外貿(mào)郵件專家使用手冊(cè)

1、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)-外貿(mào)企業(yè)應(yīng)用方案目 錄一、解決方案闡述31、外貿(mào)企業(yè)管理電子郵件中存在的問(wèn)題32、為什么要使用外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)33、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)介紹3二、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)特色及功能闡述4三、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)兩種典型應(yīng)用模式5四、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)在外貿(mào)公司實(shí)施之后的收效：6五、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)功能詳細(xì)介紹（部分）：81、郵件帳戶設(shè)置8（1）新增郵件帳戶8（2）郵箱權(quán)限分配設(shè)置82、軟件功能使用權(quán)限設(shè)置93、職員管轄設(shè)置104、郵件審批設(shè)置105、客戶檔案管理12（1）新增客戶檔案12（2）添加客戶的聯(lián)系人13（3）設(shè)置其他跟進(jìn)人13（4）審核控制136、快速建立客戶檔案15（1）選擇單個(gè)郵

2、件建檔16（2）批量建檔167、業(yè)務(wù)交接18（1）客戶交接18（2）員工離職交接198、郵件管理-郵件外部發(fā)送20（1）郵件的創(chuàng)建和直接發(fā)送21（2）郵件的接收和集中發(fā)送229、郵件管理-郵件內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)2510、自定義郵箱文件夾26（1）新建文件夾28（2）刪除文件夾2911、其他相關(guān)操作38（1）郵件的來(lái)源標(biāo)記39（2）郵件的轉(zhuǎn)發(fā)40（3）郵件自動(dòng)歸類42（4）郵件群發(fā)4312、郵件外發(fā)審核4814、跟蹤提醒5014、查找統(tǒng)計(jì)分析51（1）客戶郵件統(tǒng)計(jì)分析53（2）郵件正文備注55一、解決方案闡述外貿(mào)行業(yè)跟傳統(tǒng)行業(yè)最大的不同在于由“以產(chǎn)品為中心”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙钥蛻魹橹行摹?，可以說(shuō)把握住客戶就等

3、于把握住了企業(yè)發(fā)展的命脈，如何管理和服務(wù)好客戶？開(kāi)發(fā)一個(gè)客戶的過(guò)程往往也是開(kāi)發(fā)一個(gè)新產(chǎn)品或項(xiàng)目的過(guò)程，如何對(duì)過(guò)程進(jìn)行管理？如何有效的開(kāi)發(fā)新客戶？如何最大程度保證客戶不被流失和客戶資源的安全，成為一個(gè)外貿(mào)企業(yè)是否能實(shí)現(xiàn)跨越性發(fā)展，贏得未來(lái)的勝利的關(guān)鍵，外貿(mào)行業(yè)的主要特點(diǎn)是：貿(mào)易形式的多樣化，業(yè)務(wù)流程的多樣化，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)多樣化，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)復(fù)雜，成本計(jì)算困難等等。1、外貿(mào)企業(yè)管理電子郵件中存在的問(wèn)題(1)一般外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員主要通過(guò)Email的方式與客戶及潛在客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系。一般都是使用Outlook Express, Foxmail等單機(jī)版的客戶端郵件系統(tǒng)，不可避免的碰到以下是使外貿(mào)企業(yè)頭疼的問(wèn)題：業(yè)

4、務(wù)郵件分散在各業(yè)務(wù)員的Email系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法查詢、監(jiān)督及審批管理，更無(wú)法進(jìn)行客戶資源的統(tǒng)一管理。(2)郵件作為公司最重要的資源，如何備份，如何歸檔成為企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理員的一項(xiàng)不可能完成的任務(wù)，郵件越來(lái)越多，容量從一個(gè)到十幾個(gè)不斷的增長(zhǎng)，有一天突然打不開(kāi)怎么辦？系統(tǒng)或硬盤壞了怎么辦？中了病毒，郵件被莫名其妙刪除怎么辦？業(yè)務(wù)員走了，郵件及客戶資料也帶走了，或者惡意刪除，這些就好象是一顆不定時(shí)的炸彈，無(wú)法知道什么時(shí)候會(huì)發(fā)生，如何才能有效的避免。大量交往記錄無(wú)法有效整理，僅靠郵件系統(tǒng)無(wú)法做到按客戶、聯(lián)系人甚至按項(xiàng)目、報(bào)價(jià)、合同、服務(wù)請(qǐng)求分別歸檔，客戶資源無(wú)法有效的整理和分析。(3)通過(guò)參會(huì)，外貿(mào)推廣

5、獲取的大量詢盤和客戶資料缺乏有效和持續(xù)的跟蹤和挖掘，造成商業(yè)機(jī)會(huì)流失。(4)在環(huán)球資源、阿里巴巴、GOOGLE、百度等網(wǎng)絡(luò)花大量的資金做廣告，每天都有很多意向客戶來(lái)詢盤、報(bào)價(jià)、打樣，如何去管理它們，如何保證不同業(yè)務(wù)員不重復(fù)給同一個(gè)客戶報(bào)價(jià)或跟蹤，保證客戶和業(yè)務(wù)員點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的服務(wù)？如何最大效率的開(kāi)發(fā)成功客戶？負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)客戶的業(yè)務(wù)員每天在干什么？這些都是一個(gè)個(gè)難題。(5)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜而困難的勞動(dòng)，占據(jù)業(yè)務(wù)員大量的時(shí)間，主要有：A、詢/報(bào)價(jià)階段：如何有效的管理和審批，報(bào)價(jià)的依據(jù)是什么？工廠提供的大量的價(jià)格數(shù)據(jù)如何分析？B、打樣/樣品開(kāi)發(fā)階段：如何跟報(bào)價(jià)相結(jié)合，打樣的版本如何控制，樣品如何管理？C、項(xiàng)

6、目/產(chǎn)品開(kāi)發(fā)檔案管理：如何準(zhǔn)備記錄下所有產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的過(guò)程，并歸檔，供以后或大貨作參考，產(chǎn)品的圖紙、文檔及原始資料如何保存并共享？2、為什么要使用外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)(1)業(yè)務(wù)人員每天將大量的時(shí)間用于處理單據(jù)和重復(fù)性工作，歷史數(shù)據(jù)不能方便的被業(yè)務(wù)人員檢索和調(diào)用，日常操作停留在手工勞動(dòng)，無(wú)法發(fā)揮業(yè)務(wù)人員的最大價(jià)值。(2)垃圾郵件太多，如何能有效的防范。(3)為什么老是電腦網(wǎng)絡(luò)老是會(huì)中病毒，總是無(wú)休止的重裝系統(tǒng)，其實(shí)90%的病毒是通過(guò)電子郵件進(jìn)行傳播的。(4)歷史沉淀下許多有用的銷售數(shù)據(jù)及郵件卻不能利用為決策參考信息，為下一年產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)方向參考。(5)人員流失造成客戶資源流失和新員工接手原工作的緩慢，

