工作流的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

1、工作流的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)工作流（WorkflowWorkflow ）就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用 環(huán)境下的白動(dòng)化”，它主要解決的是“使在多個(gè)參與者之間按照某種 預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程白動(dòng)進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)某個(gè) 預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)”。簡(jiǎn)單地說，工作流就是一系列相互銜接、白動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)。 一個(gè)工作流包括一組 任務(wù)（或活動(dòng)）及它們的相互順序關(guān)系，還包括流程及任務(wù)（或活動(dòng)） 的啟動(dòng)和終止條件，以及對(duì)每個(gè)任務(wù)（或活動(dòng)）的描述。工作流在大多數(shù)的實(shí)際應(yīng)用中的情況可以這樣來簡(jiǎn)單地描述：在網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和多臺(tái)計(jì)算機(jī)客戶端的硬件平臺(tái)上， 業(yè)務(wù)過程按照預(yù)先 設(shè)定的規(guī)則并借助

2、應(yīng)用程序和人對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的處理而完成。例如，在日常辦公中，當(dāng)撰寫好某份報(bào)告之后，可能需要將其提交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行 審閱或批示；審批意見可能需要匯集并提交給另外一個(gè)人，以便對(duì)報(bào)告進(jìn)行進(jìn)一步的修改。這樣，可能會(huì)形成同一篇文檔在多個(gè)人之間的 順序或同時(shí)傳遞。對(duì)于這樣的情況，我們可以使用工作流技術(shù)來控制 和管理文檔在各個(gè)計(jì)算機(jī)之間白動(dòng)傳遞， 而非手工傳遞。這就可以稱 之為工作流。類似的關(guān)于文檔的白動(dòng)化處理只是工作流技術(shù)的一種簡(jiǎn)單應(yīng)用。事實(shí)上，工作流技術(shù)在現(xiàn)實(shí)生活中能夠完成更多更復(fù)雜的任務(wù)。如企業(yè)（或機(jī)構(gòu)）內(nèi)部的各種數(shù)據(jù)或信息的白動(dòng)處理，多種業(yè)務(wù)流程的整合，企業(yè)（或機(jī)構(gòu)）之間的數(shù)據(jù)交換，借助 InternetI

3、nternet 技術(shù)實(shí)現(xiàn)跨地 域的數(shù)據(jù)傳輸和處理等等。一、工作流發(fā)展工作流技術(shù)起源于二十世紀(jì)七十年代中期辦公白動(dòng)化領(lǐng)域的研 究，由于當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)尚未普及，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還很低以及理論基礎(chǔ)匱 乏，這項(xiàng)新技術(shù)并未取得成功。19831983 年至 19851985 年間，在圖像處理領(lǐng) 域和電子郵件領(lǐng)域出現(xiàn)了早期的含有工作流特征的商用系統(tǒng)。進(jìn)入九十年代以后，隨著個(gè)人計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和推廣，以及信息化建設(shè)的日益完善，使得工作流技術(shù)的研究與開發(fā)進(jìn)入了一個(gè)新 的熱潮。19931993 年 8 8 月，第一個(gè)工作流技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的工業(yè)組織一一工作 流管理聯(lián)盟（WorkflowWorkflow Managemen

4、tManagement CoalitionCoalition ，簡(jiǎn)稱 WFM,CWFM,C 下同） 成立。1991994 4年，工作流管理聯(lián)盟發(fā)布了用于工作流管理系統(tǒng)之間互 操作的工作流參考模型，并相繼制定了一系列工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí)，關(guān)于工作流技術(shù)的學(xué)術(shù)研究也十分活躍，許多原型系統(tǒng)在實(shí)驗(yàn)室里開 發(fā)出來。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，工作流技術(shù)已被越來越多的人認(rèn)可，與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工作流引擎及商業(yè)產(chǎn)品不勝枚舉。 人們?cè)陂_發(fā) 推廣工作流產(chǎn)品的同時(shí)，更加注重工作流的理論研究，以推動(dòng)該項(xiàng)技 術(shù)走向成熟。二、工作流的特點(diǎn)1,1, 圖形化、可視化設(shè)計(jì)流程圖2,2, 支持各種復(fù)雜流程3,3, 組織結(jié)構(gòu)級(jí)處理者指定

