公司檔案管理制度9

1、公司檔案管理制度修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人目錄第一章總則 . 3 3第二章檔案歸檔 . 4 4第三章檔案整理 . 5 5第四章檔案保管 . 5 5第五章檔案開發(fā)與利用 . 6 6第六章檔案鑒定與銷毀 . 7 7第七章獎(jiǎng)懲 . 7 7第八章附則 . 8 8檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作，有效的保護(hù)及利用檔案，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特 制定本制度。第二條釋義本制度所稱檔案是指公司過去和現(xiàn)在的各部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中,所形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、聲像、照片、榮 譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條

2、管理原則（一） 集中統(tǒng)一管理原則。（二） 維護(hù)檔案完整與安全原則。（三） 便于利用原則。第四條 適用范圍：本制度適用于集團(tuán)所有單位的檔案管理。第五條管理職責(zé)（一） 總部：總部行政部為集團(tuán)檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)：1.1. 建立與完善管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)與流程；2.2. 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各事業(yè)部檔案工作；3 3總部檔案的收集、保管和開發(fā)利用。（二） 事業(yè)部人事行政部為本事業(yè)部檔案的管理部門，負(fù)責(zé)：1.1. 制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；2.2. 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本事業(yè)部各職能部門及片區(qū)的檔案工作；3.3. 本事業(yè)部檔案的收集、保管和開發(fā)利用；4.4. 各事業(yè)部每月定期向總部檔案管理員提交一次檔案臺(tái)賬

3、。（三） 各片區(qū)須指定檔案管理部門，負(fù)責(zé)：1.1.制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；2.2. 指導(dǎo)各部門文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；3.3. 按規(guī)定向事業(yè)部檔案室移交檔案。（四） 各中心、職能部門應(yīng)按規(guī)定向檔案室移交檔案。（五） 檔案管理人員1.1.各級(jí)行政管理部門負(fù)責(zé)人為本單位檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)規(guī)劃管理本單位檔案建設(shè)工作。2 2總部行政部設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管的綜合管理工作，包括：2.12.1 總部檔案的管理。2.22.2 監(jiān)督、檢查并推動(dòng)各事業(yè)部檔案建設(shè)工作。2.32.3 檔案管理體系的建設(shè)與完善。2.42.4 檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)。3 3總部各中心、各事業(yè)部、片區(qū)均應(yīng)

4、配置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本單位或部門的檔案管理工作。4.4. 檔案管理人員應(yīng)熟知公司業(yè)務(wù)和公司歷史沿革，并保持相對(duì)穩(wěn)定。第二章檔案歸檔第六條檔案歸檔范圍公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存、利用價(jià)值的各種形式的文件材料均須歸檔。外埠?jiǎn)挝粰n案管理部門須將本單位的各類資質(zhì)證件、政府批復(fù)文件等向事業(yè)部檔案室歸檔，有多份原件的歸檔原件，只有一份原件的歸檔復(fù)印件。第七條歸檔時(shí)間（一）經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料每半年歸檔一次,份、九月份。（二） 基本建設(shè)類文件材料由部門負(fù)責(zé)人審定后，于工程竣工后3 3 個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）財(cái)務(wù)檔案：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案， 在會(huì)計(jì)年度終了后,年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門編制移交

5、清冊(cè)，移交檔案室統(tǒng)一保管。（四）涉及薪酬明細(xì)、調(diào)薪明細(xì)、年終獎(jiǎng)明細(xì)、勞動(dòng)合同等人事管理類的涉密文件材 料，須于每年 6 6 月 3 30 0日之前以密封形式向檔案室移交。（五） 項(xiàng)目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結(jié)束后（六） 其他未特別說明的文件材料， 應(yīng)隨時(shí)歸檔。第八條歸檔要求（一） 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正本和副 本必須立在一起。移交時(shí)間為每年三月可暫由財(cái)務(wù)部1 1 個(gè)月內(nèi)歸檔。（二） 歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確；分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合 理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。（三） 外埠?jiǎn)挝坏臋n案原件由本

6、單位自行保管，交事業(yè)部檔案室電子掃描件及臺(tái)帳備案。（四） 每年形成的會(huì)計(jì)檔案， 應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。上交檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。（五） 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾等）歸檔必須有原件， 并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景，歸檔聲像資料必須清晰、完整。（六） 歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)歸檔文件，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。 移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第三章

7、檔案整理具體見附件檔案整理細(xì)則。第四章檔案保管第九條檔案保管規(guī)定（一） 各類檔案均須按制度向檔案管理部門移交，集中保管。任何單位和個(gè)人不得私自留存檔案。（二） 大北京區(qū)域所有單位形成的檔案由所屬事業(yè)部檔案室統(tǒng)一保管。外埠企業(yè)檔案由所屬片區(qū)的檔案管理部門統(tǒng)一保管。（三） 具有永久保管價(jià)值的檔案原件須進(jìn)行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。（四） 電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)觀問題應(yīng)及時(shí)采取進(jìn)行修復(fù)。（五） 圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。（六） 密級(jí)檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章檔案開發(fā)與利用第十條 檔案管理部門每年須對(duì)檔案信息進(jìn)行專題匯編，形成大事記、制度、專題文 件、企業(yè)榮譽(yù)、重要活動(dòng)圖片等

