公文事項(xiàng)處理注意事項(xiàng)

1、公文處理注意事項(xiàng)講座 根據(jù)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)安排和一些部門要求，今天在這里和大家就公文處理的一些注意事項(xiàng)進(jìn)行一個(gè)交流。為了能使我們的交流具有側(cè)重點(diǎn)和針對(duì)性，我對(duì)今年投資公司制作的150多份公文進(jìn)行了一個(gè)回頭看，逐份進(jìn)行了翻閱，對(duì)存在的問題進(jìn)行了收集，結(jié)合鐵路公文處理辦法進(jìn)行了梳理。按照公文處理的一般流程，現(xiàn)在分十個(gè)方面介紹如下，不妥之出請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和同志們批評(píng)指證。 下面涉及的問題實(shí)際都是獨(dú)立存在的問題，每一個(gè)小題目都基本能說明一個(gè)問題。有些內(nèi)容為了強(qiáng)調(diào)和從不同角度深入說明，會(huì)重復(fù)或交叉提及，請(qǐng)大家理解。 一、發(fā)文稿紙?zhí)顚?發(fā)文稿紙?zhí)顚懰坪鹾苁煜?，很簡單，但?shí)際存在的問題不少，問題都是從發(fā)文稿紙?zhí)顚懖灰?guī)范

2、開始的。不少該填寫的欄目沒有填寫。發(fā)文部門核稿人和綜合部門核稿人主要是檢查各項(xiàng)內(nèi)容是否正確，并不應(yīng)承擔(dān)擬稿人剩余的工作。 二、公文格式主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。從發(fā)文稿紙開始書寫（包括打?。?。不能寫此頁無正文。成文日期。署領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期。擬稿寫年月日時(shí)，日子可以空著。附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件一一列出，不能寫“附件1-3”，或“附件1-10”。抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。頁碼。公文頁數(shù)順序號(hào)。應(yīng)當(dāng)從發(fā)文稿紙開始

3、編頁碼，發(fā)文稿紙就是第一頁。文頭紙上文字語句與次頁文字語句要緊密銜接。打印稿件，文頭紙上要求填寫的欄目和所打印的內(nèi)容要對(duì)齊，不要錯(cuò)行，主送就主送，抄送就抄送。文件總份數(shù)如何計(jì)算：主送單位數(shù)、抄送單位數(shù)、存檔（1份）、辦文部門（1份）之和。 三、擬稿 題目如何構(gòu)成：“四合一”：由發(fā)文單位、關(guān)于、事由和文種組成，也可不加發(fā)文單位。 正確使用文種（發(fā)文種類）。我們公司常用的文種是：通知、通報(bào)、函、請(qǐng)示和報(bào)告。 如何確定文種：正確確定文件種類的關(guān)鍵是：明確發(fā)文目的。 通知的使用：批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布內(nèi)部規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任

4、免人員。 通報(bào)的使用：用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 函的使用：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 請(qǐng)示的使用：請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)。報(bào)告的使用：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。我公司只對(duì)“中國鐵路總公司”（以公章為準(zhǔn)）發(fā)送請(qǐng)示或匯報(bào)，不包括總公司各部門。文稿中正文前不重復(fù)寫主送單位，主送、抄送單位填寫在指定位置。 四、修改 修改符號(hào)要規(guī)范，刪除，增加，移位等修改應(yīng)按規(guī)定標(biāo)示。五、公文核稿：分為發(fā)文部門核稿和綜合部門核稿。 一是發(fā)文部門核稿： 公文文稿送出本部門前，應(yīng)當(dāng)先由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是： 行文理由

5、是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；內(nèi)容涉及的部門或者部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見;文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。二是綜合部門核稿：按鐵路公文處理辦法執(zhí)行。綜合部門核稿與發(fā)文部門核稿的關(guān)系：各負(fù)其責(zé)，互不替代。發(fā)文稿紙上有兩欄，分清了責(zé)任。本部門核稿（審核訂正文稿）是綜合部門核稿的基礎(chǔ)，如果發(fā)文部門公文質(zhì)量不高，綜合部門核稿就沒有辦法有效提高和保證文稿的質(zhì)量。目前最突出的問題是無法在書面上做到整潔。 六、校對(duì) 校對(duì)有兩個(gè)階段：

