office中英文對照表使用說明ppt課件

1、MS OFFICE 2019 中英文版對照以及電子郵件使用培訓2議程議程 WINDOWS XP 常用快捷鍵 MS WORD 2019 簡介 MS EXCEL 2019 簡介 MyEmailAnywhere 簡介3常用快捷鍵常用快捷鍵按鍵 目的 Ctrl + C 復制。 Ctrl + X 剪切。 Ctrl + V 粘貼。 Ctrl + Z 吊銷。 Ctrl + A 選中全部內容DELETE 刪除。 Shift + Delete 永久刪除所選項，而不將它放到“回收站中。 拖動某一項時按 CTRL 復制所選項。 拖動某一項時按 CTRL + SHIFT 創(chuàng)建所選項目的快捷鍵。 F2 重新命名所選項目

2、。 SHIFT + 任何箭頭鍵 在窗口或桌面上選擇多項，或者選中文檔中的文本。 F3 搜索文件或文件夾。 4常用快捷鍵常用快捷鍵Alt + Tab 在打開的項目之間切換。 Alt + Esc 以項目打開的順序循環(huán)切換。 Ctrl + Esc 顯示“開場菜單。 F5 刷新當前窗口。 WIN 顯示或隱藏“開場菜單。 WIN+ D 顯示桌面。 WIN+ M 最小化所有窗口。 WIN+ Shift + M 還原最小化的窗口。 WIN+ E 翻開“我的電腦”。 WIN+ F 搜索文件或文件夾。 CTRL+WIN+ F 搜索計算機。 WIN+ F1 顯示 Windows 協助。 5MS WORD簡介簡介工

3、具欄是以按鈕的形式匯集了操作中的常用命令。Word 2019有十幾種不同的工具欄，默認情況下，軟件操作界面中只顯示【常用工具欄】(Standard)和【格式工具欄】(Formatting)。實際應用中，可根據需要選擇顯示或關閉某個工具欄。具體是通過選擇菜單中【視圖】(View)|【工具欄】(Toolbars)命令，下一級子菜單中列出了Word 2019中所有的工具欄選項，如下圖所示。在【工具欄】(Toolbars)子菜單中，標有勾標記的條目為已顯示工具欄。單擊某一選項可實現顯示或關閉相應工具欄。 一、工具欄一、工具欄Tool Bar)6MS WORD簡介簡介工具欄圖示工具欄圖示7視圖是用戶在進

4、行文檔編輯時查看文檔內容和結構的屏幕顯示。Word 2019的文檔共有5種視圖模式。選擇適當的視圖便于用戶查看文檔的結構，并且可以及時查看文檔的編輯結果，還能快速定位到文檔的某一處。視圖模式按鈕位于垂直標尺的下方，其由左至右5個按鈕分別對應【普通視圖】(Normal)、【Web版式視圖】(Web Layout)、【頁面視圖】(Print Layout)、【大綱視圖】(Outline)和【閱讀版式】 (Reading Layout)這五種視圖模式，可用于模式間的切換。二、視圖二、視圖View)MS WORD簡介簡介8視圖圖示視圖圖示MS WORD簡介簡介9MS WORD簡介簡介三、創(chuàng)建新文檔三、

5、創(chuàng)建新文檔在直接啟動Word 2019后，系統自動為用戶新建一個基于Normal模板的名為“文檔1”(Doc1)的空白文檔如果用戶在編輯文檔的過程中還需創(chuàng)建一個新的空白文檔，只需單擊工具欄上的【新建空白文檔】(New)按鈕即可，或按快捷鍵“Ctrl十N”。再一種方式：從菜單欄選擇【文件】(File)|【新建】(New)命令，會在Word窗口右側出現【新建文檔】(New)任務窗格，如圖4.3，單擊【空白文檔】(Blank document)實現新文檔的創(chuàng)建。 10四、基本編輯操作四、基本編輯操作Word 2019提供的一些基本編輯操作如：選定、挪動、刪除、復制、剪切、粘貼，以及操作的撤消與恢復功

