檔案管理辦法

1、 有限公司I原版已簽字 檔案管理辦法司規(guī)字第03號第一章總則第一條為加強公司檔案管理，科學(xué)的收集、整理、保管檔案，并充分發(fā)揮檔案 在行政、經(jīng)營、科研、生產(chǎn)、基建等工作中的作用，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱檔案，是指公司在運營過程中形成的，具有查考價值的各種文 字、圖樣、計算材料、聲像材料及有關(guān)實物、樣品等資料。第三條公司各部室應(yīng)高度重視檔案管理工作，指定專人按照統(tǒng)一的立卷歸檔辦 法，切實做好檔案管理工作，逐步實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。第二章歸檔范圍和分類第四條 根據(jù)文件材料的性質(zhì)，歸檔材料分為行政管理類、產(chǎn)權(quán)類、生產(chǎn)技術(shù)類、 經(jīng)營管理類、設(shè)備類、科研類、產(chǎn)品類、基建類等八個項目。另設(shè)有財

2、 務(wù)、人事、非紙質(zhì)、外來四項專門檔案。第五條行政管理類（一）企業(yè)成立及變更材料。含調(diào)研材料、可行性報告、合作各方洽談和 談判記錄、意向書、備忘錄、協(xié)議書、合同、董事會人員變更、增 減融資情況、企業(yè)登記及變更、企業(yè)章程及變更等。（二）會議材料。含董事會、總經(jīng)理辦公會議記錄及會議紀(jì)要、外出參會 材料和其他重要會議材料。（三）行政事務(wù)材料。含規(guī)章制度、計劃總結(jié)、獎懲表彰、領(lǐng)導(dǎo)重要文信 （含領(lǐng)導(dǎo)重要講話、會議發(fā)言材料、祝詞、賀信、參觀資料等）、大事記、公文、非經(jīng)營和非新改擴建類的協(xié)議合同（制作、維修、 施工）、各種事物交接手續(xù)、辦公用品管理、勞保福利。（四）法律事務(wù)材料。含經(jīng)濟訴訟、合同糾紛、企業(yè)公證

3、事務(wù)等。（五）審計材料。指領(lǐng)導(dǎo)干部離任審計材料（公司內(nèi)部審計產(chǎn)生的記錄，結(jié)果以及處理意見等由本部門自己保存） 。（六）人事管理材料。含人員調(diào)配、委培通知和協(xié)議（其他人事管理材料按有關(guān)人力資源管理制度由人事部門存檔） 。（七）辦理投保材料。含員工人身意外保險和車輛保險的申請、洽談、合同等材料。（八）企業(yè)形象宣傳材料。含網(wǎng)絡(luò)、媒體、戶外廣告的請示、審批材料、樣稿、成品、圖片、照片等及產(chǎn)品發(fā)布會、展覽會材料。（九）資產(chǎn)管理材料。含合資融資、對外投資、清產(chǎn)清算材料等。 （財務(wù) 專管） 。（十） 事故處理材料。 含人身意外傷害、 車輛損壞、 交通事故、 產(chǎn)品事故、 安全生產(chǎn)事故、消防安全事故、環(huán)保事故等

4、。第六條 產(chǎn)權(quán)類（一）知識產(chǎn)權(quán)材料。含企業(yè)的各種專利權(quán)、商標(biāo)專用權(quán)、著作權(quán)等。（二）權(quán)證類材料。含所有權(quán)證如房產(chǎn)土地證等，許可權(quán)證如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、 法人代碼、排污許可證、進出口證等，使用權(quán)證如信譽等級證等，以及其他榮譽證書（復(fù)印件）等。（三）認證材料。含申報材料、評審材料、證書（證書、獎杯、牌匾等實物按非紙類檔案統(tǒng)一存放）等。第七條 生產(chǎn)技術(shù)類（一）生產(chǎn)材料。含生產(chǎn)的能力評估、組織安排、計劃統(tǒng)計、調(diào)度指揮、計劃調(diào)整等。（二）能源管理材料。含能源消耗定額、節(jié)能降耗統(tǒng)計等。（三）標(biāo)準(zhǔn)計量材料。含生產(chǎn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計量監(jiān)測等資料。（四）環(huán)保材料：含環(huán)保綠化、環(huán)保監(jiān)測、申請審批手續(xù)、排污