6、 一是復(fù)制前校對(duì)，二是復(fù)制后校對(duì)。拿到綜合部門打印稿后，辦文部門再審查一遍，主要檢查成文后的頁碼是否連續(xù)，有沒有漏業(yè)、重頁，少頁；打印件文字與原稿是否一致；公章是否加蓋。 在這里，有的同志或許會(huì)問：蓋章是綜合部門職責(zé)，應(yīng)當(dāng)由綜合部門負(fù)責(zé)。這個(gè)說法沒有錯(cuò)，但有責(zé)任不等于解決了所有問題；同樣道理，公文起草是執(zhí)筆人和擬稿部門的責(zé)任，但這個(gè)責(zé)任同樣需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核檢查，才能減少和避免問題。公文處理就是這樣由執(zhí)筆人、承辦部門、綜合部門、會(huì)簽部門、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)、共同把關(guān)的工作過程。出現(xiàn)差錯(cuò)有一定客觀原因，即使簡單重復(fù)性工作也平均出現(xiàn)萬分之六的錯(cuò)誤，但是，可以通過層層把關(guān)來消滅錯(cuò)誤，提高質(zhì)量。 七、主件

7、附件關(guān)系處理 主要內(nèi)容必須在正文中簡要表述清楚。但不少文件主要內(nèi)容沒有在正文中體現(xiàn)，正文中沒有主要內(nèi)容，內(nèi)容不完整。 附件的定義：附件是對(duì)主件的補(bǔ)充說明，不能代替正文對(duì)主要內(nèi)容的表述。假如沒有附件，主件也應(yīng)當(dāng)能獨(dú)立說明主要內(nèi)容。主件為主，附件為次，如果主要內(nèi)容不在主件里而在附件里，就是主次顛倒。比如：關(guān)于談判結(jié)果的函，卻沒有結(jié)果；既然說“詳見附件”，那對(duì)“粗見”概要的說明或敘述、介紹在哪里？ 如：談判小組按照采購文件規(guī)定，對(duì)報(bào)價(jià)文件進(jìn)行了評(píng)審，形成了談判報(bào)告，提出了合同授予建議（詳見附件一），這樣的表述實(shí)際沒有主要內(nèi)容。主要內(nèi)容在附件里，正文中反而沒有。 評(píng)標(biāo)報(bào)告問題。格式要規(guī)范，簽名要清楚并

8、注明時(shí)間。評(píng)標(biāo)報(bào)告的內(nèi)容我們不干涉，但對(duì)格式要按公文處理辦法去要求。 八、原件和復(fù)制件的關(guān)系 前邊我所說的七個(gè)問題，都屬于一個(gè)大的方面的問題：就是公文原件范圍內(nèi)的問題。與原件相對(duì)應(yīng)的的是：復(fù)制件。 什么是復(fù)制件？打印蓋章的文件。 原件與復(fù)制件的關(guān)系是： 原件是主件,打印件是復(fù)制件,原稿的重要程度高于復(fù)制件。 了解了這個(gè)關(guān)系，我們就會(huì)認(rèn)識(shí)到，原來這原件“輩份”很高，原件是復(fù)制件的“長輩”，重要程度更高，原件不是辦完就不要了，也不是存起來再也沒有用了，而是原件永遠(yuǎn)都對(duì)復(fù)制件起著規(guī)定、約束的作用。 確實(shí)是這樣，有些公文也不一定得有復(fù)制件，機(jī)關(guān)的有些公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，就已經(jīng)成為標(biāo)準(zhǔn)意義的公文，但根據(jù)需

