會議籌備執(zhí)行手冊

1、會議籌備執(zhí)行手冊流程安排是綱領(lǐng)前期準(zhǔn)備是基礎(chǔ) 合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應(yīng)變是保障細節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在零一六年一月目錄一、手冊說明 2二、籌備環(huán)節(jié)一：信息溝通 2三、籌備環(huán)節(jié)二：會議通知的撰寫 3四、籌備環(huán)節(jié)三：會議籌備 4五、籌備環(huán)節(jié)四：現(xiàn)場執(zhí)行 6六、籌備環(huán)節(jié)五：會后跟進 8 七、工作人員禮儀、手冊說明中制定嚴(yán)大型會議活動工作較為復(fù)雜，因此大型會議活動需要在具體執(zhí)行謹(jǐn)周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為XX公司總行大型會議活動的部分環(huán)節(jié)提供原則性指導(dǎo)，討論對象主要為接待及現(xiàn)場布置等項目。本手冊將活動執(zhí)行分為五個環(huán)節(jié)：信息溝通、會議通知的撰寫、會議籌備、現(xiàn)場執(zhí)行、會后跟進，以供執(zhí)行負(fù)

2、責(zé)人把握整個執(zhí)行過程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實現(xiàn)清晰的會議主題把握、完善的會議通知撰寫、清晰的籌備流程、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的會后跟進，最終完成一個完美的會議籌備執(zhí)行過程。二、籌備環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是會議籌備中的第一環(huán)節(jié)。充分的信息溝通能盡可能避免由于會議籌備人員對會議理解的偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此會議籌備執(zhí)行負(fù)責(zé)人須在會議正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭取了解與會議有關(guān)的更多信息，填寫下列會議信息溝通表，再籌劃下一步工作會議信息溝通表會議名稱會議時間會議地點承辦部門協(xié)辦/聯(lián)辦部門會議形式現(xiàn)場口視頻口參會人

3、數(shù)會議聯(lián)系人會議目的/意義會議內(nèi)容/議程主要領(lǐng)導(dǎo)參會人員接待標(biāo)準(zhǔn)是否安排住宿？住宿標(biāo)準(zhǔn)：什么級別的參會人員可以安排住宿是否安排接機？接機標(biāo)準(zhǔn)：什么級別的參會人員可以安排接機是否安排班車？班車的接送時間、地點？班車的接送標(biāo)準(zhǔn)其它要求參會人員是否允許請假？請假流程對參會人員的著裝要求：是否必須著正裝出席？三、籌備環(huán)節(jié)二：會議通知的撰寫內(nèi)容完善且信息準(zhǔn)確的會議通知是會議舉辦成功的基礎(chǔ)。在會議信息溝通完成之后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫會議信息溝通表，之后撰寫會議 通知（初稿），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見擬定會議通知（最終版）并下發(fā) 相關(guān)部門及經(jīng)營單位。其整休流程如下:執(zhí)行負(fù)責(zé)人信息溝通JL填寫會議信息

4、溝通表填寫XX公司會議審批表并提交辦公室FBI撰寫會議通知（初稿）旦將會議通知（初稿）提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱一 E -根據(jù)意見確定會議通知（最終版）并下發(fā)會議通知的基本要素：1會議名稱與目的；2、會議時間與地點；3、承辦辦/聯(lián)辦/協(xié)辦部門；4、與會領(lǐng)導(dǎo)、參會人員與規(guī)模5、會議議程。6、報名與接站回執(zhí)7、請假申請表8、注意事項與參會要求9、聯(lián)系人四、籌備環(huán)節(jié)三：會議籌備會議通知發(fā)出后，正式進入會議籌備環(huán)節(jié)，主要包括以下內(nèi)容：參會人員接 待、會場確定與布置、會議材料印制與分發(fā)一、參會人員接待：1、參會回執(zhí)的整理 包括會議報名回執(zhí)、接站回執(zhí)、會議請假單。盡快整理 出五張EXCE表格：參會人員統(tǒng)計表、住宿人員

5、統(tǒng)計表、接站人員及接站信息統(tǒng)計表、搭乘班車人員統(tǒng)計表、請假人員統(tǒng)計表。2、住宿安排與用餐安排溝通此次會議的住宿人數(shù)、 用餐人數(shù)。 考慮住宿人數(shù)與用餐人數(shù) 時，需兼 顧參會人員以及承辦會議的部門工作人員。3、接站安排與班車安排上報此次參會人員的接站信息以及搭乘班車的人員名單， 請他們 安排車隊 接站以及班車接送事宜。此外，盡早確定班車的出發(fā)時間、地點以及班車司機的聯(lián)系方式。 確定一名押車人， 請他在會議當(dāng)天組 織班車搭乘人員上下車， 確保 所有乘客按時到達班車發(fā)車地點， 與班 車司機協(xié)調(diào)發(fā)車時間。4、討論會的分組安排會議有可能安排一至兩場討論會， 需要提前確定分組名單， 明確 召集人與 記錄人。