5、許可、年檢資料等（環(huán)保設(shè)備材料歸入設(shè)備類）第八條 經(jīng)營管理類（一） 經(jīng)營決策。 含企業(yè)改革方略、 重大經(jīng)營決策、 發(fā)展規(guī)劃、 目標(biāo)管理、行業(yè)分析、市場需求信息、經(jīng)營事故管理等。（二）產(chǎn)品銷售。含市場預(yù)測分析、客戶調(diào)查、銷售訂單、生產(chǎn)通知單、經(jīng)銷商會議文件、 外協(xié)紀(jì)錄、 運輸單、 用戶反饋和售后服務(wù)資料等。（三） 物資管理。 含物資供應(yīng)、 采購合同、 銷售合同、 付款憑證、 驗貨單、入庫單、倉庫管理、廢舊物資回收、修舊利廢措施等。（四）計劃統(tǒng)計。含企業(yè)的各項專業(yè)規(guī)劃、企業(yè)計劃管理、年度、季度、月度經(jīng)營情況統(tǒng)計報表及統(tǒng)計分析。第九條 設(shè)備類（一）生產(chǎn)、檢驗、試驗、安全、環(huán)保設(shè)備、儀器儀表1、設(shè)備、

6、儀器技術(shù)文件。含技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)、圖紙、操作規(guī)程、工藝流程等。 （包括自制設(shè)備的設(shè)計開發(fā)、工藝工裝、圖紙圖樣、材料構(gòu)成等）2、設(shè)備、儀器使用說明書、維修、保養(yǎng)、運行、改進、改裝、轉(zhuǎn)移和報廢等文件。3、設(shè)備、儀器安裝、調(diào)試、檢驗、驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件資料。4、設(shè)備技術(shù)改進材料。（二）辦公設(shè)備1、電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、桌、椅、冰箱、空調(diào)、沙發(fā)等維修保養(yǎng)手冊、說明書，維修憑據(jù)（相同設(shè)備說明書可只保存一份，維修憑據(jù)要全部保留） 。2、公司內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檢測、維護、維修材料。3、辦公車輛。其中包括：購車資料以及發(fā)票、車輛登記證書、養(yǎng)路費繳費卡等 （各種保單因為具有時限性， 由主管部門保存）第十條

7、 科研類按科研或技改課題設(shè)置類目。含課題審批文件、調(diào)研論證、科研方案、圖紙、配方、合同協(xié)議、試驗記錄、產(chǎn)品檢定、報告、論文著作、鑒定材料、專利申報、產(chǎn)品評優(yōu)、商標(biāo)廣告、成果申報審批、說明書、市場推廣應(yīng)用、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等。第十一條 產(chǎn)品類按產(chǎn)品品種型號分類設(shè)置類目。各種產(chǎn)品歸檔范圍含立項論證、市場調(diào)查評測、產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計、工藝圖紙、加工制造檢驗材料、產(chǎn)品試驗、質(zhì)量檢驗、包裝標(biāo)準(zhǔn)、合格證、產(chǎn)品事故處理、用戶反饋意見等（產(chǎn)品事故處理與行政管理類的事故材料存放在一起， 電子目錄中只作目錄索引）第十二條 基建類（一）新、改、擴建工程論證、申報、勘測、審批、設(shè)計中形成的文件。（二）設(shè)計、施工依據(jù)和審批簽訂的文件

