XXXX公司內(nèi)部合同管理制度

1、XXXX控股有限公司合同管理制度第一章 總則第一條 為加強(qiáng)合同管理， 杜絕因合同不規(guī)范或不合法引起的糾紛， 提高經(jīng)濟(jì)效益， 樹立中 凱良好的品牌形象，根據(jù)中華人民共和國(guó)合同法及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí) 際情況，制訂本制度。第二條 公司各部門及下屬公司對(duì)外簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同一律適用本制度。第三條 合同管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容， 做好合同管理， 對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展和 經(jīng)濟(jì)利益的取得都有著積極的意義。 本制度規(guī)定了各部門及相關(guān)人員在簽訂和履行合同過程 中的職責(zé)，做到分工明確，各司其職，各負(fù)其責(zé)。簽訂合同時(shí)，各職能部門應(yīng)相互協(xié)助做好 前期準(zhǔn)備工作，審核相關(guān)材料，規(guī)范操作流程，以保證合同

2、的合法性、可行性。第四條 公司法務(wù)專員根據(jù)公司的授權(quán)， 全面負(fù)責(zé)合同管理工作， 指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合 同訂立、履行等工作。第二章 合同的擬定第五條 簽訂經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國(guó)家的法律、 政策及有關(guān)規(guī)定， 貫徹平等互利、 協(xié)商一致、 等價(jià)有償?shù)脑瓌t。第六條 訂立合同采用書面形式， 有關(guān)修改合同的文書、 傳真件等均為合同的組成部分。 國(guó) 家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的則必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。第七條 符合以下情況之一的，應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立經(jīng)濟(jì)合同：（一）單筆業(yè)務(wù)金額達(dá)壹萬元（含）以上的；（二）有保證、抵押或定金等擔(dān)保的；（三）我方先予以履行合同的；（四）有封樣要求的；（五）合同對(duì)方為外地單位的第八條 合同在簽

3、訂前，合同承辦部門應(yīng)對(duì)合同另一方當(dāng)事人的主體資格和資信進(jìn)行了解和 調(diào)查核實(shí)后，提出承辦意見，并將有關(guān)真實(shí)資料連同合同文本，一并送合同審查機(jī)構(gòu)審查。 承辦部門應(yīng)了解和調(diào)查核實(shí)的情況包括：（一）主體資格的合法性：具有經(jīng)年檢的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照 ，其核載的 內(nèi)容與實(shí)際相符。（二）欲簽訂的合同標(biāo)的應(yīng)符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍，涉及專營(yíng)許可的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等 級(jí)、資質(zhì)證書。（三）由代理人簽訂合同的，應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書 、法定代表人 授權(quán)委托書、代理人身份證明書 。（四）具有相應(yīng)的履約能力：具有支付能力、生產(chǎn)能力或運(yùn)輸能力等。合同標(biāo)的金額超過 20 萬元（含本數(shù)）且標(biāo)的屬于預(yù)付款

4、項(xiàng)，應(yīng)要求簽約他方提供資金證明。當(dāng)對(duì)簽約他方資 信情況不確定時(shí)，必須要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相應(yīng)文件。（五）具有履約信用：過去三年重合同、守信用，無違約事實(shí)，現(xiàn)時(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或 重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。 合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的， 不應(yīng)與其簽訂合同； 必 須簽訂合同時(shí)，應(yīng)要求其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保，其中，以保證形式做出的擔(dān)保，其 保證人必須是具有代為清償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)對(duì)保證人適用前款規(guī)定進(jìn)行審查。上述所列各種文件為合同不可缺少的組成附件， 若其文本為復(fù)印件時(shí)， 須加注“與原件 核對(duì)無誤”字樣，并由核對(duì)人簽字。第九條 合同對(duì)當(dāng)事人的權(quán)利、義

5、務(wù)的規(guī)定必須明確、具體、文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。 合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題是：（一）部首部分，注意寫明當(dāng)事人的全稱、簽約時(shí)間和簽約地點(diǎn)。（二）正文部分，注意具體寫明合同必備條款及要素：例如買賣合同，應(yīng)具體寫明產(chǎn)品名稱、牌號(hào)、商標(biāo)、生產(chǎn)廠家、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)、花 色、是否成套產(chǎn)品等，技術(shù)質(zhì)量、數(shù)量、計(jì)量單位、計(jì)量方法、正負(fù)尾差、合理稱差及自然 損耗率等；運(yùn)輸方式及運(yùn)費(fèi)、交（提）貨期限、地點(diǎn)及驗(yàn)收方法，價(jià)金（國(guó)家定價(jià)或國(guó)家指 導(dǎo)價(jià)、市場(chǎng)調(diào)節(jié)價(jià)） 、違約責(zé)任及在途風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)。例如工程承包合同，應(yīng)明確工程名稱、工程內(nèi)容、工期、價(jià)款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收交接程 序、撥款與結(jié)算、雙方權(quán)利義務(wù)及違約責(zé)任等條款。若擬定