7、有用的銷售經(jīng)驗(yàn)不能有效的內(nèi)部傳遞。作為企業(yè)的決策者總是感覺(jué)，為什么我很忙，但卻不知道賺了多少錢，業(yè)務(wù)員每天都在干嘛？貨物/打樣為什么老是出錯(cuò)？3、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)介紹外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)解決了外貿(mào)公司加強(qiáng)對(duì)電子郵件管理的迫切需求，將電子郵件統(tǒng)一處理和存儲(chǔ)，所有的郵件都通過(guò)系統(tǒng)收發(fā)，系統(tǒng)中的自動(dòng)分發(fā)功能將以前外貿(mào)公司必須通過(guò)手工分發(fā)的問(wèn)題徹底解決，大大提高工作效率，也提高了公司的管理能力?？煞奖愕膶?shí)現(xiàn)老板或經(jīng)理對(duì)郵件的監(jiān)督和查詢；將郵件與客戶關(guān)系管理、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等有機(jī)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了對(duì)客戶郵件以及其它資料的有機(jī)整合，客戶可方便的查詢到某個(gè)客戶的所有來(lái)往郵件記錄；同時(shí)系統(tǒng)徹底的解決了業(yè)務(wù)人員飛單的情況以及

8、方便快速的實(shí)現(xiàn)新老業(yè)務(wù)人員的交接；系統(tǒng)還提供全面的權(quán)限管理功能，保障公司郵件資源的安全，也就保障了客戶的安全?？梢哉f(shuō)，使用了外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)之后，您就可完全放心的將精力放在發(fā)展業(yè)務(wù)上了，而不用擔(dān)心電子郵件的事務(wù)了。二、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)特色及功能闡述1、網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，郵件集中存放在服務(wù)中，統(tǒng)一分發(fā)和處理，保障數(shù)據(jù)安全（1）所有Email等資料都會(huì)存入到服務(wù)器端，業(yè)務(wù)員跟據(jù)權(quán)限處理郵件。（2）多種備份方式：自動(dòng)備份、打包備份、手動(dòng)備份等，保證資料萬(wàn)無(wú)一失。（3）根據(jù)系統(tǒng)管理員設(shè)定的轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則，自動(dòng)將郵件分發(fā)給相關(guān)人員處理。2、系統(tǒng)提供嚴(yán)格的各級(jí)權(quán)限管理，杜絕業(yè)務(wù)員飛單（1）業(yè)務(wù)人員只能查看和修改其權(quán)限

9、內(nèi)的數(shù)據(jù)，高層及經(jīng)理可設(shè)定查看其他人員的客戶信息。（2）管理人員還可控制郵件刪除的權(quán)限，并且已刪除郵件可以恢復(fù)和跟蹤。3、方便高效的領(lǐng)導(dǎo)查詢和監(jiān)督功能高層和主管可以根據(jù)各種條件的組合靈活檢索所有的往來(lái)Email，查看和監(jiān)督日程業(yè)務(wù)的運(yùn)作和進(jìn)展情況，包括建立的文件夾，發(fā)出的郵件和處理郵件的情況以及客戶開(kāi)發(fā)的進(jìn)度等等。4、系統(tǒng)提供強(qiáng)大的收發(fā)審批功能企業(yè)可以基于業(yè)務(wù)員或特定的客戶建立Email審批流程，對(duì)于新業(yè)務(wù)員、重點(diǎn)或敏感客戶，主管可以設(shè)置審批程序,審批通過(guò)的郵件方可由業(yè)務(wù)員發(fā)出。審批未通過(guò)的，需根據(jù)主管建議作相應(yīng)修改，直至通過(guò)審批。5、智能化自動(dòng)分發(fā)功能，解放老板或經(jīng)理，再也不需花時(shí)間在分發(fā)郵

10、件上對(duì)于公共郵箱，可設(shè)定郵件轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)郵件分發(fā)自動(dòng)化、智能化。6、與客戶管理系統(tǒng)完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)郵件與客戶的有機(jī)聯(lián)結(jié)（1）對(duì)于Email地址在系統(tǒng)中不存在的郵件，用戶可依此創(chuàng)建新的銷售線索，進(jìn)而可以轉(zhuǎn)換為聯(lián)系人/客戶和銷售機(jī)會(huì)，或?qū)⒃揈mail地址與系統(tǒng)中現(xiàn)有的相應(yīng)聯(lián)系人相關(guān)聯(lián)。（2）對(duì)于所有的往來(lái)Email，標(biāo)注相關(guān)的屬性，如：報(bào)價(jià)單、訂單、發(fā)票等，從而將進(jìn)行歸類管理，方便查詢，節(jié)省業(yè)務(wù)處理的時(shí)間，并建立統(tǒng)一的客戶往來(lái)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。（3）可進(jìn)行客戶區(qū)域管理、聯(lián)系人管理、狀態(tài)管理等。7、使用方便、界面友好，并能大大提高業(yè)務(wù)人員工作效率，深得業(yè)務(wù)人員喜愛(ài)，避免了業(yè)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)的抵觸（1）使用傳統(tǒng)

11、與現(xiàn)代相結(jié)合的界面，所有功能一目了然，使用方便。（2）充分內(nèi)置了許多操作便捷功能，如快速拖曳、直接通過(guò)點(diǎn)擊批量填加客戶、數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入等功能，大大提高工作效率。8、群發(fā)功能協(xié)助您輕松推廣業(yè)務(wù)及聯(lián)絡(luò)感情，推動(dòng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展（1）群發(fā)功能可以從文件中導(dǎo)入地址，也可從客戶中批量添加地址，而且每封信都能對(duì)應(yīng)所設(shè)定的稱謂，充分尊重客戶。（2）將樣品信息快速發(fā)給相關(guān)客戶，也能在如節(jié)日時(shí)給客戶發(fā)去問(wèn)候。（3）使用靈活方便，并可自動(dòng)記錄所有群發(fā)結(jié)果，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。9、強(qiáng)大的垃圾郵件防范功能有效防范垃圾郵件，可以設(shè)定多種過(guò)濾方式，也可以分公共郵箱和個(gè)人郵箱過(guò)濾。10、簡(jiǎn)單快速的遠(yuǎn)程訪問(wèn)，方便分支機(jī)構(gòu)或遠(yuǎn)程移動(dòng)辦公（

12、1）提供簡(jiǎn)單快速的遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)，老總、經(jīng)理或業(yè)務(wù)員出差或在家中都可以處理自已的郵件，處理方式跟在公司一模一樣。（2）支持ADSL等動(dòng)態(tài)IP接入方式，無(wú)需增加任何額外的費(fèi)用。數(shù)據(jù)通信可以自定義加密方式，保證數(shù)據(jù)安全。11、能將業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程有效串聯(lián)如公司通過(guò)群發(fā)郵件、國(guó)內(nèi)外展會(huì)、廣告或推廣發(fā)布信息客戶詢盤自動(dòng)分配給相關(guān)業(yè)務(wù)人員聯(lián)系回復(fù)客戶(將意向客戶添加至客戶檔案)領(lǐng)導(dǎo)審核客戶確認(rèn)(訂單)安排下單等一系列聯(lián)系的過(guò)程通過(guò)系統(tǒng)快速、便捷的實(shí)現(xiàn)。12、系統(tǒng)還具有很多其他功能（1）公司統(tǒng)一郵件模板管理，提升公司形象，規(guī)范公司發(fā)出的郵件。（2）海(國(guó))外郵箱轉(zhuǎn)發(fā)，確保郵件準(zhǔn)確到達(dá)目的地。（3）靈活設(shè)定郵件讀

