現(xiàn)代化管理方法在合同管理中的配套應(yīng)用

1、現(xiàn)代化管理方法在合同管理中的配套應(yīng)用輕信“口公司主要從事復(fù)合管及配套管件的生產(chǎn)、銷售工作， 2001 年 1月 5日注冊成立，公司現(xiàn)有員工 397人，資產(chǎn)總額 28000萬元， 具有年產(chǎn)鋼骨架塑料復(fù)合管 750 多公里的生產(chǎn)能力。但是公司成 立時間短，各項規(guī)章制度還有待于進一步的建立和完善，其中合 同管理是企業(yè)管理的一個不可缺少的重要組成部分，它是企業(yè)取 得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶， 但同時也是產(chǎn)生糾紛的根源， 頭承諾”的君子協(xié)議，使用非格式合同文本，或?qū)ο嚓P(guān)合同人員 監(jiān)控不到位，都可能引發(fā)合同糾紛。因而采取有效的管理方案堵 塞合同管理漏洞，是企業(yè)管理中的重中之重。針對我公司合同簽 訂行為不規(guī)范，

2、合同管理制度不完善，合同履約率不理想的現(xiàn)狀， 為維護公司的經(jīng)濟利益和合法權(quán)益，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的有 序進行，我們積極探討，尋求科學(xué)合理的合同管理方案，旨在為 企業(yè)合同管理找到一種便捷、高效的方法和途徑，通過把目標管 理、全面質(zhì)量管理和 ABC 管理法結(jié)合，經(jīng)過方案設(shè)計、實施、監(jiān) 控，收到了良好的效果。一、應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法的構(gòu)想為了提高經(jīng)濟合同管理水平，改善經(jīng)濟合同管理現(xiàn)狀，我們 把目標管理、全面質(zhì)量管理和 ABC 管理法配套應(yīng)用于合同管理， 具本構(gòu)想如下：我們認為并不是有了工作才有目標，而是相反，有了目標才 能確定每個人的工作。如果一個領(lǐng)域沒有目標，這個領(lǐng)域必然被 忽視，因此管理者對一項

3、工作的管理必先確定目標，然后對其有 效分解，轉(zhuǎn)變成各個部門以及個人的分目標，最后由管理者對目 標的完成情況進行考核評價和獎懲。目標管理就是這樣一種方法，它是在一定時期內(nèi)組織活動的 期望成果，是組織使命在一定時期的具體化，是衡量組織活動有 效性的標準。因此只有各個員工、各個部門的工作對組織活動做 出期望的貢獻，組織目標才可能實現(xiàn)，所以如何使員工、各個部 門積極主動、想方設(shè)法為組織的總體目標努力工作是管理活動有 效性的關(guān)鍵。目標管理與傳統(tǒng)的管理方法相比，有鮮明的特點：一是重視人的因素，它是一種參與的、民主的、自我控制的 管理方法，也是一種把個人需求與組織目標結(jié)合起來的管理方法， 目標分解之后，部門

4、或個人在承諾目標和被授權(quán)之后是自覺、自 主和自治的。二是在目標分解過程中權(quán)、責、利三者已經(jīng)明確，這使目標 方向一致，環(huán)環(huán)相扣，相互配合，形成統(tǒng)一的目標體系，只有每 個員工完成了自己的分目標， 整體工作的總目標才有完成的希望。三是重視成果，目標管理以制定目標為起點，以目標完成情 況的考核為終結(jié)，工作成果是評定目標完成程度的標準，也是人 事考核和獎評的依據(jù)，至于完成目標的具體過程途徑和方法，管 理者并不過多干預(yù)，則在目標管理方法下，監(jiān)督的成分很少。因此我們基于其重視成果的特點把目標管理應(yīng)用于合同管理 中能有效的對經(jīng)濟合同的簽訂率和履約率進行控制。但是任何一項管理方法都不可能是完美的，則我們在運用過

