有效時(shí)間管理

1、自我管理自我管理有效時(shí)間管理有效時(shí)間管理 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理2 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理3 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理4 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理5 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理6 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理7學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo) 學(xué)會(huì)正確的時(shí)間分配并充分有效地學(xué)會(huì)正確的時(shí)間分配并充分有效地利用時(shí)間利用時(shí)間 學(xué)會(huì)制定學(xué)會(huì)制定SMART的工作目標(biāo)的工作目標(biāo) 掌握制定有效工作計(jì)劃的方法和過掌握制定有效工作計(jì)劃的方法和過程程 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理8學(xué)習(xí)內(nèi)容學(xué)習(xí)內(nèi)容124時(shí)間管理的技巧時(shí)間管理的技巧5 時(shí)間管理上的誤區(qū)時(shí)間管理上的誤區(qū)

2、時(shí)間管理基本原則時(shí)間管理基本原則時(shí)間管理的概念時(shí)間管理的概念 解決時(shí)間管理誤區(qū)方法解決時(shí)間管理誤區(qū)方法3 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理9案例分析案例分析 假設(shè)今天是星期一的晚上，你要計(jì)劃未來的五天的日程，假設(shè)今天是星期一的晚上，你要計(jì)劃未來的五天的日程，面前是這五天要做的事情：面前是這五天要做的事情：1、你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生。、你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生。2、星期六是一個(gè)好朋友的生日，你還沒有買禮物和生日卡。、星期六是一個(gè)好朋友的生日，你還沒有買禮物和生日卡。3、你有好幾個(gè)星期沒有回家，也沒有打電話或?qū)懶?。、你有好幾個(gè)星期沒有回家，也沒有打電話或?qū)懶拧?、有一份夜間兼職

3、不錯(cuò)，但你必須在星期二或星期三去面試（、有一份夜間兼職不錯(cuò)，但你必須在星期二或星期三去面試（19點(diǎn)以點(diǎn)以前），估計(jì)要花前），估計(jì)要花1小時(shí)。小時(shí)。5、明晚、明晚8點(diǎn)有個(gè)點(diǎn)有個(gè)1小時(shí)電視節(jié)目，與你的工作有密切的聯(lián)系。小時(shí)電視節(jié)目，與你的工作有密切的聯(lián)系。6、明晚有一場演唱會(huì)。、明晚有一場演唱會(huì)。7、你在圖書館借的書明天到期。、你在圖書館借的書明天到期。8、外地一個(gè)朋友邀請你去玩，你需要整理行李。、外地一個(gè)朋友邀請你去玩，你需要整理行李。9、你要在星期五交計(jì)劃書之前把它復(fù)印一份。、你要在星期五交計(jì)劃書之前把它復(fù)印一份。10、明天下午、明天下午2點(diǎn)到點(diǎn)到4點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議。點(diǎn)有一個(gè)會(huì)議。11、你欠某人、

4、你欠某人200元錢他明天也要參加那個(gè)會(huì)議。元錢他明天也要參加那個(gè)會(huì)議。12、你明天早上、你明天早上9點(diǎn)到點(diǎn)到11點(diǎn)要聽一場講座。點(diǎn)要聽一場講座。13、你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面。、你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理1014、你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗。、你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗。15、你想好好洗個(gè)澡。、你想好好洗個(gè)澡。16、你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午、你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開會(huì)，預(yù)計(jì)點(diǎn)鐘開會(huì)，預(yù)計(jì)1個(gè)小時(shí)。個(gè)小時(shí)。17、你身上只有、你身上只有5元錢，需要取錢。元錢，需要取錢。18、大家明天晚上聚餐。、大家

5、明天晚上聚餐。19、你錯(cuò)過了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄。、你錯(cuò)過了星期一的例會(huì)，要在下星期一之前復(fù)印一份會(huì)議記錄。20、這個(gè)星期有些材料沒整理完，要在下星期一之前整理好，約需、這個(gè)星期有些材料沒整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時(shí)。小時(shí)。21、你收到一個(gè)朋友的信一個(gè)月了，沒有回信，也沒有打電話。、你收到一個(gè)朋友的信一個(gè)月了，沒有回信，也沒有打電話。22、星期天早上要做一次簡報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡報(bào)要花、星期天早上要做一次簡報(bào)，預(yù)計(jì)準(zhǔn)備簡報(bào)要花15個(gè)小時(shí)，而且只能業(yè)余個(gè)小時(shí)，而且只能業(yè)余時(shí)間。時(shí)間。23、你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有。、你邀請戀人后天晚

