SAP會(huì)計(jì)憑證的講解

1、SAP中會(huì)計(jì)憑證的講解SAP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)處理，無論是業(yè)務(wù)處理，還是財(cái)務(wù)處理都會(huì)產(chǎn)生大量的憑證，無論是什么憑證，最終的反映形式就是會(huì)計(jì)憑證。 1.憑證原則Code 每筆記賬都一直以憑證形式存儲(chǔ)，每一憑證都作為前后一致的單位保留在系統(tǒng)中，直至將它歸檔。唯有完整憑證可以計(jì)入SAP系統(tǒng)；“完整”是指借貸余額為零。其近一步的條件是完整、準(zhǔn)確輸入系統(tǒng)配置時(shí)定義為“必輸（Required）”的字段。保存憑證或者進(jìn)入不同憑證項(xiàng)目時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)配置檢查必輸項(xiàng)目是否已經(jīng)輸入或者是否按照標(biāo)準(zhǔn)輸入，并發(fā)出適當(dāng)?shù)奶崾拘畔?，拒絕進(jìn)行下一步動(dòng)作，如果輸入錯(cuò)誤的話。 2.憑證結(jié)構(gòu)Structures 每張憑證都有一個(gè)憑證抬頭

2、（Document Header）和兩個(gè)以上的行項(xiàng)目（Document Items）組成。 憑證抬頭對(duì)整個(gè)憑證有效的信息，例如四個(gè)日期、文本摘要、憑證類型等等。 行項(xiàng)目(Line Items)僅僅包含特定項(xiàng)目的信息，如記賬碼、科目編碼、金額、稅碼、成本對(duì)象等有科目、記賬碼等配置綜合決定的信息。 3.憑證特征Features 憑證的基本特征包括子分類賬/總分類賬一體化、自動(dòng)記賬、跨公司代碼業(yè)務(wù)（Across Company Code）。 子分類賬/總分類賬一體化FI-AR應(yīng)收賬款和FI總分類賬、FI-AP應(yīng)付賬款和FI總分類賬、FI-AM固定資產(chǎn)明細(xì)賬和固定資產(chǎn)總賬完全一體化的。明細(xì)賬建立在供應(yīng)

3、商、客戶、固定資產(chǎn)層次上，在對(duì)供應(yīng)商、客戶或者固定資產(chǎn)賬戶入賬的同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)向總分類賬中的統(tǒng)馭科目自動(dòng)記賬。明細(xì)賬和總分類賬同步更新。因此，在創(chuàng)建資產(chǎn)負(fù)債表之前，不再需要將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從子分類賬轉(zhuǎn)入總分類賬，可以隨時(shí)查看公司代碼當(dāng)前的資產(chǎn)負(fù)債表?？蛻舳藰?biāo)準(zhǔn)統(tǒng)馭科目是：國內(nèi)應(yīng)收賬款、國外應(yīng)收賬款、來自合并公司的應(yīng)收賬款。當(dāng)然，有些集團(tuán)還有集團(tuán)內(nèi)和集團(tuán)外之分。下圖顯示了向子分類賬入賬時(shí)，系統(tǒng)將相應(yīng)的沖銷條目實(shí)時(shí)記入總分類賬： 自動(dòng)記賬 SAP支持很大程度的自動(dòng)記賬，對(duì)于AR和AP大部分的憑證，涉及應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的憑證，如果啟用了MM、SD等模塊，就能絕大部分基于銷售訂單或采購訂單進(jìn)行的發(fā)票校驗(yàn)等

4、業(yè)務(wù)自動(dòng)生成。而在具體手工編制憑證的時(shí)候，有些憑證行項(xiàng)目是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，例如，銷售稅金和采購稅金行項(xiàng)目等。在應(yīng)收發(fā)票錄入初始視圖輸入含稅總金額，選擇計(jì)算稅金，行項(xiàng)目輸入損益科目和含稅總金額，過賬成功，系統(tǒng)自動(dòng)用含稅總金額、稅碼等計(jì)算出應(yīng)交稅金的行項(xiàng)目。 跨公司代碼業(yè)務(wù) 為能支持像中心銷售和催款等這樣的方案，可以在SAP系統(tǒng)記入涉及多個(gè)公司代碼的記賬業(yè)務(wù)。系統(tǒng)為每個(gè)公司生成一張獨(dú)立的憑證；給予整個(gè)業(yè)務(wù)一個(gè)單一的業(yè)務(wù)編號(hào)，然后將該編號(hào)用于所有涉及到憑證以表示他們是特定公司之間業(yè)務(wù)的一部分。 4.憑證輸入 三類輸入操作 （1）暫記憑證Holding Documents又叫保留或保持平整。使用系統(tǒng)暫