13、取范圍，可將郵件自動(dòng)分頁(yè)，有效解決郵件量大的問(wèn)題。（4）郵件標(biāo)簽管理，進(jìn)行標(biāo)簽的方式管理。13、郵件及客戶資料移交當(dāng)業(yè)務(wù)員離職或需交換客戶時(shí)，快速將業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)資料(郵件，傳真，客戶等等)交接到另一業(yè)務(wù)員，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)無(wú)縫交接管理。14、分布式服務(wù)器集群管理當(dāng)用戶數(shù)量大(200用戶以上)，郵件量多(30G/月)，可通過(guò)配置分布式服務(wù)器，將負(fù)荷均衡到各臺(tái)服務(wù)器中。三、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)兩種典型應(yīng)用模式根據(jù)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和Internet應(yīng)用方式的不同，主要有兩類不同的應(yīng)用模式：（） 局域網(wǎng) ADSL等方式接入Internet 企業(yè)郵局應(yīng)用；（） 局域網(wǎng) ADSL等方式接入Internet 一個(gè)POP3信

14、箱共享應(yīng)用。下面，就這兩種不同的應(yīng)用模式特點(diǎn)及具體實(shí)現(xiàn)詳細(xì)介紹如下：局域網(wǎng) ADSL等方式接入Internet 企業(yè)郵局應(yīng)用對(duì)于已經(jīng)設(shè)立企業(yè)郵局的用戶，外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)也可以很好地配合應(yīng)用，使企業(yè)的郵件應(yīng)用更加方便，更加可靠規(guī)范企業(yè)注冊(cè)有域名（如：）并設(shè)立企業(yè)郵局，擁有n個(gè)域名級(jí)的POP3信箱（如：），外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)可以集中管理這n個(gè)POP3信箱，外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)可以統(tǒng)一收取這n個(gè)POP3信箱的Email并投遞至LAN郵件服務(wù)器中相應(yīng)的POP3信箱中去。具體應(yīng)用模式請(qǐng)參見(jiàn)圖所示：局域網(wǎng) ADSL等方式接入Internet 一個(gè)POP3信箱共享應(yīng)用對(duì)于尚未注冊(cè)域名的用戶，外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)可以通

15、過(guò)一個(gè)POP3信箱的 “共享應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)Internet郵件的整個(gè)公司的規(guī)范使用這是一個(gè)非常規(guī)的應(yīng)用模式，企業(yè)只擁有一個(gè)Email信箱，譬如： ，在企業(yè)局域網(wǎng)LAN中設(shè)立一個(gè)外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)郵件服務(wù)器，此時(shí)，外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)只是一個(gè)局域網(wǎng)郵件服務(wù)器，同時(shí)，外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)是一個(gè)特殊的郵件網(wǎng)關(guān)，可以解釋標(biāo)準(zhǔn)Email地址的發(fā)件人姓名信息，譬如：name<>，IComMail 2005系統(tǒng)可以識(shí)別<>前的name信息，依據(jù)不同的 ” name” 信息將郵件分發(fā)至局域網(wǎng)LAN中郵件服務(wù)器相應(yīng)的POP3信箱中。具體應(yīng)用模式請(qǐng)參見(jiàn)圖所示：四、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)在外貿(mào)公司實(shí)施之后

16、的收效：1、企業(yè)員工在公司局域網(wǎng)中都擁有一個(gè) 的Email信箱，員工之間的交流十分方便，不通過(guò)因特網(wǎng)流轉(zhuǎn)，保密性好；2、對(duì)于外發(fā)的郵件，都可以按照預(yù)先的設(shè)置，分別將郵件發(fā)送者自動(dòng)替換成公司規(guī)定的對(duì)外Email地址： mana 等，達(dá)到公司統(tǒng)一對(duì)外郵件地址的目的；3、對(duì)于所有進(jìn)出的郵件都有完整的歸檔備份，有專門的智能檢索工具，可以按照發(fā)件人、收件人、郵件主題、發(fā)（收）件日期時(shí)間等信息來(lái)檢索；4、對(duì)于接收到的郵件，安裝可維護(hù)的分檢規(guī)則呈送給收件人，可以按照信箱地址分檢，也可以按照郵件主題分檢，可以自動(dòng)抄送副本給他人，甚至可以按照客戶（發(fā)件人）的Email地址分檢呈送；5、對(duì)于外發(fā)郵件，可以設(shè)置審核

17、規(guī)則，由主管簽審之后發(fā)送。五、外貿(mào)郵件專家系統(tǒng)功能介紹第1章 用戶登陸1.1 系統(tǒng)登錄在系統(tǒng)登陸窗口中用戶需要輸入用戶名稱和密碼，按【確定】登錄；按【取消】取消登錄。圖 系統(tǒng)登錄界面【注】：用戶名稱即用戶帳號(hào)（管理員預(yù)先分配好）如果用戶安裝本系統(tǒng)后第一次登陸，管理員可以用超級(jí)用戶身份登陸（用戶名稱：Admin 密碼為空）為自己創(chuàng)建一個(gè)新的帳戶。使用習(xí)慣模式選擇：1. OUTLOOK樣式如果您以前一直使用OUTLOOK EXPRESS 6,并對(duì)該軟件的使用習(xí)慣和模式比較熟悉，可以現(xiàn)在此模式，進(jìn)入軟件后，軟件菜單布局和窗口布局和OUTLOOK是完全一樣。2. FOXMAIL樣式如果您以前一直使用F

18、OXMAIL,并對(duì)該軟件的使用習(xí)慣和模式比較熟悉，可以現(xiàn)在此模式，進(jìn)入軟件后，軟件菜單布局和窗口布局和FOXMAIL是完全一樣。您可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣和模式選擇。只顯示部分郵件設(shè)置：當(dāng)軟件使用較長(zhǎng)時(shí)間（比如2年），很多郵件不需要用到，可以在此處設(shè)置只需要顯示出來(lái)郵件的時(shí)間。第2章 模塊功能介紹-系統(tǒng)設(shè)置為了方便用戶使用的需要，本系統(tǒng)還提供了常用基礎(chǔ)編碼維護(hù)集中管理：可以執(zhí)行新建、修改、刪除（ 公司，部門，職務(wù)，客戶類型，客戶狀態(tài)，客戶來(lái)源，國(guó)家地區(qū)，郵件類型，產(chǎn)品類型，群發(fā)郵件時(shí)間間隔）等最常用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。操作路徑：點(diǎn)擊“管理員專區(qū)”菜單中的“設(shè)置基礎(chǔ)分類”，如下圖中紅框標(biāo)示的文字：在如下的界

