公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽

1、公司人事行政部門日常事務(wù)工作總覽行政及人力資源部主要工作包括：招聘入職/離職績效考核薪資固定資產(chǎn)管理檔案的歸檔管理出差管理車輛管理公司證照印鑒的管理辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)辦公用品、日常用品及低值易耗品的采購、發(fā)放管理員工考勤工作證、入住宿舍的辦理制服管理會議安排各種費(fèi)用的交納名片印制信件收發(fā)執(zhí)行行政日常事務(wù)處理執(zhí)行上級交辦事務(wù)等招聘1、人員新增申請用人部門主管填寫人員申請表，送行政人事部核對，由行政人事主管報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，列入公司招聘計劃2、發(fā)布招聘行政人事主管根據(jù)人員申請表擬定招聘方案，與相適合的媒介統(tǒng)一發(fā)布 招聘信息，選聘合適的人才，安排面試。3、通知面試部門主管確認(rèn)合適的應(yīng)

2、聘者并告知行政人事部，行政人事部與應(yīng)聘者確定面 試時間。公司一般員工由部門主管面試合格后，上報總經(jīng)理簽字，批準(zhǔn)錄用；主管以上員工需首先經(jīng)過部門面試完后，再由總經(jīng)理面試，確認(rèn)方可錄用。4、通知入職面試通過后，由行政人事部發(fā)放入職通知書。5、新員工入職手續(xù)的辦理試用人員到職前按行政人事部發(fā)放的入職通知書辦理好相關(guān)事宜（如： 體檢報告、退工單、勞動手冊等），到職后到行政人事部報到，辦理入職手 續(xù)。6轉(zhuǎn)正手續(xù)辦理試用人員經(jīng)試用考核合格者，經(jīng)行政主管審核，呈報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理有 關(guān)轉(zhuǎn)正員工的手續(xù)。員工入職、離職手續(xù)行政部門負(fù)責(zé)員工入（離）職手續(xù)辦理的具體工作1、入職程序要點(diǎn)：辦公室按用人部門最終確定的

3、錄用人員名單通知被錄用人員報名時應(yīng)攜帶的證件、資料等。員工按入職通知書規(guī)定的時間帶齊有關(guān)證件（身份證原件、學(xué)歷證明原件及 復(fù)印件、職業(yè)資格證原件、彩色一寸照片兩張）到公司辦公室報到。未按入 職時間報到的員工，行政部應(yīng)及時與入職人員聯(lián)系、確認(rèn)，并及時將情況反 饋到用人部門。辦公室檢查入職人員證件是否真實(shí)及齊備，證件齊備且真實(shí)者按正常程序辦 理入職手續(xù)。新員工有以下情況者取消入職資格，不予辦理入職手續(xù)。證件不真實(shí)者；不能接受調(diào)整崗位者；不愿意簽訂勞動合同者。新員工入職須填寫員工調(diào)入單，由董事長簽字。辦理入職手續(xù)后，辦公室依據(jù)崗位屬性為新員工錄入指紋、發(fā)放工服、制作 工牌、配備宿舍鑰匙等，并登記確認(rèn)

4、。辦公室?guī)聠T工到用人部門報到。由用人部門負(fù)責(zé)幫助新員工熟悉環(huán)境，介 紹崗位職責(zé)和工作流程。員工試用期結(jié)束后，由本人進(jìn)行工作總結(jié)，提交轉(zhuǎn)正申請表由用人部門和 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對其進(jìn)行綜合考核。試用期過后簽署勞動合同及相關(guān)協(xié)議： 入職員工在通過試用期考核后應(yīng)與公司簽署勞動合同，勞動合同一式兩份， 公司和員工雙方簽字/蓋章后各持一份。重要崗位需要簽定員工保守商業(yè)秘密協(xié)議書。2、離職（指辭職或辭退）1、辭職是指由員工本人申請終止與公司的勞動合同。試用期內(nèi)員工應(yīng)提前三天，轉(zhuǎn)正后員工應(yīng)提前十五天填寫 員工離職審批表 交辦公室。員工提交員工離職審批表按人事權(quán)限規(guī)定進(jìn)行審批，并在規(guī)定的時間內(nèi)（15天內(nèi)）完成審批作業(yè)

