西安地鐵電子檔案管理系統(tǒng)使用手冊

1、西安市地下鐵道有限責(zé)任公司電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版系統(tǒng)使用手冊西安市地下鐵道有限責(zé)任公司辦公室前 言感謝您選擇西安市地鐵電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版！電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版是西安市地下鐵道有限責(zé)任公司為了實現(xiàn)檔案資料的收集、整理、移交、歸檔，一體化、電子化，同時保證檔案資料利用的網(wǎng)絡(luò)化而在現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)版基礎(chǔ)上單獨為各使用單位定制的一套全新的檔案管理系統(tǒng)軟件。軟件在設(shè)計上考慮了信息資源管理的發(fā)展趨勢，以檔案管理理論為指導(dǎo)，根據(jù)對全國市場、眾多行業(yè)需求、各種檔案業(yè)務(wù)的理解，建立針對性很強(qiáng)的地下軌道建設(shè)的檔案業(yè)務(wù)模型。電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版支持歸檔文件整理，管理模式，檢索查詢和檔案移交等功能。并實現(xiàn)了單機(jī)版與

2、網(wǎng)絡(luò)版的數(shù)據(jù)交換、圖形圖像處理、電子文件瀏覽等新技術(shù)的集成。主要分為收集整編和檔案管理二部分。收集整部份包括：收集整編、不歸檔庫，該模塊功能涵蓋了檔案業(yè)務(wù)收集的全過程；檔案管理部份提供數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)管理模塊里的檔案管理提供了歸檔后檔案存放、數(shù)據(jù)返回整編、輸出檔案資料目錄，數(shù)據(jù)管理里的上報數(shù)據(jù)功能可以輕松實現(xiàn)把歸檔后的檔案數(shù)據(jù)上報出來等功能。信譽保證如果您在使用電子檔案管理系統(tǒng)單機(jī)版過程中發(fā)現(xiàn)了什么問題，或者對該產(chǎn)品的某些功能有更好的改進(jìn)意見，致電西安市地下鐵道有限責(zé)任公司辦公室。目 錄1系統(tǒng)安裝42系統(tǒng)特點43系統(tǒng)運行要求44系統(tǒng)登錄和退出45收集整編增刪改66檔案數(shù)據(jù)的增刪改及上報數(shù)據(jù)187

3、檔案檢索208口令修改209.附件211系統(tǒng)安裝 打開光盤，運行setup.exe文件。選擇安裝路徑。在安裝完系統(tǒng)后，在運行xp補丁.exe。然后找到安裝電子檔案管理系統(tǒng)路徑下 MSDE setsql.bat文件執(zhí)行一下；在同一路徑下找到“Project1.exe”文件執(zhí)行一下，會提示“還原成功”。到此系統(tǒng)安裝完成。2系統(tǒng)特點：1 使用簡單方便，完全按照檔案管理的業(yè)務(wù)組織功能模塊，并且使用方便快捷，在一個界面下面實現(xiàn)了所有功能，而不需要切換不同的模塊和界面；2 同時數(shù)據(jù)的展現(xiàn)形式更加形象直觀，為資源管理器風(fēng)格，用戶對檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和操作一目了然；3 在收集整編中增加了不歸檔庫，可以把不需要歸檔

4、前的文件存放到不歸檔庫中進(jìn)行管理，這樣不僅提供了各歸檔部門對自身文件的管理手段，而且實現(xiàn)了文檔的一體化；可以實現(xiàn)單機(jī)版的分散整理，網(wǎng)絡(luò)版的集中整理的混合模式的歸檔文件整理流程，更加靈活和適應(yīng)未來的變化；4 檔案數(shù)據(jù)的存儲更加安全可靠，可以選擇存在數(shù)據(jù)庫中，也可以存放到本地計算機(jī)上；5 應(yīng)用和開發(fā)平臺得到全面升級，新系統(tǒng)全面支持新的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫平臺；6 數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)設(shè)計、數(shù)據(jù)的存儲和查詢效率得到了更好的優(yōu)化和提高；7 更加注重檔案的收集整理和開發(fā)利用，可以根據(jù)規(guī)則實現(xiàn)自動整理，并為檔案管理人員對檔案信息的提煉提供了更好的工具；8 預(yù)留與各種新技術(shù)的接口、在線OCR技術(shù)、全文檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)交換

