簡論企業(yè)秘書如何處理好上下級關(guān)系

1、簡論企業(yè)秘書如何處理好上下級關(guān)系秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策時，要和領(lǐng) 導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)集體處好關(guān)系;在為領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)時，要認清服務(wù) 角色，正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)、 下級的關(guān)系。秘書對上要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的 關(guān)系，對下要處理好與基層的關(guān)系， 對內(nèi)要處理好與同事的關(guān)系，對 外要與各種機構(gòu)、各色人等打交道。一、企業(yè)秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的處理技巧（一）領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項 秘書工作往往是領(lǐng)導(dǎo)工作 延伸，在工作實踐中，領(lǐng)導(dǎo)是上級，處于主導(dǎo)地位;秘書是下級，處 于輔助的地位。領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)幫助秘書認清事業(yè)發(fā)展目標，明確工作任 務(wù)，并給予及時有效的指導(dǎo)和各項幫助，使秘書能夠盡職盡責(zé)，努力 工作

2、;對于秘書而言，要輔助領(lǐng)導(dǎo)確定事業(yè)目標，并為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合 性的服務(wù)，當好助手和參謀。例如：一個周六的下午，某醫(yī)院分別召開門診患者、住院患者、離 退休干部職工、社會義務(wù)監(jiān)督員等幾個座談會，廣泛征求群眾意見。 會后，幾個小組的會議記錄全部匯總到了秘書手中， 辦公室主任吩咐 下周一之前把材料整理出來交給黨委書記。 會議記錄很凌亂， 字跡也 潦草不清，秘書整整用了一天的時間才將多達180條意見和建議整理 完，并在用詞造句上對這些意見和建議做了一些修改， 待工作結(jié)束時 已經(jīng)是周日晚上十一點多了。 第二天交材料的時候等到的卻是主任嚴 厲批評，因為秘書沒有按照領(lǐng)導(dǎo)的意思對所有的意見分門別類進行梳理。最后秘書

3、將意見按照醫(yī)療、護理、后勤、服務(wù)態(tài)度、人事工作等 幾個方面加以分類， 相同相似的意見歸并， 最后共梳理出了4個方面68條意見和建議。（二）主動參謀，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難， 提供信息主動參謀 在整個企業(yè)中， 秘書是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系最為密切，最了解領(lǐng)導(dǎo)的人。領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙，難免 有很多不如意不順心的時候， 作為秘書， 要敏銳地觀察到領(lǐng)導(dǎo)的思想 活動，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。在領(lǐng)導(dǎo)工作上遇到困難的時候 第一時間站出來鼎力相助，生活上遇到挫折時候也能盡自己最大努力 撫平領(lǐng)導(dǎo)的情緒，做到顧全大局，不要因為領(lǐng)導(dǎo)個人的情緒影響這個 公司的運轉(zhuǎn)。市場經(jīng)濟條件下現(xiàn)代企業(yè)處在一個信息爆炸的時代， 市場瞬息萬變， 隨著全球化

4、進程的不斷加劇， 企業(yè)面臨前所未有的復(fù)雜和激烈的競爭 局面。要想在市場競爭中獲勝， 抓好信息工作成為一個不可或缺的環(huán) 節(jié)。傳統(tǒng)的秘書工作只注重一般性的上情下達和下情上達的縱向信息， 改制以后，秘書人員主要面向市場抓市場信息、 經(jīng)濟信息和產(chǎn)品信息。 秘書人員要從信息的超前性、客觀性、多元性的特點出發(fā)，經(jīng)常捕捉 包括原料、生產(chǎn)、科技、產(chǎn)品、價格、市場、消費等各個方面的信息。 并且把信息工作的立足點由原來著重為上級行政機構(gòu)服務(wù)轉(zhuǎn)移到全 力為企業(yè)經(jīng)理的經(jīng)營決策服務(wù)， 做到提供的信息及時、 準確、有用， 真正當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。（三）小處著眼，注意細節(jié) 企業(yè)中的秘書，既可參與決策、組織協(xié)調(diào) 等重要工作

