項目管理及知識轉(zhuǎn)移

1、管理及知識轉(zhuǎn)目錄1 項目管理面臨的挑戰(zhàn) 22 項目管理流程22.1 項目管理流程32.2 項目生命周期33 需求管理33.1 需求工程內(nèi)容33.2 需求分析33.3 需求變更44 創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu) 55 時間管理65.1 項目時間管理的過程 65.2 項目時間管理工具 76 成本管理77 風(fēng)險管理88 變更管理89 知識和文檔管理 101項目管理面臨的挑戰(zhàn)在企業(yè)的項目管理過程當(dāng)中，常常會遇到項目進(jìn)展不順利的情況，有時候項目甚至?xí)?。真正的項目管理人員必須有能力對項目進(jìn)行預(yù)判，并及時加強管理采取必要措施，同時還要積累經(jīng)驗，幫助團 隊吸取教訓(xùn)。如何有效地管理項目，解決項目過程中遇到的諸如以下問題

2、：統(tǒng)一協(xié)同：項目進(jìn)展過程不同階段分別用不同的工具管理，數(shù)據(jù)不能有效整合，部門間形成信息壁壘；全局視圖：缺乏管理層項目匯總?cè)忠晥D，難以實時掌控眾多項目的進(jìn)展與情況；項目進(jìn)度：分散的信息，無效率的流程，項目進(jìn)度不可控，項目過程不透明，項目周期難交付； 資源管理：如何查看項目的資源需求？如何更好的分配和協(xié)調(diào)資源？如何在組織級層面管控資源利用率？質(zhì)量管控：如何統(tǒng)籌考慮項目風(fēng)險防控、技術(shù)評審、系統(tǒng)測試、質(zhì)量保障，全面保障交付高質(zhì)量產(chǎn)品？知識積累：項目實施中，能否不斷積累知識和經(jīng)驗？有效的知識如何被反復(fù)的利用？績效決策：項目人員工作量如何考核？項目管理哪些方面需要改善？如何解決？2項目管理流程該方案專門

3、針對企業(yè)項目管理面臨的問題，幫助企業(yè)有效管控項目及研發(fā)全生命周期，通過一個全 面的組織級項目管理平臺，幫助企業(yè)實現(xiàn)項目及管理的“過程透明化”和提升組織級項目管理能力；從 橫向上讓項目團隊能在組織級層面全面跟蹤項目的需求、進(jìn)度、質(zhì)量和成本；從縱向上打破業(yè)務(wù)部門與 外包團隊的壁壘，全面貫通項目的需求、計劃、開發(fā)和測試；為高層領(lǐng)導(dǎo)提供多項目信息的全局視圖， 幫助宏觀監(jiān)督和調(diào)控多個項目并提供直觀的管理手段。2.1項目管理流程在項目管理的流程中，每個階段都有自己的起止范圍，有本階段的輸入文件和本階段要產(chǎn)生的輸出 文件。同時，每個階段都有本階段的控制關(guān)口，即本階段完成時將產(chǎn)生的重要文件也是進(jìn)入下一階段的

4、重要輸入文件。每個階段完成時一定要通過本階段的控制關(guān)口，才能進(jìn)入下一階段的工作。2.2項目生命周期項目生命周期管理是從項目的立項階段、各里程碑階段（需求、設(shè)計、開發(fā)、測試）、到結(jié)項階段,整個項目生命周期的管理。實際工作中根據(jù)不同領(lǐng)域或不同方法再進(jìn)行具體的劃分。在項目生命周期運 行過程中的不同階段里，由不同的組織、個人和資源扮演著主要角色。根據(jù)項目具體情況，定義項目生命周期的流程，包括所有可能的狀態(tài)和工作流操作。3需求管理需求管理是指在組織范圍內(nèi)協(xié)作并管理需求、功能點、項目的創(chuàng)意，以及和需求相關(guān)的任何功能或技術(shù)設(shè)計文檔。通過將來自各個業(yè)務(wù)部門的需求有效的過濾篩選，并且進(jìn)行組織和合并，把需求按照業(yè)