6、上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有。24、下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試。、下個(gè)星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試。請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據(jù)這些事先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制定一個(gè)周末的時(shí)間安排表。件，制定一個(gè)周末的時(shí)間安排表。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理11分析：分析： 在這些項(xiàng)目中，有些是相互沖突的，在這些項(xiàng)目中，有些是相互沖突的，有些是富有彈性的。如何制定一份合有些是富有彈性的。如何制定一份合理實(shí)用的計(jì)劃表呢？在制定時(shí)間表以理實(shí)用的計(jì)劃表呢？在制定時(shí)間表以前請：前請

7、：1、把要做的事情全部看一便。、把要做的事情全部看一便。2、確定每件事情的重要等級。、確定每件事情的重要等級。3、根據(jù)重要程度把把事情重新排序。、根據(jù)重要程度把把事情重新排序。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理12一、時(shí)間管理的概念一、時(shí)間管理的概念 任何有效的時(shí)間管理系統(tǒng)均包括以下五任何有效的時(shí)間管理系統(tǒng)均包括以下五個(gè)步驟：個(gè)步驟： 1、明確你的價(jià)值觀、明確你的價(jià)值觀2、確定你的目標(biāo)、確定你的目標(biāo)3、對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序、對你的目標(biāo)按優(yōu)先級排序4、明確你的任務(wù)、明確你的任務(wù)5、對你的任務(wù)按優(yōu)先級排序、對你的任務(wù)按優(yōu)先級排序價(jià)值觀價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，是是我們想和做的基本原則，是進(jìn)

8、行時(shí)間安排的最基本因素。進(jìn)行時(shí)間安排的最基本因素。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理13案例中的事件可分為的類別案例中的事件可分為的類別 健康看牙醫(yī)、洗澡等等健康看牙醫(yī)、洗澡等等 家庭給家里打電話等等家庭給家里打電話等等 友誼買禮物、回信、參加聚會(huì)、拜訪朋友，等等友誼買禮物、回信、參加聚會(huì)、拜訪朋友，等等 愛情準(zhǔn)備燭光晚餐等等愛情準(zhǔn)備燭光晚餐等等 工作簡報(bào)、電視節(jié)目、整理資料、考試，等等工作簡報(bào)、電視節(jié)目、整理資料、考試，等等 金錢夜間兼職的面試，等等金錢夜間兼職的面試，等等 興趣看演唱會(huì)，等等興趣看演唱會(huì)，等等目標(biāo)目標(biāo)是我們的需求和愿望我們想是我們的需求和愿望我們想得到什么，它們直接源于我

9、們的價(jià)值觀。得到什么，它們直接源于我們的價(jià)值觀。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理14 小案例小案例如果銀行每天早晨向你的帳號撥如果銀行每天早晨向你的帳號撥款款8.648.64萬元。你在這一天可以隨心所萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有文不花也好，第二天你又有8.648.64萬元。萬元。請問：你如何用這筆錢？請問：你如何用這

10、筆錢？ 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理15什么是什么是“時(shí)間管理時(shí)間管理”？ “時(shí)間管理時(shí)間管理”所探索的是如何減所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。時(shí)間管理的對象不是時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間時(shí)間”，是指面，是指面對時(shí)間而進(jìn)行的對時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理自管理者的管理”。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理16“銀行撥款銀行撥款”案例分析案例分析人生寶鑒公布了一個(gè)很有意思的調(diào)查數(shù)據(jù)：一個(gè)人人生寶鑒公布了一個(gè)很有意思的調(diào)查數(shù)據(jù)：一個(gè)人活到活到72歲，他的一生是這樣度過的：歲，他的一生是這樣度過的：睡覺：睡覺：21年年 工作：工作：14年

