提高工作效率的三種有效方法

1、提高工作效率的3種有效方法效率是做好工作的靈魂一一切斯特菲爾德在我們周圍，有這么一些人，他們不經(jīng)常加班，卻能很好的完成工作，獲得領(lǐng)導(dǎo)和同事的一致認可，升職加薪也比一般人要快。還有那么一部分人，天天努力工作，別人下班了還在忙碌，甚至節(jié)假日也要 抽出一部分時間來完成任務(wù)，但是呢，任務(wù)完成率卻很低，經(jīng)常受到領(lǐng)導(dǎo)批評。上面兩種人的本質(zhì)區(qū)別就在于工作效率的不同，工作效率高的人自然能夠又快又好的完成任務(wù)，工作效率低的人只能靠加班來彌補。今天我們就來聊聊如何提高職場人的工作效率。首先，我們來看看什么是工作效率，提高工作效率有哪些好處呢？工作效率，是指工作投入與產(chǎn)出之比，通俗地講就是在進行某任務(wù)時，取得 的成

2、績與所用時間、精力、金錢等的比值。產(chǎn)出大于投入，就是正效率；產(chǎn)出小于投入，就是負效率。工作效率是評定工作能力的重要指標， 一個人的工作能力如何，很大程度上 看工作效率的高低。而且，工作效率的高低也直接影響著我們的生活質(zhì)量。對單位來說，團隊能否高效的工作，決定著公司能否盈利，是否具有市場競 爭力?？偨Y(jié)起來，提高工作效率有下面 4個好處：?提高工作效率能夠讓你在單位時間內(nèi)完成更多的工作，多勞多得，獲得更多經(jīng)濟利益；?提高工作效率能夠有效的減少工作時間， 從而有更多時間來自由支配，進 行學(xué)習(xí)、娛樂、旅游、休息等；?提高工作效率能夠更好的展現(xiàn)個人實力， 給自己貼上能力強的標簽，獲得 更多升職加薪的機會

3、；?提高團隊工作效率，能夠有效提升公司競爭力，節(jié)約時間，增加產(chǎn)出。那么，如何提高工作效率，養(yǎng)成高效工作的習(xí)慣呢？在這里，乂&你提供3種方法：第一：利用“二八法則”，將主要精力放在重要的事情上，提高時間利用率1897年，意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托通過對 19世紀英國各社會階層的財富和 收益統(tǒng)計研究發(fā)現(xiàn)：社會上有80%的財富掌握在20%的人手里，而另外80%的 人卻只擁有社會財富的20% ,這就是最初的“二八法則”。“二八法則”反映了一種不平衡性，在社會、經(jīng)濟及生活中這一平衡性普遍 存在。沒有任何一種活動不受“二八法則”的影響，“二八法則”認為：原因和結(jié)果、投入和產(chǎn)出、努力和報酬之間也存在著無法

4、解釋的不平衡性。這就告訴我們，提高工作效率就要避免將時間和精力花費在瑣事上，要學(xué)會抓主要矛盾。我們經(jīng)常聽到周圍的同事抱怨，說每天有干不完的事，一周有一半以上的時 間在加班，沒有時間去運動，身體處于亞健康狀態(tài)。也有人說，社會變化太快， 因為工作都沒時間充電了。其實，大家缺少的不是時間，而是沒有有效的利用時 問。美國麻省理工學(xué)院的研究者在調(diào)查了 3000名職業(yè)經(jīng)理人后發(fā)現(xiàn)，那些成功 的經(jīng)理人有兩個特點：一是對自己的工作范圍有設(shè)定，不會把手伸的太長，盡最 大努力做好自己的工作；二是對自己時間每一分每一秒都合理安排， 最大限度的 節(jié)約時間。休格布萊克進入美國議會前，并未受過高等教育。他平時工作也很忙，