6、合同屬于涉及生產(chǎn)安全的基建、 大修、技改及維修項(xiàng)目的工程合同， 必須同時(shí)簽訂安全合同書， 該合同依照公司安全監(jiān)督部 門有關(guān)規(guī)定辦理。（三）結(jié)尾部分，注意確認(rèn)對(duì)方簽字并使用合格的印章（公章或合同專用章） ，不得使用財(cái) 務(wù)章、業(yè)務(wù)章等不合格印章； 注意確認(rèn)簽約單位名稱與印章單位名稱是否一致； 注明合同有 效期限。第十條 簽訂經(jīng)濟(jì)合同， 除合同履行地為我方住所地外， 簽約時(shí)應(yīng)力爭(zhēng)協(xié)議合同由我方住所 地所在?。ㄗ灾螀^(qū)） 、市、縣人民法院管轄。第十一條 對(duì)外訂立的經(jīng)濟(jì)合同， 嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我 方才予以簽字蓋章， 合同內(nèi)容嚴(yán)禁涂改，如有涂改需經(jīng)雙方在涂改處蓋章方可確認(rèn)涂改

7、事宜。 第十二條 單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。第十三條 簽訂合同文本原件壹式不得少于肆份， 由行政部檔案室和業(yè)務(wù)部門各保留一份原 件，交法務(wù)專員一份復(fù)印件。第十四條 合同標(biāo)的金額在壹萬元（含）以下的合同，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，可以暫時(shí)以傳真 形式簽訂， 但是必須在合同上注明傳真有效， 且雙方均認(rèn)同并在傳真合同簽訂后， 一個(gè)月內(nèi) 補(bǔ)齊合同原件備案。第十五條 公司各部門對(duì)外簽訂的所有合同都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益 為宗旨，并嚴(yán)格遵守公司廉潔從業(yè)制度 ，決不允許在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)假公濟(jì)私、損公肥 私、謀取私利，違者依規(guī)、依法嚴(yán)懲。第十六條 公司各部門簽訂合同后由行政部按規(guī)定蓋章編號(hào)

8、，并制作合同管理檔案?jìng)浒浮?第三章 合同的審查第十七條 合同文本擬定完畢后，憑“合同審批單”按照規(guī)定的流程，經(jīng)擬稿部門、執(zhí)行部 門、法務(wù)專員、 法務(wù)主管、行政部、財(cái)務(wù)部門等職能或相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后， 呈總經(jīng)理核準(zhǔn)， 方可申請(qǐng)使用公司印章，正式對(duì)外簽訂合同。第十八條 法務(wù)專員負(fù)責(zé)對(duì)下列合同進(jìn)行審查：（一）董事會(huì)、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或各分管副總要求進(jìn)行審查的合同；（二）所有各部門擬對(duì)外簽訂的合同；（三）各部門擬對(duì)外達(dá)成的合作意向，需要向公司顧問律師征詢法律意見的。第十九條 法務(wù)專員主要是對(duì)合同條款、內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性進(jìn)行審查，并提出 法律意見供決策部門參考。具體審查要點(diǎn)如下：（一）合同的合法

9、性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi) 容是否符合國(guó)家法律、政策和本制度規(guī)定；當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實(shí)、一致 ; 權(quán)利、義務(wù) 是否平等；訂約程序是否符合法律規(guī)定。（二）合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具 體、明確；文字表述是否確切無誤。（三）合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì) 取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要， 經(jīng)濟(jì)合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)見證、 批準(zhǔn)， 或報(bào) 工商行政管理部門鑒證，或請(qǐng)公證處公證。第二十條 合同的審批程序如