5、功能4,4, B/SB/S 結(jié)構(gòu)，純?yōu)g覽器應(yīng)用5,5, 強(qiáng)大的安全性特色6,6, 表單功能強(qiáng)大，擴(kuò)展便捷乙靈活的外出、超時(shí)管理策略8,8, 處理過程可跟蹤、管理9,9, 豐富的統(tǒng)計(jì)、查詢、報(bào)表功能10,10, 與 MAILMAIL 系統(tǒng)集成三、工作流的優(yōu)點(diǎn)企業(yè)實(shí)施工作流管理所帶來的好處是非常明顯的， 這包括提高企 業(yè)運(yùn)營效率、改善企業(yè)資源利用、提高企業(yè)運(yùn)作的靈活性和適應(yīng)性、提高工作效率、集中精力處理核心業(yè)務(wù)、跟蹤業(yè)務(wù)處理過程、量化考 核業(yè)務(wù)處理的效率、減少浪費(fèi)、增加利潤、 充分發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò) 資源的作用。實(shí)施工作流將達(dá)到縮短企業(yè)運(yùn)營周期、改善企業(yè)內(nèi)（外） 部流程、優(yōu)化并合理利用資源、減少人

6、為差錯(cuò)和延誤，提周勞動(dòng)生廣 率等目的。總結(jié)實(shí)施工作流帶來的好處，可以歸納為以下幾點(diǎn)：1,1, 要處理的事項(xiàng)已白動(dòng)傳遞到個(gè)人電腦上2,2, 不再需要對(duì)員工進(jìn)行流程的培訓(xùn)，平滑實(shí)現(xiàn)流程變更3,3, 員工只需將精力集中在處理白己關(guān)心的數(shù)據(jù)上4,4, 隨時(shí)得到歷史數(shù)據(jù)5,5, 隨時(shí)生成處理效率報(bào)表6,6, 達(dá)到無紙化辦公的目標(biāo)乙完全支持移動(dòng)辦公，使作業(yè)同步化8,8, 科學(xué)管理更進(jìn)一層，辦公效率明顯提高9,9, 企業(yè)的核心克爭(zhēng)力將有提升10,10, 通過流程白動(dòng)化與數(shù)據(jù)庫集成，以及各類表單統(tǒng)計(jì)查詢功能，提 高決策能力四、工作流 WorkFlowWorkFlow 技術(shù)構(gòu)架五、工作流是如何實(shí)現(xiàn)的工作流的實(shí)施

7、需要三個(gè)基本步驟：映射、建模和管理。映射是第 一個(gè)步驟，其首要任務(wù)是確定并且文檔化組織內(nèi)全部現(xiàn)有的手工和白 動(dòng)化的業(yè)務(wù)流程；建模則是開發(fā)一個(gè)有助于建成流線型業(yè)務(wù)過程的模 型。第三階段是軟件實(shí)施以及跨越全部工作部門、業(yè)務(wù)單元甚至是整個(gè)企業(yè)的無縫系統(tǒng)集成。為了確保工作流系統(tǒng)能夠“無縫地”實(shí)施到組織機(jī)構(gòu)中，項(xiàng)目組都必須遵從已經(jīng)定義好的、經(jīng)過實(shí)踐確認(rèn)的行之有效的工作方法，并 且在每個(gè)工作階段都必須有可以度量的結(jié)果。 一個(gè)深思熟慮的實(shí)施計(jì) 劃被有經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)執(zhí)行，是成功地采用和實(shí)施工作流的決定因素。 下 圖描述了一個(gè)推薦的、可供典型組織機(jī)構(gòu)采納的高層工作流 （實(shí)施流 程）。下面按圖中步驟具體闡述。建立項(xiàng)目

8、管理辦公室項(xiàng)目管理辦公室的組成是第一步， 也是最重要的一步。項(xiàng)目管理 辦公室的成員須經(jīng)過嚴(yán)格謹(jǐn)慎挑選，他們必須在恰當(dāng)?shù)某潭壬蠌V泛代 表組織內(nèi)的業(yè)務(wù)、運(yùn)營、ITIT 以及審計(jì)等部門。產(chǎn)品供應(yīng)方的產(chǎn)品專家、技術(shù)支持人員和管理人員也必須參與其中，以與用戶互補(bǔ)在 PMgPMg 還包含變更管理顧問，有助于形成組織中人員思路的多樣化。每個(gè)成員的角色和責(zé)任必須定義清楚。PMOAPMOA 整體上確立項(xiàng)目的實(shí)施 范圍、目標(biāo)、實(shí)施時(shí)間框架以及優(yōu)先級(jí)等等。PMO&PMO&負(fù)責(zé)管理和跟蹤 項(xiàng)目進(jìn)度、設(shè)定檢測(cè)項(xiàng)目是否成功的指標(biāo)，以及定期向高層匯報(bào)項(xiàng)目 狀況等。通常業(yè)務(wù)分析項(xiàng)目組將分析用戶現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，

