(完整版)日常事務工作流程(行政和財務類)

1、日常事務工作指引 一、 辦公用品領用 1、 領用人根據(jù)有關辦公用品清單及實際需要，向前臺提出申請，由行政助理統(tǒng)一領取并簽字登記。 2、 辦公用品采購原則上由各部門主管向行政辦提出申請，由行政助理統(tǒng)一匯總后集中采購，特殊物品的采購可由行政辦指定專人負責購買。 3、 行政辦對各部門的辦公用品每月統(tǒng)計一次，如某部門超出預計，行政辦可暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并責成該部門主管加強本部門的辦公物品的管理。 4、 員工離職時，應認真清點辦公用品并交還到行政辦，填寫交接清單后簽字確認；行政助理及時將退還的辦公物品登記入庫。 5、 公司辦公用品原則上每月1日、15日發(fā)放2次，其余時間如急需領取的須上報給辦公室

2、主任簽字確認。 二、 傳真、文件、信件、快遞物品的收發(fā) 1、 公司與外界聯(lián)系需對方發(fā)送傳真時，盡量要求對方注明本公司具體收件人，以便行政前臺及時分發(fā)到位。 2、 行政前臺收到傳真后，在傳真接收臺帳上登記，并負責通知 收件人及時領取及簽字確認。3、 公司所有文件、物品的收發(fā)管理工作均由行政前臺統(tǒng)一負責處理。收發(fā)業(yè)務范圍包括：文件、郵件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記，以及物品、特殊文件資料的快遞等。 4、 收發(fā)人員須根據(jù)相關文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。 三、 名片管理 1、 名片格式統(tǒng)一化，由行政辦依據(jù)協(xié)會形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務，具體操作可由行政辦指定某部門負責。 2、 印制名片申請者須經(jīng)部

3、門主管簽字后交由行政辦指定專人負責印制，名片印制完成后，行政助理須及時發(fā)放到位。 3、 名片印制前需確認名片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認無誤。 4、 各部門須建立其相關的名片冊，以便本部門和協(xié)會的業(yè)務共享資源。 四、 公司物品申購流程 1 各部門根據(jù)各自工作的實際情況業(yè)務需求，提出切實可行的申請要求（須填寫物品申購單，內容具體翔實、理由充分），經(jīng)部門主管簽字確認后，上報到行政辦審核并由總經(jīng)理審批。 2 行政辦根據(jù)各部門現(xiàn)有的設備資產(chǎn)情況對申請進行核實，并提出解決建議和意見（調撥或購買）。 3 物品采購原則上由行政辦統(tǒng)一申請費用、組織購買，也可指定專人負責購買。購買過程遵循“

4、價廉物美”的原則，注意設備的性能價格比，要求貨比三家、厲行節(jié)約。設備采購結束后統(tǒng)一由行政辦和該購買部門組織驗收核查，行政助理及時進行登記入庫后，再由使用部門登記領用，責任到人。 4 辦公設備的維修須先上報到行政辦（需申請維修經(jīng)費的須填寫維修申請單），經(jīng)專業(yè)人員認定故障后，由行政辦審核并指定專人（或專業(yè)維修公司）負責維修。個人不得私自維修，否則相關維修費用不予報銷。 五、 合同管理及合同費用的支付流程 1、 合同涉及相關費用的支出，須提前向財務部和行政辦備案，所有合同須由總經(jīng)理簽字方可生效，否則財務部可以拒絕支付合同的相關費用。 2、 經(jīng)辦人根據(jù)有效合同可向財務部申請相關費用支出（財務部須保留合

5、同復印件）。 3、 合同原件必須在行政辦進行存檔，行政助理根據(jù)合同性質進行分類并建檔，以備日后查閱。 六、 費用報銷流程 1、 經(jīng)辦人報銷相關費用原則上須提供經(jīng)審批的物品申購表或者有效合同復印件，否則財務部有權拒絕該費用的報銷。 2、 報銷流程： 經(jīng)辦人部門主管簽字行政辦審核（僅限行政類）財務部審 核領導簽字財務部出納報銷。 3、 對原始票據(jù)的要求： ? 所有票據(jù)：必須是合法的正式發(fā)票。 ? 特殊情況：收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條必須有總經(jīng)理、財務總監(jiān)于相應票據(jù)注明簽字方予報銷。 ? 撕票：當事人必須于票面注明車號車牌、起止時間和地點（市內短途除外），并經(jīng)總經(jīng)理、財務總監(jiān)核準簽字后方予報銷。 ?

6、 罰款單據(jù)：公務中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷。 4、 發(fā)生的住宿、采購物料等費用必須注明金口公司名稱，如發(fā)生填報有誤，因此造成公司損失當事人需承擔50%的責任。 5、 原始票據(jù)的粘貼：交通票據(jù)等小票據(jù)的粘貼范圍以粘貼單大小為界，須緊靠粘貼單頂界和右界從右往左橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據(jù)間須留出一定間隔距離，票據(jù)較多時，可分行粘貼，不得豎向粘貼。 6、 原始票據(jù)必須按交通票據(jù)、住宿票、招待票、通信票等不同類別和不同金額，分門別類進行粘貼，不能混合粘貼。 7、 除交通票據(jù)外的其他票據(jù)，報銷人須在每張票據(jù)正面空白處注明票據(jù)金額開支的用途并簽名。 8、 不符合上述規(guī)定要求的報銷單據(jù)，財務部有權退回，要求報銷人重新整理。 9、 費用報銷后，由財務部記入相關費用明細科目， 按月上報總 經(jīng)理和董事長審核。附：費用報銷流程圖 費用報銷流程圖 經(jīng)辦人填寫報銷（按照財務報銷制度填寫報銷單及粘貼單據(jù)所有報銷單需有部門主管簽字認并且應有證明退經(jīng)辦財務部專員（出納）進行初（按財務報銷制度審核審核不通業(yè)務類費行政類費審核通審核通費用超標單據(jù)不合或填寫不正確或制度沒涉及到審核不通行政部審審核通領導簽審核不通備注審核通未涉及到的或與財務報銷制度有關條款相 觸的，按財務報銷制度執(zhí)行。 財務部財務總監(jiān)審核 出納支付 費用報銷流程圖 經(jīng)辦人填寫