如何提高公文處理工作的效率和質量

1、、目的為了統(tǒng)一和規(guī)范公司公文處理管理工作， 建立科學、合理、規(guī)范的公文處理 程序，使公文處理準確、及時，提高公文處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、 科學化、制度化，結合公司實際情況，特制訂本規(guī)定。二、適用范圍公司決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、批復、公函、會議紀要 等。三、職責1、行政人事部是公文的歸口管理部門，負責公文統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、 用印、歸檔和銷毀。2、各職能部門根據(jù)實際工作需要，依照公司的公文處理規(guī)定統(tǒng)一格式化、 規(guī)范化予以執(zhí)行。四、公文種類1、公文類型公司內部公文分為紅頭文件、公司級文件、部門級文件三大類。紅頭文件適用于股東大會、董事會、監(jiān)事會發(fā)布的文件；公司組織架構

2、、組 織變更、部長級以上管理人員任免；重大獎懲事項；重大活動事項；公司級規(guī)章 制度頒布實施等應由全公司知悉的行政性公文及對外公文。紅頭文件統(tǒng)一由公司人事行政部印發(fā)，由相關人員編制，相關領導簽發(fā)。公司級文件包括紅頭文件外的應由全公司員工知悉的經營管理類文件資料。由各部門、各科室（各車間）根據(jù)部門工作職責、跨部門管理要求或領導授權起 草，送行政人事部審核，報董事長審批，行政人事部負責印發(fā)。部門級文件包括各部門范圍內適用的， 僅由本部門員工知悉的，或只需相關 部門協(xié)作（如工作聯(lián)系函）、相關領導批復（報告、請示等）的經營管理類文件 資料。部門級文件由各部門起草，部門領導審核，分管領導審批，部門自行印發(fā)

3、。部門文件不得與公司級文件相抵觸，相抵觸的部門文件無效。2、公文主要具體形式2.1 請示。向上級部門請求請示、批準的事項；2.2 報告。向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復下級的請示 事項；2.3 決定。對公司重要事項或重大活動作出安排；2.4 決議。經過會議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項；2.5 批復。上級答復下級的請示事項；2.6 通告。在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項；2.7 通知。傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文；傳達要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項；發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項；2.8 通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況；2.9 函。對同級或不相屬單位間相互

4、介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些 問題，請有關部門批準；2.10 會議紀要。記載和表達會議重要精神及議定事項，要求與會單位共同 遵守執(zhí)行。3、公司的專用公文除了第2條的公文外，公司還有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、 各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等對外的專用公文。五、公文格式規(guī)范的公文一般由發(fā)文字號、標題、緩急程度、秘密等級、主送單位 /部門、 正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位/部門、印發(fā)單位/部門等部分 組成。1、發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。凡以公司名義印發(fā)至各部門的 公文，其發(fā)文序號統(tǒng)一由行政人事部編制。2、公文秘密等級，分為“平件”、“秘密

5、”、“機密”。3、公文緩急程度，分為“普通”、“急件”、“特急”。4、公文標題，應準確簡要地概括文件的主要內容， 一般應當標明發(fā)文機關、 公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。5、公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。6、公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。7、公文的成文時間，以印發(fā)的日期為準8、公文的文字，從左至右橫寫、橫排，發(fā)文統(tǒng)一用簡體字。9、公文的紙型，統(tǒng)一采用國際 A4型（長297毫米、寬210毫米），左側 四分之一處裝訂。10、以公司名義發(fā)文，要求采用相應的公司信簽紙，并加蓋相應的印章。六、公文行文原則1、各部門的行文關

6、系，應根據(jù)相互間的隸屬關系和職權范圍確定。一般不 越級行文，因特殊情況，必須越級彳T文時，應同時抄送越過的單位/部門。2、凡是公司對外發(fā)文可用" XX函字【年份】*號”。3、公司發(fā)布的決定、決議、通告、通知、通報、批復；頒布的規(guī)章制度、 管理辦法和操作規(guī)程等用“ XX發(fā)字【年份】* ' o4、公司各部門的報告、請示等用“ XX請字【年份】*”，上行文應根 據(jù)內容寫明主送單位，如需同時發(fā)送其他單位，還應寫明抄送單位?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。5、“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位 /部門，切勿多頭主送。 如需同時送其他單位/部門，應當用抄送形式。6、受雙重領導的單位（

7、或部門）向上級單位請示，應當寫明主送單位和抄 送單位，由主送單位/部門負責答復。7、精簡公文。對可發(fā)、可不發(fā)及能用內部局域網絡、面談等方式解決問題 的，不需行文。8、向下級單位的重要行文，應當同時抄報直接上級單位。9、草擬公文的規(guī)定（見各附件格式要求）七、公文收文處理1、公文的簽收與分送1.1 簽收登記。收到文件后，由文件管理人員簽收后進行清點、登記。登記 的內容包括：收文日期、文號、標題、來文單位、份數(shù)等。其后的處理過程也應 在登記薄上作簡要記錄；1.2 啟封。登記完成后，交由收件人親啟或者統(tǒng)一由專人啟封拆閱；1.3 摘編。由文件管理人員對部分重要文件進行加工，主要是針對這些文件 寫文摘、提

8、要、綜述，匯集有關數(shù)據(jù)資料等。2、處理公文2.1 公文處理具體程序2.1.1 擬辦。由文件管理人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供董事長審核定奪；2.1.2 批辦。董事長批示辦理意見；2.1.3 承辦。相關工作人員按批辦意見具體承辦公文所針對的事務和問題；2.1.4 注辦。承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。3、組織傳閱與催辦查辦3.1 組織傳閱。少數(shù)外來公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。傳閱部門或個人在傳閱后將意見工整、清晰 地寫在公文傳閱單相應的欄目內，閱件人須簽注姓名與日期，公文傳閱期限 為一個工作日；3.2 催辦。由行政人