8、匯編。檔案管理人員須編制各類檔案信息檢索目錄，提高檔案檢索效率與利用水平。第十一條檔案借閱（一） 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄， 檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。（二） 借閱檔案電子掃描件及原件需申請(qǐng)0A0A 流程，待流程通過后掃描件由檔案管理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫檔案借出登 記表。（三） 企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的檔案資料。密級(jí)檔案利用須填寫密級(jí)檔案查借閱審批表，經(jīng)檔案歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。 絕密級(jí)與機(jī)密級(jí) 檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復(fù)印或借出。（四） 檔案借閱期限一般不得

9、超過 7 7 個(gè)工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借 手續(xù)。續(xù)借最長(zhǎng)期限不得超過 3030 個(gè)工作日。（五） 檔案使用者須按照檔案密級(jí)對(duì)檔案內(nèi)容保密，并對(duì)檔案安全、完整負(fù)責(zé)，不得標(biāo)記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（六） 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理員核查無誤后，及時(shí)入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損 毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。（七） 員工調(diào)動(dòng)、離職時(shí)，須將所借閱的檔案全部歸還檔案管理部門，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。第六章檔案鑒定與銷毀第十二條各級(jí)檔案管理部門須按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限銷毀檔案，任何人不得隨 意銷毀任何形式的檔案材料。第十三條對(duì)保管期滿，確無保管、利用價(jià)值的檔案，須由檔案管理部門組織鑒定小 組確認(rèn)是否需

10、要銷毀。鑒定小組成員包括檔案管理員及部門領(lǐng)導(dǎo)、存檔部門領(lǐng)導(dǎo)。第十四條經(jīng)鑒定小組評(píng)審確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)檔案銷毀清冊(cè)需注明：銷毀檔案目錄、檔案管理員簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。案銷毀清冊(cè)需永久保管。第十五條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為 它用。銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，銷毀人、監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將監(jiān)銷 情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。檔案銷毀后，要確保他人無法通過銷毀后的檔案獲得檔案原始信 息。檔第十六條 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案如：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項(xiàng)、經(jīng) 核定仍有保存參考價(jià)值者，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

11、第七章獎(jiǎng)懲第十七條總部檔案管理部門對(duì)各單位檔案管理情況進(jìn)行不定期檢查與評(píng)估。第十八條 對(duì)有下列行為的單位或個(gè)人，按員工獎(jiǎng)懲辦法給予處罰：（一） 檔案管理不符合要求，管理混亂；（二） 不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，致使檔案資料損壞、流失；（三） 涂改、偽造、損毀、丟失、故意隱藏檔案；（四） 明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失；（五） 借閱檔案超過歸還期限，未按時(shí)歸還檔案；（六） 借閱、復(fù)印檔案時(shí)涂畫、拆封、抽換和篡改檔案；（七） 泄露檔案秘密，給企業(yè)造成損失；（八） 擅自銷毀檔案。第八章附則第十九條 本制度由總部人力資源中心負(fù)責(zé)解釋、修訂。第二十條 本制度自發(fā)布之日起開始實(shí)施。

12、附件：附件 1 1:檔案整理細(xì)則附件 2 2:檔案整理流程附件 3 3 :檔案室管理制度附件 4 4:歸檔范圍及期限附件附件 5 5:檔案移交表附件 6 6:檔案借閱登記表附件 7 7:密級(jí)檔案查借閱審批表附件&卷內(nèi)目錄附件 9 9:檔案銷毀審批表附件 1010:檔案銷毀清冊(cè)附件 1 1：檔案整理細(xì)則第一條名詞解釋（一） 整理按照一定的原則和方法，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的分類、組合、排列、編號(hào)和科學(xué)編目, 使之系統(tǒng)化、有序化的工作。（二） 分類 指依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。（三） 全宗指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)

13、中形成的檔案的有機(jī)整體。（四） 檔號(hào)檔案編號(hào)的簡(jiǎn)稱。是以檔案的類別及其相互關(guān)系編寫的代號(hào)，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、 卷號(hào)、件號(hào)（五） 立卷立卷是指把辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件，按照一定的原則和方法，組成一組有聯(lián)系的案卷。包括：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、 封面的裝訂等。（六） 著錄在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)歸檔文件材料的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。（七） 編目指編制檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，提供檔案檢索方式，方便檔案查詢利用。（八） 案卷目錄是指案卷的名冊(cè)，是先將裝訂好的一個(gè)年度的案卷按一定的方法排列，然后再根據(jù)其 排列順序逐一編號(hào)登陸而成的。第二條檔案整