19、面中，選中您需要維護(hù)的項(xiàng)目，如“郵件類型”，此時(shí)就可以在右邊的列表中進(jìn)行相應(yīng)的操作了，如新增一個(gè)客戶類型，或是修改、刪除當(dāng)前已有的郵件類型。文檔可自由編輯打印2.2 部門設(shè)置 部門信息是職員的基本信息之一， 在進(jìn)行了公司的基本信息設(shè)置后，下面我們將進(jìn)行部門信息的設(shè)置。操作路徑：在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“公司信息”中的“部門”。進(jìn)入部門管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn)部門的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的部門將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“部門簡(jiǎn)稱”、“部門名稱”、“部門負(fù)責(zé)人”、“部門說(shuō)明”等進(jìn)行排序（1）新建部門信息點(diǎn)擊部門管理窗口中工具條上的“新建”， 或者在部門列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵

20、，選擇“新建”按鈕，進(jìn)入新增部門窗口：用戶可以在此錄入部門的基本信息，其中“部門簡(jiǎn)稱”和“部門名稱”為必填項(xiàng)。（2）刪除部門信息選定列表中的對(duì)應(yīng)部門條目，單擊部門管理窗口中工具條上的“刪除”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。注意：部門信息也是企業(yè)的重要信息，用戶端也只有在管理員分配了相應(yīng)的管理權(quán)限下才能進(jìn)行“部門設(shè)置”的新建、修改、刪除等操作。2.3 職務(wù)設(shè)置 職務(wù)信息是職員的基本信息之一， 在進(jìn)行了部門的基本信息設(shè)置后，下面我們將進(jìn)行職務(wù)信息的設(shè)置。操作路徑：在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“公司信息”中的“職務(wù)”。進(jìn)入職務(wù)管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn)職務(wù)的新建、修改、刪除、查找等； 已添加

21、的職務(wù)將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“職務(wù)名稱”進(jìn)行排序（1）新建職務(wù)信息點(diǎn)擊職務(wù)管理窗口中工具條上的“新建”， 或者在職務(wù)列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建”按鈕，進(jìn)入新增職務(wù)窗口：用戶可以在此錄入職務(wù)的基本信息，其中“職務(wù)簡(jiǎn)稱”和“職務(wù)名稱”為必填項(xiàng)。（2）刪除職務(wù)信息選定列表中的對(duì)應(yīng)職務(wù)條目，單擊職務(wù)管理窗口中工具條上的“刪除”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。2.4 客戶類型設(shè)置 客戶類型信息是客戶的基本信息之一， 在進(jìn)行了職務(wù)部門的基本信息設(shè)置后，下面我們將進(jìn)行客戶類型信息的設(shè)置。操作路徑：在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“客戶”中的“客戶類型”。進(jìn)入客戶類型管理的界面中，我們可以

22、實(shí)現(xiàn)客戶類型的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的客戶類型將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“客戶類型名稱”進(jìn)行排序（1）新建客戶類型信息點(diǎn)擊客戶類型管理窗口中工具條上的“新建”， 或者在客戶類型列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建”按鈕，進(jìn)入新增客戶類型窗口：用戶可以在此錄入客戶類型的基本信息，其中“客戶類型簡(jiǎn)稱”和“客戶類型名稱”為必填項(xiàng)。（2）刪除客戶類型信息選定列表中的對(duì)應(yīng)客戶類型條目，單擊客戶類型管理窗口中工具條上的“刪除”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。2.5 客戶狀態(tài)設(shè)置 客戶狀態(tài)信息是客戶的基本信息之一， 在進(jìn)行了職務(wù)部門的基本信息設(shè)置后，下面我們將進(jìn)行客戶狀態(tài)信息的設(shè)置。操作

23、路徑：在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“客戶”中的“客戶狀態(tài)”。進(jìn)入客戶狀態(tài)管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn)客戶狀態(tài)的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的客戶狀態(tài)將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“客戶狀態(tài)名稱”進(jìn)行排序（1）新建客戶狀態(tài)信息點(diǎn)擊客戶狀態(tài)管理窗口中工具條上的“新建”， 或者在客戶狀態(tài)列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建”按鈕，進(jìn)入新增客戶狀態(tài)窗口：用戶可以在此錄入客戶狀態(tài)的基本信息，其中“客戶狀態(tài)簡(jiǎn)稱”和“客戶狀態(tài)名稱”為必填項(xiàng)。（2）刪除客戶狀態(tài)信息選定列表中的對(duì)應(yīng)客戶狀態(tài)條目，單擊客戶狀態(tài)管理窗口中工具條上的“刪除”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。2.6 客戶來(lái)源設(shè)置 客戶來(lái)源信息

24、是客戶的基本信息之一， 在進(jìn)行了職務(wù)部門的基本信息設(shè)置后，下面我們將進(jìn)行客戶來(lái)源信息的設(shè)置。操作路徑：在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“客戶”中的“客戶來(lái)源”。進(jìn)入客戶來(lái)源管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn)客戶來(lái)源的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的客戶來(lái)源將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“客戶來(lái)源名稱”進(jìn)行排序（1）新建客戶來(lái)源信息點(diǎn)擊客戶來(lái)源管理窗口中工具條上的“新建”， 或者在客戶來(lái)源列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建”按鈕，進(jìn)入新增客戶來(lái)源窗口：用戶可以在此錄入客戶來(lái)源的基本信息，其中“客戶來(lái)源簡(jiǎn)稱”和“客戶來(lái)源名稱”為必填項(xiàng)。（2）刪除客戶來(lái)源信息選定列表中的對(duì)應(yīng)客戶來(lái)源條目，單擊客戶來(lái)源管理

25、窗口中工具條上的“刪除”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。2.7 國(guó)家地區(qū)設(shè)置 國(guó)家地區(qū)信息是客戶的基本信息之一，下面我們將進(jìn)行國(guó)家地區(qū)信息的設(shè)置。操作路徑：在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“客戶”中的“國(guó)家地區(qū)”。進(jìn)入國(guó)家地區(qū)管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn)國(guó)家地區(qū)的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的國(guó)家地區(qū)將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“國(guó)家地區(qū)名稱”進(jìn)行排序（1）新建國(guó)家地區(qū)信息點(diǎn)擊國(guó)家地區(qū)管理窗口中工具條上的“新建”， 或者在國(guó)家地區(qū)列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建”按鈕，進(jìn)入新增國(guó)家地區(qū)窗口：用戶可以在此錄入國(guó)家地區(qū)的基本信息。（2）刪除國(guó)家地區(qū)信息選定列表中的對(duì)應(yīng)國(guó)家地區(qū)條目，單擊

