公司行政事務管理制度-范本

1、行政事務管理制度第一章 總則為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定所指行政事務包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。第二章 禮儀紀律1 .行政管理部負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督。2 .行政部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報備有關部門主管。3 .行政部確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請。4 .對公司禮儀紀律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。第三章 檔案管理1 .歸檔范圍公司的規(guī)劃、 年度計劃、 統(tǒng)計資料、 科

2、學技術(shù)、 財務審計、 勞動工資、 經(jīng)營情 況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。2 .檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完 整，密級檔案必須保證安全。3 .檔案的借閱與索取(1) 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人 辦理借閱手續(xù)，直接提檔。(2)公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制；一般內(nèi)部檔案經(jīng)總

3、經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。4 .檔案的銷毀(1)任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。(2)若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀；一般內(nèi) 部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準后方可銷毀。(3) 經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。第三條 印鑒管理1 .公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負責保管。2 .公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。3 .公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。4 .公司一般不允許開具空白介紹信、證明

4、，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時， 必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出。 持空白介紹信外出工作回來必須其介紹信的用途，未使用的必須交回。5 .蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。第四條 公文打印、收發(fā)及管理1 .公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負責。2 .各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字，交電腦部打印，文書處理過程中，未經(jīng)同意任何人不得將受托文書傳閱他人。3 .公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責， 需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、 分類編號、 發(fā)送后歸還原稿人。 凡對外報送的業(yè)務資料、

5、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔。4 .公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、 經(jīng)濟處罰、 除名或追究法律責任。 屬一般業(yè)務便函， 只要在 “收文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。5 .對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。6 .每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術(shù)處理。第五條 辦公及勞保用品的管理1.辦公用品的管理維護。1 1) 由公司行政部統(tǒng)一管理與使用。(2)建立嚴格的使用登記制度。(3)未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用。(4)行政部負責電腦

6、、傳真機、復印機等的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設備的可運用狀態(tài)。2 .辦公用品的購發(fā)每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交總經(jīng)理辦公室。(2)總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算，經(jīng)主管副 總經(jīng)理審批后負責將辦公用品購回，根據(jù)實際工作需要有計劃地分發(fā)給各個部、室，由部、 室主任簽字領回。(3)除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準方可領用。公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部、室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。(5)負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、

7、用品保管好。(6)負責購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領取人員簽字。辦公室用品管理一定要做到文明、 清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照 規(guī) 章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。3 .勞保用品的購發(fā)勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一 發(fā)放。第六條庫房管理1.庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。2.采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收貨時要當面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應立即拆包清點數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。3.物資入庫后，

8、應當日填寫帳卡。4.嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準后方可出庫。5.庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準,辦理外借手6.嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。7.庫房內(nèi)嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。第七條報刊及郵發(fā)管理1.報刊管理人員每年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算,負責辦理有關訂閱手續(xù)。2.報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記,并分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內(nèi)交回辦公室由報刊管理人員統(tǒng)保管、存檔備查。3.任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準。第八條附則1.公司辦公室負責為各部室郵發(fā)信件、郵件。(1)私人信件，一律實行自費，交辦公室或自己郵寄;(2)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負責寄發(fā)；(3) 控制各類掛號信。凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室