員工手冊的建議

1、、需走過民主制訂程序什么是民主制訂程序？原最高院關于勞動爭議的第一個司法解釋， 提出了這一概 念，卻沒有明確相應的含義，導致這一概念沒有起到實際的作用，此次勞動 合同法對這一概念進行了細化， 即要求通過與職工代表大會或者全體職工的 對話，總結他們的意見之后，再通過與工會或者職工代表協(xié)商確定。這一細化同時產生的問題在于，如何選舉職工代表？ 2008年 1月 1日之前的員 工手冊是否也需要走過同樣的程序？職工代表大會需要多次個職工代表參加或 者參加者達到多大的比例才是有效的？參會者多大比例通過決議才是有效的？ 所有這些，目前還不具有操作性。在此情況下，企業(yè)通過自己的員工手冊時，應該如何操作呢？最好

2、的建議還是在 2008 年之前通過，因為畢竟此時，勞動合同法還沒有生效， 尚不需要按勞動合同法的民主制訂程序的要求進行操作。 而勞動合同法正式生效 之后，再進行制訂的話， 就需要期待相應的配套規(guī)定明確職工代表大會的問題之 后，才實際具有切實可行的操作方案。二、員工手冊防范員工入職之前的風險首先需要了解員工入職之前的風險員工入職前，主要風險在于員工的身份真?zhèn)巍W歷真?zhèn)?、身體健康情況、有無現(xiàn) 原單位解除勞動關系、是否存在競業(yè)禁止義務、是否存在保密義務等各種情況。其次，在員工手冊中，規(guī)制防范方案。對不同的風險，應當有不同的防范措施。查詢員工身份證信息真?zhèn)?、學歷真?zhèn)?，可以通過網絡直接查詢；對健康狀況，

3、可以通過體檢得知，對是否解除，可以通 過離職證明獲知，對是否存在競業(yè)禁止和保密，可以通過詢問和背景調查得知。 而其中關于競業(yè)禁止和保密這一塊， 目前企業(yè)認真去做的較少， 主要原因還是在 于缺乏相應的意識。除了實際的防范方案之外， 員工手冊能夠做到的， 主要還在于界定清楚員工入職之前，HR需要做的工作，以及這些工作需要完成的一個時間點，即以上工作， 必須在員工實際入職之前做完， 而不能在員工入職之后的一定期限內完成。 否則， 企業(yè)就存在風險。三、員工手冊防范勞動合同風險員工入職具有特殊的意義， 勞動合同法將入職的時間，作為了界定雙方正式 建立勞動合同關系的起點。 所以這一時間， 從今后將具有特殊

4、的意義， 會成為企 業(yè)與員工勞動爭議發(fā)生的一個起始點。對于這一時間，企業(yè)必須在員工手冊中，要求 HR們，在一個員工入職之前，就 與員工簽訂好勞動合同。 這是一種最妥當?shù)姆绞健?否則，如果不簽勞動合同達到 了一個月的時間，就會發(fā)生勞動合同法所說的雙倍向員工支付工資的風險。同時，員工先入職再簽合同， 也會產生員工入職之后， 不再積極配合企業(yè)簽訂勞 動合同事宜， 甚至會發(fā)生員工故意不與企業(yè)簽訂勞動合同的事項， 或者員工對勞 動合同提出較多的修改意見， 所有這些， 都會給企業(yè)帶來工作的不便。 因此企業(yè) 在員工手冊中，要考慮公司的實際情況，較好地規(guī)制 HR們與員工簽訂勞動合同 的具體時間。同時，對于簽訂

5、勞動合同的時間， 還要區(qū)分首簽與續(xù)簽的不同情況， 作出不同的 規(guī)制。四、員工手冊對試用期員工進行更好地管理試用期辭退員工， 目前發(fā)生勞動爭議的案件較少。 但是勞動合同法 實施之后， 違法辭退員工的經濟補償， 就從目前的一倍變?yōu)榱硕渡踔寥叮?隨著經濟補償 金的成倍上升， 利益會驅動試用期遭辭的員工， 積極維權， 這一點對企業(yè)試用期 辭退員工的行為，增加了風險成為勞動爭議案件的概率。 而企業(yè)試用期辭退員工， 一直以來，都是存在較大風險的。首先，多數(shù)企業(yè)認為，試用期可以隨時辭退員工，這是一個十分錯誤的概念。一直以來，很多HR們認為，試用期作為員工，可以隨時辭職，那么作為單位， 也是可以隨時辭退員

