物業(yè)公司品質(zhì)管理制度

1、物業(yè)公司品質(zhì)治理制度1 .綜合治理體系文件增/補發(fā)的治理制度根據(jù)綜合治理體系的要求,為了保證公司體系工作有序的開展,使治理體系文件得到有效的限制,特制定本方法.1.1. 本方法適用范圍：申請新增發(fā)文件或原有文件喪失、破損補發(fā)的情況1.2. 因工作需要增發(fā)文件時,由申領(lǐng)部門填寫?文件增/補發(fā)登記表?,經(jīng)部門經(jīng)理簽字,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,報至公司品質(zhì)治理部予以增發(fā).1.3. 假設(shè)文件使用人將文件喪失時,應(yīng)重新申請補發(fā),由申領(lǐng)部門填寫?文件增/補發(fā)登記表?,經(jīng)部門經(jīng)理簽字,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由公司品質(zhì)治理部予以補發(fā).1.4. 假設(shè)文件發(fā)生嚴(yán)重破損而影響正常使用時,應(yīng)將破損文件交回,申請補發(fā)新文件.1.

2、5.任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制文件.1.6.文件使用人應(yīng)妥善的保管使用文件.2 .綜合治理體系文件編寫規(guī)定2.1. 編寫要求1) .綜合治理體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與公司的其他治理規(guī)定相協(xié)調(diào),各級體系文件之間也要相互協(xié)調(diào)2),綜合治理體系文件編寫時力求表達(dá)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要,實現(xiàn)唯一理解,不能針對某一事項有相互矛盾的不同文件同時出現(xiàn)和使用.3),遵循現(xiàn)場、現(xiàn)實、現(xiàn)物的原那么編寫各類文件.所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實際工作中能完全做到,一旦發(fā)現(xiàn)文件不適用(合),應(yīng)立即報擬制部門或人員按規(guī)定程序修改.2.2. 文件編寫程序和格式1) .文件編寫流程圖2) .版面：一般采用 A4 豎版,便于保管和

3、使用.3) .單行本的編制i,單行本的內(nèi)容應(yīng)參照各中央相應(yīng)的運作手冊編寫.ii.單份工作規(guī)程一般沒有頁面,(如需頁面,參照 1.5,23)的格式)； 單行本應(yīng)增加一頁面、一目錄頁.4) .頁面i,文件的內(nèi)頁一般按公司統(tǒng)一規(guī)定使用紙張,文件的每頁均需有該文件的連續(xù)頁碼.ii,品質(zhì)治理部根據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)的修訂意見,將全部受控的原綜合治理體系文件統(tǒng)一上收實施文字處理,并填寫綜合治理體系文件修改狀態(tài)表.綜合治理體系文件的更改與換版均采用換頁形式.對于修訂引起的增加頁采用后綴法標(biāo)注頁碼,例如第 5 頁增為兩頁,標(biāo)注為第 51 頁“和第 52 頁“；對于減少頁,保持該頁格式和頁碼,并在首行注明“此頁為空頁.

4、5) .章節(jié)編號i.文件章節(jié)編寫采用阿拉伯?dāng)?shù)字編排,如 0;0.1;0.1.1;0.1.1.1依次表示第一章；第一章第一節(jié)；第一章第一節(jié)第一ii .章節(jié)以下內(nèi)容是并列關(guān)系時,可采用阿拉伯?dāng)?shù)字加半括號編排如 A、B、C表示.iii.在 A、BC中如仍需分段表達(dá),那么用 a、b、c表示.6) .格式要求i.綜合治理體系文件的編寫應(yīng)按品質(zhì)治理部規(guī)定的統(tǒng)一格式.a.文件中所有文字均根據(jù)統(tǒng)一 WOR 模板要求.b.運作手冊中流程圖中文字均為宋體 5 號字.ii .所有綜合治理體系文件中所涉及的表格應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的字體、字號進(jìn)行制作.a.表格標(biāo)題統(tǒng)一為黑體三號字加黑.b.表格中的文字為宋體小四號字.c.表格

5、的受控號應(yīng)位于表格頁角的右下方,為宋體五號字.7) .文件架構(gòu)和內(nèi)容i.綜合治理手冊：按選定的標(biāo)準(zhǔn)描述綜合治理體系,章節(jié)與所依據(jù)的綜合治理體系標(biāo)準(zhǔn)的要素一一對應(yīng),其結(jié)構(gòu)如下：- -目錄-范圍- -治理者代表任命書-引用文件- -治理方針批準(zhǔn)令-術(shù)語及縮略語- -綜合治理手冊發(fā)布令-綜合治理體系要求- -前言ii .程序文件： 標(biāo)題應(yīng)說明開展活動的內(nèi)容及其特點,一般由管理對象和業(yè)務(wù)特性兩局部組成.如不合格品的限制程序,對象是不合格品,業(yè)務(wù)特性是“限制程序,具體形式可參照下例：1.0 目的：一般簡要地說明為什么要開展這項活動即描述為什么要制定此程序.2.0 范圍： 此程序適用于哪些范圍的活動,指出