5、 務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行組織和管理；同時對于需求的版本和基線提供有效管理，保證需求的有效性、完整性和正確 性。通過整合，可以直接基于需求有效驅(qū)動開發(fā)和測試。3.1需求工程內(nèi)容項目需求工程包含以下內(nèi)容：3.2需求分析需求分析是指在需求開發(fā)過程中，對所獲取的需求信息進(jìn)行分析，及時排除錯誤和彌補不足，確保需求文檔正確地反映用戶的真實意圖，需求分析常用的方法有：1）問答分析做什么/解決什么問題?誰做?怎么做？輸入輸出有什么？約束、限制條件？2）用例分析RoseVisio表單3）功能點分析系統(tǒng)、子系統(tǒng)、模塊、功能點，自頂向下、逐層細(xì)化4）原型分析功能業(yè)務(wù)要素操作特性3.3 需求變更隨著項目的進(jìn)展，用戶和開發(fā)方對需求

6、的了解越來越深入， 原先的需求文檔很可能存在錯誤或不足。 另一方面，市場會發(fā)生變化，原先的文檔也可能跟不上當(dāng)前的市場需求。 可見需求變更總是不可避免的, 有些是為了修正缺陷，有些屬于增強功能。對項目開發(fā)小組而言，變更需求通常意味著要調(diào)整資源、重新分配任務(wù)，并修改前期的工作成果，有時要付出較大的代價。如果動不動就變更需求，某些項目也許永遠(yuǎn)不能按時完成。為此，需求變更必 須遵守利大于弊的原則。需求變更通常按變更申請一審批一更改一重新確認(rèn)的流程進(jìn)行。4創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu)（簡稱 WBS ）跟因數(shù)分解是一個原理，就是把一個項目，按一定的原則分解，項目分解成任務(wù)，任務(wù)再分解成一項項工作，再把一項

7、項工作分配到每個人的日常活動中，直到分解不下去為止。即：項目t任務(wù)t工作t日?；顒印９ぷ鞣纸饨Y(jié)構(gòu)以可交付成果為導(dǎo)向，對項目要素進(jìn)行的分組，它歸納和定義了項目的整個工作范圍，每下降一層代表對項目工作的更詳細(xì)定義。WBS總是處于計劃過程的中心，也是制定進(jìn)度計劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險管理計劃和采購計劃等的重要基礎(chǔ)。（一）分解原則1）將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，最底層的日?；顒涌芍苯臃峙傻絺€人去完成；2）每個任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止；3）日常活動要對應(yīng)到人、時間和資金投入。（二）任務(wù)分解的方法1）采用樹狀結(jié)構(gòu)進(jìn)行分解；2）以團隊為中心，自上而下與自下而上的充分溝通，一對一個別交流與討論，分解

8、單項工作。（三）任務(wù)分解的標(biāo)準(zhǔn)1）分解后的活動結(jié)構(gòu)清晰，從樹根到樹葉，一目了然，盡量避免盤根錯節(jié)；2）邏輯上形成一個大的活動，集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時的里程碑和監(jiān)控點，所有活動全部定義清楚，要細(xì)化到人、時間和資金投入。WBS（工作分解結(jié)構(gòu)）示例:項目管理產(chǎn)品需求軟件產(chǎn)品版43.0軟件用戶文件培訓(xùn)資料tt整合與測試軟件用戶文件培訓(xùn)資料圖：工5時間管理項目時間管理，主要工作包括定義項目活動、任務(wù)、活動排序、每項活動的合理工期估算、制定項 目完整的進(jìn)度計劃、資源共享分配、監(jiān)控項目進(jìn)度等內(nèi)容。時間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時間，把這些前 期工作省略，后面的

9、工作必然會走彎路，反而會耽誤時間。項目一開始首先要有明確項目目標(biāo)、可交付 產(chǎn)品的范圍定義文檔和項目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS )。由于一些是明顯的、項目所必須的工作，而另 些則具有一定的隱蔽性，所以要以經(jīng)驗為基礎(chǔ)，列出完整的完成項目所必需的工作，同時要有專家審定 過程，以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項目時間計劃，進(jìn)行合理的時間管理。5.1項目時間管理的過程1) 活動定義：涉及確定項目團隊成員和項目干系人為完成項目可交付成果而必須完成對具體活動(WBS)；2）活動排列：設(shè)計確定項目活動之間的關(guān)系，并形成相應(yīng)的文檔；3）活動歷時估算：估計完成具體活動需要的工作時間；4）制定進(jìn)度計劃：分析活動順序、活動歷時