9、 找出哪些流程需要優(yōu)化和改 進(jìn)以達(dá)到上佳效果，并分析每個(gè)流程的時(shí)間線和期望的結(jié)果。 他們將 與關(guān)鍵人員進(jìn)行座談，收集和鑒別正確的信息及數(shù)據(jù)， 從而決定工作 流系統(tǒng)如何滿足需求。 接下來的業(yè)務(wù)分析將辨別出哪些流程可以被優(yōu) 化、 白動(dòng)化、流線型化，哪些流程甚至需要重新設(shè)計(jì)。確定目標(biāo)確定上佳目標(biāo)是建立在業(yè)務(wù)流程詳細(xì)分析的基礎(chǔ)之上的。工作流項(xiàng)目的目標(biāo)定義應(yīng)該清晰并可以進(jìn)行驗(yàn)證， 好的目標(biāo)意味著項(xiàng)目的成 功。在實(shí)施過程的每一個(gè)階段，項(xiàng)目組必須確認(rèn)達(dá)到的結(jié)果是他們所 期望的結(jié)果。 例如， 如果目標(biāo)是縮短開發(fā)票周期兩周， 則必須分析現(xiàn) 有的時(shí)間跟蹤、記賬和開發(fā)票等流程。確定實(shí)施計(jì)劃目標(biāo)確立后，由用戶和軟件供

10、應(yīng)商組成的項(xiàng)目組展示工作流解決 方案具備的各種模塊，根據(jù)用戶提出的特定需求定義他們的功能和特 性，并基于業(yè)務(wù)的優(yōu)先級(jí)，共同決定每個(gè)模塊的上線時(shí)間。將業(yè)務(wù)流程在工作流系統(tǒng)中建立模型在實(shí)施過程中建立業(yè)務(wù)模型是一個(gè)極重要的步驟。 用戶應(yīng)當(dāng)緊密地同 軟件產(chǎn)品應(yīng)用專家進(jìn)行合作，以在易用性和功能需求之間達(dá)到平衡。用戶可以在部署階段前對(duì)模型進(jìn)行測(cè)試， 以確保該模型符合實(shí)際要求 且沒有過多的開銷。 需要指出的是， 如果這個(gè)建模步驟沒有完全正確 地完成，將導(dǎo)致錯(cuò)誤的報(bào)表或者多余的管理工作。實(shí)現(xiàn)流程和軟件集成在這個(gè)階段，項(xiàng)目組將確定現(xiàn)有的需要與工作流系統(tǒng)交互的流程 與系統(tǒng)。如果處理不當(dāng)，新舊流程的集成將導(dǎo)致失敗。

11、流程集成的一 個(gè)重要方面就是在多系統(tǒng)之間消除或者最小化冗余數(shù)據(jù)，并在多個(gè)系 統(tǒng)間復(fù)制這些數(shù)據(jù)。流程必須緊密集成，數(shù)據(jù)必須能跨越不同的流程 和應(yīng)用，順暢流動(dòng)。 項(xiàng)目組也必須確保工作流系統(tǒng)符合用戶組織機(jī) 構(gòu)的安全標(biāo)準(zhǔn)，這一點(diǎn)經(jīng)常在部署階段前被忽視。部署工作流系統(tǒng)部署工作流系統(tǒng)包括兩部分內(nèi)容。 第一部分白然是技術(shù)部分，涵 蓋了硬件和軟件的安裝、備份、恢復(fù)以及網(wǎng)絡(luò)安裝等等， 這與一般的 ITIT 應(yīng)用實(shí)施相似。第二部分是指上線試運(yùn)行。試運(yùn)行小組應(yīng)具有真正的代表性。 項(xiàng) 目組必須與試運(yùn)行小組就項(xiàng)目的重要性進(jìn)行溝通， 并確保提供足夠的 培訓(xùn)，使得試運(yùn)行小組能夠?qū)υ囘\(yùn)行工作得心應(yīng)手。 建議項(xiàng)目組建立 清晰的

