工作流程自動化管理軟件

1、工作流程自動化管理軟件 更新時(shí)間：2004-05-13一、什么是工作流？現(xiàn)代企業(yè)的日?；顒又?，70%以上都是有兩個(gè)或兩個(gè)以上的員工共同參與協(xié)作的的任務(wù)，比如生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程、各類行政申請流程、財(cái)務(wù)審批流程、人事處理流程、質(zhì)量控制及客服流程等。一項(xiàng)工作，經(jīng)過 一個(gè)步驟處理后再轉(zhuǎn)往下一站的連續(xù)步驟，稱之為工作流。工作流就是業(yè)務(wù)流程的計(jì)算機(jī)化或自動化。企 業(yè)或組織內(nèi)有許多繁瑣復(fù)雜的流程，這些流程構(gòu)成了企業(yè)或組織的日常運(yùn)營活動。通過現(xiàn)代的技術(shù)手段將 這些流程自動化，并對其進(jìn)行有效地管理以提高企業(yè)運(yùn)作效率，降低成本，增強(qiáng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化便是工作流 自動化管理軟件需要解決的問題。二、工作流能用在什么地方？適

2、用行業(yè)：消費(fèi)品行業(yè)，制造業(yè)，電信服務(wù)業(yè)，銀證險(xiǎn)等金融服務(wù)業(yè)，物流服務(wù)業(yè)，物業(yè)管理服務(wù)公司，進(jìn)出口 貿(mào)易服務(wù)公司，政府事業(yè)機(jī)構(gòu)，研究院所及教育服務(wù)業(yè)等，特別是較大的跨國企業(yè)和集團(tuán)公司。具體應(yīng)用：關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程：訂單、報(bào)價(jià)處理，采購處理，合同審核，客戶電話處理等。行政管理類：出差申請，加班申請，請假申請，用車申請，各種辦公工具申請，購買申請，日報(bào)周報(bào) 等凡是原來手工流轉(zhuǎn)處理的行政性表單。人事管理類：員工培訓(xùn)安排，績效考評，新員工安排，職位變動處理，員工檔案信息管理等。財(cái)務(wù)相關(guān)類：付款請求，應(yīng)收款處理，日常、差旅、娛樂報(bào)銷，預(yù)算和計(jì)劃申請等?？蛻舴?wù)類：客戶信息管理，客戶投訴、請求處理，售后服務(wù)管理。

3、特殊應(yīng)用類：ISO系列對應(yīng)流程，質(zhì)量管理對應(yīng)流程，產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息管理，貿(mào)易公司報(bào)關(guān)處理，物流公司貨物跟蹤處 理，新產(chǎn)品信息跟蹤處理，BUG管理等各種通過表單逐級手工流轉(zhuǎn)完成的任務(wù)均可應(yīng)用工作流軟件自動實(shí)現(xiàn)。作為一個(gè)成熟穩(wěn)定的工作流產(chǎn)品，DLFlo不僅提供日常辦公和關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程智能化管理，而且能根據(jù)公司的特殊實(shí)際要求輕松方便地隨時(shí)定制各種流程，并可實(shí)現(xiàn)不同角色不同的跟蹤，查詢，統(tǒng)計(jì)，打印等強(qiáng) 大功能。三、為什么要實(shí)施工作流程自動化管理軟件？3. 1沒有實(shí)施工作流系統(tǒng)的企業(yè)運(yùn)作情形怎樣?手工處理工作流程，特別是對于那些需要參與人員審批修改或填寫數(shù)據(jù)的流程，每一步都是環(huán)環(huán)相扣 的，當(dāng)一個(gè)處理者完成了他

4、對應(yīng)的部分后另外的處理者才能接著處理，而所有這些都需要手工或傳真到對 應(yīng)的下一個(gè)處理者手中。之前，每一個(gè)參與者都必須進(jìn)行事務(wù)流程的培訓(xùn)。其間，為了了解任務(wù)的狀態(tài)， 必須挨個(gè)詢問，不僅不方便而且還可能出現(xiàn)丟失資料或時(shí)間延誤等情況。事后，處理結(jié)果是以文檔方式歸 檔的，不利于查詢、報(bào)表及知識的再利用。同時(shí)，所有的處理過程都沒有記錄，導(dǎo)致流程處理的效率、價(jià) 值鏈的評估無法度量。問題的具體表現(xiàn)如下：1 .很多時(shí)間和精力浪費(fèi)在事務(wù)的傳遞和內(nèi)部的協(xié)調(diào)上2 .審批過程效率低下，導(dǎo)致市場和客戶反應(yīng)滯后3 .對于沒有規(guī)范業(yè)務(wù)流程的企業(yè)，管理混亂4 .對于有規(guī)范業(yè)務(wù)流程的企業(yè)，因缺乏處理過程的紀(jì)錄，標(biāo)準(zhǔn)無法貫徹5