6、能等Word為用戶提供了【查找和替換】功能，可以給快速定位編輯位置和批量修改部分字句方面帶來很大方便 組合按“Ctrl+F或“Ctrl+H鍵，系統彈出【查找和替換】(Find and Replace)對話框；選擇【交換】(Replace)選項卡，在【查找內容】(Find what)框中輸入要查找的字符串，在【替換為】(Replace with)框中輸入擬替換的新字符串，如下圖所示；單擊【查找下一處】(Find next)按鈕，開始查找；單擊【交換】(Replace)按鈕，將找到的字符串替換為新字符串；重復上一步，繼續(xù)查找和替換。若不想逐個查找替換，確定進行所有替換，則單擊【全部替換】(Repl

7、ace All)按鈕MS WORD簡介簡介11MS WORD簡介簡介查找和替換對話框查找和替換對話框12五、格式化設置文檔五、格式化設置文檔 在這里該項工作主要包括文字格式化和段落格式化。（1文字格式化用戶可以根據自己的需要隨意改變字符的效果，即修改文字字體，大小和文字顏色等基本屬性。 用鼠標拖動選定所有文本，在菜單欄中選擇【格式】(Format)|【字體】(Font)命令，Word彈出【字體】(Font)對話框，如下圖 在格式工具欄中還提供了【字符邊框】(Character Border)、【字符底紋】(Character Shading)命令按鈕，可以根據需要為選定的文本設置邊框和底紋以增

8、加文檔內容的視覺效果。 （2段落格式化對段落進行格式化操作，包括段落對齊、段落縮進，行間距的調整、應用制表位等。對于本案例選定全部文本，在菜單欄中選擇【格式】(Format)|【段落】(Paragraph)命令，Word彈出【段落】對話框MS WORD簡介簡介13【字體】對話框【字體】對話框MS WORD簡介簡介14【段落】對話框【段落】對話框MS WORD簡介簡介15關于段落縮進，Word 2019中有左縮進、右縮進這2種設置文本與頁邊距之間距離的基本縮進格式和在前兩者基礎上進行首行縮進、懸掛縮進的又2種特殊格式縮進。相關縮進的設置或調整還有一個便捷的方法就是使用【水平標尺】。首行（/懸掛縮

9、進：選定文本，向右拖動標尺上的【首行（/懸掛縮進】標志。左縮進：選定文本，向右拖動【左縮進】標志。右縮進：選定文本，向左拖動【右縮進】標志。格式刷的應用Word提供了【格式刷】(Format Painter)工具而方便復用已有的格式化設置。 選定已經格式化的文本； 單擊格式工具欄中的【格式刷】 (Format Painter)按鈕； 把帶格式刷的鼠標指針拖過需要復制格式化信息的文本。 如果在步驟 中雙擊【格式刷】 (Format Painter)工具按鈕，則可把格式化信息復制到多個對象上，此后再次單擊該按鈕，可結束格式刷操作。 MS WORD簡介簡介16六、初始化頁面六、初始化頁面新建一個Wo

10、rd文檔，在其中輸入文件名，按“Ctrl+S快捷鍵將其保存為“XXX.doc 文件。執(zhí)行菜單欄上的【文件】(File)|【頁面設置】(Page Setup)命令，翻開【頁面設置】對話框。對話框包括【頁邊距】(Margins)、【紙張】(Page)、【版式】(Layout)和【文檔網格】(Document Grid)選項卡。這里選擇【頁邊距】(Margins)選項卡，在其上的“頁邊距”(Margins)選項區(qū)域中設定上、下、左、右邊距和頁面方向默認為“縱向”），如下圖；選擇【紙張】(Page)選項卡，可設置紙張大小例如，可設為“A4紙）。單擊【確定】(Ok)按鈕完成頁面設置。MS WORD簡介簡

11、介17【頁面設置】對話框【頁面設置】對話框MS WORD簡介簡介18七、應用格式化的多級編號標題七、應用格式化的多級編號標題 利用標題樣式格式化標題，一方面為了突出與正文的區(qū)別，更主要的是為了使Word能夠區(qū)分文檔中的正文和標題，并自動識別不同級別的標題。 Word中的【項目符號和編號】(Bullets and Numbering)|【多級符號】(Outline Numbered)功能可為標題的自動編號帶來方便：如果使用Word 內置標題樣式設置文檔中標題的格式，就能用所選含有“標題字樣的編號格式對標題進行自動編號；如果已經為標題創(chuàng)建了自定義的樣式，則可以通過將每個標題鏈接到一個編號格式，為標