8、、材料、圖紙、科研報告、說明書等。（三）工程預(yù)算、決算、重大變更等材料。（四）施工合同協(xié)議、過程記錄、竣工驗收報告、評優(yōu)資料。（五）安評資料、環(huán)評資料。第十三條 財務(wù)類（一）商業(yè)銀行：往來、會議材料。（二）重要的貸款保單。（三）財務(wù)與政府、機關(guān)單位往來的重要資料。（四）按國家有關(guān)財務(wù)制度應(yīng)建立的其他財務(wù)檔案。第十四條 非紙質(zhì)類（一）電子檔案：含存有重大事件、重要活動、重要文件資料的軟盤、光盤、錄像帶、硬盤等。（二）物品材料：含單位的榮譽性實物（獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎品、榮譽證書、 牌匾、 獎杯） 、 贈品 （有關(guān)部門或個人贈送的牌匾、 禮品） 、字畫（國內(nèi)外知名人士、領(lǐng)導(dǎo)人題詞、簽名或書畫） 。

9、第十五條 人事類（一）員工個人檔案。包含應(yīng)聘登記表、面談記錄表、個人履歷、畢業(yè)證、身份證、榮譽證、任職資格證書（復(fù)印件） ；職員登記表、培訓(xùn)記錄、筆試試卷、培訓(xùn)鑒定、試工鑒定；試工合同、勞動合同或臨時合同；報到證、調(diào)令、獎懲、離職申請及手續(xù)、保險、薪資調(diào)整、職務(wù)變更。（二）人員需求申請及審批材料。（三）備用人才資料及后備干部資料。（四）培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)計劃與培訓(xùn)教材、試卷。（五）員工名冊、工資表。（六）員工手冊。（七）員工健康檔案。（八）人員變動、培訓(xùn)報表。第十六條 外來類企業(yè)外部文件資料是指與外部的政府、機關(guān)、企事業(yè)單位等往來值得保留的重要文件及重要外來信息。第三章 檔案的歸口管理及要求第十七

10、條 檔案的歸口管理-可編輯修改-（一）公司綜合經(jīng)營管理科負責(zé)收集歸檔公司的各類檔案和檔案工作的日常管理：含行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)權(quán)類、經(jīng)營管理類、 產(chǎn)品類、設(shè)備類、科研類、基建、人事類等九個項目及非紙質(zhì)、外來等專門檔案。（二）公司財務(wù)部門負責(zé)財務(wù)檔案的收集、建檔、管理 ，公司生產(chǎn)技術(shù) 車間負責(zé)生產(chǎn)技術(shù)類、設(shè)備類、安全類檔案的收集、建檔、管理。（三）每年4月30日前將所需歸檔的文件整理編目后交到公司相關(guān)部 門歸檔。第十八條 文件材料的收集、歸檔由公司相關(guān)部門指定專人負責(zé)。日常工作中隨 時主動向承辦人收集辦理完整的文件和相關(guān)材料，對其進行整理，并 做好日常管理工作，確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全、完

11、整。文件材料歸檔工作步驟：第十九條 技術(shù)與工程基建文件材料、圖表材料的收集、歸檔由項目負責(zé)人或承 辦人負責(zé)，從立項之日起，即應(yīng)指定專人負責(zé)及時收集整理，并在歸 檔時交項目負責(zé)人或承辦人統(tǒng)一匯總立卷。第二十條承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件齊全完整，工作完成后及時整理 編制歸檔文件移交目錄交由相應(yīng)歸口部門歸檔。檔案管理人員要 將交來的檔案對照歸檔文件移交目錄進行驗收，驗收無誤后簽字 接收。歸檔文件移交目錄要一式兩份，交接人與接交人各一份。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得 擅自帶出或銷毀第二十一條 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、科 研等活動的

12、真實內(nèi)容和歷史過程。歸檔的文件材料應(yīng)層次分明，符 合其形成規(guī)律。對規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷的材料，必須注明保管期限和密級, 按規(guī)定日期向檔案工作歸口部門移交，任何個人不得據(jù)為己有，以 便集中管理。第四章檔案的分類、組卷和編目第二十二條分類檔案實行統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。第二十三條企業(yè)外部文件資料分類方法企業(yè)外部文件資料暫按文件、圖紙、光盤三類。第二十四條 企業(yè)內(nèi)部文件資料具體分類步驟如下：第一步：將行政管理類、經(jīng)營管理類等年度劃分比較分明的文件按 照年度劃分，其他分類如基建類資料按照項目進行劃分。第二步：案卷全宗號按行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)權(quán)管理類、經(jīng) 營管理類、產(chǎn)品類、設(shè)備類、科研類、基建類、財務(wù)、人事、非紙