6、二、會場確定與布置1、會議場地預(yù)定 會議場地一定要與參會人數(shù)、會議主題相符。預(yù)定會場， 其中包括主會場及討論會會場。 如果會議以視頻和現(xiàn) 場相結(jié)合的方式召開，需要聯(lián)系辦公室，下發(fā)通知開通相關(guān)部門及經(jīng) 營單位的視 頻設(shè)備。2、會議場地布置 根據(jù)參會人員，制作會議座次表。并在會議召開的前一天，張貼 在會場門 口。準(zhǔn)備席卡。 在會議召開之前，按照會議座次表擺放席卡。 制作會議背景PPT收集整理會議現(xiàn)場需要展示的 PPT及音頻、影像資料。準(zhǔn)備好會議現(xiàn)場使用 的電腦等電子設(shè)備。三、會議材料印制與分發(fā)1、 編制會議手冊（含會議議程、會議材料清單、會議討論安排、參會人員 名單、注意事項等內(nèi)容）2、編寫主持人

7、串詞3、印制會議文件4、準(zhǔn)備及分發(fā)會議材料提前領(lǐng)取文件袋、筆記本及簽字筆。將會議文件、筆記本及簽字 筆裝入文件 袋。運送會議材料至?xí)?，并根?jù)會議材料領(lǐng)取名單進行 分發(fā)。五、籌備環(huán)節(jié)四：現(xiàn)場執(zhí)行一、參會人員接待1、參會領(lǐng)導(dǎo)接待： 聯(lián)系參會領(lǐng)導(dǎo)秘書，確認(rèn)會議時間、地址、交通路線圖等信息， 預(yù)先告訴迎接事宜；參會領(lǐng)導(dǎo)即到時， 注意來往車輛，到迎接處準(zhǔn)備好，及時告知部 門領(lǐng)導(dǎo)迎接參會領(lǐng)導(dǎo)2、參會人員簽到與引導(dǎo)： 設(shè)置一位接待人員負(fù)責(zé)引導(dǎo)參會人員至?xí)鲋付?座位入座。3、班車接送 設(shè)置一名押車人，組織班車搭乘人員上下車。 提前通知所有報 名搭乘班車的人員有關(guān)班車的發(fā)車地點及發(fā)車 時間，確保所有報名搭乘

8、班車的人 員能夠及時搭乘班車， 準(zhǔn)時抵達和 離開會場。班車抵達會場后，負(fù)責(zé)引導(dǎo)班車搭乘人員至?xí)h現(xiàn)場。二、會場布置排查于會議正式召開之前， 會議籌備人員提前就位， 執(zhí)行負(fù)責(zé)人須對 現(xiàn)場工作 進行全面排查。1、物品擺放：現(xiàn)場桌椅、席卡、會議材料和筆是否擺放整齊；2、房屋擺設(shè)：此次會議的座次表是否已張貼在會場門口，會場內(nèi)部擺設(shè)是否美觀、干凈、整潔；3、電子設(shè)備：電子設(shè)備是否運行正常，所有音頻、PPT 等電子 資料是否已完全到位；三、會議現(xiàn)場配合會議執(zhí)行負(fù)責(zé)人根據(jù)會議執(zhí)行方案， 列明會議現(xiàn)場需要執(zhí)行的工 作，并進 行工作人員細致安排，以配合會議現(xiàn)場流程中的所有工作包括：會議現(xiàn)場錄音、攝影、攝像會議的

9、新聞發(fā)布、領(lǐng)導(dǎo)講話記錄、參會人員發(fā)言記錄等六、籌備環(huán)節(jié)五：會后跟進會后跟進工作也是會議籌備的重要環(huán)節(jié)。于會議結(jié)束之后，需及 時對活動進 行跟進整理，具體包括如下幾個方面：1、會議 / 活動紀(jì)要 于會議結(jié)束后，工作人員及時整理會議現(xiàn)場錄音、視頻和 會議記 錄，撰寫會議 / 活動紀(jì)要，針對重要會議，需要形成會議記錄，甚至 形 成會議 / 活動成果書籍。2、會議新聞稿 會議結(jié)束的當(dāng)天晚上，工作人員整理會議新聞稿，保證第二天 及 時進行新聞發(fā)布。3、音像資料整理 會議結(jié)束后及時對會議圖片、視頻等音像資料進行整理、修 飾和 剪輯，重要會議的視頻和圖片還須進行刻盤， 連同其它活動成果資料、 洗 印照片等4、活動文件歸檔 在會后跟進的基本工作完成之后，對會議文件進行勘誤、歸5、意見反饋于會議結(jié)束后，對參會人員的意見進行整理并及時反饋。對與會 領(lǐng)導(dǎo)的參會和支持表示感謝。七、工作人員禮儀一、 著裝禮儀：動前