26、國(guó)家地區(qū)管理窗口中工具條上的“刪除”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。2.8 郵件類型設(shè)置郵件類型信息是郵件分類的基本信息之一，下面我們將進(jìn)行郵件類型信息的設(shè)置。操作路徑：在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“郵件”中的“郵件類型”。進(jìn)入郵件類型管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn)郵件類型的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的郵件類型將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“郵件類型名稱”進(jìn)行排序（1）新建郵件類型信息點(diǎn)擊郵件類型管理窗口中工具條上的“新建”， 或者在郵件類型列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“新建”按鈕，進(jìn)入新增郵件類型窗口：用戶可以在此錄入郵件類型的基本信息，其中“郵件類型簡(jiǎn)稱”和“郵件類型名稱”為必填

27、項(xiàng)。（2）刪除郵件類型信息選定列表中的對(duì)應(yīng)郵件類型條目，單擊郵件類型管理窗口中工具條上的“刪除”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。2.9 產(chǎn)品類型設(shè)置 產(chǎn)品類型信息是產(chǎn)品分類的基本信息之一，下面我們將進(jìn)行產(chǎn)品類型信息的設(shè)置。操作路徑：在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“產(chǎn)品”中的“產(chǎn)品類型”。進(jìn)入產(chǎn)品類型管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品類型的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的產(chǎn)品類型將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“產(chǎn)品類型名稱”進(jìn)行排序（1）新建產(chǎn)品類型信息點(diǎn)擊產(chǎn)品類型管理窗口中工具條上的“新建”， 或者在產(chǎn)品類型列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建”按鈕，進(jìn)入新增產(chǎn)品類型窗口：用戶可以在此錄入

28、產(chǎn)品類型的基本信息，其中“產(chǎn)品類型簡(jiǎn)稱”和“產(chǎn)品類型名稱”為必填項(xiàng)。（2）刪除產(chǎn)品類型信息選定列表中的對(duì)應(yīng)產(chǎn)品類型條目，單擊產(chǎn)品類型管理窗口中工具條上的“刪除”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。第3章 模塊功能介紹-職員設(shè)置職員管理是系統(tǒng)中很關(guān)鍵的管理專區(qū)之一，所有需要用到本系統(tǒng)的職員都必須在本功能管理中對(duì)應(yīng)設(shè)置一個(gè)用戶名稱（用戶帳號(hào)），以可以使用自己的用戶帳號(hào)登錄系統(tǒng)。注意：系統(tǒng)內(nèi)預(yù)置有“admin”職員，這是系統(tǒng)初始的管理員，請(qǐng)勿刪除該職員。另外，預(yù)置時(shí)“admin”并未設(shè)置登錄密碼，為了您系統(tǒng)的安全，您應(yīng)該在第一時(shí)間為其設(shè)置登錄密碼，并妥善保管該密碼，避免泄露或遺忘。操作路徑：點(diǎn)擊“

29、管理員專區(qū)”菜單中的“第一步 建立職員及設(shè)置權(quán)限”，如下圖中紅框標(biāo)示的文字：在本功能中，我們可以新增、修改和刪除職員的信息等內(nèi)容。點(diǎn)擊工具欄中的“新建”或者在職員列表中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新建，將彈出“新增職員”窗口：3.1 基本信息首先設(shè)置職員的基本信息。輸入職員的編號(hào)，選擇部門和職位，系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置了“總經(jīng)理”、“部門主管”、“操作員”、“業(yè)務(wù)員”四種職位，用戶可以自行選擇，也可以點(diǎn)擊新增按鈕，進(jìn)行職位的新增。此外在職員窗口中，我們也可以輸入職員的單位電話、家庭電話、電子產(chǎn)品地址、郵政編碼等相關(guān)信息。3.2 功能使用權(quán)限設(shè)置功能使用權(quán)限設(shè)置是對(duì)職員使用本系統(tǒng)各功能模塊權(quán)限的管理，包括對(duì)“系統(tǒng)

30、管理”、“郵箱”、“客戶”、“產(chǎn)品”等操作權(quán)限的分配和管理。如下圖所示，選中要設(shè)置權(quán)限的職員，然后在紅框標(biāo)示的部分勾選需要賦予的權(quán)限，最后點(diǎn)擊“確定”即可。第4章 模塊功能介紹-郵件帳戶設(shè)置4.1 郵件帳戶設(shè)置本節(jié)將涉及公司郵箱的信息建立，修改以及對(duì)應(yīng)的分發(fā)規(guī)則等。注意：郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行管理。操作路徑：點(diǎn)擊“管理員專區(qū)”菜單中的“第二步 設(shè)置業(yè)務(wù)員郵箱”，如下圖中紅框標(biāo)示的文字：在本功能中，我們可以新增、修改和刪除郵箱等內(nèi)容。點(diǎn)擊工具欄中的“新建”或者在郵箱列表中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新建，將彈出“新增郵箱”窗口：（1）新增郵件帳戶點(diǎn)擊新建按鈕，或者點(diǎn)擊鼠標(biāo)右

31、鍵，選擇新建，將彈出郵箱帳戶的新建向?qū)В海?）郵箱權(quán)限分配設(shè)置新建完成后，系統(tǒng)將提示你 “是否立即進(jìn)行郵箱分配設(shè)置”，如下圖所示。注意：郵箱的分配設(shè)置是指設(shè)定可以使用本郵件帳戶的職員。例如：公司有甲、乙、丙三個(gè)職員，設(shè)置了A、B兩個(gè)郵件帳戶，此時(shí)可以設(shè)置A帳戶允許甲和乙兩職員使用，而B(niǎo)帳戶允許乙和丙兩職員使用。如果用戶不需要立即設(shè)置，可以直接點(diǎn)擊“否”，如果點(diǎn)擊“是”將進(jìn)入郵箱屬性窗口。選擇“郵箱使用情況”頁(yè)面，如下圖：然后再點(diǎn)擊添加，在新增“添加職員”中選擇需要使用的職員，然后點(diǎn)擊“確定”。郵箱分發(fā)類型說(shuō)明：1.唯一一個(gè)職員使用此郵箱當(dāng)郵箱使用者為一個(gè)人，該郵箱所有郵件都分配給一個(gè)人獨(dú)立處理

32、，就可以選擇此分發(fā)類型，這個(gè)命名的郵箱為業(yè)務(wù)員SUSAN獨(dú)立使用，即可這樣設(shè)置。選擇此分發(fā)類型后，使用此郵箱的使用者只能選擇一個(gè)。2.按照客戶關(guān)系分發(fā)這樣的郵箱，可能是公司業(yè)務(wù)部門所有人都有可能收到里面屬于自己客人的郵件，如果非非自己的客人，就收不到，由主管決定新客人以后交給誰(shuí)來(lái)跟進(jìn)和處理，即可選擇此類郵箱類型選擇此分類后，使用此郵箱的使用者可以選擇多個(gè)，并且必須設(shè)置手工分發(fā)或者主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)的主管。（3）刪除或修改郵件帳戶如果您需要修改、刪除當(dāng)前存在的郵件帳戶，可以在郵件帳戶列表中選中要修改或刪除的帳戶，然后點(diǎn)擊如下圖紅框標(biāo)示的“修改”或“刪除”按鍵。第5章 模塊功能介紹-第三步 設(shè)置下級(jí)管轄職員