5、。離職人員本人應(yīng)在完成工作交接后到人資部門辦理相關(guān)手續(xù)并簽訂解除勞動合同協(xié)議書。離職手續(xù)辦理完畢的離職人員，財務(wù)部應(yīng)停止其社保申報，并為其辦理保險 轉(zhuǎn)移手續(xù)。2、辭退是公司根據(jù)有關(guān)勞動法律、法規(guī)、員工勞動合同和公司規(guī)章制度的有關(guān) 規(guī)定，解除與員工的勞動關(guān)系。辭退員工按如下程序辦理：所在部門在核準(zhǔn)事實(shí)的基礎(chǔ)上，由部門負(fù)責(zé)人與辦公室研究后提出建議由用人主管部門填寫員工離職審批表，按照審批權(quán)限報批。辭退建議得到批準(zhǔn)后，由辦公室通知被辭退人員與部門主管安排工作交接， 被辭退人員在接到通知當(dāng)日開始辦理工作交接，于三天內(nèi)完成工作交接。持離職會簽單到辦公室辦理離職手續(xù)。固定資產(chǎn)管理制度為加強(qiáng)對企業(yè)固定資產(chǎn)的

6、管理與核算，保證固定資產(chǎn)安全與合理使用，防止 損壞丟失，充分發(fā)揮其使用效能，特制定本制度。固定資產(chǎn)是指使用期限較長，單位價值較高，并且在使用過程中保持原有實(shí) 物形態(tài)的資產(chǎn)。固定資產(chǎn)根據(jù)其經(jīng)濟(jì)用途和使用情況分為生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)和 非生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)。生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)，是指直接服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營過程的各種固定資產(chǎn)。 如生產(chǎn)設(shè)備、房屋、建筑物、機(jī)電設(shè)備、電氣設(shè)備、各類計量設(shè)備、運(yùn)輸車輛、 器具、工具等。非生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)，是指不直接服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營過程中的 各種固定資產(chǎn)。如辦公樓、職工食堂、車庫房等房屋建筑物；辦公用電子設(shè)備、 辦公用高檔家具、車輛和其他固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的購置1、固定資產(chǎn)

7、的請購由使用部門填寫請購單，送財務(wù)部查核無法調(diào)配時，報請總 經(jīng)理批準(zhǔn)后，實(shí)施采購。2、請購單上應(yīng)詳細(xì)填明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號、性能、產(chǎn)地、質(zhì)量要求等資料 以備采購及驗(yàn)收的依據(jù)。3、各部門除年度經(jīng)營計劃編列擴(kuò)充預(yù)算外，因特殊情況需要的添購，應(yīng)說明其 添購的效益和原因。固定資產(chǎn)的處置1、固定資產(chǎn)屬于正常報廢，由資產(chǎn)使用部門填寫“固定資產(chǎn)處置單”，會同資 產(chǎn)管理部門及技術(shù)人員進(jìn)行實(shí)物鑒定， 擬具處理意見送財務(wù)部，經(jīng)公司總經(jīng)理批 準(zhǔn)，核準(zhǔn)后予以處置。2、屬于保管、使用、維修不當(dāng)，責(zé)任事故造成的固定資產(chǎn)提早報廢，根據(jù)情節(jié) 由責(zé)任人賠償部分或全部損失。3、出售后的資產(chǎn)，固定資產(chǎn)管理人應(yīng)將該項(xiàng)固定資產(chǎn)帳卡、

8、驗(yàn)收單，送財務(wù)部 存查。檔案管理檔案的文字書寫必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。檔案按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。 檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、 防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。出差管理規(guī)定1、出差準(zhǔn)備出差人員填寫員工出差申請單，寫明出差時間、地點(diǎn)和事由。報總經(jīng)理 批準(zhǔn)，行政部備案。出差員工在出差前后均需到行政部辦理外出考勤登記和核實(shí)。2、出差費(fèi)用預(yù)借支 出差員工需預(yù)支出差費(fèi)用的，憑核準(zhǔn)的出差申請單到財務(wù)單位辦理費(fèi)用