13、 質(zhì)進行分類。第二十五條編目檔案統(tǒng)一采用拼音與數(shù)字相結(jié)合的方法進行編目。（一）企業(yè)外來文件資料統(tǒng)一采用如下格式進行編目：LZ WL- X XX- XX卷宗目錄號某倉方 案卷全宗號全宗號全宗號代碼1、案卷全宗號為“文件（WJ、圖紙（TZ）、光盤（GP”三卷2、全宗號統(tǒng)一規(guī)定為：WL3、各公司統(tǒng)一使用的全宗號代碼：LZ如外來會議文件資料的編碼為：LZ-WL-WJ-01-01（二）企業(yè)內(nèi)部文件資料統(tǒng)一采用如下格式進行編目：LZ X XX- XX- XX卷宗目錄號*生H某倉方公司案卷全宗號各公司檔案全宗號集團及各公司統(tǒng)一冠用全宗號1、全宗號統(tǒng)一冠用“ HK;2、公司案卷全宗號代碼分別為：行政管理類 一

14、XZ生產(chǎn)技術(shù) 類一JS、產(chǎn)權(quán)管理類一CQ經(jīng)營管理類一JY、產(chǎn)品類一CR 設(shè)備儀器類一SB科研類一KY基建一JJ、財務(wù)一CW人 事一RS非紙質(zhì)一FZZ外來資料一WL4、目錄號采用數(shù)字方法進行編碼，如行政類第一卷編碼為：HK- XZ- 01-可編輯修改-5、案卷號采用數(shù)字方法進行編碼，如行政管理類第一卷第一個文件為：HKXZ01 016、非紙質(zhì)資料在編目時可根據(jù)具體情況進行編目（主要體現(xiàn)整齊方便快捷的查找） 。第二十六條組卷經(jīng)過分類整理的文件資料按類別進行組卷，組卷以分類為基礎(chǔ)，以文件的關(guān)聯(lián)性為紐帶進行，形成案卷。應(yīng)按如下規(guī)定進行組卷：（1） 不同年度的文件材料原則上不放在一起組卷， 但跨年度的請

15、示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃、 設(shè)想放在針對的第一年立卷； 跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度處理的文件放在制發(fā)年立卷。（2） 在歸檔的文件材料中， 應(yīng)將每份文件的正件和附件， 草稿與定稿， 請示與批復(fù)， 轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件， 同一文件的多種文本組合在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。（三）考察調(diào)研材料、制度、規(guī)定、辦法、條例、法規(guī)等按單一問題組卷。（四）會議文件，根據(jù)文件材料的多少而定，可一會一卷，也可一會數(shù)卷。（五）技術(shù)、基建工程按項目組卷。1、項目（包括課題、產(chǎn)品、基建工程等）結(jié)束后，由項目負責(zé)人負責(zé)組織本項目所形

16、成的應(yīng)歸檔的科技文件材料的整理組卷工作。 相關(guān)部門應(yīng)將與項目關(guān)系密切的管理性文件交項目負責(zé)人， 與該項目的技術(shù)文件材料統(tǒng)一匯總整理組卷。2、科研項目、委托試驗、產(chǎn)品生產(chǎn)、儀器設(shè)備、基建項目等方面的文件按其階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組合。根據(jù)文件材料的多少，一題數(shù)卷或一題一卷。3、卷內(nèi)文件材料應(yīng)齊全完整，準(zhǔn)確反映科研、生產(chǎn)、基建和有關(guān)管理活動的真實內(nèi)容。第二十七條檔案管理員在組卷工作中應(yīng)該檢查卷內(nèi)文件成分是否相符、 文件材料是否齊全完整；檢查文件資料的保管期限是否一致，確保卷內(nèi)文件質(zhì)量。第五章 檔案的保管第二十八條根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用柜架， 并做到防火、防盜、防潮、防光、防塵、