9、事部根據(jù)承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施 的催促檢查；3.3 查辦。由行政人事部對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作。4、公文歸檔公文處理完畢后三天內，交由公司檔案員歸存，按“完整、有序”原則對文 件整理、檢查，按類別、年代立卷，整齊存在文件柜內。公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應及時交辦公室檔案 員登記保管，調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。任何個人不準擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記 報公司領導批準銷毀。銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。八、公文發(fā)文處理發(fā)文處理是指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、會簽

10、、審核、編號、打印、校對、簽發(fā)、印制、用印、登記、分發(fā)等程序。1、擬稿1.1 擬稿一般按照職能部門分工負責原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。 涉及兩個部門以上的事項，應以一個部門為主，與有關部門協(xié)商一致后再辦理行 文。1.2 公文擬稿應采用A4紙型，同時必須提供電子版文件；會簽、核稿、簽 發(fā)必須用鋼筆、簽字筆簽署意見，簽名應寫清姓名、審批日期。2、凡以公司名義制發(fā)的公文，其發(fā)文字號為：（公司名稱代字）年份序號。3、公文的期限及效力3.1 在起草公文，尤其是對某些正在執(zhí)行的規(guī)章制度、條例、通知、通告、 細則、辦法等進行修訂，或新出臺公文與原來相關公文有覆蓋、修訂、補充、改 變時，要視情況分別注明

11、是補充，還是原文件從某年某月某日開始廢止；新文件從此時開始執(zhí)行。3.2 對于廢止文件存放至追訴期后再視情況銷毀與否。4、公文審核4.1 公文審核實行層層負責制。擬文部門負責人要嚴格把關，對所擬公文 進行初審，對發(fā)文的必要性、文稿內容、文內數(shù)字的真實性、準確性負責，并簽 名后送行政人事部。4.2 各類發(fā)文在送行政人事部后，由行政人事部負責核稿把關。4.3 核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致；審核文稿內容是 否需要行文；審核文稿內容是否符合有關政策；審核文稿內容部門間的一致性； 審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實可行；審核文稿格式是否 符合有關規(guī)定，文字表達是否準確精練，

12、專用術語和人名、地名、引文是否正確， 標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；審核公文主送、抄送單位，內部發(fā)送范 圍是否恰當?shù)鹊取?.4 行政人事部如對文稿做較大的改動， 應征求主辦部門的意見；對不合格 的文稿，行政人事部有權退回擬稿部門進行修改。4.5 如涉及公司收費政策、招商政策，對商戶的管理政策及重大改變，建議 報董事長審核，方可上報與發(fā)函。4.6 發(fā)文需會簽的，應由擬文部門送有關部門會簽后，再交行政人事部核稿。 審核的重點是：是否符合有關法律、法規(guī)，是否與有關部門會簽，文字表述、文 種使用、公文格式是否符合本制度等。根據(jù)來文擬辦的文稿，必須把來文原件附 在文稿后。5、發(fā)文編號、打印、校對、

13、蓋章、分發(fā)。5.1 公文打印、編號由行政人事部負責。密級公文要指定專人打印，并根 據(jù)先急后平、先上報后下發(fā)、先公文后資料的原則進行安排。急件隨到隨辦。5.2 公文校對由行政人事部負責。屬于密級的公文和上報的各類報表均由 經辦人親校，要求做到準確無誤；校對人如發(fā)現(xiàn)原稿有問題時，應及時與有關人 員聯(lián)系，未經簽發(fā)人同意不得隨意改動。5.3 公文蓋章按公司印章管理規(guī)定辦理5.4 公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出，公司相關領導審核確定。由 行政人事部指定人員統(tǒng)一發(fā)放，要求接收部門簽收并注明時間。九、公文的處理時限、承辦和催辦。1、行政人事部從收到文件到送閱的處理時限為一個工作日；對擬發(fā)文稿的 處理，包

14、括核稿、審核、公司領導閱批和打印發(fā)送，具時限一般為二個工作日。2、各部門的處理時限。對傳閱件來文，傳閱部門的處理時限一般為一個工作日；請示件來文，主辦部門的閱辦時限一般不超過二個工作日， 會簽部門的閱 辦時限一般不超過一個工作日。對轉發(fā)的文件，直接轉發(fā)的公文，主辦部門的擬 文時限為一個工作日；轉發(fā)公文需研究相應措施，或結合本公司實際提出貫徹方 案的，主辦部門的擬文時限為二個工作日。 上述公文處理，如有特殊情況可適當 延長，但急件要隨時處理。3、傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。如利用計算機、傳真機 等電子形式傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、 傳 真機等電子形式傳輸。十、公文歸檔和銷毀1、公文辦結后，行政人事部收集整理文件、文件底稿、 附件及有關的簽報、 批示等附屬材料的正本，按規(guī)定歸檔。2、各部門對本公司發(fā)出或簽收的各類公文指定專人負責，實施分類管理、 妥善保存、年終歸檔、適時銷毀的原則。3、秘密、機密文件資料的復印件視同正式文件資料， 閱辦后須按規(guī)定保管、 歸檔或銷毀。4、公文歸檔應當根據(jù)其相互聯(lián)系，特征和保存價值分類整理歸檔，要保證 檔案齊全、完