標準文件管理制度00-01

1、編號:廊坊新橋商貿標準文件管理制度XQ/GL00 01 2010a廊坊新橋公司企業(yè)管理標準XQ/GL00-01-2010a標準文件管理制度歷史制/修訂紀要制/修訂時間制/修訂病要制/修訂人核準者備注2010-05-27規(guī)范乂件制日及修訂程序王巖民本次制/修訂說明編制/修訂原因說明：為規(guī)范公司所有企業(yè)標準文件控制流程和要求，特制訂本制度。原章節(jié)號現(xiàn)章節(jié)號修訂（內容）說明修訂人/時間簽名/日期制修訂人/日期：、王巖民制修訂部門負責人審核/日期：流程管理部門審核意見/日期：相關部門會簽/日期：總經理審批意見：注：本辦法審批流程：編/修訂部門 會簽（公司各部門）審核（總助）審批（總經理）企業(yè)標準文件管

2、理辦法第一條總則1.1 制訂目的規(guī)范公司所有企業(yè)標準文件的批準、發(fā)布、修訂、使用、作廢和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。1.2 適用范圍本制度適用于適用于廊坊新橋商貿公司各部門，適用于企業(yè)管理標準文件的編制、修訂、廢止1.3 管理部門綜合管理部為本制度的管理部門。1.4 解釋權本規(guī)定的解釋權屬綜合管理部。1.5 制、修、廢本規(guī)定由綜合管理部負責擬定，經公司總經理審閱批準后下發(fā)施行，修改、廢止時亦同。第二條定義2.1 企業(yè)標準文件歸口管理部門：綜合管理部是負責組織相關部門起草、修訂、解釋、廢止文件，對文件運行過程出現(xiàn)的分歧或 爭議進行協(xié)調的部門，為文件及其記錄的歸口管理部門

3、，所有文件的歸口管理部門見企業(yè)管 理標準清單。2.2 流程管理部門：綜合管理部為所有企業(yè)管理標準文件的流程管理部門，負責管理標準文件的歸口管理，保障標 準文件流程的合理性、安全性與簡潔化；負責稽查各部門文件的執(zhí)行情況，保障標準文件切實 有效的執(zhí)行；負責評審文件的適宜性和有效性，并參與所有標準文件的會審和發(fā)布。2.3 企業(yè)標準文件：規(guī)定公司各部門運作流程和規(guī)范的文件，這些文件用于界定各領域中共同的、跨部門的和重復 使用的規(guī)則，對相關活動事項規(guī)定操作流程、工作要求、職責權限以及激勵考核方式，具有相 對的穩(wěn)定性。第三條企業(yè)標準管理要求3.2 企業(yè)標準文件包括：3.2.1 質量、環(huán)境管理標準文件及外來

4、文件：綜合管理部為流程管理部門，納入管控體系文件;3.2.2 企業(yè)管理標準文件：指公司層面的企業(yè)制度類文件，綜合管理部為流程管理部門，并進 行異常文件的處理，文件的編號按企業(yè)管理標準約定的原則進行；3.2.3 業(yè)務開發(fā)管理標準文件：指業(yè)務拓展記錄、技術標準、客戶維保類文件，業(yè)務開發(fā)部為 流程管理部門；3.2.4 銷售運營管理標準文件：指農資物品流轉記錄文件文件，庫房管理類文件，銷售運營部 為流程管理部門。3.2.5 物控管理標準文件：指農資物品購銷記錄文件文件，網絡信息管理類文件，物控部為流 程管理部門。3.3 企業(yè)標準文件的編制、發(fā)布、修訂、評審、廢止、存檔3.3.1 質量、環(huán)境、業(yè)務拓展標