5、記一憑證，則該憑證不必是完整的。系統(tǒng)不對(duì)該憑證的任何科目余額進(jìn)行更新，并且憑證數(shù)據(jù)不被任何程序評(píng)估，也不發(fā)布任何憑證編號(hào)。如果在記賬憑證過程中被打斷且打算暫存數(shù)據(jù)的情況下，可以暫記憑證。 （2）預(yù)制憑證Parking Documents預(yù)制憑證又叫先期憑證。該憑證會(huì)導(dǎo)致憑證的不完整以及不更新任何憑證。與“暫記”過程的差別是，迄今輸入憑證的數(shù)據(jù)可在任何程序運(yùn)行時(shí)聯(lián)機(jī)評(píng)估。此外，憑證將被分配一個(gè)憑證編號(hào)。例如，暫時(shí)無法確定客戶，但是希望以后設(shè)置，就可以采用此方法。如果在操作上，要求先預(yù)制，后過賬（審核），那么也可以預(yù)制憑證。 （3）記賬憑證POSTING所有憑證抬頭和行項(xiàng)目必輸項(xiàng)目都已經(jīng)正確輸入時(shí)

6、，可以記賬該憑證。此時(shí)，借貸分錄的余額必須是0；記賬時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)更新相應(yīng)的科目余額（適時(shí)反映到三大報(bào)表）。 在記賬之前，可以自行憑證模擬或者概覽。 在已經(jīng)調(diào)用了記賬功能時(shí)，在自動(dòng)生成的某些項(xiàng)目需要通過相關(guān)總分類賬或其主記錄的字段狀態(tài)的后續(xù)科目設(shè)置時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)向憑證概覽。待更改的項(xiàng)目被標(biāo)記出，可以進(jìn)行修改（有時(shí)根據(jù)配置是必須修改的）。例如，使用現(xiàn)金類科目，要求輸入原因代碼。那么，一旦選擇了一個(gè)現(xiàn)金科目，點(diǎn)擊過賬，系統(tǒng)就會(huì)轉(zhuǎn)到憑證概覽，并提示缺少原因代碼。 基本輸入步驟 調(diào)用憑證輸入的事務(wù)代碼輸入憑證抬頭數(shù)據(jù)輸入行項(xiàng)目數(shù)據(jù)根據(jù)需要輸入附加設(shè)置或額外信息憑證類別化（保留、預(yù)制、過賬等）處理。 （1

7、）調(diào)用希望用來輸入憑證的功能。通常就是調(diào)用編制憑證的事務(wù)代碼或者菜單項(xiàng)。SAP將同類憑證業(yè)務(wù)（具有基本通用的憑證屬性）用一個(gè)事務(wù)代碼單獨(dú)來實(shí)現(xiàn)，提高憑證編制的效率和速度，可以實(shí)現(xiàn)憑證編制的更加細(xì)化的角色控制。例如，現(xiàn)金收付的只能收付現(xiàn)金。 （2）輸入憑證抬頭數(shù)據(jù) 憑證抬頭具有適用于整個(gè)憑證的數(shù)據(jù)。一般包括：憑證日期、憑證類型、公司代碼、貨幣、匯率、記賬日期。 四個(gè)日期： A.憑證日期(Document Date) 進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(business transaction)的日期（例如發(fā)票或收付的發(fā)生日期），可以不同于記賬日期，而記賬日期是更新客戶和總分類賬余額的日期。憑證日期和憑證編制日期（do