9、要并不復(fù)制或印發(fā)，存檔備查，落實(shí)文件通過會(huì)議傳達(dá)進(jìn)行。又比如簽報(bào)，在機(jī)關(guān)，簽報(bào)僅此一份，也不復(fù)制，并不能說它不是文件。所以說沒有復(fù)制件，不等于這個(gè)文件不是文件。 由此可見，原件確實(shí)比復(fù)制件重要，所以對(duì)原件的起草、審核、修改、管理就十分重要，我們一定要重視提高公文稿件的處理質(zhì)量。既然認(rèn)識(shí)到原件這么重要，就能更好地理解今天我們?yōu)榻裉旖涣鞯牡谝粋€(gè)問題是從發(fā)文稿紙的正確使用開始講起。原來，發(fā)文稿紙承載了公文重要性的大量信息，公文的法定效力和權(quán)威性集中體現(xiàn)在發(fā)文稿紙上。發(fā)文稿紙?zhí)顚懖蝗虿粚懻?，?shí)際是很“奇葩”的一種做法。 九、公文管理領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不得改動(dòng)，確有必要改動(dòng)的，必須列出充足理由，報(bào)請(qǐng)簽發(fā)

10、該文件的領(lǐng)導(dǎo)同意。部門承辦發(fā)出的文件，包括收到的文件，應(yīng)當(dāng)集中管理，有個(gè)發(fā)文本，有個(gè)收文本，各員工、各小組暫時(shí)不用的文件，及時(shí)交出統(tǒng)一管理；需要時(shí)借閱，用過歸還。十、其他問題今天我的發(fā)言，提出這些問題和建議，首先是從鐵路公文處理辦法出發(fā)的，按照鐵路公文處理辦法和公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的要求進(jìn)行公文處理。同時(shí)，也實(shí)際上堅(jiān)持一個(gè)方法：這個(gè)方法就是：分清“行、對(duì)、好”的標(biāo)準(zhǔn)。我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的標(biāo)準(zhǔn)不能停留在也行、也對(duì)的水平上，而是應(yīng)當(dāng)要求自己向更好的標(biāo)準(zhǔn)努力。因?yàn)?，如果只滿足“也行”、“也對(duì)”的程度，我們的公文處理工作質(zhì)量就會(huì)越來越下降，而只有堅(jiān)持“好”、“更好”的標(biāo)準(zhǔn)，我們的公文質(zhì)量才能越來越高。如何追求更好這

11、個(gè)標(biāo)準(zhǔn)？一是嚴(yán)格要求自己，嚴(yán)肅認(rèn)真地對(duì)待公文處理工作：我們可以對(duì)自己提個(gè)要求，文件拿出來，讓別人難以找到可以改動(dòng)的地方。把字寫好，可以不是書法，但能體現(xiàn)認(rèn)真。發(fā)文稿紙?zhí)顚懹械膶?shí)在潦草，涂改混亂。要把自己姓名寫工整，有的實(shí)在難以辨認(rèn)。二是抽出時(shí)間系統(tǒng)地學(xué)習(xí)公文處理有關(guān)規(guī)定：學(xué)習(xí)鐵路公文處理辦法；學(xué)習(xí)鐵路公文格式；學(xué)習(xí)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法；學(xué)習(xí)國務(wù)院關(guān)于在公文和出版物上正確使用數(shù)字的規(guī)定。三是講究語法和修辭：語法就是就是把話說得對(duì)，修辭就是把話說得好。高質(zhì)量的公文擬稿要語法和修辭相得益彰。四是注意文字表述的一些具體問題“貴單位”與“你單位”的用法確定和統(tǒng)一：對(duì)地方政府、總公司各部門用“貴部門”即可。對(duì)其他單位一般用“你單位”較好。凡簽名，請(qǐng)注明時(shí)間?！暗取弊郑挥迷诰淠??！暗?數(shù)字”時(shí)，等前不等后。等是“類”、“前列所有”的意思，注意體會(huì)，正確使用。加括號(hào)的情況和位置：一是屬于相同的句子成分，二是括號(hào)里的內(nèi)容可以用所注解的內(nèi)容替換。數(shù)字用法，按規(guī)定使用。連詞（和、與、及）的用法。助詞（的、得、地）的用法。校對(duì)時(shí)請(qǐng)注意我改動(dòng)過的地方，體會(huì)為什么改；