎng)期02施工單位出具的竣工報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期03建設(shè)單位出具的竣工驗(yàn)收方案項(xiàng)目部長(zhǎng)期04工程竣工驗(yàn)收意見(jiàn)表項(xiàng)目部長(zhǎng)期05工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期06工程參建方工作情況報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期07工程參建方工作情況報(bào)告文字說(shuō)明項(xiàng)目部長(zhǎng)期08監(jiān)理單位出具的工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期09勘察出具的質(zhì)量檢查報(bào)告項(xiàng)

13、目部長(zhǎng)期010設(shè)計(jì)出具的質(zhì)量檢查報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期011監(jiān)理單位簽署的竣工移交證書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期地基與基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu) 驗(yàn)收記錄(04)01地基驗(yàn)槽記錄項(xiàng)目部長(zhǎng)期02結(jié)構(gòu)（地基與基礎(chǔ)）工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（表2-5）項(xiàng)目部長(zhǎng)期03結(jié)構(gòu)（主體）工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（表2-5）項(xiàng)目部長(zhǎng)期04屋面防水檢測(cè)報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期05電氣檢測(cè)報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期06工程質(zhì)量整改通知書(shū)及對(duì)應(yīng)的整改報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期07建筑工程規(guī)劃許可證及附件項(xiàng)目部長(zhǎng)期08建筑工程消防設(shè)計(jì)審核意見(jiàn)書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期09建筑工程消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期010環(huán)保部門(mén)的認(rèn)可文件及批準(zhǔn)使用文件項(xiàng)目部長(zhǎng)期011建筑工程保修書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期012住宅工程質(zhì)量保證書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期013住宅工程質(zhì)量說(shuō)明書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期014工程竣工報(bào)告項(xiàng)目部長(zhǎng)期工程 價(jià)款結(jié)算材料(05)01建設(shè)合同、協(xié)議書(shū)、專(zhuān)用條款項(xiàng)目部長(zhǎng)期02建設(shè)工程結(jié)算書(shū)或預(yù)算書(shū)項(xiàng)目部長(zhǎng)期03建設(shè)單位支付工程款的證明項(xiàng)目部長(zhǎng)期04建設(shè)單位支付工程款憑證項(xiàng)目部長(zhǎng)期注：未列入本歸檔文件目錄的文件，根據(jù)其文件內(nèi)容，按一、二、三級(jí)類(lèi)目對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行歸檔。附錄2卷內(nèi)文件目錄序號(hào)文號(hào)文 件 題 名日 期頁(yè)號(hào)備注注：?jiǎn)挝唬簃m。表格寬為185 mm。第1、6、7列寬分別為15，第2、5列寬分別為20，第3列寬為30，第4列寬為70。行高以適應(yīng)文