9、預(yù)支,預(yù)支金額由財務(wù)部按出差地點(diǎn)及出差天數(shù)審批預(yù)支金額；出差完畢后憑相關(guān)票據(jù)進(jìn)行核銷。3、核銷程序員工須在出差結(jié)束后5個工作日之內(nèi)完成差旅費(fèi)的報銷工作，并向本部門負(fù)責(zé)人 呈交一份出差報告單。從財務(wù)部領(lǐng)取報銷單后，依財務(wù)部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)粘貼相應(yīng)的正式發(fā)票。 填好報銷單的所有明細(xì)，出差人員簽字后，呈報財務(wù)部，由財務(wù)部審核 并按財務(wù)報銷核決權(quán)限逐級核準(zhǔn)。核準(zhǔn)后可到財務(wù)領(lǐng)取報銷費(fèi)用。車輛管理規(guī)定1、車輛使用須知車輛只能由擁有正式駕照的員工駕駛，行政部負(fù)責(zé)核實(shí)駕駛員證件的有效 性，并登記備案。駕駛員須妥善保管車輛有關(guān)證件。駕駛員必須嚴(yán)格遵守交通規(guī)則。在用車期間，用車人要承擔(dān)責(zé)任，保持車況完好。2、借用與登記

10、公司車輛由行政部統(tǒng)一管理。各部門公務(wù)用車須填寫車輛使用申請單，說明用車事由和預(yù)計用車時間,交副總經(jīng)理批準(zhǔn)。行政部負(fù)責(zé)安排車輛，并填寫車輛使用登記表，做好記錄。3、事故與違反交通法規(guī)因駕駛員違反交通法規(guī)引起的罰款和扣分，由駕駛員承擔(dān)。因事故造成的經(jīng)濟(jì)損失由駕駛員承擔(dān)。有下列情況之一，公司將按照管理制度對駕駛員進(jìn)行處罰：違反交通法規(guī)或引起交通事故的；超出借車申請范圍使用車輛；未經(jīng)許可將車借予他人使用。因駕駛員疏忽引起的事故，由駕駛員承擔(dān) 60%勺經(jīng)濟(jì)損失。4、維修和保險車輛實(shí)行定點(diǎn)維修，需維修的項(xiàng)目由駕駛員列出清單后，由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)。 行政部應(yīng)按時辦理車輛保險。印鑒管理1、印章刻制申請部門根據(jù)實(shí)

11、際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?。印章刻制申請?jīng)總裁批準(zhǔn)后，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻 制手續(xù)。2、印章使用與保管各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委 托他人代管。用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。 蓋空白公章只限總經(jīng)理使用。辦公設(shè)備、公共設(shè)施的日常管理和維護(hù)為了保證公司電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)， 提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。本制度適用于對公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。電腦使用管理 1 嚴(yán)禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項(xiàng)。2不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，使用軟

12、件前，必須殺毒，確保軟件無 病毒后方可打開，防止公司電腦“感染”病毒。3 嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。4 所有電腦不得安裝游戲軟件。5任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理1、公司所有復(fù)印、打印文檔工作由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。2、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印打印與工作無關(guān)的文件。3、打印、復(fù)印文件資料要填寫復(fù)印、打印登記表注明打印及復(fù)印的時間、 標(biāo)題、份數(shù)、用途和密級。4、凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。傳真機(jī)使用管理1、傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)保管，其他人員不得自行使用。2、接收傳真時盡量要求對方注明本公司具體收件人，方便行政部及時分發(fā)。3、不得使用傳真機(jī)傳

13、送個人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳真。4、建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。5、每天下班后，將傳真機(jī)設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。其他辦公設(shè)備使用管理1、公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)后 方可使用。2、辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護(hù)，以免因老化而影響使用辦公用品采購、發(fā)放管理辦公用品是指公司經(jīng)營管理工作所需的信封、 信箋、筆記本、計算器、鋼筆、 鉛字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮擦、墨水、尺子、文件夾、文件袋、修正液、膠水、 訂書機(jī)、訂書釘、大頭針、回行針、復(fù)寫紙、印泥等商品。低值易耗品是指單價金額在500元及其以下的日常辦公用品、紙張和電腦耗 材（包括個別