12、題添加編號。 用多級項目符號為標題等列表或其它文檔內容設置層次結構，可通過更改標題列表中項目編號的級別來形成需要的多級層次形式，其具體操作如下：選定要添加多級編號的標題；選擇【格式】(Format)|【項目符號和編號】(Bullets and Numbering)命令，將彈出【項目符號和編號】對話框，切換到【多級符號】選項卡，選擇合適的多級項目符號樣式；將光標定位于列表中除了第一個編號以外的其他編號；單擊【格式】工具欄中的【增加縮進量】(Increase Indent)或【減少縮進量】(Decrease Indent)按鈕，或者按“Tab鍵或“Shift+Tab鍵，即可實現項目編號級別的降低與

13、提高。MS WORD簡介簡介19【項目符號和編號】對話框【項目符號和編號】對話框MS WORD簡介簡介20八、應用頁眉和頁腳八、應用頁眉和頁腳 頁眉與頁腳通常用于顯示文檔的附加信息，如頁碼、日期、作者名稱、單位名稱、徽標及章節(jié)名稱等。其中頁眉被打印在頁面的頂部，而頁腳被打印在頁面的底部。頁眉與頁腳屬于版式的范疇，文檔的每個節(jié)可以單獨設計頁眉與頁腳。要制作頁眉與頁腳先要切換到頁面視圖方式。選擇【視圖】(View)|【頁眉和頁腳】(Header and Footer)命令，此時Word將自動把正文變灰，同時將彈出【頁眉和頁腳】的工具欄。用戶可以在頁眉與頁腳內隨意編輯，編輯方法和編輯正文文檔類似。

14、如何實現封面不加頁眉和頁腳第一步：將文檔分節(jié)光標定位在第1頁封面的最后，插入(Insert) 分隔符(Break) 分節(jié)符類型(Section Break types)：下一頁(Next Page) 按Delete鍵刪除空白頁行）第二步：斷開各節(jié)之間的頁腳鏈接 將光標定位在第2頁，視圖(View) 頁眉和頁腳(Header and Footer) 將光標轉換到頁腳區(qū)域；單擊工具欄上的“鏈接到前一個”，然后關閉頁眉和頁腳工具欄 第三步：插入頁碼 將光標定位在第2頁，插入 頁碼 MS WORD簡介簡介21MS WORD簡介簡介22九、目錄九、目錄Word 2019Word 2019提供了自動編寫目

15、錄的功能，為長文檔的目錄編輯提供了極大的便利提供了自動編寫目錄的功能，為長文檔的目錄編輯提供了極大的便利。對長文檔進行自動創(chuàng)建目錄的前提條件是已在其中應用了對長文檔進行自動創(chuàng)建目錄的前提條件是已在其中應用了WordWord內置的標題樣式內置的標題樣式；也可以是應用包含大綱級別或自定義的標題樣式。這樣，；也可以是應用包含大綱級別或自定義的標題樣式。這樣，Word 2019Word 2019就能就能自動識別各級標題，根據標題的級別和對應的頁碼提取出目錄。自動識別各級標題，根據標題的級別和對應的頁碼提取出目錄。 將光標定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】將光標定位到需要插入目錄的位置，從菜單

16、選擇【插入】(Insert)|(Insert)|【援用】【援用】(Reference)|(Reference)|【索引和目錄】【索引和目錄】(Index and Table)(Index and Table)命令，顯示【索引和目錄命令，顯示【索引和目錄】對話框，單擊【目錄】對話框，單擊【目錄】(Table)(Table)選項卡，在選項卡，在“顯示級別中，可指定目錄顯示級別中，可指定目錄中包含幾個級別；單擊【確定】按鈕。中包含幾個級別；單擊【確定】按鈕。 Word 2019Word 2019中上述插入目錄操作是以中上述插入目錄操作是以“域的形式將其插入到文檔中的會顯示域的形式將其插入到文檔中的會

