固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)初始設(shè)置

1、一、啟用固定資產(chǎn)賬套 固定資產(chǎn)系統(tǒng)可由系統(tǒng)管理員ADMIN在建賬完成時(shí)啟用，或者由賬套主管在企業(yè)門戶中進(jìn)入基本信息模塊通過“系統(tǒng)啟用”功能啟用。 首次使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)打開一個(gè)賬套時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示：“這是第一次打開此賬套，還未進(jìn)行過初始化，是否進(jìn)行初始化？”。 賬套初始化共分6個(gè)步驟，實(shí)質(zhì)性的步驟3個(gè)，即“折舊信息”設(shè)置、“編碼方式”設(shè)置和“賬務(wù)接口”設(shè)置。示例6-1： 對科達(dá)公司固定資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置。 2006年1月啟用，業(yè)務(wù)控制參數(shù)如下：按平均年限法計(jì)提折舊，折舊分配周期為1個(gè)月，當(dāng)(月初已計(jì)提月份=可使用月份-1)時(shí)，要求將剩余折舊全部提足。 類別編碼方式為2112，固定資產(chǎn)編碼方

2、式：按“部門編碼+類別編碼+序號”自動(dòng)編碼，卡片序號長度為5；要求與賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對賬，固定資產(chǎn)對賬科目：1501固定資產(chǎn)，累計(jì)折舊對賬科目：1502累計(jì)折舊，在對賬不平情況下不允許月末結(jié)賬。操作步驟： 1.以科達(dá)公司賬套主管身份登錄企業(yè)門戶，選擇“基礎(chǔ)信息/基本信息/系統(tǒng)啟用”，進(jìn)入系統(tǒng)啟用界面，在固定資產(chǎn)系統(tǒng)所在行的方框中打“”，并選擇啟用日期“2006-01-01”，系統(tǒng)提示：“確實(shí)要啟用當(dāng)前系統(tǒng)嗎？”，點(diǎn)擊是完成固定資產(chǎn)系統(tǒng)啟用，如圖6-1所示。 2.在企業(yè)門戶的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)中點(diǎn)擊進(jìn)入固定資產(chǎn)系統(tǒng)，確認(rèn)系統(tǒng)提示后進(jìn)入約定及說明界面，如圖6-2所示。 3.點(diǎn)擊下一步按鈕，進(jìn)入啟用月份界面，確定

3、啟用月份，因?yàn)橐呀?jīng)在系統(tǒng)啟用功能中確定為2006年1月份啟用，可直接點(diǎn)擊下一步，進(jìn)入折舊信息界面，如圖6-3所示。 4.進(jìn)行相應(yīng)選擇后點(diǎn)擊下一步，進(jìn)入編碼方式界面，如圖6-4所示。 5.在編碼方式界面，在“固定資產(chǎn)編碼方式”一欄點(diǎn)選“自動(dòng)編號”，采用“部門編號+類別編號+序號”，序號長度調(diào)整為“5”。點(diǎn)擊下一步，進(jìn)入“賬務(wù)接口”界面，如圖6-5所示。 6.在賬務(wù)接口界面，在“對賬科目”欄，參照總賬系統(tǒng)的科目設(shè)置，分別選擇“1501固定資產(chǎn)”、“1502累計(jì)折舊”，并將“對賬不平情況下允許固定資產(chǎn)月末結(jié)賬”前復(fù)選框中的“”去掉，點(diǎn)擊下一步，進(jìn)入完成界面，如圖6-6所示。 7.系統(tǒng)將初始化結(jié)果進(jìn)行