11、年 個(gè)人衛(wèi)生：個(gè)人衛(wèi)生：7年年 吃飯：吃飯：6年年 旅行：旅行：6年年 排隊(duì)：排隊(duì)：6年年 學(xué)習(xí)：學(xué)習(xí)：4年年 開會(huì)：開會(huì)：3年年 打電話：打電話：2年年 找東西：找東西：1年年 其它：其它：3年年以上是個(gè)平均數(shù)，通過這些數(shù)據(jù)可以看到許多問題，以上是個(gè)平均數(shù)，通過這些數(shù)據(jù)可以看到許多問題，想到許多問題。該在哪兒節(jié)省，該在哪兒下功夫？想到許多問題。該在哪兒節(jié)省，該在哪兒下功夫？ 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理17 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理 三三 要要 素素 管管 理理 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理 個(gè)個(gè) 人人 管管 理理 團(tuán)團(tuán) 隊(duì)隊(duì) 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理18 管管 理理 時(shí)時(shí) 間間 的

12、的 三三 大大 任任 務(wù)務(wù) 設(shè)設(shè) 立立 目目 標(biāo)標(biāo) 制制 定定 計(jì)計(jì) 劃劃 區(qū)區(qū) 分分 輕輕 重重 緩緩 急急 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理19二二. 時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū) 豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 “反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖延拖延 不速之客不速之客 會(huì)議病會(huì)議病 文件滿桌病文件滿桌病 事必躬親事必躬親 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理201、豬八戒踩西瓜皮、豬八戒踩西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪里 沒時(shí)間做計(jì)劃沒時(shí)間做計(jì)劃 工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃計(jì)劃 計(jì)劃常

13、常被打斷計(jì)劃常常被打斷 不喜歡被計(jì)劃束縛不喜歡被計(jì)劃束縛 “船到橋頭自然直船到橋頭自然直” 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理212. 不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 接受請托比拒絕更容易接受請托比拒絕更容易拒絕請托會(huì)觸怒請托從而導(dǎo)致請托拒絕請托會(huì)觸怒請托從而導(dǎo)致請托者報(bào)復(fù)者報(bào)復(fù)我想做一個(gè)廣受愛戴的人我想做一個(gè)廣受愛戴的人我不懂得如何拒絕我不懂得如何拒絕 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理223、“反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖延拖延 帕金森定律帕金森定律工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。時(shí)間。時(shí)間管理陷隱含著你可以為一項(xiàng)工時(shí)間管理陷隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過

14、多的時(shí)間，如果你給自己安排作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理234、不速之客、不速之客 沒有預(yù)約的客人，無端的申訴，往沒有預(yù)約的客人，無端的申訴，往往會(huì)使你難以專心致志的工作。往會(huì)使你難以專心致志的工作。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理245、會(huì)議病 基于合群的愿望而聚會(huì)傾談基于合群的愿望而聚會(huì)傾談 為符合傳統(tǒng)為符合傳統(tǒng) 為推卸責(zé)任為推卸責(zé)任 沒有勇氣，逃避指出個(gè)別員工之錯(cuò)誤沒有勇氣，逃避指出個(gè)別員工之錯(cuò)誤 無效的會(huì)議不斷重

15、復(fù)無效的會(huì)議不斷重復(fù) 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理256文件滿桌病文件滿桌病 安全感安全感 猶豫的個(gè)性猶豫的個(gè)性 半途而廢的工作習(xí)慣半途而廢的工作習(xí)慣 個(gè)人的喜好個(gè)人的喜好 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理267事必躬親事必躬親 擔(dān)心部屬做錯(cuò)擔(dān)心部屬做錯(cuò) 安全感安全感 不愿放棄得心應(yīng)手的工作不愿放棄得心應(yīng)手的工作 找不到可授權(quán)的下屬找不到可授權(quán)的下屬 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理27時(shí)間大盜有：時(shí)間大盜有： 打擾打擾 （電話或沒有預(yù)約）（電話或沒有預(yù)約）重要性次序無所調(diào)整重要性次序無所調(diào)整沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作卻不叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作

16、卻不 懂得拒絕懂得拒絕個(gè)人缺乏組織能力個(gè)人缺乏組織能力缺乏自律缺乏自律會(huì)議會(huì)議資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)文書工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力分不清責(zé)任和權(quán)力 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理28走出誤區(qū)走出誤區(qū)1積極積極2通通盤盤考慮考慮3按按順順序序做事做事4提前提前準(zhǔn)備準(zhǔn)備 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理29三、時(shí)間管理誤區(qū)的解決方法三、時(shí)間管理誤區(qū)的解決方法 要事第一要事第一 以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始）以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始） 學(xué)會(huì)說學(xué)會(huì)說“NO！” 如何對付不速之客如何對付不速之客如何減少冗長會(huì)議如何減少冗長會(huì)議 辦公桌上的辦公桌上