17、顯示灰色底紋），在需要時可以方便地更新目錄：在目錄中的任意位置單擊右鍵灰色底紋），在需要時可以方便地更新目錄：在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇【更新域】命令，彈出【更新目錄】對話框。如果只是頁碼發(fā)生改變，選擇【更新域】命令，彈出【更新目錄】對話框。如果只是頁碼發(fā)生改變，可選擇【只更新頁碼】。如果有標題內容的修改或增減，可選擇【更新整，可選擇【只更新頁碼】。如果有標題內容的修改或增減，可選擇【更新整個目錄】。個目錄】。 也可選定目錄，然后按也可選定目錄，然后按F9F9進行更新。進行更新。MS WORD簡介簡介23十、中英文版Word2019菜單對照圖MS WORD簡介簡介24中英文版Word20

18、19菜單對照圖MS WORD簡介簡介25中英文版Word2019菜單對照圖MS WORD簡介簡介26中英文版Word2019菜單對照圖MS WORD簡介簡介27中英文版Word2019菜單對照圖MS WORD簡介簡介28中英文版Word2019菜單對照圖MS WORD簡介簡介29中英文版Word2019菜單對照圖MS WORD簡介簡介30中英文版Word2019菜單對照圖MS WORD簡介簡介31中英文版Word2019菜單對照圖MS WORD簡介簡介32MS EXCEL簡介簡介一、一、ExcelExcel的基礎知識的基礎知識 1、新建工作簿啟動Excel2019時，會自動新建一個空白的工作簿

19、。在實際應用中，用戶隨時可以創(chuàng)建新的工作簿，手動新建工作簿的具體操作步驟如下：選擇【文件】(File)【新建】(New)命令；單擊【常用】(Standard)工具欄中的【新建】快捷按鈕；技巧: 按CtrlN組合鍵，可快速新建一個空白工作簿。2.輸入工作表數據單擊單元格，直接輸入。會覆蓋原有數據。雙擊單元格，出現插入數據的光標，移動光標至所需位置，再輸入數據。一般用于修改單元格內的部分數據。單擊單元格，再單擊編輯欄，輸入數據。效果同上。 在默認情況下，數字靠右側對齊，文本靠左側對齊。 3.插入符號和特殊字符 選擇【插入】(Insert)【符號】(Symbol)命令。33MS EXCEL簡介簡介4

20、.4.自動填充自動填充 選定相應的單元格并拖動其右下角的填充柄，或者選擇【編輯】選定相應的單元格并拖動其右下角的填充柄，或者選擇【編輯】(Edit)(Edit)【填充】【填充】(Fill)(Fill)【序列】【序列】(Series)(Series)命令，可在命令，可在ExcelExcel工作表中工作表中快速填充多種類型的數據序列?？焖偬畛涠喾N類型的數據序列。 在行或列中復制數據，拖動單元格填充柄即可；在行或列中復制數據，拖動單元格填充柄即可； 填充一系列數字、日期等，通過拖動，填充一系列數字、日期等，通過拖動， Excel Excel可自動延續(xù)此系列數字、可自動延續(xù)此系列數字、日期或時間段等。

21、日期或時間段等。 技巧技巧 按按Ctrl+DCtrl+D組合鍵，可向下填充；組合鍵，可向下填充； 按按Ctrl+RCtrl+R組合鍵，可向右填充。組合鍵，可向右填充。分數應使用整數加分數的形式，否則會默認為日期；分數應使用整數加分數的形式，否則會默認為日期； 如：輸入如：輸入1/2 11/2 1月月2 2日日 輸入輸入0 0空格空格1/2 1/2 顯示為顯示為1/21/2在輸入數字前加入字符，可將數字作為文本處理，在輸入數字前加入字符，可將數字作為文本處理， 如如“，”。34MS EXCEL簡介簡介二、編輯和管理工作表二、編輯和管理工作表 1. 設置單元格字體 選擇【格式】(Format)-【