5、，也要細致扎實地干好每一件具體瑣事， 做到從小處著眼， 注意細節(jié)。這里舉三個例子來簡單說明一下秘書如何從小處著眼， 注 重細節(jié)。例如：領(lǐng)導(dǎo)喜歡喝茶，秘書平時就要準備好上等的茶葉，待領(lǐng)導(dǎo)需 要時，有好茶以備，在給領(lǐng)導(dǎo)沖茶時， 一定要把茶具洗干凈， 在沖茶、 倒茶之前最好用開水燙一下茶壺、茶杯。倒如茶杯里的水要適量。這 樣，既講究衛(wèi)生，又顯得彬彬有禮。（四）善于溝通，一視同仁 日常工作中， 領(lǐng)導(dǎo)之間出現(xiàn)意見分歧是常 有的事， 企業(yè)秘書在工作中經(jīng)常會處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的夾縫中， 受 夾板氣。企業(yè)秘書要從大局出發(fā)，從和諧角度去處理，對每一位領(lǐng)導(dǎo) 都一視同仁，千萬不能把某位領(lǐng)導(dǎo)對另一位領(lǐng)導(dǎo)的意見直接告訴

6、對方，更不能厚此薄彼， 添油加醋。企業(yè)秘書應(yīng)善于在領(lǐng)導(dǎo)之間轉(zhuǎn)達意見，善于把了解到的不同的甚至于對立的意見轉(zhuǎn)變?yōu)樽约旱慕ㄗh， 私下與 領(lǐng)導(dǎo)溝通，這樣可避免領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾， 也可使自己免于尷尬的境地。二、企業(yè)秘書與同事關(guān)系的處理原則（一）顧全大局 在社會生活中每個人都有自己的個人利益， 每個單位 都有自身的局部利益， 同時一切個人與單位又有不同層次的全局利益 和最高層次的國家利益，秘書人員也不例外。如何處理個人與集體、 局部與全局、 單位與國家之間的利益關(guān)系， 是人際關(guān)系中的一個重要 問題。秘書人員應(yīng)該對本單位的職能和工作范圍有個全面地了解， 把 自己的本職工作放在單位的全局當中考量， 這樣才能更

7、好地完成任務(wù)。 在當今信息化和經(jīng)濟全球化時代， 秘書如果不了解大局就難以跟上時 代的步伐，難以為領(lǐng)導(dǎo)提供卓有成效的參謀輔助。（二）敏言慎行 辦公室是一個敏感地帶， 身處其中的秘書， 要盡可能 地多觀察你周圍的同事如何做， 虛心請教、 模仿并把所從事的工作做 得盡善盡美，而盡量避免言語、舉止方面的張狂。即使你十分健談， 甚至是出口成章、口若懸河，也必須克制自己。同時，在單位里除了 做好你的本職工作外，要留心去做那些不起眼的小事（譬如上班前的 衛(wèi)生清掃、桌面整理、準備開水等），它可以表現(xiàn)出你對單位的熱愛、對同事的關(guān)心，也體現(xiàn)出你個人良好的品質(zhì)和修養(yǎng)。因此，你必須時 時注意你言談的恰當，事事注意你舉

8、止的適度。（三）寬人嚴己 秘書長期工作在一起，因性別、性格、年齡、愛好等 差異，同事之間因一些細微末節(jié)產(chǎn)生一些小誤會、 分歧甚至爭吵是正 常的，若爭強好勝，處理不當則會釀成糾紛、沖突進而造成傷害，其 結(jié)果必然是兩敗俱傷。當好秘書要有著高尚的道德品質(zhì)， 寬人嚴己，友愛合作，寬容待人， 助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨而存嫌。以博大的胸懷接納 身邊的同事，有時退一步海闊天空， 適當?shù)厝套屢矔樽约黑A得尊重， 贏得好人緣。（四）尊重別人 尊重和重視他人， 是秘書人格品質(zhì)的表現(xiàn)和人際交往 的原則。為此，應(yīng)做到：第一，真正地關(guān)心和幫助別人，這是人際關(guān) 系的關(guān)鍵。如果用愛心和同情心去審視某一個人， 那

