畢業(yè)論文——淺談會計電算化檔案管理

1、淺談會計電算化檔案管理摘 要：隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，財務會計核算方式也發(fā)生了巨大變化，許多單位都已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化， 也使我們會計檔案的資料發(fā)生了很大的變化。目前在會計電算檔案的管理上存在諸多問題，直接影響到會計電算化檔案的管理。針對電算化會計檔案管理中所存在的問題，應完善會計軟硬件設(shè)施建設(shè)和會計檔案管理各項制度，提高會計部門人員素質(zhì)和思想重視程度。關(guān)鍵字：會計電算化；會計檔案；管理會計電算化檔案指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。 會計電算化檔案作為會計檔案的一部分， 與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的會計檔案相比，有著自身的形成特點和管

2、理要求。切實加強會計 電算化檔案管理工作，是信息時代會計檔案工作發(fā)展的必然要求。一、電算化會計檔案概述電算化會計檔案管理的主要任務是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種 會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，單位必須加強對會計檔案管理 工作的領(lǐng)導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負責管理。財政部1996年6月30日頒布的會計電算化工作規(guī)范中規(guī)定：電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對 會計檔案進行管理，由專人負責。對電算化會計檔案管理要做好防磁、

3、防火、防潮和 防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。采用磁性介質(zhì)保存會 計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟 失。通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔 資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大 更改之后的五年。二、電算化下會計檔案管理存在的問題（一）會計電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整目前大部分單位已經(jīng)實現(xiàn)了會計電算化，但由于缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，大多 數(shù)單位定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案，而沒有移交存儲會計數(shù) 據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的

4、應用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的單位為了管理需要進行了會計軟件的升級，而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔，隨著時間的推移，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用，但這種服務方式已經(jīng)制約了會計電算化檔案的利用，更無法適應會計電算化檔案的改革發(fā)展。（二 ）會計電算化檔案自身存在的問題1. 機制記賬憑證內(nèi)容不完整盡管機制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等，但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會計憑證，內(nèi)容不完整，責任不明確。2. 硬件設(shè)施未跟上由于某些單位受條件限制，沒有配備激光打

5、印機或噴墨打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的會計電算化檔案保護措施；沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，沒有實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。3. 備份打印輸出不及時有些單位不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。（三 ）會計電算化檔案管理缺乏專門人員會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂檔案

6、業(yè)務知識和計算機知識。目前有的單位讓非專業(yè)人員管理檔案，遇有上級主管部門檢查時忙于應付，檔案意識滯后。個別單位的檔案室多采用打開柜門，讓財務部門的同志自己查閱會計檔案，有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱，既不符合會計檔案管理的要求，也無法滿足單位對會計檔案的信息需求。一般會計人員業(yè)務經(jīng)驗豐富,但計算機專業(yè)知識卻很匱乏,難以勝任用計算機處理會計業(yè)務工作。（四 ）會計電算化檔案管理制度有待完善目前， 國家關(guān)于會計電算化檔案管理的討論，大多是圍繞會計電算化管理辦法、會計檔案管理辦法、 會計電算化檔案管理制度等幾個文件，僅對會計電算化檔案的基本要求而談，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。

7、隨著會計電算化的普及，會計檔案的內(nèi)容增多了，對環(huán)境的要求提高了，而很多單位沒有認識到這些變化，認為會計電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責，也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環(huán)境等，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟活動的質(zhì)的變化，要求極準確的資料。然而在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。若被修改，會計信息的真實性就難以保證；再者，電算化條件下，會計數(shù)據(jù)的高度

8、集中在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，未經(jīng)授權(quán)的人員出于私利和不正當?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)?？梢?，由于磁性材料易被遺失、污染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內(nèi)容。三、加強會計電算化檔案管理的對策（一 ）強化領(lǐng)導的檔案管理意識和提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)各類檔案設(shè)備的購建，專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案管理制度的規(guī)定，都離不開單位領(lǐng)導的積極支持。因此，會計人員一方面要宣傳國家的財經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章，增強大家的會