14、理工作的原則（一） 保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，指文件在產(chǎn)生和處理過程中 所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，包括文件在來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系。（二） 便于檔案的保管和利用。第三條檔案分類檔案按內(nèi)容分為 5 5 個(gè)一級(jí)類目，即：經(jīng)營(yíng)管理類、基本建設(shè)類、行政管理類、財(cái)務(wù)管 理類、人事管理類。（一） 全宗內(nèi)檔案分類一般按“年度一類別”分類，即將一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開，每個(gè)年度內(nèi)再 按一級(jí)類目分類、排列。（二） 不同類別檔案的分類經(jīng)營(yíng)管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)類、人事類檔案按內(nèi)容結(jié)合形成時(shí)間、重要程度進(jìn)行分類；基本建設(shè)類檔案按工程項(xiàng)目分類。（三） 須嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，不得私自改動(dòng)，以

15、保證分類規(guī)則的一致性。第四條確定密級(jí)與保管期限（一） 確定檔案密級(jí)檔案密級(jí)由低到高劃分為秘密、機(jī)密和絕密，沒有密級(jí)的檔案為公開（集團(tuán)內(nèi)部）。絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：1.1. 公司股份構(gòu)成，投資情況，新產(chǎn)品、新技術(shù)的開發(fā)研制資料。2.2. 公司總體發(fā)展規(guī)劃、 經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、營(yíng)銷策略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體， 正式合同和協(xié)議 文書。3.3.公司重要會(huì)議紀(jì)要。機(jī)密是指與本公司的生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使 公司安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：1.1. 尚未確定的

16、公司重要人事調(diào)整及安排情況，人力資源部對(duì)管理人員的考評(píng)材料。2.2. 公司薪金制度，財(cái)務(wù)專用印簽、賬號(hào)，保險(xiǎn)柜密碼，月度、季度、年度財(cái)務(wù)預(yù)、決 算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重要磁盤、磁帶的內(nèi)容及其存放位置。3.3. 公司大事記。4.4. 原材料標(biāo)準(zhǔn)、成品及半成品檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)口設(shè)備儀器圖紙和相關(guān)資料。各類工程相關(guān)的資料。5.5. 外事活動(dòng)中內(nèi)部掌握的原則和政策。秘密是指與本公司生存、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公 司的安全和利益遭受損害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容：1.1. 消費(fèi)層次調(diào)查情況，市場(chǎng)潛力調(diào)查預(yù)測(cè)情況，未來新產(chǎn)品的市場(chǎng)預(yù)測(cè)情況及其載體。2.2. 廣告企劃、營(yíng)銷企劃方

17、案。3.3. 各類設(shè)備圖紙、說明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術(shù)通知及文件等。4.4. 各種檢查表格和檢查結(jié)果。文件材料歸檔時(shí)，歸檔人員須確定歸檔文件材料的密級(jí)，檔案管理人員根據(jù)已確定的 密級(jí)進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)，確保密級(jí)檔案與公開檔案分別組卷、不同密級(jí)檔案分別組卷。（二）劃定保管期限劃分為短期（1515 年以下）、長(zhǎng)期（16-5016-50 年）、永久（5050 年以上）。1.1. 永久保存：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，主要包括；公司處理重要問題形成的文件材料、 召開重要會(huì)議的文件材料、重要請(qǐng)示、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、 公司領(lǐng)導(dǎo)人任免、重大項(xiàng)目的協(xié)議、合同等。2.2. 長(zhǎng)期保存：

18、在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料，主要包括：公司層面一般問題的文件材料，一般會(huì)議的文件材料、一般經(jīng)濟(jì)往來形成的合同、協(xié)議等。3.3. 短期保存：在短期內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料，主要包括：中心或部門計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表。第五條檔案立卷立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、填寫案卷封面及案卷裝訂。（一） 組成案卷單位指把內(nèi)容相近、聯(lián)系較緊密的文件材料組合在一起，組成一卷或若干卷。（二） 卷內(nèi)文件排列與編號(hào)1.1. 案卷內(nèi)文件的排列：案卷內(nèi)文件材料按文件重要程度、時(shí)間的先后次序及責(zé)任者、問題進(jìn)行排列，具體排 列為：1.11.1 正文在前，附件在后；

19、批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前， 歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。1.21.2 基建工程圖紙，按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列。1.31.3 圖文混合的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?.41.4 同一問題的文件材料組成一個(gè)案卷時(shí)，按文件形成的時(shí)間先后順序排列；幾個(gè)問 題組成一卷時(shí)，先按問題分開，再按時(shí)間順序排列。2.2. 卷內(nèi)文件編號(hào)：編制案卷號(hào)（或盒號(hào)、件號(hào)）：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“ 001001”開始依次排列。2.12.1 按卷裝訂，案卷號(hào)填在案卷封面上。2.22.2 以盒保管，盒號(hào)填在卷盒上。2.32.3 以件保管的紙質(zhì)文件，件號(hào)填在文件右上角。2.42.4 光盤、錄像帶、磁帶等編號(hào)后貼在檔案裝具上。2.52.5 獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案貼于實(shí)物上，盡量保持美觀。3.3.編制頁碼:案卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)排列