血站庫存物資管理的信息化探討

1、血站庫存物資管理的信息化探討 血站庫存物資管理的信息化探討 摘要 隨著網(wǎng)絡和信息科技的迅猛開展，采用先進的自動化、網(wǎng)絡化庫存物資管理體系，在血站的后勤建設中起著至關重要的作用。本文從保證采供血質量起著關鍵作用的物資的采購和管理出發(fā)，對血站庫存物資管理的弊端做了詳細的分析，同時對庫存物資從編碼體系、供給商目錄到采購的事前控制、庫存的及時供給、庫存的動態(tài)分析等動態(tài)管理進行了詳細闡述。 關鍵詞 血站；庫存物資管理；信息化 中圖分類號 R197.6 文獻標識碼 B 文章編號 2095-061603-170-03 “工欲善其事，必先利其器，對于血站而言 ，庫存物資是血站為保證采供血、各項科研、教學效勞等

2、各項工作正常運轉而儲存的衛(wèi)生材料、采血耗材、檢測試劑、藥品、低值易耗品，獻血員紀念品、其他材料等消耗性流動資產(chǎn)。是保證血站各項工作正常的根底與關鍵因素之一，血站庫存物資管理水平直接影響著血液的質量和采供血的平安1-2。通過現(xiàn)代信息技術，對庫存物資管理進行實時動態(tài)監(jiān)控，是降低血站運營本錢，提高物資管理的科學性和合理性的有效手段之一。 1 傳統(tǒng)庫存物資管理的弊端 由于血液行業(yè)的特殊性，血站在日常運營的過程中通常需要消耗大量的庫存物資。庫存物資品種繁多，尤其是檢測試劑、采血耗材等關鍵物料按有效期實行批次管理【3】。傳統(tǒng)的管理方法、手段、模式等存在一系列問題，如人工管理，工作量大，字跡不清，容易出錯，

3、效率低下；采購、庫存和供給商管理相脫節(jié)，數(shù)據(jù)不能實時共享，無法對關鍵環(huán)節(jié)實施有效的控制與全程管理，特別對審批狀態(tài)、執(zhí)行過程無法控制。在標準化、標準化、精細化管理方面與血站的管理需求不相適應。特別是隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，如何創(chuàng)新庫存物資管理新模式，從物資采購、庫存、合同、供給商到每臺采血車的及時供給等關鍵環(huán)節(jié)實施有效的控制與全程管理等成為新的課題【4】。 2 庫存物資管理信息化的應用 通過信息化管理平臺，可有效摒棄過去物資管理自成體系、互不相識、互不兼容的管理模式，對血站各類庫存物資從采購申請、審批、采購合同、采購過程管理、采購人員對供給商的選擇、驗收入庫、出庫使用到最后的發(fā)票結算等進行全

4、過程監(jiān)控管理。信息化平臺的建立，即節(jié)約了工作人員的時間，又可以根據(jù)需求定采購，根據(jù)庫存下訂單，節(jié)約了開支，保障了庫存的合理性。并且每個節(jié)點的職責明晰，運轉高效，能夠有效地跟蹤、審核、控制，杜絕手工人為違規(guī)操作，加強了對采購、出庫、發(fā)放、合同、結算等關鍵環(huán)節(jié)監(jiān)督的效能，形成全面地覆蓋血站物資供給業(yè)務鏈的管理系統(tǒng)，為血站物資供給工作提供有力的支撐平臺【5】。 2.1 有效的供給商管理 2.1.1 建立供給商目錄 根據(jù)供給商的資質、產(chǎn)品、質量、交貨期、合同條款等內容，對每種物料對應35家供給商的原那么建立起供給商目錄，在此根底上，從中確定12家為主供給商。盡可能消除高本錢的合同外采購，從最具信譽供給

5、商訂貨，以保證物資的質量【6】。 2.1.2 對供給商動態(tài)全面分析和掌控 信息系統(tǒng)可記錄供給商的各種情況，包括根本信息，供給商和物資的對應關系，供給商歷史交易情況、詢價記錄、訂單執(zhí)行情況、供給商編碼、名稱、法人、聯(lián)系方式等信息。系統(tǒng)可實現(xiàn)供給商分析，每件物資的采購、庫存、質量都置于公開化、透明化狀態(tài)，并可隨時對每家供給商的交易進行分析，在保證質量的前提下保證了采供血的質量【7】。 2.1.3 供給商的評審 供給商檔案由專人負責管理，并定期進行評估。供給商的考核須由使用部門、采購部門、業(yè)務部門、紀檢部門和財務部門聯(lián)合進行。通過相關信息的及時反應和調整，保證產(chǎn)品和效勞的質量，提高效率，以最大程度地

6、保障采供血工作的平安運行與血液質量【8】。 2.2 物資的采購管理 2.2.1 流程驅動，標準管理 對采購申請審批、采購詢價、采購入庫驗收、采購退貨與貨款結付等流程均按最正確業(yè)務模式加以優(yōu)化，形成高效、標準的業(yè)務流程，通過流程管理，來標準需求采購方案的審批、采購方案的分配、采購單的審核及執(zhí)行等，使流程中的各項程序都做到了環(huán)環(huán)相扣，實現(xiàn)了流程管事10。 2.2.2 靈活詢價，優(yōu)化采購 以網(wǎng)上采購為主，訂單、合同、招投標為輔的多種采購方式，向供給商進行詢價、比價、定價的操作，替代傳統(tǒng)的線下詢價過程，公開而靈活11。按照貨比三家的原那么，系統(tǒng)自動選擇最低的有效報價，生成采購訂單。對于采購中重要的一環(huán)