17、的“5 S”運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng) 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理301 1、 要事第一要事第一 “二八二八”定律定律 ABC法則法則 辦事的優(yōu)先次序辦事的優(yōu)先次序 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理312. 以終為始以終為始 是必須要做的嗎？是必須要做的嗎？ 不完成會(huì)怎樣？不完成會(huì)怎樣？ 是自己想要的嗎？是自己想要的嗎？ 和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？ 回報(bào)及收益高嗎？回報(bào)及收益高嗎？ 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理323. 學(xué)會(huì)說學(xué)會(huì)說“NO！”1.耐心傾聽耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定則要告訴他你要考慮如無法當(dāng)場決定則要告訴他你要考慮多長多長3顯示慎重顯示慎重.4.表情應(yīng)和顏悅色表情應(yīng)和顏悅

18、色5.態(tài)度堅(jiān)定態(tài)度堅(jiān)定6.指出拒絕的理由指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕切忌透過第三者來拒絕 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理334.4.如何對付不速之客如何對付不速之客 1. 1. 不要采行無條件的不要采行無條件的門戶開放政策門戶開放政策2. 2. 授權(quán)秘書對約會(huì)事宜作初步之安排授權(quán)秘書對約會(huì)事宜作初步之安排3. 3. 授權(quán)秘書甄別并攔截來客。授權(quán)秘書甄別并攔截來客。4. 4. 規(guī)定接見部屬之時(shí)間。規(guī)定接見部屬之時(shí)間。5. 在辦公室外接見外界不速之客。在辦公室外接見外界不速之客。

19、6. 站立會(huì)客。站立會(huì)客。7. 讓秘書控制會(huì)談時(shí)間。讓秘書控制會(huì)談時(shí)間。8、限時(shí)面談。、限時(shí)面談。9、 寧可提早上班，但不要延遲下班。寧可提早上班，但不要延遲下班。10、 定期與部屬會(huì)面。定期與部屬會(huì)面。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理345如何減少冗長會(huì)議如何減少冗長會(huì)議 會(huì)議前會(huì)議前 會(huì)議中會(huì)議中 會(huì)議后會(huì)議后 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理356辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng) 整理廢紙簍的作用整理廢紙簍的作用 文件存檔系統(tǒng)文件存檔系統(tǒng) “各就各位各就各位”的擺置的擺置 集中精力做一件事集中精力做一件事 不要總是重復(fù)處理同一文件不要總是重復(fù)處理同一文件 不要為了表面的整潔而

20、塞入一處不要為了表面的整潔而塞入一處 下班前的清理下班前的清理 整理整理 整頓整頓 清掃清掃 清潔清潔 修養(yǎng)修養(yǎng) 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理36四、時(shí)間管理的原則四、時(shí)間管理的原則 原則一：明確目標(biāo)原則一：明確目標(biāo) 原則二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作原則二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 原則三：分清工作的輕重緩急原則三：分清工作的輕重緩急 原則四：合理地分配時(shí)間原則四：合理地分配時(shí)間 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理37四、時(shí)間管理的原則四、時(shí)間管理的原則 原則一：明確目

21、標(biāo)原則一：明確目標(biāo)如何制定目標(biāo)如何制定目標(biāo) 具體的具體的可衡量的可衡量的達(dá)到的達(dá)到的相關(guān)的相關(guān)的基于時(shí)間的基于時(shí)間的 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理38四、時(shí)間管理的原則四、時(shí)間管理的原則 原則二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作原則二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，確地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面： 1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 2、將整

22、理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 3、按排列順序進(jìn)行處理。、按排列順序進(jìn)行處理。 4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。 5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理39四、時(shí)間管理的原則四、時(shí)間管理的原則原則三：分清工作的輕重緩急原則三：分清工作的輕重緩急 把每天要做的事列一份清單把每天要做的事列一份清單