22、單元格】(Cells),單擊【字體】(Font)標簽 2. 設置單元格對齊方式 選擇【格式】(Format)-【單元格】(Cells),單擊【對齊】(Alignment)標簽 3. 設置單元格邊框 選擇【格式】(Format)-【單元格】(Cells),單擊【邊框】(Border)標簽 4. 設置單元格數字格式 選擇【格式】(Format)-【單元格】(Cells),單擊【數字】(Number)標簽 5. 設置背景 選定整個工作表； 選擇【格式】(Format)【工作表】(Sheet)命令項【背景】(Background)； 在“工作表背景對話框中選擇一個圖片； 單擊【插入】(Insert)即

23、可。 6.條件格式 一個工作表中可能有許多數據，有些數據是需要特別標記的?？梢岳肊xcel的條件格式功能。點擊【格式】(Format) 【條件格式】(Change Case)命令，然后進行選擇。35MS EXCEL簡介簡介6. 6. 添加圖形、圖片、剪貼畫和藝術字添加圖形、圖片、剪貼畫和藝術字 選擇【插入】選擇【插入】(Insert)(Insert)【圖片】【圖片】(Picture)(Picture)，再做選擇。，再做選擇。7. 7. 給工作表標簽加顏色給工作表標簽加顏色 為了醒目、美觀，并便于查找，可以給工作表標簽加顏色。為了醒目、美觀，并便于查找，可以給工作表標簽加顏色。 選擇【格式】選

24、擇【格式】(Format)(Format)【工作表】命令項【工作表】命令項(Sheet)(Sheet)【工作表【工作表標簽顏色】標簽顏色】(Tab Color)(Tab Color)，在，在 出現的出現的“設置工作表標簽顏色對話框設置工作表標簽顏色對話框中選擇喜愛的顏色。中選擇喜愛的顏色。8. 8. 隱藏和取消隱藏工作表隱藏和取消隱藏工作表 選擇選擇 【窗口】【窗口】(Window)-(Window)-【隱藏】【隱藏】(Hide)(Hide)命令命令, ,即可隱藏工作簿即可隱藏工作簿; ; 選擇選擇 【窗口】【窗口】(Window)-(Window)-【取消隱藏】【取消隱藏】(unhide)(

25、unhide)命令命令, ,即可恢復。即可恢復。 選擇選擇 【格式】【格式】(Window)-(Window)-【工作表】【工作表】(Sheet)-(Sheet)-【隱藏】【隱藏】(Hide)(Hide)命令命令, ,即可隱藏工作表即可隱藏工作表; ; 選擇選擇 【格式】【格式】(Window)-(Window)-【工作表】【工作表】(Sheet)- (Sheet)- 【取消隱藏】【取消隱藏】(unhide)(unhide)命令命令, ,即可恢復工作表即可恢復工作表; ;36MS EXCEL簡介簡介技巧技巧: :1. Excel1. Excel大量數據同時輸入的技巧大量數據同時輸入的技巧 打開

26、需要輸入數據的打開需要輸入數據的ExcelExcel表格，同時選中需要填充數據的單元格，如果某些表格，同時選中需要填充數據的單元格，如果某些單元格不相鄰，可先按住單元格不相鄰，可先按住CtrlCtrl鍵并點擊鼠標左鍵逐個選中單元格。接著松開鍵并點擊鼠標左鍵逐個選中單元格。接著松開CtrlCtrl鍵，鍵，輸入單元格中需要填充的數據，然后再按下輸入單元格中需要填充的數據，然后再按下“Ctrl“CtrlEnterEnter組合鍵，則剛才選中組合鍵，則剛才選中的所有單元格就被同時填入該數據了。的所有單元格就被同時填入該數據了。2. 2. 快速輸入大寫中文數字快速輸入大寫中文數字 將光標移至需要輸入大寫

27、數字的單元格中。在單元格中輸入相應的小寫數字。將光標移至需要輸入大寫數字的單元格中。在單元格中輸入相應的小寫數字。右擊該單元格，點擊右擊該單元格，點擊“設置單元格格式設置單元格格式”，從彈出的，從彈出的“單元格格式對話框中選擇單元格格式對話框中選擇“數字選項；然后從數字選項；然后從“特殊列表框中選擇特殊列表框中選擇“中文大寫數字選項。最后單擊中文大寫數字選項。最后單擊“確定按鈕即可確定按鈕即可. .3. Excel3. Excel單元格文字隨時換行單元格文字隨時換行 在在ExcelExcel中，我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文字等內容。那么實中，我們有時需要在一個單元格中分成幾行顯示文