5、技術(shù)、數(shù)據(jù)文件瀏覽技術(shù)和其它信息管理系統(tǒng)的接口 3系統(tǒng)運行要求1系統(tǒng)硬件配置環(huán)境：系統(tǒng)最小硬件配置：CPU 2.4GHZ，內(nèi)存 1GB，硬盤 60GB2系統(tǒng)可運行環(huán)境如下：Windows xp professional (sp3)或Windows 2000 professional (sp4)或windows 2003 standard （sp2）3需要配套安裝工具有：文字處理軟件，如office , pdf轉(zhuǎn)換工具，pdf閱讀器4. 系統(tǒng)登錄和退出系統(tǒng)的登錄和退出都是標(biāo)準(zhǔn)的WINDOWS風(fēng)格，只需要輸用戶名和密碼就可以登錄系統(tǒng)。系統(tǒng)的登錄界面如下圖所示： 在第一輸入框中輸入用戶名:“root

6、”，在第二輸入框中輸入密碼：“rootroot”，登陸“確認(rèn)”，不登陸可“退出”。系統(tǒng)的用戶名是：root 密碼可修改。首次安裝檔案系統(tǒng)后，在登陸后需要打開“業(yè)務(wù)面板”里的“開發(fā)利用的”里“系統(tǒng)注冊”輸入“用戶名稱”和“用戶序列號”進(jìn)行系統(tǒng)的注冊。登陸后顯示的系統(tǒng)主界面如下：上圖為檔案系統(tǒng)的主界面，與OutLook的界面風(fēng)格相同，主要分為功能區(qū)和數(shù)據(jù)區(qū)。功能區(qū)主要指軟件的功能菜單和功能圖標(biāo)；數(shù)據(jù)區(qū)主要是系統(tǒng)所要操作和展示的檔案數(shù)據(jù)。目錄樹數(shù)據(jù)區(qū)功能選擇區(qū)功能區(qū)分為包括：收集整編、檔案管理、開發(fā)利用3個一級菜單。點擊一級菜單便進(jìn)入相應(yīng)的二級菜單、三級菜單，二級菜單、三級菜單以圖標(biāo)的方式體現(xiàn)，用鼠

7、標(biāo)點選二級菜單，如果沒有三級菜單，則直接進(jìn)入功能操作，如果有三級菜單，則會打開三級菜單圖標(biāo)。頂行菜單是左側(cè)菜單中的常用功能操作，會隨著選擇不同的左側(cè)菜單功能而變化。數(shù)據(jù)區(qū)也分為兩部份，目錄樹和數(shù)據(jù)區(qū)，目錄樹顯示了檔案數(shù)據(jù)的組織結(jié)構(gòu)，通過選擇目錄樹上的節(jié)點，可以控制數(shù)據(jù)區(qū)中顯示的檔案數(shù)據(jù)范圍，就像WINDOWS系統(tǒng)中的資源管理器一樣。數(shù)據(jù)區(qū)按照案卷、卷（盒）內(nèi)文件和散文件分成3個區(qū)域，一目了然。這種界面風(fēng)格將所有功能都列于同一界面之下，使用簡單方便、展現(xiàn)的信息量大，不需要來回切換模塊，就象把所有工具和材料都放在了一個大桌面上，隨手可以拿來使用。 5. 收集整編增刪改：1收集整編里進(jìn)行資料的收集、

8、整理、立卷和組卷工作，并最后歸檔；不歸檔庫里用于存放目前不參加組卷的資料；收集整編工具欄按鈕的說明 編輯修改已經(jīng)存在的案卷、案卷內(nèi)文件、散文件信息 增加案卷、案卷內(nèi)文件、散文件信息 刪除修改已經(jīng)存在的案卷、案卷內(nèi)文件、散文件信息 選擇當(dāng)前數(shù)據(jù)窗口內(nèi)的所有數(shù)據(jù) 打印以選擇的數(shù)據(jù) 檢索案卷、案卷內(nèi)文件、散文件信息，根據(jù)選擇的數(shù)據(jù)類型分別顯示為【檢索案卷】、【檢索文件】 對多條記錄信息掛接電子文件 根據(jù)立卷設(shè)置對散文件進(jìn)行自動組卷首先要選擇準(zhǔn)備整編的檔案類型，在右邊有三個數(shù)據(jù)窗口：案卷，卷內(nèi)文件，散文件，可以利用工具欄里的【編輯】、【增加】、【刪除】操作來維護(hù)三個數(shù)據(jù)窗口里的數(shù)據(jù)。檔案文件未組卷時，

