試論ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理

1、試論ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理 試論ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理 【摘要】ERP全稱為企業(yè)資源方案，是由美國公司Gartner Group于20世紀(jì)90年代初提出的，它是通過利用整合技術(shù)將企業(yè)內(nèi)部各部門通過信息連接整合在一起，運(yùn)用了先進(jìn)的信息技術(shù)與管理思想，順利成為了現(xiàn)代企業(yè)流行的管理運(yùn)營模式。ERP環(huán)境下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)取得了巨大的進(jìn)步，但也給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理帶來了新的問題。文章將就此討論ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理。 【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)；ERP環(huán)境；內(nèi)部控制；風(fēng)險(xiǎn)管理；信息平臺(tái)；開放性風(fēng)險(xiǎn)防范 一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息

2、系統(tǒng)現(xiàn)狀 隨著網(wǎng)絡(luò)及電子技術(shù)的進(jìn)步與開展，先是電算化逐漸代替了人工進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的收集與錄入，通過信息技術(shù)完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)算和決策，到了現(xiàn)在那么是ERP環(huán)境下建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。 高自動(dòng)化的系統(tǒng) 會(huì)計(jì)事務(wù)處理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化，使得信息通過計(jì)算機(jī)傳遞得更加及時(shí)，能極大程度地縮短會(huì)計(jì)信息在傳遞上造成的時(shí)間差；同時(shí)還可以減少人為因素的介入造成信息偏差等失誤，會(huì)計(jì)信息的處理要經(jīng)過填制和審核憑證，登記賬簿等工作，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的使用，使得現(xiàn)代財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作免去了許多需要人工的步驟，使得消耗時(shí)間大大降低，通過信息自動(dòng)采集與設(shè)定好的處理方法和流程，能進(jìn)行多項(xiàng)業(yè)務(wù)的全自動(dòng)進(jìn)行。 只需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過企業(yè)內(nèi)

3、部網(wǎng)絡(luò)和各種信息傳遞方式，就能直接有效地收集會(huì)計(jì)工作所需要的各種原始數(shù)據(jù)和記賬憑證。減少會(huì)計(jì)人員工作量的同時(shí)，也能夠節(jié)約一定的人力資源本錢。 信息傳遞速度快 由于網(wǎng)絡(luò)功能的性質(zhì)，其存在極高的效率和多種琳瑯滿目的功能，工作人員往往能憑借系統(tǒng)功能同時(shí)執(zhí)行多項(xiàng)工作，使會(huì)計(jì)工作事半功倍。 比方通過會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)上與銀行同步進(jìn)行信息處理，共享數(shù)據(jù)信息資源并互相傳遞交換信息，能大幅減少企業(yè)對(duì)賬的周期，使工作能夠更為流暢和簡便的執(zhí)行。 在ERP環(huán)境下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接管控，在人員的維護(hù)下直接將錄入的原始數(shù)據(jù)集中處理，這個(gè)過程是自動(dòng)的，且得出的結(jié)果也會(huì)直接進(jìn)入下一步處理，不需要會(huì)計(jì)人員專

4、程填制會(huì)計(jì)憑證，與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)相比，具有快速、高效、自動(dòng)的優(yōu)勢(shì)。 管理與決策 由于信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)能夠更快更及時(shí)的獲得信息，及時(shí)進(jìn)行反應(yīng)，并使各部門能夠更好地結(jié)合起來，加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、決策和控制功能。這項(xiàng)技術(shù)能夠幫助企業(yè)加強(qiáng)管理，及時(shí)作出正確的預(yù)測(cè)、管理和決策，提高經(jīng)濟(jì)效益。 與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理不同，ERP環(huán)境下是將大量原始數(shù)據(jù)直接從資料庫中提取出來，自動(dòng)轉(zhuǎn)化為有效數(shù)據(jù)提供應(yīng)決策層，省去了許多重新整理的步驟，直接將決策內(nèi)容的前提條件轉(zhuǎn)化為決策后的經(jīng)濟(jì)效益，為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了巨大的幫助。 隨著會(huì)計(jì)處理手段以及外部環(huán)境的不斷變化，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管理也在不斷變化，ERP系統(tǒng)作為企業(yè)