14、價格在1000元左右電腦耗材產(chǎn)品）等商品。1 、領(lǐng)用與登記領(lǐng)用人根據(jù)工作需要填寫辦公用品申請表（單）。憑申請表（單）直接到行政部領(lǐng)取。行政部做好領(lǐng)用記錄。2、計劃、采購與保管行政部每月底盤點(diǎn)辦公用品的庫存，根據(jù)庫存情況制定辦公用品采購計戈嘰辦公用品由采購不統(tǒng)一采購。辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。3 、使用與退還員工須愛惜公司財務(wù)，合理使用辦公用品。員工離職時，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品，到行政部辦理退還手續(xù)。4 、評審分管行政工作的副總每年至少檢查一次辦公用品的使用情況，必要時組織 相關(guān)部門進(jìn)行評審。員工考勤1、上下班打卡 公司員工一律實(shí)行上下班打卡登記制度。員工應(yīng)提前5分鐘到公司做好上班 準(zhǔn)備。加班按實(shí)

15、際出勤打卡。所有人員須到公司打卡報到后，才能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。員工因公事外出未能打卡者，須在當(dāng)天由部門經(jīng)理簽名核實(shí)，逾期無效。2、請假銷假上班時間員工因私事外出憑部門經(jīng)理核準(zhǔn)完畢的請假單。因病或急事不能提前請假者，必須于當(dāng)天親自或委托他人電告主管，并于上 班后補(bǔ)辦請假手續(xù)。凡未請假或未被準(zhǔn)假而缺勤者以曠工論。無故曠工達(dá)一個星期以上者，扣除當(dāng)月工資，給予除名處理。3、加班因工作安排加班，加班后填寫加班記錄單，次日前交部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)， 加班記錄單于每月底交行政部門審核，交財務(wù)部保存。加班時間以1小時為計算單位。平時加班：元/小時。工休日、節(jié)假日加班：元/小時。員工工作證、入住宿舍的管理1、工作證管

16、理辦法行政人資部負(fù)責(zé)員工工作證的統(tǒng)一制作、發(fā)放、回收。凡公司員工應(yīng)于上班時間內(nèi)在工作場所統(tǒng)一佩帶員工工作證，一人一證，不 得隨意調(diào)換、借用。員工離職時，工作證隨離職資料一并交還行政人資部。員工應(yīng)保證工作證上的各項(xiàng)信息真實(shí)有效， 不得私自涂改、涂鴉、一經(jīng)發(fā)現(xiàn), 責(zé)令其換領(lǐng)新的員工證，并支付證件的工本費(fèi)（每證10元）。2、宿舍管理工作負(fù)責(zé)員工宿舍的分配和調(diào)整工作按照公司要求做好員工入住物品的配備工作負(fù)責(zé)辦理員工入住、退宿等相關(guān)手續(xù)負(fù)責(zé)員工宿舍樓內(nèi)的公共物品、水電供應(yīng)管理工作 負(fù)責(zé)保管員工宿舍的備用鑰匙和員工的住宿檔案 負(fù)責(zé)公司宿舍樓的安全保衛(wèi)工作制服管理規(guī)定新員工在上崗前由人力資源部發(fā)放工作服和工

17、作證。員工上班期間必須穿工作服、佩戴工作證。員工在職期間因個人原因造成工作服、工作證丟失和破損，由個人承擔(dān)賠償 費(fèi)用。員工離職時需將工作服、工作證交回公司。會議安排了解會議主題、時間、地點(diǎn)、參加人員。下會議通知。提前到場檢查燈光、音響設(shè)備，取暖或制冷設(shè)備。安排專人負(fù)責(zé)會議記錄、照相、會議簽到、會場服務(wù)、文件發(fā)放等。費(fèi)用繳納按時申請、交納公司各項(xiàng)費(fèi)用。如員工房屋租金、水電費(fèi)、社保、住房公積 金等。將要交納的各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行審核記錄。做到資金審批的及時、準(zhǔn)確，以確保各職能部門工作的正常開展。具體流程如下：統(tǒng)計各項(xiàng)所要交納費(fèi)用一申請審批資金一部門主管審批一領(lǐng) 導(dǎo)審批簽字一支付各項(xiàng)費(fèi)用一歸類登記管理名片管理印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印 制。名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確 認(rèn)無誤。公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。 自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。信件收發(fā)公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、報刊、掛號、電報的發(fā)送、登記等。收發(fā)人員填寫收件登記簿、發(fā)件登記。收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時領(lǐng)取。對貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時通知個人簽字領(lǐng)取 對投遞錯誤的郵件，應(yīng)及時退回。行政日