23、 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起確定優(yōu)先順序，從最重要的事情做起 每天都這么做每天都這么做 世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵世界最大的鋼鐵制造公司伯利恒鋼鐵公司管理顧問李愛菲公司管理顧問李愛菲 優(yōu)先矩陣優(yōu)先矩陣 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理40五、時(shí)間管理技巧五、時(shí)間管理技巧 優(yōu)先矩陣優(yōu)先矩陣緊急緊急任務(wù)任務(wù)指指：如果不能：如果不能按按期完成，它對你期完成，它對你或別或別人的價(jià)值會(huì)減人的價(jià)值會(huì)減少甚至消少甚至消失。失。重要任務(wù)重要任務(wù)指指：如果它成：如果它成功功地完成，你地完成，你或別或別人將取人將取得得很大的很大的收收益益。帶帶來的來的收收益越益越高，高，這這項(xiàng)任務(wù)的重要程度項(xiàng)任務(wù)的

24、重要程度越越高。高。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理41重要重要緊急緊急 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理42 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理43 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理44重要重要緊急緊急 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理45 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理46優(yōu)先級排序優(yōu)先級排序 第二種分類第二種分類發(fā)展發(fā)展任務(wù)任務(wù)指指：如果成：如果成功功完成此項(xiàng)任務(wù)，你完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)現(xiàn)在的情在的情況況會(huì)會(huì)得到改得到改善。善。例例如，你如，你搬搬進(jìn)一進(jìn)一套套更更好好的的住住房房。維持維持任務(wù)任務(wù)指指：完成：完成這些這些任務(wù)任務(wù)可可維持維持你你現(xiàn)現(xiàn)在在的情的情況況。例例如，你

25、每個(gè)如，你每個(gè)月月繳納房租繳納房租和水和水電電費(fèi)。費(fèi)。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理47 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理48非緊急緊非緊急緊 急急重重要要不重要I 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理49四四 代代 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理 理理 論論 第一代時(shí)間管理第一代時(shí)間管理 -備忘錄型備忘錄型 第二代時(shí)間管理第二代時(shí)間管理-事先規(guī)劃安排行程事先規(guī)劃安排行程 第三代時(shí)間管理第三代時(shí)間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我 第四代時(shí)間管理第四代時(shí)間管理-以原則為中心，以良知以原則為中心，以良知 為為導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間

26、管管 理理50四代時(shí)間管理的著眼點(diǎn)四代時(shí)間管理的著眼點(diǎn) 第一代：易有成就感，但沒有第一代：易有成就感，但沒有“優(yōu)先優(yōu)先”觀念觀念 第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急第二代：能未雨綢繆，但也不分輕重緩急 第三代：有目標(biāo)追求，但一、三類事務(wù)耗時(shí)較多第三代：有目標(biāo)追求，但一、三類事務(wù)耗時(shí)較多 第四代：承認(rèn)人比事重要，我比別人重要，針對第四代：承認(rèn)人比事重要，我比別人重要，針對個(gè)人獨(dú)有的使命，幫助個(gè)人平衡發(fā)展生活中的不個(gè)人獨(dú)有的使命，幫助個(gè)人平衡發(fā)展生活中的不同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事同角色，并且全盤規(guī)劃日常生活，著重第二類事務(wù)的完成。務(wù)的完成。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理5

27、1時(shí)間管理學(xué)的演變時(shí)間管理學(xué)的演變第一代第一代第二代第二代第三代第三代第四代第四代優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)： 重要事情發(fā)生時(shí)應(yīng)變能力重要事情發(fā)生時(shí)應(yīng)變能力強(qiáng)，有順應(yīng)時(shí)勢的變通能強(qiáng)，有順應(yīng)時(shí)勢的變通能力；力；人際關(guān)系較佳人際關(guān)系較佳 時(shí)間安排不會(huì)太緊湊或太時(shí)間安排不會(huì)太緊湊或太復(fù)雜，會(huì)逐步完成待辦事復(fù)雜，會(huì)逐步完成待辦事項(xiàng)項(xiàng)缺點(diǎn)：缺點(diǎn)： 沒有嚴(yán)格的組織架構(gòu)；沒有嚴(yán)格的組織架構(gòu)； 因忽略組織規(guī)劃而疲于應(yīng)因忽略組織規(guī)劃而疲于應(yīng)付；付； 最重要的事就是眼前的事最重要的事就是眼前的事優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)： 準(zhǔn)時(shí)赴約做答應(yīng)做準(zhǔn)時(shí)赴約做答應(yīng)做的事的事 通過制定目標(biāo)與規(guī)通過制定目標(biāo)與規(guī)劃，能完成較多事劃，能完成較多事 因事先準(zhǔn)備充分