9、是以散文件的形式存在的，可以手動的方式建立案卷然后將散文件加入到案卷中；也可通過【自動組卷】操作，根據(jù)組卷（盒）的規(guī)則自動組卷。在案卷或者文件處右擊鼠標(biāo)，彈出可利用的功能選項。編輯：可對已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改?；蛘唠p擊需要修改的條目進(jìn)行修改；增加：是增加一條新的數(shù)據(jù)?；螂p擊案卷或者文件處彈出錄入界面，點增加即可添加一條新的數(shù)據(jù)；全選：即選種顯示出來的全部數(shù)據(jù)；打散：即對整理好的案卷進(jìn)行打散，案卷消失重新回到散文件里；歸檔：對已經(jīng)確認(rèn)無誤的案卷，選中可進(jìn)行歸檔。設(shè)為不歸檔：就是在散文件里，如果有目前不參與組卷的文件，可選中后，設(shè)為不歸檔。該數(shù)據(jù)就存放到不歸檔庫。2手工組卷 在收集整編模塊下“收集

10、整編”中“基建檔案”下“二號線工程”下選擇相應(yīng)結(jié)點。首先要建立一個案卷，建立方法如下：將光標(biāo)定位在案卷窗口，然后點擊工具欄上的【增加】按鈕，雙擊添加的記錄信息，在錄入卡片里填寫案卷的相關(guān)信息，點擊【保存】按鈕，一條案卷信息錄入保存完成后，如果要添加多個案卷可以點擊【增加】按鈕，就可以在不退出的情況下繼續(xù)添加案卷信息。然后選中相應(yīng)的案卷后，在案卷內(nèi)文件新增加該案卷內(nèi)的文件“保存”數(shù)據(jù)后，點電子文件信息的“掛接”可進(jìn)行該條目下電子文件的掛接。點“掛接”。雙擊電子文件信息框內(nèi)已經(jīng)掛接上的電子文件題名，可進(jìn)行電子文件瀏覽。（掛接前對于電子文件命名不要超過20個漢字）或者將屬于這個案卷的文件加入到案卷中

11、。在散文件數(shù)據(jù)區(qū)選擇屬于此案卷的散文件，選擇的時候可以利用Ctrl鍵或 【查詢】【全選】來選擇多條記錄信息，點擊右鍵在調(diào)出的快捷菜單中選擇【加入】，這樣文件加入完成。選擇已經(jīng)整理好的案卷，然后點擊右鍵在快捷菜單里選擇【歸檔】，這樣手動組卷完成。3自動組卷，是把資料收集到散文件里，在收錄完成后。點 “自動組卷”系統(tǒng)會根據(jù)事先設(shè)置好的組卷規(guī)則組出相應(yīng)的案卷。目前基建檔案的組卷規(guī)則是根據(jù)項目代號標(biāo)段代號單項工程號車站區(qū)間分類號生成的案卷檔號，案卷號是根據(jù)項目代號標(biāo)段代號單項工程號車站區(qū)間分類號走的流水并且每個案卷存放200頁。然后根據(jù)系統(tǒng)組出的案卷再進(jìn)行紙資資料的整理，如有變動可手動調(diào)節(jié)案卷里的信息

12、。通過自動組卷或者手動組卷后，在確認(rèn)案卷準(zhǔn)確無誤后，可選中該案卷右擊鼠標(biāo)進(jìn)行“歸檔”。歸檔后的案卷便存放到檔案管理模塊下的數(shù)據(jù)管理對應(yīng)的檔案庫中。 4檢索案卷或者文件，在案卷或者文件處點一下，菜單上出現(xiàn)“|檢索案卷”或者“檢索文件” 點“|檢索案卷”或者“檢索文件”系統(tǒng)提供了“直接查詢”和“組合查詢”兩種檢索方式?！爸苯硬樵儭庇脩艨梢灾苯訉⒁檎业男畔⑻顚懙健白侄涡畔ⅰ焙竺娴木庉嬁蛑?，在中間選擇操作符，點擊上方的【檢索】按鈕開始查詢。如果用戶不是十分明確要查找的信息屬于哪各字段可以將信息填寫在“任意字段”后，點擊上方的【檢索】按鈕開始查詢這樣實現(xiàn)的查詢也叫模糊查詢。在“組合查詢”方式下用戶可以