17、防有害氣體、防高溫、防蟲、防鼠等。第二十九條檔案管理人員對不同類型的檔案要分別進行保管，實行分柜、分類保管，柜架排列整齊、合理，有編號，符合規(guī)定要求。庫房要配備合格的消防器材和溫、濕度顯示，庫溫應(yīng)保持18-24 ，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。應(yīng)保持適時通風(fēng)，并建立溫、濕度記錄。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，存放易燃物品及其它雜物，保持庫房內(nèi)安全、衛(wèi)生。第三十條檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案的保管情況，對庫藏檔案進行清理核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修裱、復(fù)制或其他技術(shù)處理，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報。第三十一條檔案管理人員對檔案的收進、轉(zhuǎn)發(fā)、保管和使用等情況及時進行登記和統(tǒng)計。各類登記表要準(zhǔn)確、

18、清楚地填報，做到掌握情況，心中有數(shù)。第三十二條聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理，存放時錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放。存放磁帶最好不用鐵皮柜。第三十三條 照片、底片、膠片庫、底片冊應(yīng)立放，對庫存的照片等檔案，至少一年檢查一次。第三十四條電子文件移交前，應(yīng)由專職人員對電子文件進行檢查，如載體的質(zhì)量、有無病毒、保證電子檔案的完整性和有效性。第三十五條檔案管理人員必須具有高度的責(zé)任感和強烈的事業(yè)心，要有高度的警惕性，確保檔案材料的安全。檔案材料均加鎖，隨開隨鎖。檔案管理人員要嚴(yán)守保密紀(jì)律，對所知檔案中的機密不得私自外泄。不準(zhǔn)擅自把機密文件、檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。第六章 檔

19、案的借閱、利用第三十六條公司保存的檔案主要供本公司利用，其他單位或個人需查閱時，需報經(jīng)董事長批示后方可查閱。查閱人員應(yīng)按規(guī)定在閱覽室內(nèi)查閱，不得擅自帶走。第三十七條公司內(nèi)部借閱檔案時， 須辦理借閱登記手續(xù)， 并由借閱人、 部門主管、檔案管理員三方簽字；借閱的檔案必須按時歸還，借閱時間不得超過一周。因特殊原因不能按時歸還的，要辦理續(xù)借手續(xù)。第三十八條重要珍貴的檔案應(yīng)以復(fù)制件代替原件提供利用。 如需借閱原件的必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。第三十九條借閱檔案人員，要自覺的愛護檔案，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。不準(zhǔn)在檔案上圈劃、 涂改， 更不準(zhǔn)拆卷、 丟失。 因工作需要必需翻印、 摘錄，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則將追究責(zé)

20、任。第七章 檔案的保管期限第四十條檔案的保管期限一般分為永久、長期、短期三種。永久為無限期保存， 長期為 16 年至 50 年， 短期為 15 年以下。 檔案保管期限除特殊情況經(jīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，可由立卷人根據(jù)以下基本原則確定：（一） 凡是記述和反映主要職能活動和基本歷史面貌， 并具有長遠查考利用價值的檔案，定為長久保存。具體包括以下范圍：1 、董事會及其他重要會議形成的重要文件、重要發(fā)文、會議紀(jì)要。2、有關(guān)經(jīng)營方針、事業(yè)規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)人任免，集團及下屬單位年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計表。3、發(fā)至公司內(nèi)部機構(gòu)的指示及命令。4、各種預(yù)、決算材料。5、重要的權(quán)利、財產(chǎn)的得失保全及其變更的情況。6、重要契約、合同的締結(jié)、解除及其他變更資料。7、向官方提請的文件及官方批復(fù)文件。（二）凡是反映一般性工作活動，并在較長時間內(nèi)對工作具有查考價值的檔案，定為長期保存。具體包括以下范圍：1 、一般性的會議發(fā)文、通知、報告、 會議紀(jì)要、請示與批復(fù)。2 、半年工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表。3 、內(nèi)部機構(gòu)人事任免（干部聘用、職工錄用、工作調(diào)動、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、死亡、職稱評