8、cument entry date）也是不同的概念；后者是系統(tǒng)確定的，當(dāng)前日期。 B.記賬日期（Posting Date） 系統(tǒng)自動(dòng)將系統(tǒng)日期(current date)默認(rèn)為記賬日期。只通過輸入允許的記賬期間的另一個(gè)記賬日期，可以選擇今日之外的日期過去或?qū)韺{證記賬。記賬日期確定記賬期間（posting period）。記賬允許的期間由系統(tǒng)配置確定。如果輸入前一年度的期間，就用特殊器件自動(dòng)修正當(dāng)前年度的結(jié)轉(zhuǎn)余額。 欲進(jìn)行年末結(jié)算的轉(zhuǎn)賬，必須輸入在上一記賬期間有效的日期，然后輸入調(diào)整期間。根據(jù)系統(tǒng)管理員定義的業(yè)務(wù)年度變式，調(diào)整記賬期間可以在13到16之間變化。例如，為了在也為公歷年度的業(yè)務(wù)年

9、度末輸入轉(zhuǎn)賬，就在12月輸入一記賬期間，然后在期間字段輸入一特殊期間，如13。 C. 換算日期（Translate Date）：將憑證金額換算成另外一種貨幣的日期。 D.發(fā)票日期（Invoice Date）： 憑證類型(Document Type) 憑證類型作用：區(qū)分業(yè)務(wù)往來；對(duì)賬戶的記賬（確定賬戶類型）；發(fā)布憑證編號(hào)（每一類憑證都有特定的憑證編碼范圍）。 每個(gè)憑證在抬頭都包含憑證類型。輸入憑證時(shí)，默認(rèn)該憑證類型（有時(shí)是事務(wù)代碼決定的），例如，應(yīng)收相關(guān)的憑證類型包括客戶發(fā)票、客戶收付、客戶貸項(xiàng)憑單、一般憑證等等。 有些憑證編制的事務(wù)代碼本身直接決定了憑證類型，不必人為選擇。 事務(wù)類型（） 憑證

10、編號(hào)(Document Number) 根據(jù)憑證類型，憑證號(hào)由系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置(internally)或手工輸入(externally)。無論哪種產(chǎn)生方法，每類憑證都有特定的編號(hào)范圍，即特定的憑證類型的憑證編號(hào)只能在既定的編號(hào)范圍內(nèi)選擇,并且是唯一的。如果手工收入編號(hào)，系統(tǒng)會(huì)判斷，該編號(hào)是否在既定的編號(hào)范圍內(nèi)；如果是的，會(huì)繼續(xù)判斷是否唯一。 公司代碼(Company Code) 任何憑證都必須輸入公司代碼。系統(tǒng)默認(rèn)當(dāng)日在所有后續(xù)憑證中輸入的該公司代碼；用戶也可以在用戶參數(shù)中設(shè)置默認(rèn)公司代碼。 貨幣匯率(Currency /Exchange Rate) 輸入一天的第一個(gè)憑證時(shí)，必須在貨幣/利率字段輸

11、入貨幣代碼。系統(tǒng)在每天一次確定貨幣后，該日所有后續(xù)憑證中默認(rèn)該貨幣代碼。貨幣/利率條目具有兩個(gè)字段-第一個(gè)用于貨幣代碼；第二個(gè)用于匯率。另外，還有一換算日期。 憑證抬頭輸入?yún)R率有三種方法： A.輸入貨幣代碼，系統(tǒng)檢索記賬日期匯率。 B.輸入貨幣代碼和換算日期。系統(tǒng)使用換算日期的匯率，如果已經(jīng)維護(hù)的話。 C.在憑證抬頭中人工輸入貨幣代碼和匯率。 貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門Trading Partner Business Area 貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門是客戶或供應(yīng)商的業(yè)務(wù)部門。與進(jìn)行記賬的業(yè)務(wù)部門一起，已經(jīng)分配有有貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門的每個(gè)行項(xiàng)目都具有發(fā)送方-接收方關(guān)系。這種關(guān)系使之能夠在業(yè)務(wù)部門等級(jí)進(jìn)行公司間收入