13、設(shè)置多個查詢條件進(jìn)行復(fù)合查詢。上圖的對話框里可以設(shè)置多個條件進(jìn)行多條件復(fù)合檢索：1. 在“字段名”下拉框中選擇字段名；2. 在“運算符”下拉框中選擇運算符；l “等于”指用戶所選字段名的值等于用戶輸入的條件值；l “不等于” 指用戶所選字段名的值不等于用戶輸入的條件值； l “大于” 指用戶所選字段名的值大于用戶輸入的條件值； l “小于” 指用戶所選字段名的值小于用戶輸入的條件值； l “大于等于” 指用戶所選字段名的值大于等于用戶輸入的條件值； l “小于等于” 指用戶所選字段名的值小于等于用戶輸入的條件值； l “包含” 指用戶所選字段名的值包含用戶輸入的條件值；l “不包含” 指用戶所

14、選字段名的值不包含用戶輸入的條件值；l “為空” 指用戶所選字段名的值為空；l “不為空” 指用戶所選字段名的值不為空。3. 在“條件值”編輯框中輸入字段中需要查找的條件值即可（根據(jù)選擇的運算符不同輸入此字段的全部或部分的值）。4. 設(shè)置好一個檢索條件后點擊【添加檢索條件】按鈕，將設(shè)置好的檢索條件添加到檢索條件錄入框中。5. 添加一個檢索條件后可以選擇“并且”、“或者”、“非”及左右括號“（”、“）”用以改變檢索條件間的邏輯關(guān)系；如果選擇“或者”，此時當(dāng)前所設(shè)的條件與前一所設(shè)的條件是邏輯或的關(guān)系，也就是兩個條件中滿足一條就生效；如果選擇“并且”，那么當(dāng)前所設(shè)的條件與前一所設(shè)的條件是邏輯與的關(guān)系

15、也就是兩查詢條件必須同時滿足才生效。如果選擇“非”，那么當(dāng)前所設(shè)的條件與前一行所設(shè)的條件是邏輯非的關(guān)系也就是前一檢索條件必須排除后一檢索條件的范圍時整條檢索條件才生效。 點擊【刪除】按鈕刪除所有已經(jīng)添加的檢索條件，點擊【檢索】按鈕則按照設(shè)置好的檢索條件進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索，點擊“列所有”按鈕則列出當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的所有數(shù)據(jù)項，點擊【取消】退出檢索對話框。5打印目錄，選擇案卷或者文件的數(shù)據(jù)點“打印”出來對話框點“是”只打印選中的條目，“否”是打印目前列出的所有數(shù)據(jù)。選擇需要打印的報表名稱，點“打印”說明：打印時選中案卷和選中文件，出來的報表名稱不一樣 。6檔案數(shù)據(jù)的增刪改及上報數(shù)據(jù)：1檔案管理里的數(shù)據(jù)管

16、理也可以進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的增刪改，及其掛接電子文件，系統(tǒng)操作和收集整編完全一樣。但不同的是在檔案庫里不能進(jìn)行組卷。對于已經(jīng)歸檔的數(shù)據(jù)，如果要重新整理，可先返回到收集整編中再進(jìn)行整理。選中需要返回的案卷，右擊點“返回整編”2上報數(shù)據(jù)上報數(shù)據(jù)只能上報歸檔后的數(shù)據(jù)?？赏ㄟ^“上報數(shù)據(jù)”功能實現(xiàn)從各單機(jī)版里把需要移交的檔案數(shù)據(jù)移交給西安市地下鐵道有限責(zé)任公司。點“檔案管理”下的“上報數(shù)據(jù)”選擇需要上報的檔案類型，如“基建檔案”選擇上報數(shù)據(jù)的存放位置，輸入文件名點保存7檔案檢索檔案檢索也叫跨庫檢索幫助用戶快速而全面的查找需要的數(shù)據(jù)，選擇【開發(fā)利用】>【檔案檢索】出現(xiàn)如下界面在“輸入關(guān)鍵字”部分輸入檢索字，檢索字為文件信息著錄字段中任意內(nèi)容，支持模糊。8口令修改： 如果要修改系