33、本節(jié)將涉及職員管轄范圍的信息建立等。注意：郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行。操作路徑：點(diǎn)擊“管理員專區(qū)”菜單中的“第三步 設(shè)置下級(jí)管轄職員”，如下圖中紅框標(biāo)示的文字：5.1 管轄設(shè)置在“第三步 設(shè)置下級(jí)管轄職員”頁(yè)面中可以定義當(dāng)前職員的下屬職員，作為對(duì)下屬職員管理。設(shè)置完成后，可以通過(guò)主界面右上角的切換選項(xiàng)，切換進(jìn)入某一下屬職員的操作界面中，查看其所有工作情況。同時(shí)：在主管工作界面，查看未回復(fù)郵件，未分類郵件，統(tǒng)計(jì)分析郵件等，均可以直接通過(guò)選擇下級(jí)業(yè)務(wù)員名稱進(jìn)行查看第6章 模塊功能介紹-郵件審核設(shè)置本節(jié)將涉及職員郵件外發(fā)審批的信息建立等。注意：郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)

34、管理員”身份的職員才能進(jìn)行。操作路徑：點(diǎn)擊“管理員專區(qū)”菜單中的“郵件審核設(shè)置”，如下圖中紅框標(biāo)示的文字：6.1 郵件審批設(shè)置在“郵件審批設(shè)置”頁(yè)面中，主要是定義當(dāng)前職員在外發(fā)郵件時(shí)，是否需要上級(jí)管理者進(jìn)行審核，并且設(shè)置郵件外發(fā)郵件的類型。第7章 模塊功能介紹-客戶管理客戶信息是今后業(yè)務(wù)往來(lái)的基礎(chǔ)，為了今后更好地進(jìn)行郵件往來(lái)，管理員需要事先對(duì)這些信息進(jìn)行設(shè)置。注意：在本系統(tǒng)中客戶檔案都是統(tǒng)一存放在“通訊簿”中。操作路徑：點(diǎn)擊工具欄中的“通訊薄”，如下圖中紅框標(biāo)示的文字：7.1 客戶檔案客戶檔案是商貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)的重要基礎(chǔ)，所以為了今后往來(lái)郵件的方便，更詳細(xì)的了解客戶，查看客戶記錄和往來(lái)歷史記錄

35、，我們首先在建立客戶檔案時(shí)就要盡可能的做到完整和詳細(xì)?？蛻魴n案中包括了客戶的來(lái)源、客戶類型、重要程度以及基本的聯(lián)系信息等內(nèi)容，在建立客戶檔案時(shí)，管理員可以指定與客戶聯(lián)系的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，便于業(yè)務(wù)員對(duì)客戶進(jìn)行跟蹤管理。（1）新增客戶檔案進(jìn)入所有客戶界面，點(diǎn)擊新建或者點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵新建，將彈出新增客戶窗口，必須輸入客戶的名稱和簡(jiǎn)稱，同時(shí)也可以輸入國(guó)家/地區(qū)、郵政編碼、客戶類型、重要程度，同時(shí)也可以錄入客戶的地址信息和主要聯(lián)系人信息，為了便于業(yè)務(wù)員跟進(jìn)，需要在窗口中輸入主要負(fù)責(zé)人，如果不進(jìn)行選擇，系統(tǒng)將自動(dòng)默認(rèn)為跟進(jìn)者是系統(tǒng)主管。客戶窗口見(jiàn)下圖：在新增客戶窗口上選擇“其他”，進(jìn)入其他信息的錄入欄中，此界面

36、中的信息是選填內(nèi)容，用戶可以根據(jù)情況進(jìn)行錄入；為了更好的了解客戶，用戶可以將此處補(bǔ)充完整。（2）添加客戶的聯(lián)系人在新增客戶窗口上選擇“聯(lián)系人”，進(jìn)入聯(lián)系人的頁(yè)面。在此界面點(diǎn)擊“添加”按鈕，將彈出“新增聯(lián)系人”窗口，在此窗口中進(jìn)行輸入保存后，該聯(lián)系人將自動(dòng)出現(xiàn)在客戶窗口的其他聯(lián)系人列表中。（3）設(shè)置其他跟進(jìn)人對(duì)于一個(gè)客戶，系統(tǒng)除了提供一對(duì)一對(duì)的跟進(jìn)關(guān)系外，也提供多對(duì)一的跟進(jìn)方式。如果一個(gè)客戶需要有多個(gè)跟進(jìn)人，只需在該客戶窗口上點(diǎn)擊“檔案共享”，進(jìn)入檔案共享頁(yè)面，如下圖：在“需要業(yè)務(wù)聯(lián)系的職員”列表中選擇需要跟進(jìn)的人員，可以進(jìn)行多選，那么這個(gè)跟進(jìn)者也就可以看見(jiàn)該客戶的信息。注意：如果將“同時(shí)收到此

37、客戶郵件”前的方框選擇，則表示，當(dāng)該客戶發(fā)送郵件時(shí)，除了主要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可以看見(jiàn)此封郵件外，這兒設(shè)置的其他業(yè)務(wù)跟進(jìn)人也可以看見(jiàn)該封郵件。反之，不選擇此項(xiàng)，那么其他業(yè)務(wù)跟進(jìn)人，就只能看見(jiàn)該客戶的基本信息，而無(wú)法看到該客戶發(fā)來(lái)的郵件。（4）審核控制為了加強(qiáng)外發(fā)郵件管理，針對(duì)一些重點(diǎn)客戶，我們可以使用外發(fā)郵件審核功能。在新增客戶窗口的右下方，如果將“外發(fā)郵件控制”選擇為“控制”，那么所有給該客戶發(fā)送的郵件都需要具有審核權(quán)限的職員審核通過(guò)后，系統(tǒng)才會(huì)發(fā)送。 注意：您在閱讀“職員設(shè)置”一節(jié)時(shí)，會(huì)看到職員設(shè)置中也有外發(fā)郵件審核控制的項(xiàng)目。其實(shí)“職員外發(fā)郵件控制”和“客戶外發(fā)郵件控制”只是面向兩個(gè)不同的對(duì)象而

38、已，簡(jiǎn)單的說(shuō)“職員外發(fā)郵件控制”是在指定那些職員外發(fā)的郵件需要審核，此時(shí)不論職員發(fā)送哪些客戶；而“客戶外發(fā)郵件控制”是在指定給那些客戶發(fā)送郵件需要審核，此時(shí)不論是那個(gè)職員發(fā)送的。7.2 客戶分類為了對(duì)客戶檔案分類管理的需要，您可以建立文件夾。將客戶歸入不同的文件夾，這樣查詢管理起來(lái)更加方便。7.3 快速建立客戶檔案除了通過(guò)“通訊簿”建立客戶檔案外，系統(tǒng)為了方便日常的使用還提供了快速建立客戶檔案的功能。（1）選擇單個(gè)郵件建檔操作路徑：在郵件列表中選擇某封郵件后，單擊右鍵，選擇“添加成新客戶”或“添加新聯(lián)系人”，如下圖紅框標(biāo)示的內(nèi)容。其功能是將所選郵件的發(fā)件人添加到客戶檔案中。點(diǎn)擊“添加成新客戶”