4、匯總，核對后點(diǎn)擊完成按鈕，系統(tǒng)提示“已經(jīng)完成了新賬套的所有設(shè)置工作，是否確定所設(shè)置的信息正確度保存對新賬套的所有設(shè)置？”，單擊是，系統(tǒng)提示：“已成功初始化本固定資產(chǎn)賬套！”，點(diǎn)擊確定按鈕后進(jìn)入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主界面。選項(xiàng)說明： 1“本賬套計(jì)提折舊”選項(xiàng)。如果選用的是行政、事業(yè)單位應(yīng)用方案，按照制度規(guī)定，單位的所有資產(chǎn)均不計(jì)提折舊，因此該選項(xiàng)應(yīng)置空，表示本賬套不提折舊，并且在該賬套內(nèi)所有與折舊相關(guān)的功能將不能被使用；如果選用的是企業(yè)應(yīng)用方案，該選項(xiàng)應(yīng)打“”以表示要使用計(jì)提折舊功能。 2“主要折舊方法”選項(xiàng)。這是一個(gè)下拉框，系統(tǒng)提供了6種折舊方法供選擇，系統(tǒng)默認(rèn)的是“平均年限法(一)”，被選中的折

5、舊方法將成為今后具體某項(xiàng)固定資產(chǎn)折舊方法定義時(shí)的默認(rèn)值。 3“折舊匯總分配周期”選項(xiàng)。企業(yè)在計(jì)提折舊時(shí)，實(shí)際上不一定每月計(jì)提一次，如保險(xiǎn)業(yè)就是每3個(gè)月才計(jì)提和匯總分配一次折舊。考慮到這種情況，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)在此提供了1、2、3、4、6、12共6種分配周期以供用戶根據(jù)實(shí)際情況選擇。對于1個(gè)月以上的周期，折舊計(jì)提仍按每期進(jìn)行，只是折舊費(fèi)用的匯總分配將按照設(shè)定的周期進(jìn)行，把該周期內(nèi)所計(jì)提的折舊費(fèi)用進(jìn)行匯總分配。 4.“與賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對賬”選項(xiàng)。選擇此項(xiàng)則表示需要將固定資產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)所有資產(chǎn)的原值、累折折舊和賬務(wù)系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)科目和累計(jì)折舊科目的余額進(jìn)行核對，因此，此項(xiàng)被選中后，還需指定具體的對賬科目

6、。 5.“對賬不平情況下允許固定資產(chǎn)月末結(jié)賬”選項(xiàng)。將此項(xiàng)打“”意味著允許兩個(gè)系統(tǒng)之間存在時(shí)間差異，否則意味著將執(zhí)行嚴(yán)格的平衡控制原則，兩個(gè)系統(tǒng)若有差異，固定資產(chǎn)月末結(jié)賬將無法進(jìn)行。二、基礎(chǔ)設(shè)置 (一)資產(chǎn)類別設(shè)置 固定資產(chǎn)的種類繁多，規(guī)格不一，要強(qiáng)化固定資產(chǎn)的管理，及時(shí)準(zhǔn)確進(jìn)行固定資產(chǎn)核算，就必須科學(xué)地搞好固定資產(chǎn)分類，為核算和統(tǒng)計(jì)管理提供依據(jù)。 各單位應(yīng)該根據(jù)各自的實(shí)際情況，對固定資產(chǎn)作出合理的分類。如高校固定資產(chǎn)的分類就必須按照國家教育部高等教育司編寫的高等學(xué)校固定資產(chǎn)分類及編碼進(jìn)行分類。對于自制的儀器設(shè)備或其它資產(chǎn)，按照資產(chǎn)的自然屬性歸類，確屬無法歸類的，可納入自制資產(chǎn)編碼中。不能自行

7、增加新的分類號，若目錄中沒有，則在二級編碼以下填“00”。示例6-2： 增設(shè)資產(chǎn)類別“運(yùn)輸設(shè)備”，使用年限10年，凈殘值率5%，使用年限平均法(一)正常計(jì)提折舊。 操作要點(diǎn)： 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/資產(chǎn)類別”，進(jìn)入資產(chǎn)類別設(shè)置界面。點(diǎn)擊工具欄的“增加”按鈕，類別編碼欄由系統(tǒng)自動(dòng)編號，輸入類別名稱“運(yùn)輸設(shè)備”，使用年限“10”，凈殘值率“5”，其他欄目按默認(rèn)值，點(diǎn)擊保存按鈕完成資產(chǎn)類別增加操作，如圖6-7所示。(二)設(shè)置部門對應(yīng)折舊科目 分配折舊費(fèi)用時(shí)，不同部門的折舊費(fèi)用在不同的費(fèi)用賬上列支，為了實(shí)現(xiàn)折舊費(fèi)用分配憑證的自動(dòng)化編制，我們需要事先確定每個(gè)部門折舊費(fèi)用的列支渠道。示例6-3：