5、管理中的一種全新的思想模式與管理工具，能修補(bǔ)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的各種缺陷，彌補(bǔ)缺乏，但如何構(gòu)建ERP環(huán)境下的內(nèi)部管理控制模式也是一個(gè)目前所面對(duì)的問題。 二、ERP下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn) 在ERP環(huán)境下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)存在著一些問題，比方企業(yè)內(nèi)部控制的環(huán)境更復(fù)雜，需要控制的內(nèi)容和控制要求都顯著提高。在這些問題得不到解決的情況下，極容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。 ERP下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的變化 ERP系統(tǒng)環(huán)境下，數(shù)據(jù)收集的范圍從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榧劝ㄘ?cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)也包括業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)，這使得企業(yè)通過使用這一系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟(jì)信息的統(tǒng)一管控。 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是通過原始數(shù)據(jù)資

6、料的核查牽制、傳遞轉(zhuǎn)接建立聯(lián)系，是以根本的物料籌備、本錢核算、資金管控為原點(diǎn)的手工系統(tǒng)，而ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算組織和體系都發(fā)生了變化，它變成了數(shù)據(jù)收集、憑證編碼、數(shù)據(jù)處理和系統(tǒng)維護(hù)等多個(gè)組織，使會(huì)計(jì)工作更加專業(yè)化，責(zé)任分配也更加細(xì)致，同時(shí)也改變內(nèi)部控制的系統(tǒng)模式，將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)分成多個(gè)相聯(lián)系的獨(dú)立模塊，能夠同時(shí)控制和涵蓋所有工作，使管控力度和范圍有所提升。 ERP作為一個(gè)綜合的一體化信息處理系統(tǒng)，可以按照使用者的各種需求生成并提供出準(zhǔn)確的結(jié)果，其涵蓋了信息輸出方面的不通層次，對(duì)數(shù)據(jù)的處理和判斷不存在局限性，使很多原始數(shù)據(jù)更全面，可以得出的結(jié)果更細(xì)致。 ERP環(huán)境下存在的風(fēng)險(xiǎn) ERP系統(tǒng)在

7、提供幫助的同時(shí)也帶來了很多風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)包括人為風(fēng)險(xiǎn)和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。其中系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)較為常見，比方ERP系統(tǒng)解決了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)單一，時(shí)效性差的問題。但由于ERP結(jié)構(gòu)復(fù)雜，功能也多種多樣，這一點(diǎn)極可能導(dǎo)致實(shí)際運(yùn)用的情況下與企業(yè)契合度不高，因?yàn)榧嫒菪詥栴}導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法正常運(yùn)行。ERP系統(tǒng)也可能存在一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如在最初設(shè)計(jì)并不完善的情況下使用該ERP環(huán)境進(jìn)行工作，毫無疑問將導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)嚴(yán)重的損失。 在人為影響條件下使ERP環(huán)境出現(xiàn)問題的情況也不占少數(shù)，由于ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)高度集中，需要人員進(jìn)行時(shí)刻維護(hù)，保證ERP的運(yùn)行流暢，監(jiān)控并管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)流程及子系統(tǒng)的耦合度。同時(shí)ERP系統(tǒng)中的

8、數(shù)據(jù)也存在高度共享的特點(diǎn)，維護(hù)人員也要做好對(duì)信息的保密和維護(hù)工作，防止出現(xiàn)在信息銜接或信息內(nèi)容的錯(cuò)誤影響企業(yè)本身，防止人為操作修改的破壞行為，一旦這種情況發(fā)生，需要管理人員及時(shí)通過數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)等處理工作，否那么將會(huì)帶來更多難以解決的問題。 三、ERP下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)存在問題的解決方案 明確了風(fēng)險(xiǎn)存在的問題，就要用適宜的解決方案應(yīng)對(duì)，ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在一定程度上增加了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防范的操作難度和內(nèi)容。 強(qiáng)化內(nèi)部控制管理 企業(yè)內(nèi)部各部門都存在對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)具有影響作用的因素，各種政策制度的建立和運(yùn)營也會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)產(chǎn)生影響，如人力資源政策和會(huì)計(jì)組織結(jié)構(gòu)。 ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)工作