5、但 是他每天還要擠出一小時到國會圖書館去博覽群書，包括政治、歷史、哲學(xué)、詩 歌等方面的書。如此數(shù)十年如一日，就是在議會工作最忙的日子里也從未間斷過。后來他被任命為美國最高法院的法官，他也是最高法院中知識最淵博的人士 之一'o馬思純是時下當紅演員，漂亮的外表加上完美的身形讓她圈粉無數(shù)， 但是大 家是否知道，她以前是一個體重120斤，高高壯壯的女孩，她就是通過高效的 利用時間才達到現(xiàn)在的完美身形的。在拍攝電影左耳的時候，條件很艱苦，平時拍攝任務(wù)也非常重，其他人 一般完成拍攝就會躺在床上休息， 或者跟朋友聚餐。但是，她依然堅持每天一小 時的訓(xùn)練，如果白天有時間她就去跑步，晚上有時間她就在房間

6、里做瑜伽。等到左耳拍完的時候，馬思純減重 25斤，完全顛覆了以前高高壯壯的 形象。瘦了之后，她的戲路變寬了，人也自信了很多。左耳上映之后，馬思純片約不斷，后來又憑借在電影七月與安生當中出色的表現(xiàn)，拿下了金馬影后 的桂冠。個人的時間和精力都是非常有限的，要在一定的時間內(nèi)把所有的事情都處理 好是非常困難的。所以，要學(xué)會合理分配時間和精力，要想面面俱到還不如重點突破。把80%的資源花在能夠產(chǎn)生效益的20%上面，讓這20%去帶動其余80% 的發(fā)展。這就要求我們在問題面前明確態(tài)度，排定先后順序，定出遠期和近階段目標； 重新審視工作時間表，分出事情的輕重緩急，毫不留情地拋棄低價值的活動，永 遠先做最重要的

7、事情。第二：運用“ WBS”任務(wù)分解法，將困難的問題步驟化、階段化，提高解 決問題的效率職場上，我們經(jīng)常面臨很多困難復(fù)雜的任務(wù)， 很多時候，問題不能一蹴而就 的解決，我們需要制訂一個清晰而有條理的計劃，以確保我們能夠直線達到目標。在我們通過邏輯思考判斷出問題的本質(zhì)之后，就要學(xué)會將問題進行分解，也就是將問題步驟化、階段化。任務(wù)分解法又叫做工作分解結(jié)構(gòu)( Work Breakdown Structure )，簡稱“WBS”，指的是“目標一任務(wù)一工作一活動”的流程體現(xiàn)。它跟因數(shù)分解是一個原理，就是把一個任務(wù)分解成若干項子工作， 這若干項 子工作一起構(gòu)成了完整的可量化的步驟，再把一項項工作細分到每一天

8、的日常當 中。每一個具體的工作步驟規(guī)定了具體的時間和期限，因為比較大型的任務(wù)往往周期比較長，通常不會及時收到反饋額激勵，特別不容易堅持下去。所以，必須設(shè)置較短的周期作為階段性的目標， 讓自己在執(zhí)行的過程當中看 得清楚結(jié)果，每做一件事情，每過一天，都有接近目標的成就感。最后，要堅決執(zhí)行分解后的任務(wù)，最好把分解后的任務(wù)寫下來，注明任務(wù)開始和結(jié)束的時間，并且標注進度過程，以最直觀的方式把握整個任務(wù)的進展情況， 不斷培養(yǎng)你對事物的掌控感。這也是對抗拖延癥的有效方法之一。任務(wù)分解法就是把復(fù)雜抽象的任務(wù)分解成具體的、 可執(zhí)行的、可操作的事項，讓后依次各個擊破，逐個完成。當然，任務(wù)分解法里面最重要的一點就是

9、分解任務(wù)， 這里給你提供兩種具體可操作的方法。剝洋蔥式分解像剝洋蔥一樣，現(xiàn)將你想要完成的大目標分解成若干小目標， 再將每個小目標分解成若干更小的目標。一直分解下去，直到你清楚該怎么做。用樹干代表大目標，直接連著樹干的樹枝代表小目標，樹枝上長出的小樹枝 代表更小的目標，而樹枝上的葉子則代表了即時的目標， 也就是你現(xiàn)在要去做的 事情。完成小目標是完成大目標的必要條件， 而完成大目標則是完成小目標的結(jié) 果，能夠把每個小目標實現(xiàn)，你就一定能夠?qū)崿F(xiàn)更大的目標，大目標就是小目標 的和。你可以按照如下步驟去做：1 .寫下一個大目標；2 .寫下實現(xiàn)這個大目標所有的必要條件和充分條件，這些條件就是小目標， 也就