8、將管理部門的對應(yīng)折舊科目設(shè)置為“管理費(fèi)用折舊費(fèi)”，將生產(chǎn)車間的對應(yīng)折舊科目設(shè)置為“制造費(fèi)用折舊費(fèi)”。操作要點(diǎn)： 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/部門對應(yīng)折舊科目”，進(jìn)入部門編碼表界面，在左邊部門編碼目錄中選擇要要設(shè)置對應(yīng)折舊科目的部門；單擊工具欄修改按鈕，或在右鍵菜單中選擇“修改(E)”，在數(shù)據(jù)編輯區(qū)輸入折舊科目編碼或點(diǎn)擊參照圖標(biāo)參照選擇“管理費(fèi)用-折舊費(fèi)”或“制造費(fèi)用-折舊費(fèi)”；直接按回車鍵或單擊工具欄保存按鈕保存修改內(nèi)容，如圖6-8所示。(三)增減方式設(shè)置 增減方式包括增加方式和減少方式兩類。系統(tǒng)預(yù)設(shè)的增加方式主要有：直接購入、投資者投入、捐贈(zèng)、盤盈、在建工程轉(zhuǎn)入、融資租入。預(yù)設(shè)的減少方式主

9、要有：出售、盤虧、投資轉(zhuǎn)出、捐贈(zèng)轉(zhuǎn)出、報(bào)廢、毀損、融資租出等。如果系統(tǒng)提供的增減方式不能滿足本企業(yè)的需要，可自定義增減方式。操作要點(diǎn)： 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/增減方式”，進(jìn)入增減方式設(shè)置窗口，在增減方式目錄表中選擇要新增增減少方式的目錄，點(diǎn)擊增加按鈕，顯示該類別“單張視圖”；在編輯區(qū)輸入增減方式名稱和對應(yīng)入賬科目。 設(shè)置的對應(yīng)入賬科目是為了在生成憑證時(shí)使用，例如，以購入方式增加資產(chǎn)時(shí)該科目可設(shè)置為“銀行存款”，投資者投入時(shí)該科目可設(shè)置為“實(shí)收資本”，該科目將缺省在貸方；資產(chǎn)減少時(shí)，該科目可設(shè)置為“固定資產(chǎn)清理”，將缺省在借方。為原有增減方式設(shè)置對應(yīng)入賬科目時(shí)，可從增減方式目錄中選中要修

10、改的方式，單擊修改按鈕，修改該方式對應(yīng)入賬科目，單擊保存保存修改內(nèi)容，如圖6-9所示。(四)卡片項(xiàng)目定義 卡片項(xiàng)目是固定資產(chǎn)卡片上用來記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)資料的欄目，如原值、凈殘值、資產(chǎn)名稱等，它們是最基本的卡片項(xiàng)目。 實(shí)際工作中每個(gè)企事業(yè)單位都會(huì)有自己特定的卡片格式，因此各個(gè)單位固定資產(chǎn)卡片上記載的項(xiàng)目不盡相同。 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)提供了允許用戶增加卡片項(xiàng)目的功能。固定資產(chǎn)系統(tǒng)提供了一些常用卡片必須的項(xiàng)目，稱為系統(tǒng)項(xiàng)目，如果這些項(xiàng)目不能滿足企業(yè)對資產(chǎn)特殊管理的需要，可以通過卡片項(xiàng)目定義來定義自定義項(xiàng)目，這兩部分構(gòu)成卡片項(xiàng)目目錄，操作界面如圖6-10所示。(五)使用狀況設(shè)置 從固定資產(chǎn)核算和管理的角