5、準文件、農資經營管理標準文件及外部文件的編制、發(fā)布、回收、評審、廢止、存檔按管控體系文件規(guī)定執(zhí)行。3.3.2 行政公文的編制、發(fā)布、回收、評審、廢止、存檔見公文管理辦法。3.4 企業(yè)標準文件控制要求3.4.1 標準文件的制/修訂、審核、會審、會簽及審批3.4.1.1 綜合管理部組織相關人員，負責起草、修訂、解釋、廢止等相關工作；3.4.1.2 企業(yè)文件歸口管理部門相關人員在編制、修訂文件時要嚴格依照企業(yè)管理標準文件模板編制及修訂文件，填寫企業(yè)標準文件修訂頁及文件審批流程；3.4.1.3 企業(yè)文件歸口管理部門負責人對流程的合理性和可操作性進行審核，再提交綜合管理 部審核；3.4.1.4 綜合管理

6、部對企業(yè)標準文件的格式、內容和審批流程進行審核。審核通過后，報公司總經理審批后實行；3.5 企業(yè)管理標準清單內/外批準發(fā)布的文件流程決策層文件歸口責任部門綜合管理部由綜合管理. 部跟進完成由文件編制, 人跟進完成由綜谷管理部跟進完成NO3.5.1 企業(yè)標準文件的編號、發(fā)布、稽查3.5.2.1 經審批后，綜合管理部負責企業(yè)標準文件編號，原則按企業(yè)標準文件編碼規(guī)則執(zhí)行。文件正式下發(fā)后，各流程歸口管理（起草）人員、綜合管理部負責存檔電子版。3.5.2.2 綜合管理部負責組織相關人員稽查跨部門企業(yè)標準文件的執(zhí)行情況，評審文件的適宜性和有效性；文件歸口管理部門稽查本部門內部文件的執(zhí)行情況，評審文件的適宜

7、性和有效性。3.5.2 企業(yè)標準文件的更改、新增和取消3.5.2.1 企業(yè)標準文件更改后須換版重新發(fā)布。如文件的更改內容僅涉及到格式的轉換、文字的部分調整或增加、刪減內容對流程運作不產生 實質性影響等更改，由部門提出申請，經綜合管理部同意，對文件進行修訂，修訂后的文件須 經綜合管理部審核，但可以不再經相關部門會簽、審批等，直接由綜合管理部替換原文件。修 訂后的文件從修訂再發(fā)布的實施日期開始生效；3.5.2.2 文件新增和取消若需新增或取消文件，則由相關部門申請并提交綜合管理部審批后或由綜合管理部直接提案，對企業(yè)管理標準文件清單予以新增或取消。新增的文件編號由原來的編號上不斷累加，如原來的標準清

8、單中某一類的文件最后一個文件是“XQ/GL00-01-2010a ”，則新增文件編號是“XQ/GL00-02-2010a ” ；若文件不再適宜企業(yè)管理運作要求，需將文件取消或合并，則由相關部門提交申請或綜合管理部提案，經綜合管理部審核并報總經理審批后，對原文件撤消，其 文件同編號一同撤消。3.5.3 文件評審和修訂要求文件歸口管理部門每年至少對文件評審一次。在以下情況（但不限于）應組織相關部門對企業(yè) 標準文件進行評審，必要時進行修訂，并由授權人員確定其適宜性。 組織結構發(fā)生重大調整時； 流程發(fā)生重大調整時； 法律法規(guī)有特殊要求時； 管理評審決定調整時； 相關部門提出流程調整申請時。3.5.4企

9、業(yè)管理標準文件的實施與稽查3.5.4.1 分類統(tǒng)一發(fā)文企業(yè)管理標準文件以綜合管理部公布的版本為唯一有效版本，各部門須嚴格按本標準編制發(fā)放 企業(yè)標準文件，同時各相關部門要保證文件的使用處存有有效版本。3.5.4.2 存檔文件歸口管理部門存檔電子版本。綜合管理部存檔電子版并視情況予以共享。3.5.4.3 文件執(zhí)行實際業(yè)務部門操作流程要求要與企業(yè)標準文件規(guī)定相符。3.5.4.4 文件修訂如業(yè)務流程調整，應及時與相關歸口責任部門溝通，并對相關文件進行修訂；在同一年度內對 現(xiàn)有文件進行修訂時，文件標題不能改變（改變文件標題參照“文件新增和取消”），修訂后 的文件需重新進行審批，修訂文件編號規(guī)則為：在不改