28、字等內容。那么實現的方法一般是通過選中格式菜單中的現的方法一般是通過選中格式菜單中的“單元格下單元格下“對齊的對齊的“自動換行復選自動換行復選項，單擊項，單擊“確定即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。確定即可，這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。還有一種方法是：當你需要重起一行輸入內容的時候，只要按住還有一種方法是：當你需要重起一行輸入內容的時候，只要按住AltAlt鍵的同時按下鍵的同時按下回車鍵就可以了?；剀囨I就可以了。4. Excel4. Excel中插入空白行中插入空白行 如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標拖動自此行開始選擇相應的如果想在某

29、一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標拖動自此行開始選擇相應的行數，然后單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住行數，然后單擊右鍵，選擇插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住CtrlCtrl鍵，鍵，依次單擊要插入新行的行標按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。依次單擊要插入新行的行標按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。37MS EXCEL簡介簡介ExcelExcel中消除中消除0 0值值 當單元格計算結果為當單元格計算結果為0 0時，默認會顯示時，默認會顯示0 0，這看起來顯然有點礙眼。，這看起來顯然有點礙眼。如果在出現如果在出現0 0時，單元格顯示為空白，可如此操作。翻開時，單元格顯示為空

30、白，可如此操作。翻開“工具工具選項選項視視圖圖”，取消，取消“0“0值復選項前的值復選項前的，確定后，當前工作表中的值為，確定后，當前工作表中的值為0 0的單元格的單元格將全部顯示成空白。將全部顯示成空白。 6. 6. 快速隱藏快速隱藏 在打印工作表時，我們有時需要把某些行或者列隱藏起來，可是用在打印工作表時，我們有時需要把某些行或者列隱藏起來，可是用菜單命令或調整行號菜單命令或調整行號( (列標列標) )分界線的方法比較麻煩分界線的方法比較麻煩, ,有一個簡單方法：在英文有一個簡單方法：在英文狀態(tài)下，按狀態(tài)下，按“Ctrl+9“Ctrl+9或或“Ctrl+0“Ctrl+0組合鍵，就可以快速隱

31、藏光標所在的行組合鍵，就可以快速隱藏光標所在的行或列。或列。 7. 7. 快速得到合適列寬和行高快速得到合適列寬和行高 如果各列中數據寬度一致的話，我們可以選中各列，然后把鼠標移至列如果各列中數據寬度一致的話，我們可以選中各列，然后把鼠標移至列標題的右邊框，待鼠標變成雙向箭頭時拖動至合適的寬度，這樣就可以得到標題的右邊框，待鼠標變成雙向箭頭時拖動至合適的寬度，這樣就可以得到統一列寬的各列了。如果各列中數據寬度不一致的話，我們經常要逐列進行統一列寬的各列了。如果各列中數據寬度不一致的話，我們經常要逐列進行調整，非常麻煩。此時可以選中含有數據的各列，同樣將鼠標移至其中一個調整，非常麻煩。此時可以選

32、中含有數據的各列，同樣將鼠標移至其中一個列標題的右邊框，當鼠標指針變成雙向箭頭時雙擊鼠標左鍵，可以立刻將各列標題的右邊框，當鼠標指針變成雙向箭頭時雙擊鼠標左鍵，可以立刻將各列的列寬設置為列的列寬設置為“最適合的列寬最適合的列寬”，即各列寬度為恰好可以完整顯示單元格，即各列寬度為恰好可以完整顯示單元格數據。數據。 用這個方法也可以得到用這個方法也可以得到“最適合的行高最適合的行高”。只是要雙擊行標題的下邊框。只是要雙擊行標題的下邊框 。38MS EXCEL簡介簡介三、簡單運算三、簡單運算對某個單元格區(qū)域內的數字進行求和、求平均數、計數、求最大值或最小值運算，可以利用Excel2019提供的工具按

