關(guān)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思考

1、關(guān)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思考一、電算化會(huì)計(jì)檔案的概念及特點(diǎn)（一）電算化會(huì)計(jì)檔案的概念電算化會(huì)計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中接收或形成的，記錄和（1）（2） 簿。（3）（4）反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料， 包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。具體來(lái)說(shuō)包括： 會(huì)計(jì)憑證：原始憑證，記賬憑證。會(huì)計(jì)賬簿：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，納稅申報(bào)表， 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀鑒定 意見(jiàn)

2、書(shū)，其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)件，還必須保持存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)硬件上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)在 程序設(shè)計(jì)規(guī)范，用戶操作程序、會(huì)計(jì)電算化課程的課程代碼， 等等，會(huì)計(jì)電算化文件存儲(chǔ)擴(kuò)大范圍和領(lǐng)域。2. 載體形式多樣。會(huì)計(jì)電算化檔案的載體形式發(fā)生了變化，經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)1.存儲(chǔ)范圍的廣泛。會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)范圍廣，不僅保留了傳統(tǒng)紙質(zhì)文 磁性介質(zhì)，如 會(huì)計(jì)報(bào)告格式，形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表和其他數(shù)據(jù)，不僅以電子信息的形式存儲(chǔ)于光盤(pán)、 硬盤(pán)等載體上，同時(shí)也打印紙張載體形式。磁性存儲(chǔ)介質(zhì)的使用在會(huì)計(jì)電算化工 作，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更加方便、快速、高效。3. 嚴(yán)格的安全存儲(chǔ)。會(huì)計(jì)電算化

3、文件紙質(zhì)文件材料的形式和材料的電子文件，文件內(nèi)容不僅有傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的打印輸出， 和磁性介質(zhì)或光盤(pán)為載體的電 子檔案，而磁性介質(zhì)，光盤(pán)很容易通過(guò)磁場(chǎng)，外部環(huán)境的影響，如有害氣體，灰塵，此外，容易受損，很難留下痕跡載體的特點(diǎn)。同時(shí)，存儲(chǔ)信息的質(zhì)量和有 效性條件的影響，會(huì)計(jì)電算化檔案的安全存儲(chǔ)、嚴(yán)格要求存儲(chǔ)空間有防火、防潮、 防凍、防熱、防塵、防磁、防盜等相應(yīng)的措施。4. 信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，可以提高會(huì)計(jì)文檔的多方位 檢索速度，并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的上遠(yuǎn)距離傳送， 有利于會(huì)計(jì)檔案資源共享。但是，由于存儲(chǔ)磁介質(zhì)與光盤(pán)中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息的失真，甚至被破壞的可能

4、，而使會(huì)計(jì)檔案失去價(jià)值。二、基于北方導(dǎo)航控制技術(shù)股份有限公司電算化會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐北方導(dǎo)航控制技術(shù)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)北方導(dǎo)航）多年來(lái)一直加強(qiáng)電 算化會(huì)計(jì)檔案管理，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是在電算化會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂方面，會(huì)計(jì)憑證按時(shí)間和憑證號(hào)順序 裝訂成冊(cè)，做到附件齊全、折疊整齊、薄厚均勻、牢固美觀。每本憑證的厚度一 般在3厘米左右，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息要打印輸出為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管， 儲(chǔ)存會(huì)計(jì)信息的磁盤(pán)、 光盤(pán)等介質(zhì)定期拷貝、更換、保證其安全性。二是在電算化會(huì)計(jì)檔案的保管方面，會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)是北方導(dǎo)航財(cái)務(wù) 部，財(cái)務(wù)部設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管， 嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會(huì)計(jì)電算化

5、檔案保管注意防盜、防磁等安全措施，對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立光盤(pán)備份， 貼上 標(biāo)簽存在防磁柜里。各種會(huì)計(jì)資料包括打印出來(lái)的會(huì)計(jì)資料以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的 軟盤(pán)、硬盤(pán)、光盤(pán)等會(huì)計(jì)檔案，原則上不得借出和拿出單位，嚴(yán)禁在非保密上傳 輸本單位會(huì)計(jì)信息以及會(huì)計(jì)資料，有特殊需要須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，并辦理登記手 續(xù)，限時(shí)歸還。三是在會(huì)計(jì)信息化管理規(guī)范方面，會(huì)計(jì)信息化崗位根據(jù)需要一人一崗，根 據(jù)集團(tuán)公司的具體要求和公司的實(shí)際需求，研究和確保公司會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的 不斷完善和發(fā)展，監(jiān)督計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行情況， 系統(tǒng)管理員定期備份 所有數(shù)據(jù)，備份前對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行認(rèn)真核查，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪 除，對(duì)磁介質(zhì)