5、 程中必須客觀分析其優(yōu)勢、劣勢、揚長避短，才能真正收到實效 首先目標管理對組織內(nèi)易于度量和分解的目標會帶來良好的效 果，有助于改進組織結(jié)構(gòu)的職責分工，啟發(fā)了自覺，調(diào)動了職工 的積極性、主動性，但是目標管理的哲學(xué)假設(shè)不一定都存在，其 所依據(jù)的 Y 理論認為在目標明確的條件下， 人們能夠?qū)ψ约贺撠煟?這是過于樂觀的假設(shè)，在實際中是有“機會主義本性”的，尤其 在監(jiān)督不力的情況下，因此許多情況下目標管理所要求的承諾、 自覺、自治氣氛難以形成。此方法應(yīng)用于合同管理這種情況也會 不同程度的出現(xiàn)，影響到管理效果，因此，我們用另一種管理方 法全面質(zhì)量管理來彌補目標管理過程控制的弱點。全面質(zhì)量管理是通過 PDC

6、A 循環(huán)對管理過程的各環(huán)節(jié)及出現(xiàn) 的質(zhì)量問題進行分析、預(yù)防和控制，其 PDCA 循環(huán)不僅適用于質(zhì) 量管理活動，而且適用于人們一切有目的的實踐活動，此循環(huán)把 整個工作過程劃分為互相緊密聯(lián)系而順次進行的四個階段，通過 不斷循環(huán)，促進工作的不斷改善和提高。全面質(zhì)量管理的特點是： 它不僅包括產(chǎn)品質(zhì)量還包括工作質(zhì)量；管理過程全面，其滲透到 工作過程的各個階段、各個環(huán)節(jié)，同時參加管理的人是全面的， 是全員性的，管理方法也是綜合多樣的，它不只針對結(jié)果進行檢 驗，重點對管理過程進行預(yù)防和控制。通過把目標管理和全面質(zhì)量管理結(jié)合運用解決了合同管理中 目標的制定、分解，并做到了對實施的全過程進行控制，但是任 何事情

7、都有主次、輕重，合同管理也不例外，我們基于合同標的 額的大小分為一般合同與重大合同，這樣就根據(jù)不同的情況進行 分類管理，在實際工作中采取保證重點，照顧一般的方法，這樣 才能使整個管理過程取得事半功倍之效。 ABC 管理法就是對經(jīng)濟 活動進行分析和加強管理的一種方法，它又叫分類管理法或重點 管理法，凡屬可按不同指標進行相關(guān)數(shù)據(jù)分析的，都可以采用這方法，以掌握重點，區(qū)別對待，進行科學(xué)的管理，因此，合同 管理中我們基于合同標的將其分為一般合同與重大合同進行分類 管理。以上三種現(xiàn)代化管理方法應(yīng)用于合同管理的思路圖如下（圖合同管理思路圖廠目標分解全面質(zhì)量管理、全過程控制工作質(zhì)量合同管理工作一評價制定合同

8、管理目標/目標完成-K 情況按標的額大小 分類管理J丿總結(jié)經(jīng)驗 查找原因 開始新循環(huán)二、應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法的實施（一）應(yīng)用全面質(zhì)量管理對合同管理工作進行問題分析，以利于目標的制定與實施。年初，我公司成立合同管理小組，對以前年度的合同管理工作中存在的問題與不足進行全面分析，經(jīng)過我們的綜合調(diào)查和診 斷，共查出合同條款、合同審查、規(guī)章制度、相關(guān)人員能力等幾 個方面都不同程度的存在問題，其中合同審查是合同管理中存在的主要問題。針對主要問題我們綜合分析原因如下:合同審查存在問題原因分析圖（圖二）管理形式實質(zhì)審查不統(tǒng)一鳥址 .不規(guī)范.二缺少培訓(xùn)深度不夠.彳客觀因素I>制度、守未集中管理.審批不嚴.&

9、quot;事 流程不暢1'* t執(zhí)行力度不夠（不完善 '/ I員工認曠/ ”合 同 審 查 存 在 問 題針對以上合同審查存在問題的原因，我們主要采取了以下措施進行糾正和完善:1、針對合同形式方面的問題，我們按照有關(guān)法律、法規(guī)的要制定合同文本格式，規(guī)定涉及合同部門今后所簽合同一律使用統(tǒng)一合同文本，否則不予審查通過，并對合同文本統(tǒng)一編號， 填寫合同臺帳，統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了合同形式的規(guī)范化。2、實質(zhì)審查方面，我們加大合同管理力度，力求今后對每項合同都在資質(zhì)，履行能力、信譽等方面進行全面審查，必要時進 行實地調(diào)查，以維護公司的合法權(quán)益，最大可能的減少公司的損 失。3、管理方面，加強對合