28、，因事先準(zhǔn)備充分，會(huì)議或行事較能發(fā)揮會(huì)議或行事較能發(fā)揮實(shí)效實(shí)效缺點(diǎn)：缺點(diǎn)： 實(shí)現(xiàn)更多目標(biāo)，卻實(shí)現(xiàn)更多目標(biāo)，卻未必滿足真正的需求未必滿足真正的需求 最重要的事就是時(shí)最重要的事就是時(shí)間表上的事間表上的事優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)： 能將價(jià)值觀化為目能將價(jià)值觀化為目標(biāo)與行動(dòng)標(biāo)與行動(dòng) 能發(fā)揮短、中、長能發(fā)揮短、中、長期目標(biāo)的效果期目標(biāo)的效果 效率提高，時(shí)間與效率提高，時(shí)間與自我更具管理技巧自我更具管理技巧缺點(diǎn)：缺點(diǎn)： 價(jià)值觀未必符合自價(jià)值觀未必符合自然法則然法則 最重要的事因急迫最重要的事因急迫性與價(jià)值觀而定性與價(jià)值觀而定優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)： 集前三代時(shí)間管集前三代時(shí)間管理學(xué)于大成的時(shí)間理學(xué)于大成的時(shí)間管理理論，側(cè)重于管理理

29、論，側(cè)重于先做重要的事，而先做重要的事，而非急迫的事非急迫的事 講求多方面平衡講求多方面平衡 改變思想而非改改變思想而非改變行為變行為 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理52如何處理高價(jià)值活動(dòng)如何處理高價(jià)值活動(dòng) 讓高價(jià)值活動(dòng)充實(shí)每一天，剩余的時(shí)間讓高價(jià)值活動(dòng)充實(shí)每一天，剩余的時(shí)間再用于做瑣碎的小事。再用于做瑣碎的小事。 堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。有最終的結(jié)果。 設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。 將大項(xiàng)目分解，逐步完成。將大項(xiàng)目分解，逐步完成。 高效運(yùn)用自己的黃金時(shí)段高效運(yùn)用自己的黃金時(shí)段 獎(jiǎng)勵(lì)自己，始終

30、保持積極進(jìn)取的態(tài)度獎(jiǎng)勵(lì)自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理53如何處理低價(jià)值的活動(dòng)如何處理低價(jià)值的活動(dòng) 授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間。授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間。 降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。 學(xué)會(huì)放棄既沒有價(jià)值，又浪費(fèi)時(shí)間的事。學(xué)會(huì)放棄既沒有價(jià)值，又浪費(fèi)時(shí)間的事。 將它們匯總，集中時(shí)間處理。將它們匯總，集中時(shí)間處理。 做正確的事比正確的做事更重要 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理54時(shí)間管理通則時(shí)間管理通則 把每天要做的事列一份清單把每天要做的事列一份清單 確定優(yōu)先順序，從最重要的事情確定優(yōu)先順序，從最重要的事

31、情做起做起 每天都這么做每天都這么做 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理55看看你的工作日志看看你的工作日志, , 然后問自己然后問自己: : 幾點(diǎn)開始目標(biāo)幾點(diǎn)開始目標(biāo)? ? 能不能早點(diǎn)開始能不能早點(diǎn)開始? ? 有沒有任何讓你分心有沒有任何讓你分心, ,以致以致無法完成目標(biāo)的事情無法完成目標(biāo)的事情?, ?, 能不能早點(diǎn)開始能不能早點(diǎn)開始? ? 你完全不受干擾的最長時(shí)段有多久你完全不受干擾的最長時(shí)段有多久? ( ? ( 不要把午飯也放進(jìn)去不要把午飯也放進(jìn)去) ) 你最有效率和最沒有效率是什么時(shí)候你最有效率和最沒有效率是什么時(shí)候? ? 你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程