5、.企業(yè)數(shù)據(jù)和知識得不到充分利用6 .處理時(shí)間、費(fèi)用、效率無法控制和度量7 .關(guān)鍵業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)常常因各種因素造成時(shí)間黑洞和延誤8 .過度依賴于紙張，不僅浪費(fèi)而且拖慢了企業(yè)的發(fā)展步伐9 .無法實(shí)現(xiàn)表單的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)等10 .內(nèi)部信息化設(shè)備（服務(wù)器、PC、專線等）得不到充分的利用參考：報(bào)銷出差費(fèi)用情形舉例首先員工必須填寫一張出差費(fèi)用報(bào)銷單，自己計(jì)算出總金額。同時(shí)他必須記住費(fèi)用報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定。 當(dāng)他填完表單，自己核算一遍，發(fā)現(xiàn)一個(gè)計(jì)算錯誤，不得不重新填寫一張單子，因?yàn)樨?cái)務(wù)規(guī)定單據(jù)不得涂 改。然后他把單子交給部門經(jīng)理審批。而此時(shí)經(jīng)理正忙于做部門預(yù)算，這可比一張幾百元的報(bào)銷單重要多 了。因此報(bào)銷單在經(jīng)理的

6、桌子上擱了一個(gè)星期。當(dāng)他著手處理這張報(bào)銷單時(shí)，已經(jīng)忘了是為了哪樁業(yè)務(wù)而 發(fā)生的費(fèi)用，于是他打電話給員工來確認(rèn)這件事。這位員工這時(shí)正在給一個(gè)客戶打電話，于是經(jīng)理給他一 個(gè)電話留言。最后員工給經(jīng)理回電話說明情況，經(jīng)理在報(bào)銷單上簽了字。接著報(bào)銷單交到了財(cái)務(wù)部門的出 納手上。出納按慣例全部重新計(jì)算一遍，確認(rèn)沒有任何差錯后，將報(bào)銷單放入下一批付款的單據(jù)隊(duì)列中。 員工一直沒等到錢，擔(dān)心會不會出差錯，于是打電話給財(cái)務(wù)部門，請他們查一查，出納幫他在一大堆單據(jù) 里面找了半天，查到了那張報(bào)銷單，便告訴員工再等兩天就可以拿到錢了。等員工拿到這筆錢可能已經(jīng)是 他開始填報(bào)銷單兩個(gè)星期以后的事情了。公司在處理這張報(bào)銷單上

7、所花費(fèi)的時(shí)間和金錢與區(qū)區(qū)幾百元的報(bào)銷金額是不相稱的。然而往往并沒有意識 到在這方面的浪費(fèi)，的確也沒有辦法來知道處理一張報(bào)銷單的開銷有多大。報(bào)銷是一個(gè)很簡單流程，公司內(nèi)還存在著比報(bào)銷復(fù)雜得多的流程，在每個(gè)流程上浪費(fèi)的時(shí)間金錢累積 起來是一個(gè)可觀的數(shù)字。工作流自動化軟件將徹底解決這個(gè)問題。仍以報(bào)銷為例，采用東蘭公司的工作流自動化軟件以后，員 工出差回來后，電腦上的任務(wù)列表里已經(jīng)有了一張空白報(bào)銷單，系統(tǒng)已經(jīng)根據(jù)員工出差前在出差申請流程 中輸入的信息將相關(guān)輸入項(xiàng)填好，員工只需要輸入他必須提供的信息。系統(tǒng)自動計(jì)算出總金額，決無計(jì)算差錯。如果員工在規(guī)定的時(shí)間里沒有填報(bào)銷單，系統(tǒng)會用Email發(fā)出催辦信。填

