發(fā)郵件的禮儀及其格式

1、發(fā)郵件的禮儀及其格式發(fā)郵件的禮儀匯總一讓優(yōu)秀成為習慣關于主題主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個 字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。1 . 一定不要空白標題，這是最失禮的.2 .標題要簡短，不宜冗長，不要讓。utlook用才能顯示完你的標題。3.最好寫上來自*公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因 為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”. 也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：嘿！”或姑收著！“5. 一封信盡可能只針對一個主

2、題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理6 .可適當用使用大寫字母或特殊字符（如！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應 適度，特別是不要隨便就用“贖急”之類的字眼。7 .回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RE RE 一大串.8、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出 前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。關于稱呼與問候1 .恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度郵件的開頭要稱呼收件人.這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求 其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務，應按職務尊稱

3、對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、 “x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮 貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx，顯得很熟絡.關于格式，稱呼是第一行頂格寫。2 . Email開頭結尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI” ,中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩 格寫。結尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用 “此致敬禮”注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接 上一行結尾或換行開頭空兩

4、格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平 靜的看待正文1 . Email正文要簡明扼要，行文通順若對方不認識你，第一件應當說明的就姑自己的身份，姓名或你代農的企業(yè)名是必須通報的以 示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收 件人能夠順利地理解郵件來意.不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。 但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然 后單獨寫個文件作為附件

5、進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難怪的語句。 最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2 .注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熱絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當?shù)?語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀?！班]件門”就是深 刻的教訓！3 . Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落 簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段

6、的長篇大論。4 . 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補 充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5 .盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email,最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。6 .合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。 合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。7 .

7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性朋的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以 闡述，收件人一定會表揚你的體貼.8 .不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻Business Email不是你的情書，所以:）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的 輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在一：）附件1 .如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件2 .附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理3 .正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時4 .附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文

8、件5 .如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用6 .如果附件過大（不宜超過2MB）,應分割成幾個小文件分別發(fā)送，語言的選擇和漢字編碼1 .只在必要的時候才使用英文郵件英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫清和鍛煉英文水平的.如果收件人中有外籍人士，應該 使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的 問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書.2 .尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文 郵件給你，也不要老土的用中文回復。3 .對于一些信息量豐富或重

9、要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某 人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4 .選擇便于閱度的字號和字體中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可. 這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。結尾簽名每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息.雖然你的朋友可能從發(fā)件人中 認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。1 .簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾

10、加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址 等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行.你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更 詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要 分清收件人對象與場合，切記一定要得體.2 .不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓 與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。3 .簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正 文字體小一些?；貜图记?

11、.及時回復Email收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的 回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一 般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結 果就會及時回復，云云” 不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2 .進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。

12、不要用簡單的，那樣太生硬 了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反弱交流，浪費資源。3 .回復不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常 不禮貌的。怎么著也要湊夠1。個字，顯示出你的尊重。4 .不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝 通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為況雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長 笨拙而不可閱讀.此時應即是對之前討論的結果進行小結

13、，刪減瘦身，突出有用信息.5 .要區(qū)分Reply和Reply AH （區(qū)分單獨回復和回復全體）如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該replay all,讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這 件事情.如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的 面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論.你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定 結果的郵件。點擊“回夏全部”前，要三思而行！6 .主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部 辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。正確使用發(fā)送，抄送，密送，要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1 . To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。2 .而CC的人則只姑需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建 議，當然可以回Email。3 .而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。4 . TO, CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按