9、計電算化檔案管理意識；另一方面，要積極主動地引起領(lǐng)導的重視、關(guān)心和支持，強化領(lǐng)導的會計檔案管理意識，將會計電算化檔案管理工作納入單位整體工作的范圍加以考慮和安排，完善硬件環(huán)境，不斷升級軟件，確保會計檔案管理工作順利進行。會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，計算機技術(shù)的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)和能力是管好用好會計檔案的關(guān)鍵，為了適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況，單位領(lǐng)導應重視會計檔案管理人才培養(yǎng)，各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養(yǎng)復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。使他們盡快掌握

10、現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，不斷提高會計檔案管理水平。（二 ）建立健全的會計電算化檔案管理制度體系國家制定系統(tǒng)的會計電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強制，指導各單位的會計電算化檔案管理工作，是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的會計檔案管理辦法第四條規(guī)定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。目前企業(yè)可根據(jù)財政部的會計基礎(chǔ)工作規(guī)范會計電算化工作規(guī)范、 會計電算化管理辦法、 會計檔案管理辦法等管理規(guī)

11、章，建立健全的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度：建立會計電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負責制；提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；強化系統(tǒng)的安全防護功能，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質(zhì)。一般準備三套軟盤循環(huán)使用，并設(shè)立備份登記簿，登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。由于磁

12、性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，也應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份，并在存儲介質(zhì)的標簽上注明軟件的種類和版本號，同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數(shù)據(jù)輸出之前，應

13、妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出，并由記賬人員、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。.建立會計電算化檔案的保管制度。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規(guī)定立卷歸檔保管。一般情況下,企業(yè)每一至兩年應對會計檔案進行一次大的清理,發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有損壞要進行修補 ,而對磁性介質(zhì)檔案每年應進行一次復制,以防磁盤等介質(zhì)損壞造成會計數(shù)據(jù)丟失。每年年終決算后,將會計信息記錄在一次性刻寫光盤上。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙

14、介質(zhì)檔案，按會計檔案管理辦法規(guī)定的保管期限和管理辦法管理，但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構(gòu)負責人等的簽章才能存檔保管，以明確經(jīng)濟責任，保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注 ”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址，以相互對照利用。建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。各單位應建立健全的會計檔案查閱、復制登記制度，嚴格遵循查閱、復制和收回制度，保證會計檔案的安全完整。每次調(diào)閱，必須有檔案管理人員在場監(jiān)督，根據(jù)調(diào)閱權(quán)限，在調(diào)閱登記簿中詳細登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等，不

15、得將保存的會計檔案借出。電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務（檔案）室， 財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導批準證明，經(jīng)財務經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保單位會計檔案的安全性

16、和完整性前提下，使會計電算化檔案得以充分利用。為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯。建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內(nèi)容包括：根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責和標準；各工作崗位的人員和具體分工；各工作崗位的輪崗辦法；對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，在進行管理時應注意：對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施加以保護；要有用戶設(shè)別控制管理；要有加密的機內(nèi)操作日志管

17、理，監(jiān)督操作系統(tǒng)；要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，防止越權(quán)使用。對于普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而涉及原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員會同會計機構(gòu)向單位負責人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應當由同級財政

18、部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。會計檔案期滿，對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。建立會計電算化檔案的立卷制度。會計檔案管理辦法第六條規(guī)定，各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用 “三統(tǒng)一 ”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。在會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時，要按移交清冊逐項移交，接替人員要逐項核對點收，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。四、結(jié)束語隨著會計電算化的不斷深入，企業(yè)應充分重視會計電算化檔案的管理，不斷解決存在的問題?？梢岳脮嬰娝慊瘷n案的數(shù)據(jù)信息，設(shè)計和建立一套企業(yè)管理與決策的支持系統(tǒng)，以充分實現(xiàn)會計電算化檔案的再利用。良好的