8、完后員工點(diǎn)擊確定按鈕，這張電子化的報(bào)銷單立即流轉(zhuǎn)到部門經(jīng)理那里，出現(xiàn)在經(jīng)理的任務(wù)列表上。經(jīng)理如果在規(guī)定的日期之前沒有 處理，系統(tǒng)會給出警告。經(jīng)理不必打電話問員工為哪樁業(yè)務(wù)報(bào)銷，因?yàn)閳?bào)銷是出差費(fèi)用流程的一部分，這 張報(bào)銷單是系統(tǒng)根據(jù)先前批準(zhǔn)的出差申請而生成的。經(jīng)理處理后，報(bào)銷單流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部的出納那里，出納 不必檢查有沒有計(jì)算錯誤，因?yàn)榭隙ㄊ钦_的。員工很快就拿到了報(bào)銷的錢。這張報(bào)銷單的有關(guān)數(shù)據(jù)最后 自動傳遞給公司的財(cái)物軟件。整個(gè)過程高效而簡潔，沒有差錯。3. 2實(shí)施工作流程管理軟件后的效果如何？企業(yè)實(shí)施工作流管理所帶來的好處是非常明顯的，這包括提高企業(yè)運(yùn)營效率、改善企業(yè)資源利用、提 高企業(yè)運(yùn)作的

9、靈活性和適應(yīng)性、提高工作效率、集中精力處理核心業(yè)務(wù)、跟蹤業(yè)務(wù)處理過程、量化考核業(yè) 務(wù)處理的效率、減少浪費(fèi)、增加利潤、充分發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源的作用。實(shí)施工作流將達(dá)到縮短企業(yè) 運(yùn)營周期、改善企業(yè)內(nèi)（外）部流程、優(yōu)化并合理利用資源、減少人為差錯和延誤，提高勞動生產(chǎn)率等目 的。具體表現(xiàn)為：1,將最適當(dāng)?shù)氖聞?wù)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候傳遞給適當(dāng)?shù)娜?.員工可將精力集中到自己的關(guān)鍵業(yè)務(wù)上3,管理層可隨時(shí)掌握業(yè)務(wù)和工作流程處理效率4.減少紙張浪費(fèi)，降低成本5,無需進(jìn)行流程的培訓(xùn)、平滑實(shí)現(xiàn)流程變更6.隨時(shí)得到歷史數(shù)據(jù)和報(bào)表7,后臺數(shù)據(jù)庫應(yīng)用，提供表單管理功能，支持企業(yè)決策8,輕松實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和移動辦公，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理&quo

10、t;0響應(yīng)"9,發(fā)現(xiàn)并重視企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程，提升核心競爭力10.真正實(shí)現(xiàn)向"知識管理型企業(yè)"過渡四、系統(tǒng)性能DLFlo性能優(yōu)越1,能滿足復(fù)雜的實(shí)際應(yīng)用，確保業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)展之需要如：報(bào)銷需根據(jù)金額，有不同的業(yè)務(wù)流程，BUG管理中修正人員需組長來指定，外出時(shí)需要把某些任務(wù)轉(zhuǎn)發(fā)給副經(jīng)理，DLFlo的條件流轉(zhuǎn)，通用表單數(shù)據(jù)接口，缺席處理策略，將能很好地滿足這些需求。只有選擇高品質(zhì)的運(yùn)用平臺，業(yè)務(wù)發(fā)展時(shí)才能夠輕松面對。參考：合同審批流程舉例（圖一）（圖一合同預(yù)審流程）1.可視化的流程設(shè)計(jì)定義工具可視化的流程設(shè)計(jì)引擎可以大大降低流程設(shè)計(jì)的時(shí)間和難度。該流程設(shè)計(jì)工具可以設(shè)計(jì)比較復(fù)

11、雜的工作 流程：并行流程，串行流程，回退流程等。每個(gè)節(jié)點(diǎn)的入口參數(shù)和出口參數(shù)可以靈活設(shè)置?？梢曰緷M足 客戶復(fù)雜業(yè)務(wù)的流程要求。對于流程的控制手段較多：條件流轉(zhuǎn)，按條件暫停流程，流程掛起，周期啟動流程，滯后通知。監(jiān)控流程的手段較多：每一步開銷統(tǒng)計(jì)，每個(gè)流程開銷統(tǒng)計(jì)，每一步滯后時(shí)間統(tǒng)計(jì)。（圖二查詢、檢索、跟蹤等功能）1.組織結(jié)構(gòu)級處理者指定功能傳統(tǒng)的工作流管理軟件，一般能實(shí)現(xiàn)用戶級及角色級處理者指定功能。用戶級處理者指 定是指指定一個(gè)具體的用戶名，角色級處理者指定是指指定一個(gè)角色名，再在角色管理中對應(yīng)一個(gè)用戶， 但由于缺少人員的歸屬關(guān)系，碰到以下情況時(shí)就難以應(yīng)付，比如請假要由請假者的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行