10、估算和資源要求，制定項目進(jìn)度計劃；5）進(jìn)度計劃控制：控制和管理項目計劃的變更。5.2項目時間管理工具甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖和關(guān)鍵路勁分析.圖:甘特圖6成本管理項目成本管理指為保障項目實際發(fā)生的成本不超過項目預(yù)算，使項目組批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)按時、按質(zhì)、 經(jīng)濟高效地完成既定目標(biāo)而開展的成本管理活動。q項目成本管理過程：1）項目資源計劃；2）項目成本估算；3）項目成本預(yù)算；4）項目成本控制（實施過程中）；5）項目成本預(yù)測（實施過程中）。IT項目的資源按其使用特性分為以下三類：1）項目環(huán)境資源：通用的標(biāo)準(zhǔn)化的資源，如：軟件和硬件；2）可重用資源：多個項目中可以重復(fù)使用的資源；3）人力資源：項目實施所需要的人員以及人

11、員的可得情況。圖:人力資源估算7風(fēng)險管理風(fēng)險對項目風(fēng)險從識別到分析，乃至采取應(yīng)對措施以及風(fēng)險跟蹤等一系列過程的管理，主要包括：識別、風(fēng)險量化、風(fēng)險對策。風(fēng)險狀態(tài)跟蹤包含：風(fēng)險識別風(fēng)險量化跟蹤風(fēng)險進(jìn)展情況設(shè)置風(fēng)險預(yù)警級別風(fēng)險復(fù)用與借鑒風(fēng)險和具體項目關(guān)聯(lián)風(fēng)險可以和具體的項目關(guān)聯(lián)，根據(jù)風(fēng)險在項目里面的預(yù)警級別，來判斷風(fēng)險的影響力。通過不斷的風(fēng)險積累來形成完整的風(fēng)險庫，保障項目的正常進(jìn)行。風(fēng)險管理示例：圖:風(fēng)險管理8變更管理變更管理是對項目中突發(fā)的，可能導(dǎo)致項目計劃嚴(yán)重推遲的重大變更進(jìn)行管理。目的是評估該變更是否一定要發(fā)生，是否有其他更好的解決方案規(guī)避或者減輕影響，同時也通知所有干系人變更后的結(jié)果。有

12、些大型項目設(shè)有專門的變更委員會。變更申請內(nèi)容包括變更原因，變更方案等。有效地識別變更和準(zhǔn)確地分析變更影響，變更申請通過 后，及時將變更的內(nèi)容通知給所有干系人，保證變更實施后的結(jié)果得到一致的執(zhí)行。項目變更管理的目的是以一種對于項目影響最小的方式改變現(xiàn)狀。它包括以下主要內(nèi)容：1)了解變化。在項目實施過程中，項目組織要經(jīng)常關(guān)注與項目相關(guān)的主客觀因素，及時發(fā)現(xiàn)和把握變化，認(rèn)真分析變化的性質(zhì)，確定變化的影響，適時進(jìn)行變化描述。2) 進(jìn)行變更處理。當(dāng)變化了的各種因素影響到了項目的順利實施時，項目組織必須及時進(jìn)行計劃 變更，以確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)。項目計劃的變更應(yīng)征得項目主體的同意，項目組織還應(yīng)及時向 其反饋

13、變更及變更執(zhí)行情況。3) 監(jiān)控變更合理性。變更處理總是根據(jù)項目實施的客觀需要進(jìn)行的，但并不是每次變更都是合理的。開始干系人提岀變更請求項目團隊了解變更-I未決(記錄日志)是取消執(zhí)行記錄變更是否 涉及基準(zhǔn)通知 干系人團隊判斷是否變更通知干系人 更新變更日志提交CCBCCB審批項目經(jīng)理批準(zhǔn)變更通過CCB校驗更新通知干系人總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)更新組織 過程資產(chǎn)圖:結(jié)束項目變更管理流程圖9知識和文檔管理知識被認(rèn)為是項目管理中最重要的資源管理知識資源的任務(wù)之一是如何在項目組織中轉(zhuǎn)移和傳播知識 避免知識的重復(fù)開發(fā)和充分利用知識資源。知識主要是以文檔的形式保存下來，因此，知識轉(zhuǎn)移 中項目文檔管理是最核心的內(nèi)容。項目文檔管理，是指在一個系統(tǒng) （軟件）項目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程。通常， 文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時，往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理 混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽 視。作為管理完善的項目文檔，管理者完全可以依順?biāo)能壽E看清整個項目進(jìn)展的脈絡(luò)，同時通過對階 段性文檔的把握使整個項目質(zhì)量得到很好的掌控。制定一套完整有序的項目文檔管理規(guī)定十分必要。管