10、同相關(guān)人員的合同知識培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力，完善合同審批手續(xù)及流程，實行合同管理“一枚章”制度，委托授權(quán)制度。公司對外簽訂合同，統(tǒng)一使用公司合同專用 章，并填寫合同審批單在分別落實計劃、資金后，由合同主 管部門對合同的合法性、真實性及格式等進行認真審查后，送主 管領(lǐng)導(dǎo)批準，方可由合同管理部門加蓋合同專用章，這樣能有效 的堵塞合同審批管理上的漏洞。4、加強、完善合同管理制度，制訂切實可行的業(yè)務(wù)流程，使工作程序清晰，職責明確。把合同管理制度、職責、流程以文件 形式下發(fā)到各部門，并組織召開研討會進行學(xué)習(xí)，使其得到真正 的貫徹執(zhí)行。（二）應(yīng)用目標管理方法制定合同管理目標并層層分解，責任到人，以保證合同的簽

11、訂率和履約率。我們以上的問題分析為合同管理目標的制定提供了依據(jù)，只有明確合同管理的現(xiàn)狀，才能制定出科學(xué)合理的目標。在合同管 理中。我們將目標的制定與運行分三個階段進行：1、總目標的設(shè)置與分解在此階段，公司結(jié)合合同管理現(xiàn)狀，并結(jié)合預(yù)計合同發(fā)生情況，制定了 2002 年合同管理工作總目標：提高業(yè)務(wù)能力，明確職責完善流程、強化合同管理工作，合同簽訂率達100%，當年履約率 95% ，全年無合同糾紛。在明確了合同管理總目標之后，下一步按目標管理的要求進行目標分解，在目標分解時我們采用 PDCA 循環(huán)法制定目標分解 表如下：大慶油田長垣管業(yè)有限公司2002年合同管理目標分解表注：為責任部門，為協(xié)辦部門，

12、為關(guān)聯(lián)部門2、實施目標過程的管理根據(jù)我公司生產(chǎn)經(jīng)營實際情況， 1000 萬元以上的合同， 在合同管 為了加強管理，我們成立了目標的實施是目標管理體系的一個重要環(huán)節(jié)，目標管理重視 結(jié)果，強調(diào)自主、自治和自覺，此處我們補允應(yīng)用全面質(zhì)量管理 和 ABC 管理法并結(jié)合年初合同管理現(xiàn)狀， 對從合同簽訂到合同完 全履行的全過程的各個環(huán)節(jié)進行有效控制，并把合同按標的額的 大小劃分為一般合同和重大合同， 我們的重大合同規(guī)定為標的額在 理過程中對其進行重點控制和管理 以經(jīng)營管理部、財務(wù)部為主體的目標控制小組，負責各部室的目 標監(jiān)督、控制工作，及時掌握各段的目標完成情況，并采取有效 措施克服目標實施過程中所發(fā)生的

13、問題， 以保證目標的順利實施。 利用以上兩種現(xiàn)代化管理方法所采取的具體措施如下：（1）嚴格合同審查程序A 、合同承辦部門首先提出意向或申請， 由業(yè)務(wù)主管部門審查 是否有計劃或其必要性；B、經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門審查后，由財務(wù)資產(chǎn)部進行審查；C、 持上述部門會簽的“合同審批單”、擬好的合同草本以及相關(guān)材料報經(jīng)營管理部審查，經(jīng)營管理部提出審查意見后，承辦部門即可持“合同審批單”報請公司副總經(jīng)理、副總工程師、副 總會計師或總經(jīng)理審批；D、重大合同或標的額在 1000萬元以上的其它合同，由承辦 部門提出意向，填寫“重大合同簽訂審批單” ，由公司總經(jīng)理簽署 意見，經(jīng)公司法律顧問認可后報董事長審批；E、經(jīng)公司副總

14、經(jīng)理、副總工程師、副總會計師、總經(jīng)理或董事長審批后，由經(jīng)營管理部合同管理人員加蓋公司合同專用章。F、公司總經(jīng)理、畐応經(jīng)理、總工程師或總會計師直接負責的項目需對外簽訂合同時，應(yīng)責成相關(guān)業(yè)務(wù)部門具體辦理審批、簽 訂手續(xù)。（2）加強合同履行的檢查監(jiān)督A、 合同履行由合同承辦部門負責，履行合同應(yīng)當遵循誠實信 用原則，并根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、 保密等義務(wù)。B、合同履行完畢后，要由合同承辦部門及相關(guān)部門人員（合 同管理員、采購員、檢驗員、保管員）共同作出履約認證，并由 合同承辦部門填制“合同履約認證單” ，載明合同項目是否按時、 按質(zhì)、按量全面履行。C、合同履行完畢后，由財務(wù)資產(chǎn)部