6、存放的數(shù)據(jù)保存雙備份。但是北方導(dǎo)航在電算化會(huì)計(jì)檔案管理方面也存在著一定的不足之處：一是新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法已經(jīng)出臺(tái)，北方導(dǎo)航的會(huì)計(jì)檔案管理辦法還未隨之修訂； 二是對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)人員的培養(yǎng)力度不夠； 三是對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的 保密管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)；四是電算化會(huì)計(jì)的軟件管理需要進(jìn)一步完善， 北方導(dǎo) 航目前使用的財(cái)務(wù)軟件是金算盤(pán)財(cái)務(wù)軟件， 財(cái)務(wù)報(bào)表軟件是就其財(cái)務(wù)報(bào)表處理軟 件，資金預(yù)算管理軟件是兵器集團(tuán)財(cái)智軟件，需要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)軟件的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。三、電算化會(huì)計(jì)檔案管理建議（一）修訂電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度為加強(qiáng)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作，提升會(huì)計(jì)檔案管理工作水平，針對(duì)目前我 國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作的技術(shù)手段

7、、管理方法、管理流程等的新變化，財(cái)政部、國(guó)家檔 案局79號(hào)令發(fā)布了新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法（以下簡(jiǎn)稱(chēng)管理辦法），并于 20XX年1月1日起執(zhí)行。隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞， 并形成大量的電子會(huì)計(jì)檔案， 需要予以規(guī)范。隨著經(jīng)營(yíng)管理對(duì)會(huì)計(jì)核算多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量大幅上升， 檔案管理工作面臨著成本效率問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案的保管形式需要進(jìn)行變革。隨著我國(guó)會(huì)計(jì)法律法規(guī)的不斷完善，以及國(guó)家有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)或 修訂，會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、利用、銷(xiāo)毀、交接等方面的規(guī)定，相應(yīng)需要進(jìn)行 調(diào)整。公司制度中會(huì)計(jì)檔案管理辦法也要根

8、據(jù)新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行修訂， 符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)管理辦法；繼續(xù)完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度，健全 電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度、保管制度、定期備份制度。（二）加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)管理人員培養(yǎng)同時(shí)在會(huì)計(jì)電算化部門(mén)當(dāng)中，方面應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)一些綜合性人才來(lái)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì) 電子檔案的管理，并以此來(lái)提供相應(yīng)的、更加有用的會(huì)計(jì)信息，從而以此來(lái)進(jìn)行 精確的會(huì)計(jì)核算，并為會(huì)計(jì)核算工作提供必要的基礎(chǔ)。而且在會(huì)計(jì)電算化的管理 工作當(dāng)中，方面也必須要同時(shí)具備計(jì)算機(jī)技術(shù)、 會(huì)計(jì)檔案管理以及會(huì)計(jì)核算方面 的綜合性人才。這就需要增加一定數(shù)量的精通計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的電腦人才， 要求必須要結(jié)合其自身的特點(diǎn)來(lái)經(jīng)營(yíng)，這樣才能有效提升會(huì)計(jì)人

9、員專(zhuān)業(yè)水平。公司應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型 人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng) 盡量用計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作， 對(duì)這 些計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。（三）加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)和保密管理加強(qiáng)公司電算化會(huì)計(jì)檔案的保密管理。 公司內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員之間、不同崗 位之間要做到相互制約，以防非本職責(zé)的會(huì)計(jì)人員使用電算化造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)錯(cuò) 誤。其次，要對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案設(shè)置高級(jí)別的密碼，使無(wú)關(guān)人員無(wú)法進(jìn)入系統(tǒng)，從 而防止另有企圖的人進(jìn)入會(huì)計(jì)電子檔案篡改會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。同時(shí)把整理好的電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞莸诫娔X的存儲(chǔ)盤(pán)中，同時(shí)使用準(zhǔn)時(shí)備份與自動(dòng)備份兩種功能， 不僅在電 腦中備份，還要在移動(dòng)硬盤(pán)中備份，或刻制光盤(pán)。（四）完善財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件管理最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能， 如有聯(lián)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄 密或被人為惡意修改。（五）加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