12、審批的情 況。DLFlo中通過組織結(jié)構(gòu)樹的定義，實(shí)現(xiàn)了組織結(jié)構(gòu)級用戶指定，即在處理者中可指定為發(fā)信者的項(xiàng)目 經(jīng)理來處理。在用戶指定上可按與處理者的關(guān)系，如：提交者的項(xiàng)目經(jīng)理，部門經(jīng)理，與提交者屬于同一Team的所有員工，與提交者屬于同一 Group的所有員工，及指定一個(gè)集體，如：開發(fā)部所有員工，財(cái)務(wù)部所有員工, 當(dāng)然也可指定單一用戶。（圖三，組織結(jié)構(gòu)定義及組織結(jié)構(gòu)級處理者制定功能）（圖三組織結(jié)構(gòu)定義及組織結(jié)構(gòu)級處理者制定功能）1 . B/S結(jié)構(gòu)，純?yōu)g覽器應(yīng)用，降低使用成本分布式運(yùn)用的客戶端早期都為應(yīng)用程序（C/S）,應(yīng)用程序的缺點(diǎn)是需要安裝，不支持 INTERNET ,并具有平臺相關(guān)性，隨著

13、WEB技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)了瀏覽器應(yīng)用（B/S）,瀏覽器應(yīng)用不需要安裝，只要有瀏覽器（IE）即可辦公，不需要花時(shí)間在安裝與配置上，使維護(hù)成本大大降低，使用非常方便，并可實(shí)現(xiàn)INTERNET辦公（移動辦公），但如果瀏覽器應(yīng)用中使用了客戶端組件（ ActiveX Control ）,將會導(dǎo)致平臺不兼容的情 況發(fā)生，即使同為 Windows平臺也可能互不兼容，Win98下好用，但NT下不好用的情況時(shí)有發(fā)生，這將給使用者造成很大的麻煩。DLFlo的辦公桌面為純?yōu)g覽器應(yīng)用，沒有使用任何 ActiveX Control ,不但大大降低了使用成本，更使企事業(yè)移動辦公變?yōu)榭赡堋? .強(qiáng)大的安全性特色認(rèn)證的安全性：系

14、統(tǒng)支持NT、DLFlo或NT和DLFlo雙認(rèn)證，重大事件再認(rèn)證。傳輸?shù)陌踩裕褐С?SSL協(xié)議。訪問控制的安全性：基于紀(jì)錄的安全性保證了每一個(gè)節(jié)點(diǎn)均可設(shè)置啟動，讀，跟蹤，刪除等權(quán)限。（DLFlo將用戶對流程的操作權(quán)限分為：啟動，讀，跟蹤，刪除。啟動權(quán)限是指用戶是否可啟動該流程。讀權(quán)限是 指在流程啟動之后、刪除之前，用戶是否可以看到該流程中表單的內(nèi)容。跟蹤權(quán)限是指在流程啟動之后、刪除之前，用戶是否可以看到該流程的處理過程。刪除權(quán)限是指在流程啟動之后，用戶是否可以刪除該流 程。3 .表現(xiàn)層通過ASP表單實(shí)現(xiàn)，功能強(qiáng)大，擴(kuò)展便捷當(dāng)有新的業(yè)務(wù)要用工作流自動化系統(tǒng)來管理時(shí)，需要定義與該業(yè)務(wù)相應(yīng)的表單，很

15、多工作流自動化系統(tǒng)通過提供自開發(fā)的專用表單定義工具來完成，這些工具常常能力有限，當(dāng)客戶購買這些產(chǎn)品時(shí)須特別注意表單定義工具是否能滿足本公司當(dāng)前及將來業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，同時(shí)應(yīng)注意表單開發(fā)的復(fù)雜度。DLFlo的表單采用最新技術(shù)的 ASP表單，即活動網(wǎng)頁技術(shù)。采用活動網(wǎng)頁表單有諸多好處，首先，其功能強(qiáng)大，并會隨HTML標(biāo)準(zhǔn)的擴(kuò)展而功能不斷強(qiáng)化；其次，再開發(fā)價(jià)格低廉；另外，再開發(fā)可由自己或第三方軟件開發(fā) 商完成，可不依賴工作流產(chǎn)品的提供商。4 .靈活的超時(shí)、外出管理策略通常在工作流管理系統(tǒng)中通過 Timeout （超時(shí)）來處理人員外出的情況， 由于Timeout都要經(jīng)過一定的時(shí) 間，這并不能很好地反映實(shí)