11、度，需要明確資產(chǎn)的使用狀況，一方面可以正確地計(jì)算和計(jì)提折舊，另一方面便于統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)的使用情況，提高資產(chǎn)的利用效率。系統(tǒng)預(yù)置了三類使用狀況：使用中、未使用、不需用，如圖6-11所示。 如需新增使用狀況，可在使用狀況目錄表中選擇使用狀況，點(diǎn)擊增加按鈕，顯示該類別“單張視圖”；在編輯區(qū)輸入上級名稱、使用狀況名稱；根據(jù)使用狀況和本單位實(shí)際情況判斷該資產(chǎn)“是否計(jì)提折舊”；單擊保存即可。(六)折舊方法設(shè)置 折舊方法設(shè)置是系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算折舊的基礎(chǔ)。系統(tǒng)提供了常用的五種方法：不提折舊、平均年限法(一和二)、工作量法、年數(shù)總和法、雙倍余額遞減法。這幾種方法是系統(tǒng)設(shè)置的折舊方法，只能選用，不能刪除和修改。另外如果

12、這幾種方法不能滿足企業(yè)的使用需要，系統(tǒng)提供了折舊方法的自定義功能，用戶可以定義自己合適的折舊方法的名稱和計(jì)算公式。折舊方法說明 1.不提折舊 月折舊率R=月折舊額=02.平均年限法(一) 月折舊率=(1凈殘值率)/使用年限 月折舊額=(月初原值-月初累計(jì)減值準(zhǔn)備金額+月初累計(jì)轉(zhuǎn)回減值準(zhǔn)備金額)*月折舊率3.平均年限法(二) 月折舊率=(1凈殘值率)/使用年限 月折舊額=(月初原值-月初累計(jì)減值準(zhǔn)備金額+月初累計(jì)轉(zhuǎn)回減值準(zhǔn)備金額-月初累計(jì)折舊-月初凈殘值)/(使用年限-已計(jì)提月份)4.工作量法 月折舊率=(月初原值-月初累計(jì)減值準(zhǔn)備金額+月初累計(jì)轉(zhuǎn)回減值準(zhǔn)備金額月初累計(jì)折舊-月初凈殘值)/(工作

13、總量-月初累計(jì)工作量) 月折舊額=本月工作量*單位折舊5.年數(shù)總和法 月折舊率=剩余使用年限/(年數(shù)總和*12) 月折舊額=(月初原值-月初累計(jì)減值準(zhǔn)備金額+月初累計(jì)轉(zhuǎn)回減值準(zhǔn)備金額-凈殘值)*月折舊率6.雙倍余額遞減法 月折舊率=2/使用年限 月折舊額=(期初賬面余額-期初累計(jì)減值準(zhǔn)備金額+期初累計(jì)轉(zhuǎn)回減值準(zhǔn)備金額)*月折舊率(七)錄入原始卡片 原始卡片是指卡片記錄的資產(chǎn)開始使用日期的月份大于其錄入系統(tǒng)的月份，即已使用過并已計(jì)提折舊的固定資產(chǎn)卡片。企業(yè)在使用固定資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行核算前，必須將原始卡片資料錄入系統(tǒng)，保持歷史資料的連續(xù)性。示例6-4： 2006年1月1日錄入2001年12月1日購入的

14、保險(xiǎn)柜20000元，預(yù)計(jì)使用年限為20年，由財(cái)務(wù)部使用，凈殘值率5%，已計(jì)提折舊3840元。操作步驟： 1.在目錄區(qū)樹型列表中選擇“卡片/錄入原始卡片”，顯示資產(chǎn)類別參照界面，如圖6-12所示，從中選擇要錄入的卡片所屬的資產(chǎn)類別“辦公設(shè)備”。如果資產(chǎn)類別較多時(shí)可以使用系統(tǒng)提供的查詢方式查找。 2.雙擊選中的資產(chǎn)類別或點(diǎn)擊確定按鈕，顯示固定資產(chǎn)卡片錄入界面，根據(jù)資料錄入或參照選擇各項(xiàng)目的內(nèi)容，如圖6-13所示。單擊保存按鈕后，系統(tǒng)提示卡片已成功保存，并顯示空白卡片供繼續(xù)錄入。 2.雙擊選中的資產(chǎn)類別或點(diǎn)擊確定按鈕，顯示固定資產(chǎn)卡片錄入界面，根據(jù)資料錄入或參照選擇各項(xiàng)目的內(nèi)容，如圖6-13所示。單