39、，按鍵出現(xiàn)以下界面：同時(shí)還可以將發(fā)件人“添加為聯(lián)系人”。（2）批量建檔在日常的業(yè)務(wù)往來(lái)中，我們常常會(huì)收到許多陌生人郵件。為了能給這些陌生人快速建立檔案，還提供了批量建立客戶檔案的功能。操作路徑：在郵件列表中單擊右鍵，選擇“批量添加”，如下圖紅框標(biāo)示的內(nèi)容。彈出如下窗口，所有沒(méi)有處理的陌生人郵件都將在這里顯示，為了方便操作?？梢韵赛c(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“將郵件地址重復(fù)的去掉”的操作，這樣避免進(jìn)行重復(fù)操作。選擇完成后，點(diǎn)擊確定，如果用戶選擇了“彈出窗口編輯窗口”前的方框，則將依次彈出窗口編輯窗口。第8章 模塊功能介紹-業(yè)務(wù)交接8.1 業(yè)務(wù)交接（1）客戶交接只交接部分聯(lián)系人檔案信息及其郵件信息。（2）員

40、工離職交接交接離職員工的所有客戶與郵件信息。第9章 模塊功能介紹-郵件管理9.1 郵件的創(chuàng)建、接收和發(fā)送（1）郵件的創(chuàng)建和直接發(fā)送 登錄進(jìn)入操作界面，點(diǎn)擊中工具欄“創(chuàng)建郵件”按鈕，進(jìn)入新郵件撰寫界面，如下圖所示： 按照需要錄入發(fā)件人、收件人、郵件主題、郵件正文等相關(guān)信息后，然后點(diǎn)擊圖中的“發(fā)送”按鈕，郵件就會(huì)發(fā)送出去。此時(shí)在本地文件夾中的“已發(fā)送郵件箱”中就會(huì)看到已發(fā)送的郵件。（2）郵件的接收和集中發(fā)送單擊工具欄中的“發(fā)送/接收”按鍵，您可以看到系統(tǒng)提供了多種收發(fā)方式，如下圖：全部接收：選擇該種方式，系統(tǒng)將立即接收所有郵箱賬戶的郵件。全部發(fā)送：選擇該種方式，系統(tǒng)將立即發(fā)送所有郵箱賬戶下發(fā)件箱中

41、的待發(fā)郵件。指定單個(gè)郵箱賬戶收發(fā)：您還可以選擇某一具體的郵箱賬戶進(jìn)行收發(fā)，如選擇上圖中的“培訓(xùn)分發(fā)”郵箱，系統(tǒng)將只接收和發(fā)送選擇賬戶的郵件。注意：如果是系統(tǒng)管理員進(jìn)行郵件發(fā)送，將發(fā)送賬戶下所有職員的待發(fā)郵件。而一般操作員進(jìn)行郵件發(fā)送，則只會(huì)發(fā)送自己的待發(fā)郵件。當(dāng)您選擇了接收或發(fā)送后，系統(tǒng)將彈出對(duì)話框顯示當(dāng)前接收發(fā)送的信息，如下圖。注意：對(duì)話框中顯示的新郵件是指郵件服務(wù)器中的新郵件，由于存在郵件分發(fā)，職員只能看到分發(fā)給自己的郵件，故在接收完成后職員在業(yè)務(wù)員端看到的新郵件數(shù)量有可能少于對(duì)話框中提示的新郵件數(shù)量。9.2 郵件內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)系統(tǒng)提供了郵件的內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)功能，即不通過(guò)外部郵件帳戶直接將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給內(nèi)

42、部的其他職員。操作路徑：在郵件列表中選擇某封郵件后，單擊右鍵，選擇“內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)給職員”，如下圖所示。9.3 自定義郵箱文件夾為了更好的管理郵件，系統(tǒng)提供了自定義的郵件文件夾功能。這樣就可以將郵件移入不同的文件夾中存放。（1）新建文件夾操作路徑：在本地文件夾下面點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建文件夾”，將彈出“創(chuàng)建文件夾”對(duì)話框，輸入你要新建文件夾的名稱，然后選擇新建文件夾的位置，點(diǎn)擊確定后退出。（2）刪除文件夾如果某新建的文件夾不需要再使用，管理員可以自行刪除，在本地文件夾下面點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“刪除文件夾”，系統(tǒng)將彈出如下提示：選擇“是”，此文件夾將被刪除，選擇“否”，此次刪除取消。9.4 其他相關(guān)操

43、作（1）郵件的來(lái)源標(biāo)記收件箱中接收到的郵件，系統(tǒng)提供了兩種標(biāo)記的方式：來(lái)源標(biāo)記和類別標(biāo)記。來(lái)源標(biāo)記：選中需要標(biāo)記的郵件，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，可以將郵件標(biāo)記為“已讀”、“未讀”、“已處理”、“未處理”等幾種來(lái)源，便于用戶快速查詢到需要的郵件。類別標(biāo)記：主要是按照郵件的業(yè)務(wù)類別進(jìn)行標(biāo)記，選中需要標(biāo)記的郵件，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，可以將郵件標(biāo)記為“詢盤”、“郵件”、“報(bào)價(jià)”、“訂單”、“發(fā)貨”等幾種來(lái)源，如果該郵件不在上述的類別中，用戶也可以自行新增類別。郵件進(jìn)行業(yè)務(wù)類別的標(biāo)記后，今后用戶在查找時(shí)將大大節(jié)省工作時(shí)間。優(yōu)先級(jí)標(biāo)記：用戶可以根據(jù)郵件的重要程度將其標(biāo)記為“高優(yōu)先級(jí)”、“普通優(yōu)先級(jí)”、“低優(yōu)先級(jí)”三種級(jí)別

44、，當(dāng)收到大量的郵件數(shù)據(jù)時(shí)，就可以根據(jù)郵件的優(yōu)先級(jí)別來(lái)進(jìn)行郵件的處理。（2）郵件的轉(zhuǎn)發(fā)外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)和foxmail、outlook等郵件管理器一樣也提供郵件的轉(zhuǎn)發(fā)功能，用戶可以將郵件直接轉(zhuǎn)發(fā)，也可以將郵件作為附件轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)：選中需要轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“轉(zhuǎn)發(fā)”，如下圖所示，將自動(dòng)彈出郵件編輯窗口：作為附件轉(zhuǎn)發(fā)：除了一般的轉(zhuǎn)發(fā)外，系統(tǒng)也提供將郵件作為附件轉(zhuǎn)發(fā)的功能，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“作為附件轉(zhuǎn)發(fā)”的功能，也將彈出郵件編輯的窗口，該郵件將作為附件轉(zhuǎn)發(fā)出去。（3）刪除郵件如果某封郵件無(wú)用，用戶也可以將其刪除。選中需要?jiǎng)h除的郵件，點(diǎn)擊工具欄的“刪除”按鈕或者點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“刪除”按鈕