9、么這個人總有其 可愛和可貴之處， 而若缺少了愛心和同情心， 我們就無法認識和理解 別人，也無法與其和睦相處。當同事遇到困難處于困境時， 應(yīng)伸出援 助友好之手， 尤其是那些與自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人際 間的堅冰，讓人感到你的仁慈和無私。這樣，當你面臨困境時，人們 也會及時地對你施以援手。 第二，要經(jīng)常真心地表示自己對別人的感 激之情，要真誠地贊揚別人的優(yōu)點。這樣，不僅能加深雙方的友情，且能促進別人的發(fā)展。 第三，尊重他人還意味著不要輕視和瞧不起他 人，盡管有時是無意的。當自己與別人比較、強調(diào)自己的長處、優(yōu)勢 或直接貶低別人時，都有可能傷害對方的自尊，造成對方的自卑，甚 至影響雙方的人際

10、交流。（五）誠信正直 秘書人員在處理人際關(guān)系時， 要樹立誠信第一的觀念。 因為誠信是品德之綱， 而正直乃做人之本。 現(xiàn)實生活中不乏有些秘書 利用領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)輕易許諾于人，但或置之腦后，或遲遲不辦、辦而不 果而使自己陷入交際困境的實例頗多。 因此秘書必須首先保持誠實的 美德，以誠感人， 這是獲取信用取信于人的一種積極方法。只有忠誠 老實，言而有信，態(tài)度誠懇坦率，行止彬彬有禮，才能在社交活動中 贏得廣泛的擁護和支持，進而擁有和諧的人際關(guān)系?？陀^的做法是： 既不俯仰討好位尊者，也不藐視冷落位卑者;既要言正，不為討好敷 衍某人而歪曲事實，也要行正、身正，以自己良好的人格魅力去打動、 影響周圍人的心靈;要

11、端莊而不過于矜持， 謙遜而不矯飾作偽。 如此， 你便會與周圍形成良好的交往氛圍，增進相互間的團結(jié)合作。三、企業(yè)秘書接待來訪者的工作方法（一）預(yù)約來客 這類客人的接待工作相對來說比較簡單， 一般只需知 會一聲便可以了。 但是，雖然預(yù)約客人在心理上已經(jīng)越過了秘書這道 防線。秘書卻絕不能就此事不關(guān)己，高高掛起，擺出一副漠然置之的態(tài)度，給來訪者造成不快情緒，影響其與領(lǐng)導(dǎo)的會面質(zhì)量。（二）不速之客 這類來客又可以分為三種情況：1.確有緊急事務(wù)須與領(lǐng)導(dǎo)直接商談?wù)?。與這類客人接觸，應(yīng)在禮節(jié) 允許范圍內(nèi)盡量避免虛禮客套，直接進入實質(zhì)，及時通知領(lǐng)導(dǎo)，聽候 處理意見，努力使事情得到迅速有效的解決。2.一般性事務(wù)來訪者。此類來訪者是隨機而又頻繁的，因此對他們 的接待工作在很大程度上是對秘書耐心與應(yīng)變能力的考驗。一方面， 要一如既往地?zé)崆橹艿健?另一方面， 又必須根據(jù)事情的輕重緩急分門 別類地處理好。3.興師問罪者。這是一類特殊的來訪者，其特點是來訪目的中摻雜 了過多的感情因素。因此， 秘書人員在接待時需格外小自在意，千萬 不能火上澆油，引起更大麻煩。首先，平息對方的怒火是關(guān)鍵，接下 來則應(yīng)弄清楚對方來訪意圖及問題的癥結(jié)所在， 作謹慎答復(fù)。 若對方 無理取鬧則可采取必要的強硬態(tài)度， 以維護本組織利