10、變順序編號的前提下，更新版本號。如“XQ/GL00-01-2010a : 修訂后的編號為“ XQ/GL00-01-2010b ”。不在同一年度內對現(xiàn)有文件進行修訂時，可改變文件標題（改變文件標題參照“文件新增和取消”），修訂后的文件需重新進行審批，修訂文件編號規(guī)則為：在不改變順序編號的前提下，更新版本號。如 “XQ/GL00-01-2010a ”，修訂后的編號為 “ XQ/GL00-01-2011a ”。3.5.4.5 標準文件的稽查公司文件稽查程序，按照相關文件的規(guī)定操作執(zhí)行。第四條效率表格控制要求4.1 表格的形式書面表格；電子文本表格；4.2 效率表格的編號各類效率表格的編號按效率表格編

11、碼規(guī)則原則進行編號；4.2.2所有效率表格須在其右下角注明編碼、版次、實施日期，如：行政管理類：“XQ-R01-2010a ” ；4.3 效率表格的更改、新增和取消4.3.1 各部門根據(jù)實際運作情況，可對現(xiàn)行使用的各類效率表格提出新增、修改要求。新增、修改的樣表經部門負責人簽名認可后提交綜合管理部審核，綜合管理部對其確認并做好記錄、編號、換版發(fā)布；4.3.2 效率表格不適用時，各部門文件管理人員可經部門負責人簽名認可后向綜合管理部提出取消表格申請，經綜合管理部確認后，取消原有白表格及表格編碼；文件管理人員應及時（1天內）通知各相關使用部門不再使用已取消的表格清單。4.4 表格的管理4.4.1

12、各部門負責部門內部效率表格的備份與更新；4.4.2 各部門對部門效率表格版面、編號的唯一性負責;第五條附則5.1 附件附件1 :企業(yè)管理標準清單附件2:企業(yè)管理標準文件模板附件3:企業(yè)標準文件編碼規(guī)則附件4:效率表格編碼規(guī)則5.2 頒布實施本制度自2010年6月1日起施行。附加說明：本制度由綜合管理部制定并解釋;本制度主要修訂人王巖民；本制度自簽發(fā)后生效實施。附件1 ：企業(yè)管理標準清單序號文件名稱發(fā)布日期發(fā)文號流程類別1企業(yè)標準文件管理辦法2010.6.1XQ/GL0L 01-2010a經營管理類2經營計劃管理制度XQ/GL0L 02-2010a經營管理類3月度重點工作計劃與推進管理制度XQ/

13、GL0L 03-2010a經營管理類4人事管理制度XQ/GL0L 01-2010a人力資源類5考勤管理制度XQ/GL01 02-2010a人力資源類6招聘管理制度XQ/GL01 03-2010a人力資源類7培訓管理制度XQ/GL01 04-2010a人力資源類8勞動合同管理制度XQ/GL01 05-2010a人力資源類9獎懲管理制度XQ/GL01 06-2010a人力資源類10薪資管理制度XQ/GL01 07-2010a人力資源類11考核管理制度XQ/GL01 08-2010a人力資源類12晉升（降級）管理制度XQ/GL01 09-2010a人力資源類13會議管理制度XQ/GL0201-201

14、0a行政管理類14公文管理制度XQ/GL0202-2010a行政管理類15駕駛員及車輛使用管理制度XQ/GL0203-2010a行政管理類16檔案管理制度XQ/GL0204-2010a行政管理類17宣傳報道管理制度XQ/GL0205-2010a行政管理類18行政后勤用品管理規(guī)定XQ/GL0206-2010a行政管理類19印章管理制度XQ/GL0207-2010a行政管理類20公司特崗工裝管理制度XQ/GL0208-2010a行政管理類216SK管理規(guī)定XQ/GL0209-2010a行政管理類22合理化建議管理制度XQ/GL010-2010a行政管理類23財務框架及流程制度XQ/CS0k01-2