45、，系統(tǒng)都將彈出“是否刪除的提示框”，點(diǎn)擊是，則刪除成功。（4）郵件自動(dòng)歸類為每個(gè)聯(lián)系人建立一個(gè)以聯(lián)系人名稱為名字的文件夾，與該聯(lián)系人所有來(lái)往的郵件都會(huì)自動(dòng)歸類到該文件夾中，且把郵件區(qū)分為發(fā)送與接受兩種，完全自動(dòng)歸類，無(wú)需手工移動(dòng)。（5）郵件群發(fā)群發(fā)分3種類型，向客戶群發(fā)郵件；向供應(yīng)商群發(fā)郵件；向無(wú)隸屬聯(lián)系人群發(fā)郵件。群發(fā)郵件時(shí)，第一步先擬寫郵件內(nèi)容。第二步,選擇群發(fā)對(duì)象，即收件人。第10章 模塊功能介紹-業(yè)務(wù)管理10.1 郵件外發(fā)審核郵件發(fā)送與接收的流程圖：對(duì)于新業(yè)務(wù)員以及重要客戶，以及職員主動(dòng)申請(qǐng)審批的外發(fā)郵件，需要相應(yīng)的主管進(jìn)行審批以后，才能發(fā)送出去。本系統(tǒng)提供自動(dòng)提醒需要審批郵件等智能化

46、功能和管理模塊。1審批通過(guò)并發(fā)送2修改后審批通過(guò)3駁回為了能更加形象的將郵件審核這一流程說(shuō)清楚，我們用以下的場(chǎng)景來(lái)解說(shuō)：假定一個(gè)部門主管王二和兩個(gè)業(yè)務(wù)員張三、李四。張三發(fā)送郵件不需要審批，李四發(fā)送郵件需要審批。部門主管王二負(fù)責(zé)對(duì)李四的外發(fā)郵件進(jìn)行審核。注意：上述的場(chǎng)景在本系統(tǒng)中需要設(shè)置“王二、張三、李四”三個(gè)職員，并且張三的“外發(fā)郵件控制”為“無(wú)”，而李四的為“控制”，另外王二在“審核”頁(yè)面中需要勾選“李四”。具體職員設(shè)置請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)本文“系統(tǒng)初始設(shè)置”中的“職員設(shè)置”一節(jié)。在完成對(duì)應(yīng)管理員專區(qū)后，下面就來(lái)進(jìn)行我們的操作演示。（1）首先是以張三的身份登錄，點(diǎn)擊工具欄里的“創(chuàng)建郵件”按鈕，進(jìn)入新郵件撰

47、寫界面，編寫完郵件內(nèi)容后，點(diǎn)擊“發(fā)送”可見(jiàn)系統(tǒng)并未彈出需要審批的提醒信息。此時(shí)再換以李四的身份登錄，點(diǎn)擊工具欄里的“創(chuàng)建郵件”按鈕，同樣撰寫郵件，此時(shí)發(fā)送郵件的時(shí)候，會(huì)提示此封郵件需要審核，只有通過(guò)審核后才能發(fā)送出去，此時(shí)郵件會(huì)暫時(shí)保存到發(fā)件箱中。（2）以部門主管王二的身份登錄。此時(shí)操作界面會(huì)有相應(yīng)的審批提示信息，如下圖所示：（3）選擇對(duì)應(yīng)的操作之后就可以完成郵件的審批工作，如我們對(duì)“郵件報(bào)價(jià)”郵件采取審批通過(guò)的操作是，選擇“審批通過(guò)”，就會(huì)出現(xiàn)郵件發(fā)送的提示，此時(shí)郵件發(fā)送成功。 （4）對(duì)“郵件報(bào)價(jià)”我們采取駁回的操作，在工具欄里選擇“駁回”，輸入駁回意見(jiàn)，就可以對(duì)不符合要求的郵件進(jìn)行駁回。對(duì)

48、于被駁回的郵件，職員可以進(jìn)行相應(yīng)的修改后再次發(fā)，當(dāng)然對(duì)應(yīng)的主管也可以直接修改郵件不對(duì)的地方，然后選擇發(fā)送就可以將郵件發(fā)送出去，送郵件給主管進(jìn)行審核。10.2 查找統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表是為用戶提供統(tǒng)計(jì)分析的統(tǒng)計(jì)表，通過(guò)報(bào)表的分析，用戶可以快速的分析客戶的分布情況、公司業(yè)務(wù)人員的郵件往來(lái)情況、收發(fā)快件的具體情況。系統(tǒng)提供了客戶、快件、郵件和傳真這四個(gè)部分的報(bào)表分析。由于報(bào)表都是使用的圖表格式，形象而直觀。為用戶的進(jìn)一步市場(chǎng)分析，研究提供了很好的參考。統(tǒng)計(jì)分析功能可以通過(guò)工具欄目上的“統(tǒng)計(jì)分析”菜單進(jìn)入，如下圖所示。（1）客戶郵件統(tǒng)計(jì)分析客戶是業(yè)務(wù)往來(lái)的重點(diǎn)，系統(tǒng)提供了以下幾種分析模式，分別是：按時(shí)間，按職

49、員，按客戶，按郵件類型，等等。上司可以看到自己及所有下屬的統(tǒng)計(jì)分析，一般業(yè)務(wù)員只能看到屬于他自己的客戶郵件信息。下面以按照某個(gè)職員在某段時(shí)間內(nèi)對(duì)某個(gè)客戶的某種類型的郵件收發(fā)情況，如下圖：點(diǎn)擊“業(yè)務(wù)員分布”字樣，將出現(xiàn)“業(yè)務(wù)員分布統(tǒng)計(jì)”，其他類似，此處略。（2）郵件正文備注選取需要追蹤的郵件，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“正文備注”。將彈出如下對(duì)話框，設(shè)置需要提醒的內(nèi)容和時(shí)間。當(dāng)用戶設(shè)置追蹤提醒的時(shí)間到期，用戶系統(tǒng)將自動(dòng)彈出提醒框，如果用戶不再需要該提醒，將“知道了，以后不再提醒”前的方框選上，如果用戶不進(jìn)行選擇，而是直接點(diǎn)擊確定，則此追蹤提醒對(duì)話框?qū)⒚扛魩追昼姀棾觯崾居脩糇⒁?。?1章 模塊功能介紹-樣品管理本節(jié)將介紹系統(tǒng)中產(chǎn)品管理功能，即通常所說(shuō)的樣品管理。11.1 新建產(chǎn)品樣品管理主要是對(duì)公司的樣品信息進(jìn)行管理。操作路徑：在“業(yè)務(wù)管理”菜單中選擇“樣品管理”一