10、是第一層樹杈；3 .寫出實現(xiàn)每個小目標的必要條件和充分條件，變成二層樹杈；4 .以此類推，直到畫出所有樹葉，也就是你的即時目標為止，多杈樹的分解 圖也就完成了在面臨困難的問題時，不要煩躁，要學(xué)會任務(wù)分解，將問題步驟化、階段化， 按照這條邏輯線走下去，我們就會每一步解決一個問題，而問題也會被最終解決。第三：用好“頭腦風暴法”，克服“群體思維”，創(chuàng)造性決策解決問題，提 高團隊工作的效率“頭腦風暴”原本是精神病理學(xué)上的一個詞語，專門用來形容精神病患者或 者精神錯亂狀態(tài)?，F(xiàn)在指無限制的自由聯(lián)想和討論，其目的在于產(chǎn)生新的觀念或 激發(fā)創(chuàng)新設(shè)想?！邦^腦風暴法”又稱智力激勵法、BS法、自由思考法，是由美國創(chuàng)造

11、學(xué)家 A F奧斯本提出的。職場上，解決問題往往以團隊的方式，而非個人，因此進行團隊會議非常重 要，在團隊會議中，由于團隊成員心理作用的相互影響， 人們?nèi)菀浊跈?quán)威或 絕大多數(shù)人的意見，形成所謂的“群體思維”。群體思維雖然能獲得大多數(shù)人的認可， 但損害了創(chuàng)造性思維，降低了決策質(zhì) 量，為很多創(chuàng)造性解決問題的方法的出現(xiàn)設(shè)置了障礙。 因此，為了保證群體決策 的創(chuàng)造性、提高決策質(zhì)量和效率，引入了 “頭腦風暴法”?！邦^腦風暴法”是麥肯錫公司思考問題的最常見方式，也是提高團隊工作效 率的有效方法。在運用“頭腦風暴法”的 過過程中，要特別注意以下3點：了解問題和預(yù)設(shè)方案對某些人而言，頭腦風暴有空想、清談的成

12、分，但它其實是有思路和設(shè)想方 案的，絕不是讓頭腦像浮云一樣在空中隨意飄動。因此在頭腦風暴開始之前，團隊必須了解所面臨的問題，知道風暴的總體框架。清空一切已有信息頭腦風暴法的意義是為問題尋找新的解決方法，或者得到創(chuàng)造性的理念。所 以頭腦風暴應(yīng)從一無所有開始，而不能建立在已有的討論或者共識的基礎(chǔ)上。 為 了保證這一點，在進入討論之前，團隊的每一個成員都應(yīng)該把預(yù)先的想法清空， 只帶入一些既定的事實和資料。放棄等級觀念頭腦風暴重要的是思考，而思考是不分等級和職位的。在小組會議的時候，職位和等級較高的的人往往具有影響他人的能力，但在進行頭腦風暴的時候，要極力避免任何一個人受他人的影響，因此這要求所有人放棄等級觀念。假如所有的團隊成員經(jīng)過頭腦風暴之后， 討論的依然是同樣的內(nèi)容，仍然圍 著一個領(lǐng)導(dǎo)，仍然彼此隨聲附和，那么頭腦風暴肯定什么也得不到， 不過是在浪 費時間而已。而更糟糕的一種局面是，職位或等級較高的人，一進來就把自己的 觀點強加于人，那么團隊就失去了一個形成更有創(chuàng)造性的解決方案的機會。止匕外，在進行“頭腦風暴”的過程中，還應(yīng)堅持下面 5點：1 .不拒絕任何想法；2