9、的職能相對(duì)減少，這時(shí)也必須對(duì)管理力度提出更高的要求，對(duì)會(huì)計(jì)崗位的職能進(jìn)行調(diào)整，明確人員的責(zé)任，組織優(yōu)化人力資源政策和資源調(diào)配模式，重新分割業(yè)務(wù)體系，按照新的需求標(biāo)準(zhǔn)建立適宜的部門，建立相應(yīng)制度來穩(wěn)定運(yùn)營，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)操作管理制度，保持日志的記錄。加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，企業(yè)的文化是企業(yè)核心價(jià)值的表達(dá)，是企業(yè)綜合實(shí)力的一局部，通過企業(yè)文化維系員工的崗位情結(jié)，使員工恪守職業(yè)道德，加強(qiáng)人員的工作質(zhì)量與效率，增強(qiáng)部門間的合作。 這樣一來便做到了組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的重新規(guī)劃，加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部的控制和效率，使不同部門互相監(jiān)督、牽制，保證開放性的資源平臺(tái)中財(cái)務(wù)信息流的平安和系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。 建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制防患于未然

10、許多管理者認(rèn)為ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)注重規(guī)章制度和法律法規(guī)的遵守，保證數(shù)據(jù)資源真實(shí)可靠，時(shí)刻保證財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的運(yùn)營情況和信息完整度，專注于日志備案，對(duì)系統(tǒng)因素隱患極為重視，無視了人為因素可能造成的影響。 隨著ERP環(huán)境的應(yīng)用，企業(yè)運(yùn)營由封閉轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放性，外來的信息數(shù)據(jù)交流改變了原有的數(shù)據(jù)分享模式，信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放性的平臺(tái)，這無疑增加了企業(yè)將面對(duì)更多的外來風(fēng)險(xiǎn)，如數(shù)據(jù)和資料被改寫或刪除，數(shù)據(jù)庫被劫持并泄露，更多數(shù)據(jù)的平安隱患來自于人為操作。 對(duì)此，企業(yè)需要建立一套完整的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，分析和預(yù)測(cè)可能發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)，運(yùn)用科學(xué)的理念和方法進(jìn)行評(píng)價(jià)和處理，在日常的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)過程中，將風(fēng)

11、險(xiǎn)防范意識(shí)放在第一位，通過模擬預(yù)測(cè)將各種風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)預(yù)案準(zhǔn)備好，面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)可以快速有效地應(yīng)對(duì)，及時(shí)作出躲避與處理。 強(qiáng)化內(nèi)部控制制度 面對(duì)新的操作內(nèi)容和環(huán)境，在保證完全了解并具備操作經(jīng)驗(yàn)之后，企業(yè)要強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督與審查，評(píng)估系統(tǒng)環(huán)節(jié)的合理性，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的弱點(diǎn)和隱患，針對(duì)系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的缺位建立相應(yīng)的部門進(jìn)行彌補(bǔ)，包括風(fēng)險(xiǎn)管理部門與信息管理部門，加強(qiáng)審計(jì)和監(jiān)督。通過不斷的創(chuàng)新，打破原有管控規(guī)那么，使各部門間的銜接與交流更加科學(xué)、順暢，為企業(yè)的正常運(yùn)營提供助力，用更科學(xué)的管理方針和手段不斷推動(dòng)整體水平走向新的高度。 同時(shí)，企業(yè)還可以著力于信息系統(tǒng)的繼續(xù)開發(fā)與新的應(yīng)用，將科技能力作為戰(zhàn)略資源，推到綜合實(shí)力的前沿地位，建立同行業(yè)中的權(quán)威性，提升企業(yè)綜合實(shí)力。 四、結(jié)語 ERP系統(tǒng)由于其對(duì)網(wǎng)