12、溝通渠道，保證在試運(yùn)行期間可以及時(shí)反饋用戶的意見和建議。試運(yùn)行將使項(xiàng)目組鑒別出原來設(shè)計(jì)和計(jì)劃的弱點(diǎn)和缺點(diǎn)，并在大規(guī)模上線運(yùn)行前加以解決。這也可以提高用戶對(duì)于新流程的接受程度，因?yàn)橛脩舾械剿麄円矃⑴c了項(xiàng)目的開發(fā)部分， 解決方案不是強(qiáng)加給他們 的。一般認(rèn)為，采用階段性實(shí)施工作流系統(tǒng)可使用戶更快地獲得效益。 因 為用戶可以更有效地漸進(jìn)學(xué)習(xí)新系統(tǒng)， 取得立竿見影的效益。階段性 實(shí)施還給予用戶更多的時(shí)間了解、 評(píng)估他們進(jìn)一步的需求，使得項(xiàng)目 實(shí)施期間的修改更加容易。另外，階段性實(shí)施項(xiàng)目降低了風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)評(píng)估特別注意，在每一個(gè)階段完成后，項(xiàng)目組都應(yīng)該基于項(xiàng)目開始時(shí) 設(shè)定的目標(biāo)，對(duì)已經(jīng)完成的結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，同時(shí)

13、分析所達(dá)到的結(jié)果，并與最初的設(shè)計(jì)目標(biāo)相對(duì)照。為了確保工作流解決方案在現(xiàn)有的業(yè)務(wù) 環(huán)境中優(yōu)化出更理？?通，以了解什么需要更改。系統(tǒng)支持為確保實(shí)施成功，更佳地使用工作流軟件，組織機(jī)構(gòu)必須進(jìn)行服 務(wù)投資，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該委派專業(yè)人員提供第一線的服務(wù)， 也應(yīng)負(fù)責(zé)與 供應(yīng)商簽訂合同，以獲得第二級(jí)支持。六、工作流適用行業(yè)消費(fèi)品行業(yè)， 制造業(yè)， 電信服務(wù)業(yè)， 銀證險(xiǎn)等金融服務(wù)業(yè)， 物流服 務(wù)業(yè)，物業(yè)服務(wù)業(yè)，物業(yè)管理,大中型進(jìn)出口貿(mào)易公司，政府事業(yè)機(jī)構(gòu)， 研究院所及教育服務(wù)業(yè)等，特別是大的跨國企業(yè)和集團(tuán)公司。七、工作流具體應(yīng)用關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程： 訂單、報(bào)價(jià)處理、采購處理、合同審核、客戶電話處理、供應(yīng)鏈管理等行政管理類

14、：出差申請(qǐng)、加班申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)、用車申請(qǐng)、各種辦公 用品申請(qǐng)、購買申請(qǐng)、日?qǐng)?bào)周報(bào)等凡是原來手工流轉(zhuǎn)處理的行政表單。人事管理類： 員工培訓(xùn)安排、績(jī)效考評(píng)、職位變動(dòng)處理、員工檔案 信息管理等。財(cái)務(wù)相關(guān)類： 付款請(qǐng)求、應(yīng)收款處理、日常報(bào)銷處理、出差報(bào)銷、 預(yù)算和計(jì)劃申請(qǐng)等。客戶服務(wù)類： 客戶信息管理、客戶投訴、請(qǐng)求處理、售后服務(wù)管理 等管理等。特殊服務(wù)類：ISOISO 系列對(duì)應(yīng)流程、質(zhì)量管理對(duì)應(yīng)流程、產(chǎn)品數(shù)據(jù)信 息管理、貿(mào)易公司報(bào)關(guān)處理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單 逐步手工流轉(zhuǎn)完成的任務(wù)均可應(yīng)用工作流軟件白動(dòng)規(guī)范地實(shí)施。作為一個(gè)成熟穩(wěn)定的工作流產(chǎn)品，不僅提供日常辦公和關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程 智能化管理，而且能根據(jù)公司的特殊實(shí)際要求輕松方便地隨時(shí)定制各 種流程，并可實(shí)現(xiàn)不同角色不同的跟蹤、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等強(qiáng)大功 能結(jié)論許多組織機(jī)構(gòu)都有雄心勃勃的計(jì)劃，為了能夠奪回失去的時(shí)間和 獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，希望能夠以大的步伐，更深（企業(yè)級(jí)或多級(jí)）、更廣（多應(yīng)用）和更快（短時(shí)間）地進(jìn)入數(shù)字工作流時(shí)代。我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)他 們因?yàn)樵S多原因而慘遭失敗。根據(jù)我個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，明智的做法是從小的 范圍開始做起，并隨著工作流的成長(zhǎng)而逐步做大。階段性實(shí)施提供了 轉(zhuǎn)換到新的流程的平穩(wěn)方法。由于用戶看到了效益，使得用戶更易于 接納新的工作流程。階