33、鈕快速完成。 單擊用來放置運算結果的單元格； 單擊【常用】(Standard)工具欄中的【自動求和】(Autosum)按鈕右側的下拉箭頭，在下拉列表框中選擇【求和】(Sum)、【平均值】(Average)、【計數】(Count)、【最大值】(Max)或【最小值】(Min)選項。39MS EXCEL簡介簡介四、數據排序、篩選與分析四、數據排序、篩選與分析 1. 排序工作表數據默認的排序規(guī)則排列，通常是進行升序或降序排列。具體操作如下： 單擊數據清單中任意一個單元格，然后選擇【數據】(Data)【排序】(Sort)命令； 經過【主要關鍵字】(Sort by)下拉列表框，選擇排序關鍵字，確定右側【升

34、序】(Ascending)或【降序】(Descending)單選按鈕； 假設【主要關鍵字】所在列有重復關鍵字，可再通過【次要關鍵字】(Then by)下拉列表框，選擇進一步排序的關鍵字，右側單選按鈕同上； 堅持【我的數據區(qū)域】(My Data Range has)選項組中默認選中的【有標題行】(Header row)按鈕，然后單擊【選項】(Options)，出現【排序選項】(Sort Options)對話框；單擊【確定】(OK)，前往【排序】(Sort)對話框，再單擊【確定】(ok)，即可按照指定方式對數據進行排序。40MS EXCEL簡介簡介2. 自動篩選 Excel2019有數據篩選功能，

35、經過篩選后的數據清單將只列出符合指定條件的數據行。自動篩選的具體操作步驟： 單擊需要篩選的數據清單中的任一單元格，然后選擇【數據】(Data)【挑選】(Filter)【自動篩選】(Auto Filter)命令，數據清單的列標題全部變成下拉列表框； 選擇需要列，從該下拉列表框中選擇需要數據，則只顯示該數據所在的數據行。 選擇下拉列表框中的【前10個】(Top 10)選項，可打開【自動篩選前10個】(Top 10 AutoFilter)對話框，可從數據清單中篩選出最大或最小的幾項； 選擇下拉列表框中的【自定義】(Custom)選項，可打開【自定義自動篩選方式】(Custom Filter)對話框，

36、自定義篩選條件。 單擊【數據】(Data)【挑選】【自動篩選】或【全部顯示】(Show All)命令，可將自動篩選后的數據清單恢復為篩選前的顯示方式。41MS EXCEL簡介簡介技巧技巧: :對單元格進行同增同減操作對單元格進行同增同減操作 在在ExcelExcel中，如果要對某一單元格或某一區(qū)域中的每個單元格中的中，如果要對某一單元格或某一區(qū)域中的每個單元格中的數值進行同加、同減、同乘或同除操作時，可以使用數值進行同加、同減、同乘或同除操作時，可以使用“選擇性粘貼選擇性粘貼功能輕松實現。功能輕松實現。 例如：讓選定區(qū)域中的每個單元格都同乘以例如：讓選定區(qū)域中的每個單元格都同乘以2 2，首先在

37、選定區(qū)，首先在選定區(qū)域外的某個單元格中輸入域外的某個單元格中輸入2 2，選擇這個單元格并復制，選擇這個單元格并復制 ; ;然后選擇要進行然后選擇要進行同乘操作的單元格區(qū)域，單擊同乘操作的單元格區(qū)域，單擊“編輯菜單，選擇編輯菜單，選擇“選擇性粘選擇性粘貼貼”(Paste Special)”(Paste Special)命令，在命令，在“運算運算”(Operate)”(Operate)欄中選擇欄中選擇“乘乘”(Multiply)”(Multiply)單選項，單擊單選項，單擊“確定按鈕確定按鈕. .結果顯示在了每個單元結果顯示在了每個單元格中格中 。 使用這個功能還可以對單元格進行自身操作，例如可以