16、際處理情況。 DLFlo的外出管理策略由 Timeout與外出設(shè)置兩部分構(gòu)成，當(dāng)用戶 設(shè)置自己為外出時(shí)，依據(jù)流程中外出時(shí)允許轉(zhuǎn)發(fā)的屬性，發(fā)給該用戶的任務(wù)會自動轉(zhuǎn)發(fā)給指定的處理者。5 .處理過程可跟蹤、停止、掛起、跳轉(zhuǎn)、重啟等 DLFlo不但保存處理的結(jié)果，同時(shí)保存處理的過程，事后可檢索某 個(gè)流程的處理過程，從而考核員工的辦事效率。6 .豐富的統(tǒng)計(jì)、查詢、報(bào)表功能DLFlo采用許可證方式購買，用戶可以購買6個(gè)月，一年或永久的許可證，然后再實(shí)施一部分工作流，實(shí)施成功后再逐步推廣，許可證到期后不需要重新安裝軟件，只要購買新的許可證替換老的許可證，即可 實(shí)現(xiàn)平滑過渡。7 .與MAIL系統(tǒng)集成處理過程中

17、相應(yīng)信息會自動通過公司的MAIL服務(wù)器（如：Exchange Server-）通知相應(yīng)的處理者。東蘭科技DLFlo工作流功能特色一覽表V = DLFlo軟件有該功能工作流軟件功能要求是否有該功能流程管理：可視化流程自定義 V可視化流程跟蹤（流程參與者用）V可視化流程監(jiān)控（管理者用）V可同時(shí)基于用戶、角色、工作關(guān)系和特定條件流轉(zhuǎn)V基于記錄的安全性控制V按條件暫停流程 V任務(wù)退回，可退回到以前的任何一步V自動代理,外出代理人設(shè)置 V網(wǎng)絡(luò)鄰居（按相應(yīng)的權(quán)限的取得他人的任務(wù)）V中間處理結(jié)果保存V同一流程中，可以限制不同處理者能夠查看和輸入的內(nèi)容V提交和刪除表單時(shí)，對關(guān)鍵業(yè)務(wù)可以設(shè)置再次驗(yàn)證V到期E-m

18、ail提醒/超時(shí)任務(wù)處理 V流程啟動方式：手工啟動V設(shè)定條件啟動（如周期啟動）V其他程序啟動（如 E-mail啟動） V排除非工作日 V按條件重復(fù)步驟 V特送（特殊情況下越過某些步驟）V經(jīng)辦（每一流程經(jīng)辦人只有一個(gè)）V協(xié)辦（出現(xiàn)在輔流中，無權(quán)修改表單）催辦（為有權(quán)限的參與者提供的功能）復(fù)雜流程：直流V分流/條件流轉(zhuǎn)：支持多種可能流向的選擇輔流：主辦、協(xié)辦相互協(xié)作的活動V會流：指會簽 V并流：并發(fā)任務(wù)的處理及匯總V子流V閱示：在任一階段用戶皆可選擇的功能報(bào)表管理：流程統(tǒng)計(jì)任務(wù)平均辦結(jié)周期分析 V任務(wù)參與者辦理時(shí)間分析 V超期任務(wù)情況分析 V人員的任務(wù)辦理數(shù)量分析 V人員的任務(wù)辦理質(zhì)量分析 V報(bào)表分析功能 V報(bào)表定制功能 V通用表單數(shù)據(jù)接口 V用戶管理:用戶、角色與工作關(guān)系管理V組織結(jié)構(gòu)圖 V多級角色管理 V可從NT系統(tǒng)中導(dǎo)入用戶 V系統(tǒng)管理：角色管理、權(quán)限分配、工作關(guān)系管理 V用戶管理和密碼維護(hù)V與其他應(yīng)用系統(tǒng)的接口V多語言版本：V工作流自動化中，最核心的技術(shù)為：流程自定義，電子表單的定義及歸檔。東蘭公司的工作流程管理軟件（DLFlo ）由流程管理系統(tǒng)與個(gè)人消息桌面兩部分組成。流程