6、工的。 這一認識， 是對法律的誤讀。 實際上無論是當初的勞 動法，還是目前的勞動合同法，對于試用期辭退員工，都是有一定條件限制的， 即只有在員工不符合錄用條件時，才可以辭退員工。其次，不符合錄用條件這一法律概念與 HR們的人力資源概念的脫節(jié)，導致風險 一直存在。不符合錄用條件是一個法律的概念，在實際的 HR管理中，這一概念并不是一個 常用的概念。在實際的HR管理中，多數(shù)得到應用的是試用期對員工的考核以及 考核結論是否合格這一常用術語。 兩者之間是否等同， 法律并沒有明確規(guī)定。 在 這種情況之下， 就需要企業(yè)運用員工手冊對這些近似概念進行疏理， 將兩者之間 的關系界定清楚，才能避免類似風險。否則

7、，一旦在概念模糊的情況下，仲裁或者法院將不符合錄用條件等同于當初的招聘條件，企業(yè)的試用期辭退權利就等同 虛設。五、員工手冊解決調整工作崗位問題員工手冊的作用，除了教育員工，使員工了解并認可公司的文化之外， 還有一個 作用就是盡量避免僵化的勞動關系。而公司在合理合法的情況下，可以調整員工 的工作崗位，是避免僵化的一個表現(xiàn)。所以，公司就很有必要在公司的勞動合同以及員工手冊中， 對于調整工作崗位的 情形作出約定。調整員工的工作崗位，是企業(yè)進行正常工作管理的一種權力， 同 時，由于工作崗位涉及到員工的切身利益， 一般情況下，員工的收入多少和心理 優(yōu)越感跟工作崗位密切相關，所以一方面是企業(yè)的權力，另一方

8、面是員工的切身 利益，如何在二者之間作一個平衡，對雙方的利益進行兼顧和尊重，是一個公司 的員工手冊需要解決的問題。目前調整員工工作崗位的作法不外乎三種， 一種為直接規(guī)定企業(yè)有單方變更和調 整權，員工必須服從，這一種做法，從根本上漠視了員工的權利，排除了員工的 主要權利，是一種違法和無效的約定；另一種為依據(jù)公司的經營狀況、員工的工 作表現(xiàn)以及工作業(yè)績等多方面原因調整員工的工作崗位，這一種約定乍看比前一 種要委婉、溫和，貌似尊重了員工的權利，而實際上經營狀況、工作表現(xiàn)、工作 業(yè)績等概念也是一種模糊性的規(guī)定， 經營狀況到了什么程度可以調整崗位， 難以 明確，從而使這種條款本身也成為了公司暗箱操作并侵

9、犯員工利益的一個根源， 也成了一個員工在受到調崗時，不認同調崗理由，不接受調崗安排的一個原因。 貌似給了企業(yè)權利，實際上卻成了勞動爭議發(fā)生的一個禍首。值得提倡的是第三種做法 （目前也是本站原創(chuàng)提倡并努力推廣的一種做法） ，在 員工手冊中， 明確約定調整員工工作崗位的具體條件， 這些條件要明確具體， 具 有可操作性，而且跟企業(yè)實際的管理水平管理風格切近， 具有實用價值。 這些約 定，一方面便于使員工知道在何種情況下，企業(yè)可以調崗，另一方面，便于使企 業(yè)在條件滿足時， 確實可以調整員工的工作崗位， 以解決勞動關系僵化問題。 這 種做法，是從根本上消除勞動爭議的措施。六、員工手冊解決調整工資問題調整