15、010a財務管理類24員工借款、報銷管理制度XQ/CS0k02-2010a財務管理類25財務印章管理制度XQ/CS0k03-2010a財務管理類26公司差旅管理制度XQ/CS0k04-2010a財務管理類27筆記本電腦使用管理制度XQ/CS0k05-2010a財務管理類28固定資產管理制度XQ/CS0k06-2010a財務管理類29移動電話話費報銷管理制度XQ/CS0k07-2010a財務管理類30銷售管理制度XQ/XS04 01-2010a銷售管理類31庫房管理制度XQ/XS04 02-2010a銷售管理類32技術推廣管理辦法XQ/XS04 03-2010a銷售管理類33合作社市場開發(fā)管理辦

16、法XQ/YT05 01-2010a業(yè)務拓展類34采購管理制度XQ/WK0A 01-2010a物控管理類35農資物品流轉流程XQ/WK0A 02-2010a物控管理類36網絡信息管理制度XQ/WK0A 03-2010a物控管理類附件2:/（頁眉宋體，小五號字）（文頭名稱所在行行距 1.5行，段前一行）（頁邊距上 2.2CM,下2.4CM,左右1.8CM）廊坊新橋公司企業(yè)管理標準YY/ XX XX XX XXXXa（宋體，四號字）XXXXXXXXXXXXXXX（黑體加粗，一號字）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX本次制/修訂說明編制/修訂原因說明：XXXXXXXXXXX 。原章節(jié)號

17、現(xiàn)章節(jié)號修訂（內容）說明修訂人/時間XXXXXXXXXXXX簽名/日期制修訂人/日期：制修訂部門負責人審核/日期：流程管理部門審核意見/日期：相關部門會簽/日期：總經理審批意見：備注：本辦法審批流程：制 修訂（XXX ） 會簽（各部門）審核（總助） 審批（總經理）XXXXXXXXXXX' （間距18磅）Z 1.1制訂目的XXXXXXXX1（Arial Black ,小四號字）（方正姚體，小四號字）1.2 適用范圍一XXXXXXXXXX* （仿宋 GB_2313,小四號字）1.3 管理部門XXXXXXXXXX1.4 解釋權XXXXXXXXXX1.5 制、修、廢XXXXXXXXXX第二條

18、XXXXXXXX2.1 XXXXXXXXXX2.1.1 XXXXXXXXXX2.1.2 XXXXXXXX2.2 XXXXXXXX2.2.1 XXXXXXXX2.2.2 XXXXXXXX2.2.2.1 XXXXXXXX第三條附則3.1 «XXXXXXX»3.2 xxxxxxx »3.3 本制度自XXXX年XX月XX日起施行。（仿宋體，五號字，上下加橫線） / 一附加說明：本辦法由 XXX制定并解釋；本辦法主要修訂人為 XXX ;本辦法自簽發(fā)后生效實施 ；注：（段落間距為25磅）附件3:企業(yè)標準文件編碼規(guī)則1企業(yè)管理標準編號的基本原則每一份企業(yè)標準只有唯一編號；直接采用外來標準不編企業(yè)編號；但應列入企業(yè)的文件匯總表內，統(tǒng)一管理和使用2企業(yè)管理標準編號的方法及表達形式完整的企業(yè)管理標準編號格式如下：如:XQ/GL00 -01 -2010aXXI企業(yè)代號a O 1 O 2-011-00一 L G部門代號職能標準代號順序號年份號版本號企業(yè)代號：用字母“ XQ”代表“廊坊新橋商貿有限公司”。部門代號：用字母“ GL”代表“綜合管理部”，部門代號表示見下表。綜合管理部財務審算部業(yè)務拓展部銷售經營部物資管控部GLCSYTXSWK職能標準代號用阿拉伯數(shù)字表示（見表 2）,標準順序號與職能標準之間用小圓點“一”分開。編號的末尾為批準年代號，用短橫線“一”與標準順序