15、擊保存按鈕后，系統(tǒng)提示卡片已成功保存，并顯示空白卡片供繼續(xù)錄入。友情提示： 1.與計(jì)算折舊有關(guān)的項(xiàng)目錄入后，系統(tǒng)會(huì)按照輸入的內(nèi)容將本月應(yīng)提的折舊額顯示在“月折舊額”項(xiàng)目內(nèi)，可將該值與手工計(jì)算的值比較，看是否有錄入錯(cuò)誤。 2.其它頁簽錄入的內(nèi)容只是為管理卡片設(shè)置，不參與計(jì)算。并且除附屬設(shè)備外，其它內(nèi)容在錄入月結(jié)賬后除“備注”外不能修改和輸入，由系統(tǒng)自動(dòng)生成。 3.原值、累計(jì)折舊、累計(jì)工作量錄入的一定要是卡片錄入月月初的價(jià)值，否則將會(huì)出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤。 4.已計(jì)提月份必須嚴(yán)格按照該資產(chǎn)已經(jīng)計(jì)提的月份數(shù)，不包括使用期間停用等不計(jì)提折舊的月份，否則不能正確計(jì)算折舊。示例6-2： 增設(shè)資產(chǎn)類別“運(yùn)輸設(shè)備”，

16、使用年限10年，凈殘值率5%，使用年限平均法(一)正常計(jì)提折舊。 操作要點(diǎn)： 在目錄區(qū)樹型列表中選擇“設(shè)置/資產(chǎn)類別”，進(jìn)入資產(chǎn)類別設(shè)置界面。點(diǎn)擊工具欄的“增加”按鈕，類別編碼欄由系統(tǒng)自動(dòng)編號，輸入類別名稱“運(yùn)輸設(shè)備”，使用年限“10”，凈殘值率“5”，其他欄目按默認(rèn)值，點(diǎn)擊保存按鈕完成資產(chǎn)類別增加操作，如圖6-7所示。(三)增減方式設(shè)置 增減方式包括增加方式和減少方式兩類。系統(tǒng)預(yù)設(shè)的增加方式主要有：直接購入、投資者投入、捐贈(zèng)、盤盈、在建工程轉(zhuǎn)入、融資租入。預(yù)設(shè)的減少方式主要有：出售、盤虧、投資轉(zhuǎn)出、捐贈(zèng)轉(zhuǎn)出、報(bào)廢、毀損、融資租出等。如果系統(tǒng)提供的增減方式不能滿足本企業(yè)的需要，可自定義增減方式。(三)增減方式設(shè)置 增減方式包括增加方式和減少方式兩類。系統(tǒng)預(yù)設(shè)的增加方式主要有：直接購入、投資者投入、捐贈(zèng)、盤盈、在建工程轉(zhuǎn)入、融資租入。預(yù)設(shè)的減少方式主要有：出售、盤虧、投資轉(zhuǎn)出、捐贈(zèng)轉(zhuǎn)出、報(bào)廢、毀損、融資租出等。如果系統(tǒng)提供的增減方式不能滿足本企業(yè)的需要，可自定義增減方式。(五)使用狀況設(shè)置 從固定資產(chǎn)核算和管理的角度，需要明確資產(chǎn)的使用狀況，一方面可以正確地計(jì)算和計(jì)提折舊，另一方面便于統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)的使用情況，提高資產(chǎn)的利用效率。系統(tǒng)預(yù)置了三類使用狀況