15、根據(jù)“合同文本”和“對 外付款審批單”辦理結(jié)算付款。銷售公司產(chǎn)品的款項回收由銷售合同承辦人按有關(guān)規(guī)定辦理。D、合同履行過程中，盡一切努力克服困難，保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更或解除合 同時，在有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的期限內(nèi)與對方當事人協(xié)商變更或 解除，并履行必須的手續(xù)。合同對方當事人提出變更或解除合同 的，我們從維護公司合法權(quán)益的宗旨出發(fā)，從嚴控制。必要時， 報董事長批準。（3）加強合同管理基礎(chǔ)工作A、經(jīng)營管理部定期、不定期地采取不同方式對合同對方的資質(zhì)等基本情況以及合同標的價格進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作現(xiàn)象及 時處理。合同B、由公司經(jīng)營管理部負責建立全公司的合同資

16、料檔案。資料包括: 合同文本（原件）； 合同審批單; 合同履約認證單; 合同臺賬; 與簽訂合同有關(guān)的信件、電報、傳真、電子郵件等; 合同對方資質(zhì)審查資料。主要有營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、法人授權(quán)委托書及資信證明等。C、物資部、銷售公司等合同業(yè)務(wù)量較大的部門建立合同臺帳，編制合同簽訂及履行情況報表。D、年終將履行完畢的合同的資料檔案移交公司檔案管理部門存檔。我們結(jié)合以上合同目標管理內(nèi)容繪制合同目標管理控制流程圖如下：（圖三）加蓋合同專用章卜合同目標管理控制流程圖（圖三）合同承辦部門（經(jīng)授權(quán)）合同臺賬檔案室合同統(tǒng)計報表存檔經(jīng)營管理部 經(jīng)營管理部鑒證或公證（根據(jù)需要）9,合同文本原件履行情

17、況監(jiān)督經(jīng)營管理部 卞廣1、合同對方資質(zhì)I審查；2、合同文本的初 垃審查合同的可行性審查1公司法律顧問'1、合同的合法性 審查；2、合同的規(guī)范性:審查。廣董事長在重大合 同審批單 上簽署意見重大合同（1000萬元以上）一般合同（5000元1以上書面 合同）1財務(wù)部、/技術(shù)質(zhì)量部經(jīng)營管理部、*主管領(lǐng)導(dǎo)''!廠總經(jīng)理r1、資金是否落實2、價格的合理性 審查（與經(jīng)營管理1部一起）,技術(shù)指標的審查1.實質(zhì)審查（合同 內(nèi)容.標的價格等）1 2、形式審查'3.合同計劃性審查20萬元以下 合同£J20萬元以上1000萬元以下合同業(yè)務(wù)主管部門簽訂合同的必要性 審查3、總

18、結(jié)與評估目標期間結(jié)束，為了正確評價合同管理總目標完成情況，分 目標的責任都先進行自我評估，提交書面報告，然后由合同管理 部門進行分析匯總，形成總目標完成情況報告。同時由合同管理 小組按照預(yù)先制訂的各項合同指標的考核標準和考核制度進行嚴 格考核，決定獎懲?？己送戤吅?，小組討論下一階段的目標，開 始新的循環(huán)，如果沒有完成目標還應(yīng)進行原因分析，總結(jié)教訓(xùn)以 利改進。以是三種現(xiàn)代化管理方法互相配合應(yīng)用于合同管理，經(jīng)過一 年的運作，使得整個合同管理工作科學(xué)而嚴密，從而保證了合同 管理目標的完成。三、效果評價我公司通過合理設(shè)計現(xiàn)代化管理方法在合同管理工作中的應(yīng) 用，極大程度上改善了合同管理工作，整體優(yōu)化了合同管理系統(tǒng)， 提高了管理水平，一年的運作取得了可喜的效果：1、截止目標期末共簽訂各類經(jīng)濟合同 89 份，標的金額 9922.70 萬元，其中產(chǎn)品銷售合同 21 份，標的金額 5637.6