10、下：（一）申報(bào)。各部門對(duì)外簽訂合同時(shí)，應(yīng)事先填寫“合同審批單” ，隨同合同初稿及有關(guān)資 料、附件等，報(bào)本部門分管副總審查，呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核準(zhǔn)。（二）審核。對(duì)送審的合同文本，應(yīng)按合同審批單上的部門次序，由主管人或有關(guān)人認(rèn)真審 閱，必要時(shí)可進(jìn)行調(diào)查研究，最后作出：批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)；通知申報(bào)單位補(bǔ)報(bào)材料或進(jìn)一步談 判。（應(yīng)提出談判的具體要求和注意事項(xiàng)） 。然后再進(jìn)行復(fù)審。（三）審批流程中各部門的審核意見簽署于合同審批單上， 合同審批單作為合同審核過程中 的記錄與憑證，由行政部在合同生效后隨合同文本一起留存歸檔。（四）法務(wù)專員在“合同審批單” 上批寫意見后，“審批單”及合同初稿復(fù)印留底， “審批單” 連

11、同其他材料發(fā)還申報(bào)部門，由執(zhí)行部門按批準(zhǔn)的意見辦理。上述審批程序， 一般為 1至 2個(gè)工作日。特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)或授權(quán)的可不受審批 程序的約束。第四章 合同的履行第二十一條 合同依法訂立后，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行。第二十二條 業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體合同設(shè)立合同臺(tái)帳， 每一合同設(shè)一臺(tái)帳， 分別 按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。第二十三條 有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報(bào)， 并 及時(shí)通知法務(wù)專員，以便及早擬訂應(yīng)對(duì)和補(bǔ)救方案。第二十四條 財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款結(jié)算工作， 對(duì)具有下列情形的業(yè)務(wù)， 應(yīng)當(dāng)拒絕收 付款：（一）應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而

12、未訂立書面合同；（二）收付款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱不一致的 （收付款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱不一 致的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促收付款單位出具代收付款證明） ；（三）合同對(duì)方當(dāng)事人委托別人代為收付款， 未按要求提交合法的代收付款證明、 代收付款 人及委托人身份證明、賬號(hào)等相關(guān)材料，又或者材料提供齊全但內(nèi)容不符合要求的（例如： 委托收付款金額或內(nèi)容與合同應(yīng)收付款金額或內(nèi)容不一致） ；財(cái)務(wù)部門在依據(jù)合同履行收付款結(jié)算工作時(shí)， 必須按要求將雙方應(yīng)繳應(yīng)扣款項(xiàng) （例如企 業(yè)所得稅、營(yíng)業(yè)稅等）核算清楚并扣繳后才予以最終結(jié)算。第二十五條 在合同履行過程中， 合同相對(duì)方所開具的發(fā)票或收據(jù)必須先由具體經(jīng)辦人員和 財(cái)務(wù)

13、審核簽字認(rèn)可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)付款。第二十六條 合同履行過程中行政部應(yīng)妥善管理合同資料，妥善保管合同章，對(duì)合同建立借 用管理制度，以保證合同的完整性。第五章 合同的變更和解除 第二十七條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、 法務(wù)專員、 辦公室、財(cái) 務(wù)部門、合同管理部等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可。 如合同變更應(yīng)簽定 變更合同，如合同解除應(yīng)有書面形式，兩者均應(yīng)加蓋合格的印章（公章或合同專用章）加以確認(rèn)，通知我方相關(guān)職能部門。第二十八條 我方變更或解除合同的通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式， 并按規(guī)定經(jīng)審核 后加蓋公章或合同專用章。 嚴(yán)禁我方相關(guān)人員以口頭與

14、對(duì)方合同當(dāng)事人確認(rèn)合同變更與解除 事宜。變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求， 掛號(hào)寄發(fā)或由對(duì)方簽收， 掛號(hào) 或簽收憑證作為合同組成部分交由行政部檔案室保管。第二十九條 相關(guān)部門收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知必須及時(shí)向相關(guān)部門部長(zhǎng)或負(fù) 責(zé)人及法務(wù)確認(rèn)相關(guān)處理辦法。第三十條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律 效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。第三十一條 合同變更后，合同編號(hào)不予改變。第六章 其他第三十二條 業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳， 按公司的要求， 定期或不定期匯 總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況， 據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況， 向總經(jīng)理匯 報(bào)。第三十三條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文 書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號(hào)整理，由合同管理部門確認(rèn)后交檔案管理 人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。第三十四條 公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同文本質(zhì)量、合同履行情況、 合同臺(tái)帳記錄等納入公司對(duì)員工和部門的工作成績(jī)考核范圍。第三十五條 公司各部門對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)性合同時(shí)， 應(yīng)嚴(yán)格遵守中凱控字 <2009>20號(hào)文件關(guān) 于進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范公司各部門印章管理的通知 的規(guī)定用印， 否則，將根據(jù)相關(guān)規(guī)定