7、合同管理，可以設定付款周期，使得訂單、一攬子合同的管理更加標準、透明、方便和快捷。 2.2.3 最正確定額，有效儲藏 通過設定每種物資的最低庫存、平安庫存、訂購點等參數(shù)，庫房管理部門可以通過重訂購來維護庫存最正確定額，優(yōu)先選擇合格的供給商來進行采購活動。這樣，可以從根本上提高所采購物資的合格率。 2.3 物資的庫存管理 2.3.1 建立血站物資編碼體系 對血站庫存物資重新分類，重新編碼，建立物品字典，統(tǒng)一物品名稱、規(guī)格型號、產(chǎn)品價格、包裝規(guī)格等，詳細記錄物資本身的技術參數(shù)，如采血袋的商標、產(chǎn)品型號、衛(wèi)生許可證號、生產(chǎn)日期、滅菌方法、有效期、批次號、出廠日期等。物資編碼是每條物資唯一的“身份證，

8、是系統(tǒng)運行使用的根底，物資編碼使系統(tǒng)中的物資信息為采購、供給、庫存、財務中物資管理協(xié)同工作提供共享的根底數(shù)據(jù)，對每一物資建立詳細的技術參數(shù)有助于保證血液質量和平安性。 2.3.2 物資的庫存控制 根據(jù)采血科室實際使用情況對每種物資設置平安庫存，通過對庫存的優(yōu)化和合理方案，建立符合采供血要求的合理庫存水平，設定上下限報警值，并以此為依據(jù)進行積壓和臨缺報警提示，再結合科室領物單，自動生成采購方案，如每臺采血車所需用的采血袋、檢測試劑、一次性注射器、消毒劑的用量有多大，不同地點每臺采血車甚至每一天的需要量都是不同的。因此需要做出每臺車每天的物資需求方案，并根據(jù)其實時消耗情況加以反應和分析，得到每臺車

9、在不同時限內的最正確物資需求，匯總后制訂相應的采購方案。以在適當?shù)臅r間、適當?shù)牡攸c保證適當?shù)膸齑?2。 2.3.3 物資的及時供給 通過平安庫存、再訂購點、ABC分類法、采購提前期、資源共享、臺車物資消耗分析、臺車物資需求方案、建立突發(fā)公共事件應急預案等多種方法來保證物資的及時供給13。如采血所需的采血袋、檢測試劑等物資，應保證在有限期內使用，對每輛采血車采取物資庫存定額管理，首先須確定好采血車上物資儲藏定額，通過信息系統(tǒng)對物資的使用情況實行庫存控制管理，實時反映每一輛采血車的物資消耗，當物資的實時庫存低于平安庫存時，信息系統(tǒng)后端會將數(shù)據(jù)自動傳輸?shù)讲少彶块T的庫房管理員，庫房配送部門根據(jù)每輛車的

10、定額，自動生成補充清單，實行合理的配送方式，及時地將物資配送到采血車，也防止了人為的過失和浪費。在突發(fā)事件時為保證采供血工作的順利進行應迅速啟動應急采購流程，保障采供血物資的正常供給。 2.3.4 物資的盤點及庫存查詢分析 通過系統(tǒng)可實現(xiàn)物資定期或不定期盤點。盤點可分為全面盤點、單項產(chǎn)品盤點、單項庫位盤點、隨機抽查盤點、按照ABC管理盤點、日常盤點、自定義盤點等，可進行盤點差異處理。系統(tǒng)可進行靈活的庫存查詢分析，可隨時查看當前庫存物資數(shù)量、倉庫貨位、物資積壓、物資短缺、出入庫等情況，可及時掌握庫存狀況。 綜上所述，血站證面臨重大難題，標準化、高效率、少空間、低本錢的物資保存和管理，是血站現(xiàn)有的

11、重大問題，這需要有一個完善的保存管理系統(tǒng)才能把大量血漿標本相關信息登記保存和管理好。庫存物資管理不但涉及到物資本身，還與根底數(shù)據(jù)管理、供給商管理、采購管理、庫存管理、合同管理、工作管理、人員管理、知識管理、標準化體系等相互關聯(lián)、相互影響。隨著計算機網(wǎng)路技術的開展，血站庫存物資管理工作也進入了網(wǎng)絡化信息管理時代。從庫存物資管理開展的趨勢來看，利用信息化手段，建立起信息化的根底管理平臺、標準化推進平臺、物資供給平臺、人員管控與績效考核評估平臺、工作管理平臺、本錢控制平臺將是血站庫存物資管理的開展方向。 參考文獻 【1】 段萍華，歐陽環(huán)宇，朱興煌.探討信息化在醫(yī)院庫存物資管理中的應用價值J.中國衛(wèi)生

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