6、開展此項活動所涉及的有關(guān)部門、相關(guān)人員、產(chǎn)品等,必要時應(yīng)說明禁止事項.3.0 責(zé)任：規(guī)定負(fù)責(zé)實施該項程序的部門或人員的責(zé)任和權(quán)限包括哪個部門協(xié)調(diào)配合.4.0 工作程序： 按活動開展的順序一步一步地列出開展此項活動的具體步驟,明確規(guī)定 5W1HWhy 要到達(dá)什么效果；What:做什么；Who 由誰來執(zhí)行：When 在什么時候做；Where 在什么地方做；How 具體怎樣做；應(yīng)采用的材料、設(shè)備、文件等；如何進(jìn)行限制檢查：應(yīng)保存的記錄；應(yīng)注意的例外特殊情況.必要時輔以流程圖5.0 相關(guān)/支持性文件：開展此項活動應(yīng)形成的報告,必須應(yīng)用的記錄、表格等,可附上表樣或只注明其編號和名稱.iii.工作規(guī)程及部

7、門運作手冊：是對程序文件的補充,編寫時應(yīng)堅持實際、有效的原那么,使其具有良好的可操作性,內(nèi)容上應(yīng)滿足 5WIH 原那么,可用不同方式組織,實施“唯一理解,表達(dá)出：Where 在那里使用這份文件；Who 什么樣的人使用該文件；What:此項工作的名稱是什么；Why 此項工作的目的是什么；When 在什么時候做；How 如何按步驟完成作業(yè).iv.運作手冊總體結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)和人員編制治理范圍崗位責(zé)任操作規(guī)程規(guī)章制度/治理制度質(zhì)量記錄及表格v.運作手冊中操作規(guī)程局部應(yīng)包含目的范圍責(zé)任操作規(guī)程相關(guān)文件相關(guān)記錄2.3.文件編號規(guī)定各部門編寫的綜合治理體系文件在完成后,由文件治理員根據(jù)本規(guī)定的要求進(jìn)行登記、編

8、號,每一份文件只允許有唯一的一個編號.1),公司與各中央代號XX 局物業(yè)治理-ZG-物業(yè)治理中央-HH國際金融物業(yè)治理中央-JRDD廈物業(yè)治理中央-KXFF 大廈物業(yè)治理中央-HS2),部門名稱與部門代號公司內(nèi)各部門代號從該部門名稱中取兩個漢語拼音字母來表示:3),北京公司工程事務(wù)部-BGS 財務(wù)部-BCW質(zhì)量治理部-BZG 行政與人力資源部-BXR開展籌劃部-BFZ 保潔中央-BBJ物配中央-BWP1.2.管中央物管部-WG 行政人事部-XR工程部-GC 安保部-AB2.4.體系文件編號方法1),?綜合治理手冊?的編號表達(dá)形式如下列圖所示：CMPMC-BJ/ZH 口版本號(如AB)綜合治理手

9、冊拼音縮寫北京招商局物管公司英文縮寫2,?程序文件?的編號表達(dá)形式如下列圖所示:CX4,-要素內(nèi)程序文件序號版本號如 A、B目錄號如 4,1、4.2程序文件拼音縮寫3,?運作手冊?的編號表達(dá)形式如下列圖所示：YZ-/-部門拼音縮寫如 WGGC各中央拼音縮寫如 JR、HH版本號如AB運作手冊拼音縮寫4,?應(yīng)急防護(hù)手冊?編號表達(dá)形式如下列圖所示:YJ-/口口各中央拼音縮寫如 JR、HH版本號如AB應(yīng)急防護(hù)手冊拼音縮寫5,單行本編號原那么DX-口/-序號必要時使用部門拼音縮寫如 WGGC必要時使用公司/各中央拼音縮寫如 JR、HH版本號(如 A、B)單行本拼音縮寫2.5.記錄表格的編號方法1) .程

10、序文件表格編號方法：CX4.-修改狀態(tài)該程序的表格順序號程序序號目錄號程序文件拼音縮寫2) .運作手冊表格編號方法：YZ-/-FDD-D修改狀態(tài)表格順序號部門拼音縮寫各中央拼音縮寫運作手冊拼音縮寫3) .應(yīng)急防護(hù)手冊表格編號方法:YJ-/-F-修改狀態(tài)表格順序號各中央拼音縮寫應(yīng)急防護(hù)手冊拼音縮寫2.6.受控號編號原那么1) .文件序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字表示： 1 代表綜合治理手冊； 2 代表程序文件； 3 代表運作手冊；4 代表應(yīng)急防護(hù)手冊；5 代表單行本.2) .公司及各中央序號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：1 代表公司；2 代表金融；3 代表航華；4 代表華商；5代表凱旋3) .部門序號i.公司：1 為行政人事部、2 為品質(zhì)治理部、3 為工程事務(wù)部、4 為財務(wù)部、5 為開展籌劃部、6 為保潔中央、7 為物配中央.ii .中央：1 為行政人事部、2 為物業(yè)治理部、3 為工程部、4 為安保部、5為財務(wù)部.4) .受控號編寫方法如下圖：口口口口0口受控序號部門序號公司/中央序號版本號文件序號3.6.記錄表格YZ-ZG/BZG-F01-01?文件增/補發(fā)登記表?CX4.2.3-01-F01-01?文件發(fā)放(回收)登記表?CX4