商務信函的構成

1、英語商務信函的構成和格式英語商務信函的構成和格式 信頭 (letterhead/heading)信內地址 (inside address)稱謂 (salutation)事由 (subject or caption)開頭語(open sentences)正文(body of the letter)結尾套語(complementary close)簽名(signature)其他I I、商務信函的構成、商務信函的構成 包括發(fā)信人的姓名/廠名，地址，電話，傳真，E-mail/網址，日期等，順序由前到后地址可以寫1-3行，按順序“門牌號、街道名、市（縣）名（郵編）、省/州名、國名” 注：門牌號與街道名之

2、間不用逗號，但城市與國家之間用逗號例：Koffit Trade Co., Ltd. 15 Western Avenue, Shanghai, China Tel.: +86 021 88653489 Fax: +86 021 88653569 E-mail: 25 Jan., 20031 1、信頭、信頭 (letterhead/heading)(letterhead/heading) 日期：日/月/年（英）or 月/日/年（美）。日期和年份用數字；月份用英文，且第一個字母大寫，也可用縮寫形式。例： May 1, 1998（美）；1 May, 1998（英）注意：日期一般不用序數詞，但也可用，讀

3、作“the + 序數詞”前面還可加上“星期幾”，如 Thursday, May 1, 1998（美）1 1、信頭、信頭 (letterhead/heading)(letterhead/heading) 星期縮寫： Sun. Mon. Tues. Wed. Thur./Thurs. Fri. Sat.月份縮寫： Jan. Feb. Mar. Apr. May Jun. Jul. Aug. Sep./Sept. Oct. Nov. Dec.1 1、信頭、信頭 (letterhead/heading)(letterhead/heading) 與信封上收信人和名稱和地址相同，低于日期地址位置2-4行，

4、書寫格式與信封相同注意：1) 不能隨意增刪公司名稱前的冠詞 the 2) 不能隨意改用繁寫或縮寫，如 Company 與 Co. 不能互換例：Mrs. Smith (若為多人，一并列出) Williams Trading Co., Ltd. 28 Hunter Avenue, Denver, CO 80206 USA 2 2、信內地址、信內地址 (inside address)(inside address) 格式：后面一般用逗號英，有時用冒號美收信人為公司成員的情況： 1) “先生，閣下”用 Dear Sir(s) 或 Dear sir(s) 2) “婦女”用 Dear Madam(s) 或

5、 Dear madam(s)， Dear Ladies/Lady 或 Dear ladies/lady 3) 無具體收件人姓名用 Dear Sir(s) or Madam(s) 或 Dear sir(s) or madam(s) 3 3、稱謂、稱謂 (salutation)(salutation) 收信人為個人，應在姓名之前加稱謂： Mr. (先生)， Mrs. (夫人) 已婚 Ms. (女士) 婚姻狀況不明 Miss (小姐) 未婚 Pres. (總經理、會長、總統(tǒng)等) Prof. (教授) 3 3、稱謂、稱謂 (salutation)(salutation) 寫信人為使對方迅速、正確地理解

6、信所談的主題與目的，常在信內列出“事由”項，常在Subject下劃橫線。如：Sub.: Business CommunicationsSub.: Delay of deliverySub.: Request for price lists 4 4、事由、事由 (subject or caption)(subject or caption) 習慣上，先用客套的語句把對方上次來信的日期、主題及簡單內容加以綜述，使對方一目了然這是答復哪封信的。若是第一次通信，可利用開頭語作自我介紹，并表明目的要求。In response to your letter of May 15Your letter has

7、 received and were pleased to say thatAfter reading your letter, we decide 5 5、開頭語、開頭語(open sentences)(open sentences) 信文占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白。每行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊。一般，另起一段寫正文的結尾語，如總結文本所談事項，提示對收信人的要求等。Thank you for your attention.Your assistance in this matter is appreciated.Please call me.Our supply

8、 is limited. And now!I would appreciate your mailing the information today. 6 6、正文、正文(body of the letter)(body of the letter) 指寫信人的謙稱，相當于“敬上”。結尾謙稱后必須加逗號，一般只有第一個字母大寫7 7、結尾套語、結尾套語(complementary close)(complementary close) 7 7、結尾套語、結尾套語(complementary close)(complementary close)美英知道收信人是誰Sincerely yours,

9、Yours truly, Yours sincerely,不知道 Faithfully yours,Yours faithfully,長輩、上級Respectfully yours, Gratefully yours, Yours respectfully, Yours gratefully,親屬或摯友 Affectionately yours, Lovingly yours, Yours affectionately, Yours lovingly, 簽名由兩部分組成：1）寫信人的簽名：寫在結尾套語下5行的位置內。盡量不要用印章，若用印章，說明該信件并非由本人親自過目，只是通函而已。2）打印

10、出的寫信人的姓名，有時將職銜一并打印。8 8、簽名、簽名(signature)(signature) 常見職銜：Chairman of the Board of Directors (董事長)Director (董事)Stand Director (常務董事)美General Manager (總經理)歐Managing Director (總經理)Manager (經理)Manageress (女經理)Head of Department (部門主管)Section Chief (科長，處長)8 8、簽名、簽名(signature)(signature) Attn.(Attention 縮寫)：位于信內地址下面，可加下劃線，指明收信人，提請對方特定人員注意 Ref. No. (Reference number 的縮寫) ，方便以后查閱，位于Attn.下面。 Your ref. No. (你方編號) Our ref. No. (我方編號) 9 9、其他、其他 若有附件(enclosure)，應在簽名后注明Encl. 或 Enc. 如：Encl.: A Resume Encl.3: 1. A Resume 2. A Picture 3. A Price Lis