32、度? ? 你會(huì)照著優(yōu)先次序的書面計(jì)劃做事嗎你會(huì)照著優(yōu)先次序的書面計(jì)劃做事嗎? ? 你在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠崮阍谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠? ? 你在怎么處理不應(yīng)該做的事你在怎么處理不應(yīng)該做的事? ? 可不可以授權(quán)可不可以授權(quán)? ? 手邊的工作要如何做得更有成效手邊的工作要如何做得更有成效, , 更為簡化更為簡化, , 并減少細(xì)節(jié)并減少細(xì)節(jié)? ? 你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次序是否相稱你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次序是否相稱? ? 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理56將目標(biāo)寫下來將目標(biāo)寫下來- - 是什么目標(biāo)是什么目標(biāo)? ? 要達(dá)致什么的成果要達(dá)致什么的成果行動(dòng)行動(dòng) 要做些什么要做些什么次序次序- - 哪些哪

33、些應(yīng)該應(yīng)該先先做做/ / 哪些哪些為為后后? ? 訂下完訂下完成日期及排列優(yōu)先次序成日期及排列優(yōu)先次序時(shí)間估計(jì)時(shí)間估計(jì) 每項(xiàng)的行動(dòng)需要多長時(shí)間每項(xiàng)的行動(dòng)需要多長時(shí)間? ? 靈活性靈活性 有沒有預(yù)留時(shí)間給不可估計(jì)的突發(fā)有沒有預(yù)留時(shí)間給不可估計(jì)的突發(fā)事情事情時(shí)間表時(shí)間表 甚么時(shí)候處理甚么事項(xiàng)？甚么時(shí)候處理甚么事項(xiàng)？ 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理57 訂好長期目標(biāo)訂好長期目標(biāo), , 以及的短期目標(biāo)以及的短期目標(biāo) 根據(jù)目標(biāo)的輕重根據(jù)目標(biāo)的輕重, , 安排優(yōu)先次序安排優(yōu)先次序 搞清楚個(gè)人活力周期表搞清楚個(gè)人活力周期表, , 再根據(jù)最有效再根據(jù)最有效 的工作時(shí)間的工作時(shí)間, , 勾勒出勾勒出“ 理想

34、工作時(shí)間表理想工作時(shí)間表” 以目標(biāo)以目標(biāo), , 優(yōu)先次序優(yōu)先次序, , 理想工作時(shí)間表表理想工作時(shí)間表表示這三塊積木為基礎(chǔ)示這三塊積木為基礎(chǔ), , 想好一天的計(jì)劃想好一天的計(jì)劃 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理58 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理59要管理好自己嗎要管理好自己嗎? 拋棄惡習(xí)拋棄惡習(xí), 引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理60 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理61請說出它們的用途請說出它們的用途 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理62廢紙簍廢紙簍計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)日歷日歷文件架文件架電話電話文具盒文具盒便簽紙便簽紙文件筐文件筐

35、計(jì)算計(jì)算機(jī)機(jī)文具盒文具盒電電話話文件架文件架文文件件筐筐便便簽簽紙紙日歷日歷常用電話常用電話周計(jì)劃周計(jì)劃周計(jì)劃周計(jì)劃常用電話常用電話廢紙簍廢紙簍剪刀、尺子剪刀、尺子計(jì)算器計(jì)算器曲別針等曲別針等名片夾名片夾工作臺工作臺儲(chǔ)藏地儲(chǔ)藏地 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理63 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理64 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理65 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理66時(shí)間時(shí)間12345678任務(wù)列表任務(wù)列表9:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:00整理資料 2設(shè)計(jì)調(diào)查表格 1客戶訪談部門例會(huì) 有有 效

36、效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理67改善工作環(huán)境改善工作環(huán)境 將所有可以吸引你視線的東西全挪開將所有可以吸引你視線的東西全挪開 將你每天必須用的文具放在上面將你每天必須用的文具放在上面 ( 電電話話, 時(shí)間表時(shí)間表, 筆記本筆記本, 日歷日歷, 筆座筆座.) 將你要用的器材放在容易找到的地方將你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方你抬頭可以看到的地方 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理68 將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境改善工作環(huán)境 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間 管管 理理692. 2. 歸檔歸檔 所有的文件和書信應(yīng)只分成三類所有的文件和書信應(yīng)只分成三類: 馬上處理馬上處理只作參考只作參考?xì)w檔歸檔 有有 效效 時(shí)時(shí) 間間