10、員工的工資， 也是人力資源管理中的一個難題。 很多企業(yè)的薪酬， 可升難降。 而一旦降薪，隨之而來的一般都是勞動爭議。所以，如何在員工手冊中，解決這 一問題，是所有公司的HR們需要不斷思索不斷總結的問題。我們的建議有二：1、對工資進行合理的結構性劃分其中的崗位工資隨工作崗位可作變動， 績效工資隨公司的績效考核而變動， 這樣 做便于使員工的工資收入與實際的工作付出相配套和吻合，提高員工的滿意度， 消除不平衡心理出現(xiàn)的概率。2、對調整條件作出具體約定這一點同上述的工作崗位調整條件。七、員工手冊界定模糊概念 很多勞動法和勞動合同法的模糊概念， 需要企業(yè)的員工手冊進行界定和明確， 諸 如前述的“不符合錄

11、用條件”，還有“不勝任工作”“客觀情況發(fā)生變化”“嚴 重失職”“嚴重違紀”或者“嚴重違犯公司規(guī)章制度”等法律概念。這些法律概 念跟一個公司的人力資源管理概念， 并不統(tǒng)一，所以公司需要將這些概念跟人力 資源管理概念進行統(tǒng)一。同時，這些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性， 所以公司需要考慮公司的管理經驗和實際操作模式，吸納別的公司的管理經驗， 同時考慮合理化， 對這些概念進行具體化。 只有如此， 才能使公司的員工手冊具 有實用價值。八、員工手冊灌輸取證意識員工手冊不但是管理企業(yè)員工的管理工具，同時也是企業(yè)HR的操作工具。人力資源的風險，一向可以分為兩種，一種為文本風險，另一種為執(zhí)行風險。文本風

12、險需要企業(yè)在文本中盡量預見風險，在制度內容上盡可能地完善規(guī)定出各種情 形，并提供處理方案； 執(zhí)行風險一般存在于執(zhí)行制度的過程中， 處理問題的過程 中。一般人皆認為，執(zhí)行風險產生的原因，在于具體執(zhí)行者的執(zhí)行能力，但是實 際上，通過完善的文本規(guī)范處理問題的流程和細節(jié)， 可以大大減輕和降低執(zhí)行的 風險。而企業(yè)的員工手冊在內容上，對于細節(jié)上多做規(guī)定，注重取證，是降低執(zhí) 行風險的一個有效方式。比如企業(yè)在制訂員工手冊時，注重 HR工作的具體流程規(guī)定，對于流程化的工作 程序，盡可能地細化，而且每個環(huán)節(jié)皆要求 HR取到相應的書證，貫輸書面化的 工作方式和習慣。通過這種方式，消化執(zhí)行風險。九、員工手冊通過訪談方

13、式解決辭退問題員工手冊的一個重大作用，就在于可以據(jù)此解除與員工之間的勞動合同，所以， 員工手冊解決辭退問題，是公司員工手冊負有的天生使命。 勞動合同法以嚴 重違犯公司規(guī)章制度代替了嚴重違紀的概念，更使員工手冊的這個使命感愈加濃 厚。但是員工手冊如何解決辭退問題，卻并非一個容易和簡單的事。筆者在為多家公 司修改員工手冊時皆發(fā)現(xiàn)，很多公司都認識到了員工手冊在這方面的重要作用， 而且都力圖解決這個問題，但是事實上，多數(shù)公司做得并不理想。很多企業(yè)在制 訂這一塊時，也充滿困惑。有的公司直接從網上下載，有的公司向朋友公司求助， 將別的公司的規(guī)定混合摘來自用，有的公司召開人力資源部會議，進行公開討論， 有的

14、公司進而委托律師介入修改過程，參加討論來進行界定。我們認為，這些做 法都不足取。對于公司的實際管理，每一家公司各不相同，每家公司的發(fā)展狀況，目前所面臨 并急需要解決的問題，更是大不相同，所以從網上下載來的或者從朋友公司借過 來的，肯定存在與本公司實際需要脫節(jié)的地方； 人力資源部的人員，多數(shù)只對公 司歷年來發(fā)生的爭議類型有所了解， 對于公司的整體狀況以及整體的問題， 缺乏 全面的認識；律師哪怕是專業(yè)律師，也只是基于經驗，對于公司的實際需要，并 沒有足夠的了解。所以通過這些渠道所制訂出來的員工手冊， 并不能夠適合于公 司的實際需要。制訂員工手冊的能力是一方面，同樣重要的，是應該有一個良好的方法。我