12、支出的銷賬，以作為業(yè)務(wù)部門合并的一部分。 在憑證抬頭的貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門輸入。然后再非自動(dòng)生成的每個(gè)總分類賬行項(xiàng)目缺省該條目。但是，也可以在每個(gè)總分類賬項(xiàng)目中輸入新的貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門。 在記賬憑證前，可以在憑證概覽屏幕的抬頭中輸入。然后該貿(mào)易伙伴業(yè)務(wù)部門自動(dòng)放在所有人工創(chuàng)建的總分類賬項(xiàng)目中。 參考編號(hào)Refernce Number 參考編號(hào)可以是發(fā)票號(hào)或票據(jù)憑證編號(hào)。憑證抬頭也是保存公司之間編號(hào)（公司之間憑證）的地方；可以人工輸入或讓系統(tǒng)確定編號(hào)。 抬頭文本Doc.head Text 憑證抬頭也是保存公司間編號(hào)（來自公司間憑證）之處?？梢匀斯ぽ斎脒@些編號(hào)或讓系統(tǒng)確定編號(hào)。 （3）輸入各個(gè)行項(xiàng)目

13、行項(xiàng)目包括某個(gè)單項(xiàng)上的信息的憑證部分；它至少包括金額、科目號(hào)、借貸方分配以及取決于被記賬業(yè)務(wù)往來的進(jìn)一步規(guī)定。 行項(xiàng)目的多少和屬性等都是可以配置的。不同的憑證類型或者記賬碼下，行項(xiàng)目可能不同。例如，在客戶憑證中，行項(xiàng)目可能是：客戶或供應(yīng)商項(xiàng)目或總分類賬項(xiàng)目。 輸入行項(xiàng)目的輸入字段 每個(gè)憑證數(shù)據(jù)輸入屏幕的最后一行包含以下字段：記賬代碼、賬戶、特殊總賬標(biāo)識(shí)、新的公司代碼（內(nèi)部業(yè)務(wù)，可以在應(yīng)收賬款環(huán)境編輯選項(xiàng)中壓縮）。在每個(gè)行項(xiàng)目輸入屏幕最后一行輸入完成的這些輸入項(xiàng)決定輸入的下一行項(xiàng)目中可以完成時(shí)其他輸入項(xiàng)目，如下圖所示： 每個(gè)行項(xiàng)目包含不同的內(nèi)容，有的選擇性輸入，有的必須輸入；常見行項(xiàng)目內(nèi)容如下：

14、 記賬代碼(Posting Key) 記賬代碼是控制憑證行項(xiàng)目輸入的兩位數(shù)字代碼。它可以決定：賬戶類型、借貸方向、輸入的屏幕格式。 客戶行項(xiàng)目最重要的記賬代碼包括01 發(fā)票；11貸項(xiàng)憑證；15進(jìn)賬。 科目 對(duì)于憑證錄入而言，第一個(gè)行項(xiàng)目科目是客戶、供應(yīng)商或者資產(chǎn)明細(xì)賬科目，當(dāng)然也可以是總賬科目。這是憑證類型決定的。 特別總賬標(biāo)識(shí) 為了輸入一個(gè)特殊總賬業(yè)務(wù)，必須在行項(xiàng)目中輸入特殊總賬標(biāo)識(shí)。常見特殊總賬業(yè)務(wù)包括：定金、匯票、保證金、壞賬準(zhǔn)備金、應(yīng)收利息、攤銷等。 稅碼（Tax Code） 表示計(jì)算和顯示稅收參數(shù)的兩位代碼。在稅收代碼下定義的參數(shù)包括：稅率、稅收類型（進(jìn)項(xiàng)稅或銷項(xiàng)稅等）、計(jì)算方法（包含的%或獨(dú)立的%）。 銷項(xiàng)或購置稅是從總賬項(xiàng)目金額而不是客戶項(xiàng)目金額扣減的：對(duì)于客戶而言，是銷項(xiàng)稅；對(duì)于供應(yīng)商而言，是進(jìn)項(xiàng)稅。 銷項(xiàng)稅金或進(jìn)項(xiàng)稅金有兩種方式輸入：人工輸入稅金：直接輸入稅金行項(xiàng)目。 系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算稅金：通過配置和稅碼實(shí)現(xiàn)。 在下列情況下，稅收輸入才有可能： 發(fā)票只包含一個(gè)稅碼輸入稅碼，則所有以后的總賬行項(xiàng)目將缺省為該稅碼；在適合字段輸入發(fā)票的稅收總額。 發(fā)票包含各種不同的稅碼/稅率必須在字段中保留缺省稅碼“*;在屏幕上不輸入任何稅額，相反在平整輸入程序的結(jié)束處