38、進行單元格的使用這個功能還可以對單元格進行自身操作，例如可以進行單元格的自身相加、相減、相乘以及相除自身相加、相減、相乘以及相除 。42MS EXCEL簡介簡介編輯時讓每頁都顯示標題編輯時讓每頁都顯示標題 在編輯狀態(tài)時向后翻頁會看不到第一行的標題行，在操作數據時就會在編輯狀態(tài)時向后翻頁會看不到第一行的標題行，在操作數據時就會很不方便。這個問題很簡單就可以解決，方法如下：很不方便。這個問題很簡單就可以解決，方法如下： 選中標題所在行的下面一行單元格，翻開選中標題所在行的下面一行單元格，翻開“窗口窗口”(Window)”(Window)菜單，選擇菜單，選擇“凍結窗格凍結窗格(Freeze Pane

39、s)”(Freeze Panes)”選項，上面一行就被固定了，無論怎么向下翻頁，選項，上面一行就被固定了，無論怎么向下翻頁，它都始終在第一行不會移動。它都始終在第一行不會移動?？焖俨鸱执翱诳焖俨鸱执翱?為方便查看表格的不同部分，我們經常要對工作表進行垂直或水平拆為方便查看表格的不同部分，我們經常要對工作表進行垂直或水平拆分。快速拆分的方法是：分?？焖俨鸱值姆椒ㄊ牵?先在需要拆分的位置單擊鼠標，激活活動單元格，然后將鼠標指向垂先在需要拆分的位置單擊鼠標，激活活動單元格，然后將鼠標指向垂直滾動條頂端的拆分框，待鼠標指針變成拆分指針時，雙擊鼠標，那么窗口就直滾動條頂端的拆分框，待鼠標指針變成拆分指針

40、時，雙擊鼠標，那么窗口就會在活動單元格上方將窗口水平拆分。再次雙擊拆分框，則拆分取消。會在活動單元格上方將窗口水平拆分。再次雙擊拆分框，則拆分取消。 如果雙擊水平滾動條右端的拆分框，則會在活動單元格的左側進行垂如果雙擊水平滾動條右端的拆分框，則會在活動單元格的左側進行垂直拆分。直拆分。43MS EXCEL簡介簡介ExcelExcel表格數據行列巧互換表格數據行列巧互換一張一張ExcelExcel報表，行是項目欄、列是單位欄，現在想使整張表格反轉，使行是單報表，行是項目欄、列是單位欄，現在想使整張表格反轉，使行是單位欄、列為項目欄，且其中的數據也隨之變動。也就是想讓位欄、列為項目欄，且其中的數據

41、也隨之變動。也就是想讓ExcelExcel表格數據的行列互表格數據的行列互換，具體操作如下：換，具體操作如下：可先選中需要交換的數據單元格區(qū)域，執(zhí)行可先選中需要交換的數據單元格區(qū)域，執(zhí)行“復制復制”(Copy)”(Copy)操作。操作。然后選中能粘貼下數據的空白區(qū)域的左上角第一個單元格，執(zhí)行然后選中能粘貼下數據的空白區(qū)域的左上角第一個單元格，執(zhí)行“編輯、選擇性編輯、選擇性粘貼粘貼”(Edit”(EditPaste Special) Paste Special) 命令命令 在打開的在打開的“選擇性粘貼對話框中選中選擇性粘貼對話框中選中“轉置轉置”(Transpose)”(Transpose)選項

42、后，確定、選項后，確定、返回即可。返回即可。利用利用ShiftShift鍵鍵輕松把輕松把ExcelExcel表格轉換為圖片表格轉換為圖片 首先選中需要復制成圖片的單元格區(qū)域，然后按住首先選中需要復制成圖片的單元格區(qū)域，然后按住ShiftShift鍵依次選擇鍵依次選擇“編輯編輯復復制圖片命令，接著彈出制圖片命令，接著彈出“復制圖片窗口，選擇復制圖片窗口，選擇“圖片單選項后點擊圖片單選項后點擊“確定按確定按鈕，這時就將選定的表格區(qū)域復制成圖片了。鈕，這時就將選定的表格區(qū)域復制成圖片了。 最后復制到目標只需直接選擇最后復制到目標只需直接選擇“粘貼命令即可粘貼命令即可( (或者按或者按ShiftShift鍵再選擇鍵再選擇“編編輯輯粘貼圖片命令粘貼圖片命令)