15、們認 為，了解公司實際需要，了解公司潛在的用工風險，全面規(guī)范公司的用工制度， 最好的一種方式就是在制訂員工手冊的過程中，建立一個訪談制度。通過對在職員工的訪談，了解他們對公司的認識，對公司的發(fā)展前景是否有信心， 了解公司的用工流程，了解公司一般情況下，會在哪些用工的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，出 現(xiàn)什么樣的問題，問題的原因是什么，了解員工對同一個問題由于立場不同所產 生的不同的認識，什么樣的行為才是真正損害公司利益的行為， 什么樣的行為正 在損害公司的利益，公司的日常性錯誤是什么，公司管理中潛在的問題是什么， 員工對公司有沒有潛在的抱怨和相應的要求。 所有這些， 是公司內部用工現(xiàn)狀的 第一手最直觀的資料，是

16、最有利于制訂員工手冊需要的。建立訪談制度， 是制訂員工手冊過程中必須要走的一個程序。 同時，在具體操作 訪談時，又需要有所側重，對于不同的訪談目的，設計不同的訪談提綱，采取不 同的訪談方法， 界定合適的訪談范圍。 這是提高工作效率， 同時也使訪談工作更 有效率的一個基本要求。十、員工手冊的公示問題公司常見的公示做法有以下幾種：1、將公司的規(guī)章制度， 公布在公司的會議室內， 沒有特意去提醒員工注意或者 確實提醒了員工， 但沒有任何證據(jù)可以證明， 甚至沒有任何證據(jù)可以證明是何時 公布的；這一做法常見于一些老國企。2、將公司的員工手冊， 公布在公司的內部網站上， 每個員工皆可以通過公司系 統(tǒng)進行查詢

17、查看。這一做法常見于新型的 IT 公司，甚至一些知名的國際化的 IT 公司。3、將公司的員工手冊，通過電子郵件系統(tǒng)，向公司的每一名員工送達。這一做 法常見于新興的企業(yè)，雖然不是 IT 行業(yè)，但是工作習慣依賴于網絡，習慣于在 工作過程中使用網絡溝通方式。上面的第一種做法， 是一種比較傳統(tǒng)的做法， 也是一種風險最大的做法。 因為這 種做法事實上沒有任何證據(jù)可以證明將這些制度對員工進行過公示。 那么在這種 情況下，只要員工一否認，基本上就是員工手冊無效的結局。 上面的第二種做法以及第三種做法， 有一定的相似之處。 目前由于網絡工具的興 起，因為其使用確實具有極大的便利性， 而且尤其便于異地員工的管理

18、， 所以在 實踐中受到了廣泛的應用。這些做法本身可以節(jié)省人力資源的很多瑣碎性的工 作，可以節(jié)省人力，節(jié)省勞動量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴 而生的就是法律上的風險。 這些公示方式， 由于皆是通過網絡進行的， 目前司法 實踐考慮到網絡本身的易于修改而且不留痕跡， 一旦出現(xiàn)員工否認而公司無法提 供其他的可參考性證據(jù)時，一般情況下，也是認定為員工手冊無效的。法律本身并沒有對公示作出任何解釋。 目前司法實踐對公示的理解是公司要將員 工手冊通知到員工本人， 并不在意是否通知到了其他的員工。 所以仲裁訴訟中也 曾經出現(xiàn)過被訴公司為了證明公示過員工手冊， 由所有在職的員工集體簽名證明 這一點。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關系， 也就具有了一定 的經濟利害關系，因此這樣的證據(jù)在實踐中并不能得到仲裁員或者法官的認可。 從而也就引申出了結論， 即企業(yè)如果要證明對員工手冊進行了公示， 就必須要有 證據(jù)證明對發(fā)生爭議的員工進行過明確的告知。在實踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式， 為大家介紹一下， 以供借鑒：1、 員工